Quy trình Onboarding, hay còn gọi là quá trình giới thiệu và đào tạo nhân sự mới, luôn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của nhân viên vào môi trường làm việc mới. Tuy nhiên, trong bối cảnh mô hình làm việc Hybrid Working lên ngôi, khi nhân sự được lựa chọn giữa làm việc từ xa hoặc tại văn phòng, làm thế nào để họ có thể hòa nhập dễ dàng và hiệu quả với doanh nghiệp? Đây chính là thời điểm hợp lý để doanh nghiệp cần tìm kiếm những cách tiếp cận mới và hiện đại. 

Xem thêm: Hybrid Working là gì? Những điều cần biết về mô hình làm việc trong thời đại số

Tại sao trải nghiệm Onboarding đóng vai trò quan trọng đối với nhân sự Hybrid? 

Một nghiên cứu gần đây từ McKinsey cho thấy rằng mô hình làm việc Hybrid đã trở thành một xu hướng phổ biến, với 68% các doanh nghiệp đang thực hiện hoặc kế hoạch thực hiện mô hình làm việc này. Dữ liệu từ LinkedIn cũng đã chỉ ra rằng mô hình làm việc Hybrid có thể mang lại lợi ích lớn cho sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên. Các nhân viên làm việc từ xa thường có thời gian tiết kiệm hơn hàng ngày, và 57% trong số họ cho biết họ có thể tập trung vào công việc hơn.  

Tuy nhiên để đạt được những lợi ích này, việc Onboarding phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Quy trình Onboarding không tốt có thể dẫn đến sự lạc hậu, cảm giác cô lập của nhân viên mới, cũng như dẫn đến tình trạng nhân sự không ổn định và mất năng lực. 

Vì vậy, trải nghiệm Onboarding không chỉ đơn giản là một phần của quá trình tuyển dụng, mà còn đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định sự thành công của mô hình làm việc Hybrid của một doanh nghiệp.  

Xem thêm: Cách nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên với Hybrid Working   

6 tips phát triển quy trình Onboarding cho nhân sự Hybrid trong doanh nghiệp 

Đảm bảo quy trình Onboarding riêng biệt  

Trong quy trình Onboarding cho nhân sự Hybrid trong doanh nghiệp, một yếu tố quan trọng là đảm bảo tính cá nhân hóa, có nghĩa là việc tiếp nhận và hướng dẫn nhân viên mới cần phải được điều chỉnh sao cho phù hợp với từng cá nhân cụ thể. 

Mỗi nhân viên trong tổ chức sở hữu đặc điểm, kỹ năng, và trình độ kinh nghiệm riêng biệt. Nếu không cá nhân hóa, có thể xảy ra tình huống mà một nhân viên có trình độ cao cảm thấy bị lãng phí thời gian với những thông tin cơ bản, ngược lại nhân viên khác lại cảm thấy bị áp lực vì không đủ kiến thức. Kết quả là, họ có thể cảm thấy không hài lòng với quá trình Onboarding và tỷ lệ nghỉ việc sau thời gian ngắn có thể tăng lên. 

Đừng bỏ qua bước Preboarding  

Trước khi nhân viên bước vào ngày làm việc chính thức, họ thường cảm thấy hồi hộp về môi trường công việc mới. Bước Preboarding tạo ra một giai đoạn chuyển đổi dịu dàng, giúp họ làm quen với văn hóa và giá trị của doanh nghiệp trước khi bước vào môi trường làm việc chính thức. 

Preboarding có thể được thực hiện từ xa một cách linh hoạt thông qua các cuộc họp trực tuyến, tài liệu hướng dẫn, video,… để giới thiệu thông tin cơ bản về công ty. Điều này đặc biệt quan trọng trong mô hình làm việc Hybrid, khi nhân viên mới có thể không thể tham gia vào văn phòng một cách thường xuyên. 

Ngày đầu tiên Onboarding luôn đóng vai trò quan trọng  

Đây không chỉ là một ngày thông thường mà là cơ hội để nhân viên mới tạo dấu ấn tích cực và xây dựng nền tảng cho hành trình làm việc của họ. 

Doanh nghiệp cần cung cấp cho nhân viên mới đầy đủ thông tin về công việc của họ, mục tiêu cụ thể mà họ cần đạt được, và tài liệu hướng dẫn liên quan. Với những nhân sự Hybrid, việc đảm bảo rằng họ có truy cập đầy đủ và dễ dàng vào hệ thống công việc là một yếu tố quan trọng. 

Tuỳ chỉnh quy trình Onboarding phù hợp với vị trí của nhân sự  

Mỗi vị trí trong doanh nghiệp lại có những đặc điểm riêng, có những yêu cầu khác biệt về kỹ năng cần thiết đến các quy trình công việc, và việc Onboarding cần phải phản ánh đúng điều này. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ vị trí công việc cụ thể và điều chỉnh quy trình Onboarding để đáp ứng được các yêu cầu và nhiệm vụ riêng biệt của từng vị trí. 

Chẳng hạn, một vị trí quản lý có thể đòi hỏi một quy trình Onboarding tập trung vào lãnh đạo và quản lý nhóm, trong khi một vị trí kỹ thuật có thể cần một quy trình tập trung vào việc đào tạo kỹ thuật và sử dụng công cụ công nghệ. 

Cung cấp cơ hội phản hồi cho nhân sự  

Bằng việc lắng nghe những phản hồi từ nhân sự mới, doanh nghiệp có cơ hội hiểu rõ hơn về những khía cạnh nào của quy trình Onboarding đã thành công và những khía cạnh nào cần cải thiện. Những góp ý và đề xuất có thể giúp điều chỉnh các tài liệu hướng dẫn, quy trình đào tạo, hoặc thậm chí cải thiện cách doanh nghiệp chào đón và hỗ trợ nhân sự trong quá trình làm quen với môi trường làm việc.  

Công ty Airbnb đã thiết lập một hệ thống phản hồi liên tục từ nhân sự mới và sử dụng thông tin này để cải thiện quá trình Onboarding. Khi nhận thấy rằng một số nhân viên mới gặp khó khăn trong việc làm quen với các quy trình nội bộ, họ đã tạo ra các hướng dẫn cụ thể hơn, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin và tài liệu cần thiết. 

Kết hợp sử dụng hệ thống và đào tạo trực tuyến 

Trong mô hình Hybrid Working, việc sử dụng công nghệ và hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến (LMS) giúp quy trình Onboarding trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn. Nhân sự mới có thể dễ dàng truy cập các tài liệu hướng dẫn, video học trực tuyến, và các tài liệu liên quan thông qua hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian cũng như cho phép họ tự học và tiếp cận thông tin bất kể nơi đâu và bất kể lúc nào. 

Ngoài ra, LMS còn có thể theo dõi tiến trình của từng nhân viên mới trong quá trình Onboarding, giúp công ty đảm bảo rằng không có bước nào bị bỏ sót và nhân viên mới đang tiến triển đúng hướng, tạo ra sự minh bạch và đánh giá hiệu suất dễ dàng hơn.

4 tiêu chí quan trọng tạo nên trải nghiệm Onboarding thành công 

Học tập không đồng bộ (Asynchronous Learning)  

Học tập không đồng bộ là một phương pháp học tập mà không yêu cầu học viên phải tham gia vào một lớp học cụ thể vào một thời điểm cố định. Đây là một tiêu chí đặc biệt quan trọng trong mô hình làm việc Hybrid, cho phép nhân sự tự quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất. Họ sẽ có khả năng linh hoạt trong việc xác định thời điểm và lựa chọn địa điểm học tập thay vì phải tuân theo lịch trình cố định. 

Nhờ vậy, nhân viên có thể tiếp thu kiến thức dễ dàng hơn và tận dụng thời gian của họ để tìm hiểu thêm về công việc và văn hóa doanh nghiệp. Ngoài ra, học tập không đồng bộ cũng thúc đẩy sự tự chủ và trách nhiệm cá nhân trong quá trình học giúp việc nắm bắt thông tin tốt hơn. 

Truy cập vào không gian làm việc chung (Co-Working Space)  

Trong mô hình Hybrid, nhân viên có thể làm việc từ xa hoặc không nhất thiết phải xuất hiện đều đặn tại văn phòng. Việc tạo một không gian làm việc chung trực tuyến sẽ tạo điều kiện cho phép họ tương tác và học hỏi từ đồng nghiệp một cách dễ dàng. 

Co-Working Space cũng giúp xây dựng một nền tảng cho việc học hỏi liên tục và trao đổi thông tin. Nhân sự mới có thể dễ dàng đặt câu hỏi, tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp, hoặc chia sẻ kiến thức kinh nghiệm của họ, thúc đẩy quá trình học tập và sự phát triển chuyên môn trong tổ chức. 

Trải nghiệm Onboarding hợp tác  

Việc khuyến khích trải nghiệm học tập hợp tác giữa nhân sự mới và đồng nghiệp giúp tạo ra sự kết nối và hiểu biết về môi trường làm việc một cách nhanh chóng. Học tập thông qua tương tác với đồng nghiệp cung cấp cho nhân sự mới cái nhìn thực tế về văn hóa và quy trình công việc của tổ chức. 

Đồng thời, sự hợp tác trong quá trình Onboarding cũng thúc đẩy việc xây dựng mối quan hệ và mạng lưới trong doanh nghiệp. Nhân sự mới có cơ hội làm quen với những người đã có kinh nghiệm trong công ty, tìm kiếm sự hỗ trợ và tư vấn từ họ, và thậm chí là tham gia vào các dự án hoặc nhiệm vụ hợp tác ngay từ đầu. Điều này giúp họ cảm thấy họ không chỉ đang gia nhập một tổ chức mà còn đang tham gia vào một cộng đồng. 

Lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp 

Các công cụ hỗ trợ và nền tảng học tập phù hợp là một trong những tiêu chí hàng đầu để đảm bảo việc Onboarding diễn ra dễ dàng và hiệu quả cho những nhân sự Hybrid. Các công cụ này có thể bao gồm hệ thống đào tạo trực tuyến, các nền tảng hội thoại trực tuyến như Zoom, Google Meet,… hay các công cụ hỗ trợ công việc từ xa. 

Việc lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp giúp nhân sự mới dễ dàng tiếp cận các tài liệu hướng dẫn và đào tạo, theo dõi tiến trình Onboarding cũng như tương tác với đồng nghiệp và người hướng dẫn, giúp quy trình Onboarding trở nên mạnh mẽ và tiết kiệm thời gian. 

Xem thêm: Các chương trình đào tạo nhân sự cần thiết nhất cho doanh nghiệp 

Kết  

Mô hình làm việc Hybrid đang ngày càng phát triển và trở thành xu hướng mạnh mẽ, và việc phát triển một quy trình Onboarding hiệu quả cho nhân sự Hybrid là một nhiệm vụ quan trọng. Việc này không chỉ đảm bảo rằng nhân sự mới sẽ nhanh chóng hòa nhập và đóng góp vào công việc một cách hiệu quả, mà còn giúp tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong thời đại mới. 

Để tìm hiểu thêm về các phương thức, cách triển khai hệ thống LMS cũng như cập nhật các xu hướng e-Learning mới nhất, hãy liên hệ ngay với OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu tại Việt Nam nhé!