Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện kỹ năng phản hồi hiệu quả nhất 
SELECT MENU

Cộng đồng E-learning

Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện kỹ năng phản hồi hiệu quả nhất 

Với những người làm quản lý, việc cung cấp phản hồi cho nhân sự luôn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một môi trường làm việc tích cực. Tuy nhiên, phản hồi thế nào cho hiệu quả không phải điều dễ dàng, dẫn đến việc thông điệp thường không được truyền đạt đầy đủ, thậm chí tạo ra hiểu lầm. Bài viết sau đây sẽ chỉ ra các bước thực hiện kỹ năng phản hồi tích cực cho nhà quản lý, từ đó giúp gắn kết đội ngũ và nâng cao hiệu suất làm việc.  

Xem thêm: Kỹ năng phản hồi là gì? Tầm quan trọng của phản hồi tích cực nơi công sở

Một số lưu ý với các bước thực hiện kỹ năng phản hồi

Phản hồi hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong mọi khía cạnh của cuộc sống, bao gồm cả môi trường làm việc, quan hệ cá nhân và khả năng thăng tiến. Dưới đây là một số lưu ý với các bước thực hiện kỹ năng phản hồi: 

  • Lắng nghe chân thành và tôn trọng đối phương 

Điều đầu tiên, quan trọng nhất trong mọi cuộc trao đổi là việc tập lắng nghe người đối diện một cách chân thành. Bạn hãy thể hiện sự tôn trọng bằng cách tập trung hoàn toàn vào điều họ nói, không ngắt lời và phản bác ngay lập tức ngay cả với quan điểm trái chiều để tạo dựng lòng tin và sự thoải mái cho cả hai bên.  

  • Tạo môi trường chia sẻ an toàn 

Cấp độ thứ 4 trong tháp nhu cầu Maslow cho thấy, con người luôn mong muốn được tôn trọng trong mọi vấn đề. Vì vậy, quản lý nên sử dụng ngôn ngữ dễ nghe, tránh chỉ trích để tạo ra môi trường chia sẻ lành mạnh, an toàn cho nhân sự. Ở đó, họ yên tâm thể hiện chính kiến hay cảm xúc cá nhân một cách thoải mái mà không bị phán xét. Khi được lắng nghe, tôn trọng, họ sẽ dễ dàng hơn trong việc tiếp nhận thông điệp và sẵn sàng cải thiện vấn đề theo hướng tích cực.  

  • Xác định vấn đề rõ ràng trước khi trao đổi 

Để phản hồi hiệu quả cho nhân viên, trước tiên bạn cần xác định vấn đề cụ thể mà mình muốn trao đổi. Điều này vừa giúp tiết kiệm thời gian cho bạn và nhân sự, vừa tránh tình trạng lan man, từ đó gi quyết vấn đề nhanh chóng, đúng trọng tâm.  

  • Đề xuất những giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề 

Đối với cấp quản lý, việc xác định vấn đề và định hướng phương án giải quyết là một trong những kĩ năng cơ bản cần phải có. Thay vì chỉ nêu vấn đề, quản lý nên hỗ trợ và gợi ý những nguồn lực mà nhân sự có thể sử dụng để tìm kiếm giải pháp hiệu quả cho vướng mắc mà họ gặp phải.  

  • Dành lời khen ngợi và động viên, khích lệ 

Cuối cùng, đừng quên dành những lời khen hay động viên cho sự cố gắng của nhân sự. Đây sẽ là cách hiệu quả để quản lý duy trì mối quan hệ tốt với nhân viên, tạo niềm tin cho họ về bản thân cũng như ghi nhận những đóng góp của họ vì mục tiêu chung. Điều này giúp thúc đẩy sự gắn kết trong đội nhóm và tăng khả năng giữ chân nhân sự. 

Xem thêm: Cách ứng xử với đồng nghiệp nơi công sở để cải thiện mối quan hệ  

Các bước thực hiện kỹ năng phản hồi hiệu quả 

Bước 1: Lựa chọn thời điểm, không gian đưa ra phản hồi tích cực 

Lựa chọn thời gian phù hợp – yếu tố quan trọng trong các bước thực hiện kỹ năng phản hồi

Lựa chọn thời gian, không gian đưa ra phản hồi tích cực là yếu tố đầu tiên, quan trọng trong các bước thực hiện kỹ năng phản hồi.  

Cụ thể, việc khen ngợi ngay sau khi hoàn thành công việc sẽ giúp nhân sự cảm thấy được ghi nhận và đánh giá cao. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy tự hào, hạnh phúc về những nỗ lực của bản thân, từ đó gia tăng lòng tin của nhân sự về năng lực và thúc đẩy họ phấn đầu hơn nữa.  

Trái lại, nếu quản lý đưa ra nhận xét tiêu cực trong lúc nhân sự đang đối mặt với tình trạng sức khỏe thể chất, tinh thần yếu sẽ khiến họ căng thẳng và áp lực. Vì vậy hãy đảm bảo bạn hiệu rõ tình hình của nhân sự và cân nhắc xem việc phản hồi có thực sự cần thiết tại thời điểm này hay không.  

Lựa chọn không gian thích hợp – yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả các bước thực hiện k năng phản hồi

Không chỉ thời gian mà không gian phản hồi cũng quyết định xem thông điệp mà bạn muốn truyền tải có tác động tốt đến người nghe hay không.  

Khi khen ngợi, hãy chọn một không gian mở, thậm chí là trước mặt mọi người để nhân sự thấy tự tin, tự hào về bản thân và công việc. Điều này cũng tạo động lực cho toàn đội, khuyến khích mọi người cạnh tranh lành mạnh và nỗ lực nhiều hơn nữa.  

Ngược lại khi phê bình, quản lý hãy khéo léo lựa chọn một nơi yên tĩnh, kín đáo để tránh nhân sự cảm thấy xấu hỗ, mất đi lòng tự trọng và nghi ngờ về khả năng của mình.  

Ngoài ra cũng nên tránh đưa ra phê bình, nhận xét trong các buổi gặp mặt, team building để không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân sự và không khí chung của cả đội nhóm.  

Bước 2: Thẳng thắn nêu vấn đề cần giải quyết 

Khi quản lý đưa ra phản hồi, điều quan trọng là sự thẳng thắn, đi vào trọng tâm vấn đề. Hãy nói rõ bạn mong muốn điều gì, bạn đánh giá cao điểm nào và đâu là những điểm cần cải thiện. Sự rõ ràng này sẽ giúp nhân sự hiểu về công việc của mình, tạo lòng tin và trân trọng phản hồi mà bạn đưa ra.  

Khi khen ngợi, hãy nói chi tiết về những điều bạn ấn tượng, giúp nhân sự nắm được điểm mạnh của mình và khả năng đống góp vào mục tiêu chung. Còn với khi cần góp ý, hãy mô tả cụ thể vấn đề và nói lên điều bạn muốn cải thiện. Điều này giúp nhân viên thấy được tầm quan trọng của việc cần thay đổi.  

Tuy nhiên, thẳng thắn không có nghĩa là góp ý một cách thô lỗ, chì chiết hay gay gắt với nhân sự. Hãy lưu ý thêm trong các bước thực hiện kỹ năng phản hồi về việc lựa chọn không gian, thời gian và ngôn ngữ giao tiếp sao cho phù hợp.  

Bước 3: Đề xuất phương án xử lý vấn đề 

Điều quan trọng tiếp theo trong các bước thực hiện kỹ năng phản hồi hiệu quả đó là đề xuất hành động cụ thể cho nhân sự để họ có cái nhìn rõ ràng và mục tiêu cụ thể về những gì cần phải làm.  

Các nhà quản lý có thể tham khảo nguyên tắc SMART (mô hình thiết lập mục tiêu hiệu quả theo các tiêu chí về tính cụ thể, mức độ khả thi, sự liên quan) trong việc đưa ra mục tiêu. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện kĩ năng, nâng cao kiến thức hoặc tìm kiếm các khóa học, đào tạo để nhân viên chủ động tìm hiểu chuyên sâu.  

Ngoài ra, quản lý nên thảo luận trực tiếp với nhân sự và lắng nghe mục tiêu họ muốn hướng tới. Từ đó kết hợp với gợi ý ở trên để đưa ra định hướng chung và kế hoạch phối hợp hài hòa giữa hai bên.  

Bước 4: Khích lệ, động viên nhân sự hoàn thành mục tiêu để hoàn thiện các bước thực hiện phản hồi 

Mỗi lần bạn đưa ra phản hồi, dù đó là lời khen ngợi hay phê bình, hãy đảm bảo rằng nó đi kèm với sự khích lệ, động viên để hướng đến mục tiêu phát triển cá nhân của nhân viên.  

Quản lý nên áp dụng nguyên tắc bánh kẹp trong giao tiếp để đưa ra phản hồi tích cực, hiệu quả cho nhân sự. Qua việc ứng dụng cách phản hồi này, bạn không chỉ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, mà còn tạo ra một không gian thoải mái cho họ để tiếp nhận và hiểu rõ hơn về phản hồi, từ đó cải thiện vấn đề một cách hiệu quả hơn. 

Xem thêm: Nguyên tắc bánh kẹp trong giao tiếp – nghệ thuật phản hồi sandwich    

Bước 5: Khuyến khích nhân sự tự đánh giá 

Một phương pháp hữu ích trước khi đi vào các bước thực hiện kỹ năng phản hồi đó là khích lệ nhân viên tự đánh giá hiệu suất làm việc. Đây là cơ hội để họ nhìn nhận, tự suy nghĩ về điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất hướng cải thiện. Điều này cũng khiến họ cảm thấy được tôn trọng, lắng nghe và tạo điều kiện để hai bên trao đổi cởi mở hơn.  

Bên cạnh đó, quản lý cũng có thể xác định mức độ chênh lệch trong nhận thức của nhân sự so với những phản hồi bạn chuẩn bị đưa ra. Từ đó xác định nguyên nhân, xây dựng kế hoạch giảm bớt sự chênh lệch và đưa ra phương án cải thiện tốt hơn.  

5 bước trên là những bước cơ bản của quá trình đưa ra phản hồi tích cực. Tuy nhiên, việc sử dụng thành thạo kỹ năng phản hồi đòi hỏi kiến thức, kinh nghiệm và sự nhạy bén nhất định từ nhà quản lý.  

Khóa học “Kỹ năng Phản hồi tích cực của Skillhub sẽ đem đến cho nhà quản lý những nội dung chi tiết về nguyên tắc để phản hồi; quy trình phản hồi hiệu quả để đạt được mục tiêu giao tiếp và cách áp dụng kỹ năng này trong tình huống thực tế. Từ đó bạn có thể tạo được sự liên kết với đội ngũ nhân sự, cải thiện mối quan hệ với người xung quanh và nâng cao khả năng thăng tiến.  

Xem thêm: Cách phát triển và đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên 

Kết 

Trên đây là những điều cần lưu ý và hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện kỹ năng phản hồi hiệu quả dành cho quản lý. Hi vọng rằng thông tin từ OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam sẽ giúp bạn tạo nên môi trường làm việc tích cực, hiệu quả, góp phần vào sự phát triển chung của cá nhân và tổ chức!  

Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong về đào tạo và số hóa, OES đã nghiên cứu và sản xuất ra SkillHub – ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online cho doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ ngay với SkillHub để được tư vấn chi tiết và giải đáp những thắc mắc kịp thời về các khóa học kỹ năng mềm tại đây nhé! 

Bài viết liên quan

X
OES

Nhận thông báo về những Khóa học mới nhất

DMCA.com Protection Status

Error: Contact form not found.

Đăng ký nhận tư vấn Khóa học

Đăng ký nhận tư vấn Khóa học

0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x