Theo khảo sát từ Gallup, những đội ngũ nhận được phản hồi thường xuyên, mang tính xây dựng có hiệu suất làm việc cao hơn 12.5%. Vậy kỹ năng phản hồi trong giao tiếp là gì và làm thế nào để thực hiện nó một cách chuyên nghiệp, hiệu quả nhất? Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá bí mật của việc phản hồi để xây dựng mối quan hệ bền vững và phát triển bản thân.

Xem thêm: Kỹ năng phản hồi là gì? Tầm quan trọng của phản hồi tích cực nơi công sở

Phản hồi trong giao tiếp là gì?

Phản hồi (hay feedback) trong giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin, trong đó một cá nhân đưa ra nhận xét, đánh giá hoặc góp ý về một hành động, quyết định hoặc ý tưởng cụ thể. Mục tiêu cốt lõi của việc phản hồi không phải là để chỉ trích mà là để tạo ra sự cải thiện, giải quyết vấn đề và xây dựng các mối quan hệ bền vững hơn.

Có hai hình thức phản hồi phổ biến:

• Phản hồi tích cực (Positive Feedback): Đây là việc công nhận và khen ngợi những điểm mạnh, thành tích hay những hành vi tốt. Mục đích là để củng cố và khuyến khích hành vi đó tiếp tục được phát huy. Theo một nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA), phản hồi tích cực có thể tăng hiệu suất làm việc lên tới 15% và nâng cao tinh thần của nhân viên.
• Phản hồi mang tính xây dựng (Constructive Feedback): Đây là việc đưa ra góp ý về những điểm cần cải thiện. Phản hồi xây dựng tập trung vào hành vi cụ thể, đưa ra các giải pháp khả thi và được truyền đạt với thái độ tôn trọng, không phán xét.

Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp chính là khả năng kết hợp nhuần nhuyễn cả hai hình thức này. Một phản hồi hiệu quả phải được xây dựng trên sự quan sát tỉ mỉ, lắng nghe chủ động và thái độ tích cực. Nó không chỉ giúp người nhận biết được điểm mạnh và điểm yếu của mình mà còn chỉ ra con đường phát triển rõ ràng.

Cốt lõi của kỹ năng phản hồi là tạo ra sự cải thiện, giải quyết vấn đề và xây dựng các mối quan hệ bền vững hơn.

Các phương pháp nâng cao kỹ năng phản hồi trong giao tiếp

Không quá khi nói rằng, phản hồi như một món quà, cần trao, gửi một cách tử tế và tôn trọng. Còn người tiếp nhận thông tin sẽ tiếp nhận một cách cẩn thận, trân trọng và cảm ơn. Để có kỹ năng phản hồi hiệu quả, bạn sẽ cần quan tâm và rèn luyện một số kỹ năng như sau:

Lắng nghe chân thành 

Phản hồi hiệu quả bắt đầu bằng sự im lặng. Thay vì vội vàng đưa ra nhận xét, hãy dành thời gian lắng nghe một cách chân thành. Lắng nghe không chỉ là nghe những gì người khác nói, mà còn là quan sát ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu và cảm xúc của họ.

Đối với người quản lý, kỹ năng này đặc biệt quan trọng. Khi nhân viên chia sẻ khó khăn, đừng ngắt lời hay đưa ra phán xét ngay. Hãy thể hiện rằng bạn hiểu những gì họ đang trải qua, sau đó nhẹ nhàng định hướng lại vấn đề.

 Sự lắng nghe chân thành xây dựng lòng tin và tạo điều kiện để người khác cởi mở chia sẻ, từ đó giúp bạn thấu hiểu vấn đề từ nhiều góc độ.

Lắng nghe chân thành và thấu cảm để nâng cao kỹ năng phản hồi trong giao tiếp

Nói chuyện trực tiếp

Trong kỷ nguyên số, tin nhắn trở thành công cụ giao tiếp phổ biến. Tuy nhiên, khi phản hồi về một vấn đề quan trọng, hình thức này dễ gây hiểu lầm do thiếu đi ngữ điệu và biểu cảm. Nếu có thể, hãy chọn cách trao đổi trực tiếp, dù qua điện thoại hay gặp mặt. Đối thoại trực tiếp giúp bạn nắm bắt được cảm xúc của đối phương, điều chỉnh phản hồi kịp thời và giải quyết hiểu lầm ngay lập tức.

Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng

Phản hồi mang tính xây dựng là chìa khóa để khuyến khích và hỗ trợ người khác phát triển. Hãy luôn nhớ rằng mục tiêu là cải thiện chứ không phải chỉ trích.

• Phân định rõ ràng giữa khen ngợi và phê bình: Một người quản lý giỏi phải đảm bảo nhân viên hiểu rõ họ làm tốt ở điểm nào và cần cải thiện ở đâu. Điều này không chỉ giúp nhân viên có định hướng rõ ràng mà còn cảm thấy được công nhận.
• Sử dụng nguyên tắc bánh kẹp (The Sandwich Method): Bắt đầu bằng một lời khen, sau đó là góp ý mang tính xây dựng, và kết thúc bằng một lời động viên. Phương pháp này giúp người nghe tiếp nhận thông tin một cách tích cực hơn, giảm thiểu cảm giác bị chỉ trích.

Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng giúp nâng cao kỹ năng phản hồi trong giao tiếp

Làm chủ ngôn ngữ hình thể và âm điệu

Trong giao tiếp, lời nói chỉ chiếm một phần nhỏ. Ngôn ngữ hình thể và ngữ điệu mới là yếu tố quyết định.

• Ngôn ngữ hình thể: Hãy duy trì giao tiếp bằng mắt, gật đầu khi lắng nghe, và giữ tư thế cởi mở. Những cử chỉ này thể hiện sự tôn trọng và tập trung, giúp người nói cảm thấy được lắng nghe. Ngược lại, việc khoanh tay hay nhìn vào điện thoại sẽ tạo cảm giác bạn không quan tâm, làm giảm hiệu quả giao tiếp.
• Ngữ điệu: Cùng một câu nói nhưng ngữ điệu khác nhau sẽ mang ý nghĩa hoàn toàn khác. Khi đưa ra phản hồi, hãy giữ giọng điệu nhẹ nhàng, chân thành. Một giọng nói gay gắt có thể khiến người nghe cảm thấy bị tấn công, dẫn đến thái độ phòng thủ và từ chối lắng nghe. Hãy bắt đầu bằng cách thừa nhận quan điểm của đối phương trước khi trình bày ý kiến của mình để xây dựng sự đồng thuận.

Nếu đối phương cảm nhận được sự chân thành và thiện chí trong từng lời bạn nói, họ sẽ dễ dàng chấp nhận những đề xuất của bạn. Ngược lại, nếu bạn sử dụng giọng điệu gay gắt hoặc cố tình áp đặt quan điểm của mình lên người khác, họ sẽ cảm thấy bị chỉ trích và có xu hướng phản kháng. Điều này không chỉ làm tổn thương lòng tự trọng mà còn có thể dẫn đến những phản ứng bảo thủ, thậm chí là lời lẽ công kích cá nhân.

Xem thêm: Cách ứng xử với đồng nghiệp nơi công sở để cải thiện mối quan hệ

Nâng cao kỹ năng phản hồi cùng khóa học kỹ năng mềm từ Skillhub

Để trở thành một người giao tiếp chuyên nghiệp, việc rèn luyện kỹ năng phản hồi trong giao tiếp là điều không thể thiếu. Nắm bắt được nhu cầu này, OES đã nghiên cứu và phát triển SkillHub, một thư viện các khóa học kỹ năng mềm trực tuyến dành riêng cho doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để cải thiện khả năng phản hồi của mình, khóa học "Kỹ năng Phản hồi tích cực" trên SkillHub là lựa chọn tối ưu. Khóa học này được thiết kế đặc biệt cho các nhà quản lý và những ai mong muốn hoàn thiện kỹ năng của mình, với nội dung chi tiết và chuyên sâu:

• Nguyên tắc vàng của phản hồi: Hiểu rõ các nguyên tắc cốt lõi để đưa ra phản hồi một cách có tâm và có tầm.
• Quy trình phản hồi hiệu quả: Nắm vững quy trình từng bước để truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng, giúp đạt được mục tiêu giao tiếp.
• Thực hành trong tình huống thực tế: Áp dụng ngay các kỹ năng đã học vào các tình huống thực tế qua các bài tập tương tác, giúp bạn tự tin xử lý mọi vấn đề phát sinh.

Kết luận

Trên đây là 5 kỹ năng phản hồi trong giao tiếp hiệu quả dành cho những nhà quản lý. Tuy nhiên làm thế nào để thành thạo 5 kỹ năng này và áp dụng trong cuộc sống, công việc là điều không mấy dễ dàng. Điều này đòi hỏi cả kĩ năng, kinh nghiệm và những trải nghiệm thực tế, sự tinh tế, nhạy bén của người nói.  

Bằng cách đầu tư vào kỹ năng mềm, bạn không chỉ nâng cao kỹ năng phản hồi mà còn xây dựng mối quan hệ bền vững với đội ngũ, cải thiện khả năng thăng tiến và trở thành một nhà lãnh đạo được tin tưởng. Hãy liên hệ với OES ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về các giải pháp đào tạo từ SkillHub và bắt đầu hành trình phát triển của bạn.