Kể từ sau đại dịch COVID-19, rất nhiều các hoạt động, thói quen đã thay đổi một cách chóng mặt so với trước. Điểm chung của sự thay đổi đó đều liên quan đến công nghệ. Sự hạn chế về giao tiếp trực tiếp là nguyên nhân quan trọng thúc đẩy sự tiếp xúc gián tiếp trên các nền tảng trực tuyến thông qua các sản phẩm công nghệ. Hoạt động đào tạo nói chung và đào tạo trong phạm vi doanh nghiệp nói riêng cũng không nằm ngoài dòng chảy này khi các khái niệm về hybrid learning, blended learning ngày càng được nhiều người biết tới và hiểu rõ. Trước những sự thay đổi đó, một yêu cầu tất yếu đã xuất hiện: “Làm thế nào để quản lý việc đào tạo một cách tối ưu và hiệu quả nhất khi có sự hạn chế về tiếp xúc trực tiếp?” Dù không phải là một khái niệm mới, nhưng LMS đã trở nên ngày càng phổ biến với những người làm đào tạo khi phát huy xuất sắc vai trò quản lý của mình. Trong bài viết này, OES sẽ cùng bạn tìm hiểu hệ thống LMS là gì, và tại sao LMS lại ngày càng quan trọng khi triển khai đào tạo.
Xem thêm: Dự đoán 5 xu hướng LMS thống trị năm 2023 cho doanh nghiệp
Hệ thống LMS là gì?
Khái niệm về LMS
Hệ thống LMS (Learning Management System – Hệ thống quản lý học tập) là một nền tảng có vai trò cung cấp tài liệu và chương trình đào tạo; theo dõi, quản lý và báo cáo hoạt động học tập cụ thể.
Ai là người trực tiếp sử dụng hệ thống LMS?
Hệ thống LMS đã và đang được sử dụng trên phạm vi toàn cầu, trong nhiều ngành cũng như nhiều hình thức học tập khác nhau. Việc áp dụng LMS trong đào tạo đã tăng lên trong vài năm qua trên toàn thế giới, thậm chí còn tăng trưởng rõ rệt sau những tác động của đại dịch COVID-19. Trên thực tế, thị trường LMS toàn cầu dự kiến sẽ tăng trưởng với tỷ lệ tăng trưởng kép (CAGR) lên tới 24% hàng năm Vì vậy, LMS thực sự đã trở thành một xu hướng và không thể thiếu khi triển khai đào tạo ở thời đại 4.0 hiện nay. Nếu có bất kỳ doanh nghiệp nào vẫn còn đứng ngoài cuộc chơi, việc của họ cần làm là tìm hiểu về LMS và triển khai ngay khi có thể.
LMS không giới hạn phạm vi tổ chức, đơn vị có thể sử dụng mà đa dạng nhiều ngành nghề, lĩnh vực có thể áp dụng để đạt được mục đích của mình. Đối với các doanh nghiệp, hệ thống LMS thường được sử dụng để đào tạo nhân viên với mục tiêu phát triển nguồn nhân lực cũng như tăng năng suất lao động, tăng doanh thu – lợi nhuận. Với các tổ chức khác như tổ chức phi chính phủ (NGOs), việc áp dụng LMS không chỉ mang lại lợi ích cho việc đào tạo nhân sự nội bộ, hệ thống này còn giúp NGOs tiếp cận tới nhiều đối tượng yếu thế hơn, phủ rộng những dự án vì cộng đồng tới nhiều người cần hơn.
2 đối tượng chính trực tiếp sử dụng hệ thống LMS gọi là gì?
- Người hướng dẫn (quản trị viên/giảng viên): Là người chịu trách nhiệm quản lý LMS, gồm nhiều nhiệm vụ cụ thể: giám sát quản lý khóa học, quản lý nội dung đào tạo (tạo khóa học, lộ trình học tập, quản lý tài nguyên học tập…), chỉ định nhóm người học cụ thể cho từng nội dung học tập và theo dõi kết quả học tập cũng như tính hiệu quả của chương trình đào tạo đối với học viên.
Quản trị viên và giảng viên sẽ có những giới hạn về mặt quản lý riêng, được phân cấp dựa vào tính năng quản trị của LMS. Một hệ thống quản lý học tập càng cho phép phân cấp quyền quản trị rõ ràng cho từng vị trí người hướng dẫn (Instructor) thì càng thể hiện được tính tối ưu đối với hoạt động quản lý đào tạo, tránh xảy ra tình trạng chồng chéo, xung đột quyền quản lý dẫn tới những rắc rối không mong đợi. - Học viên: Là người tiếp nhận những nội dung kiến thức, kỹ năng từ những khóa học, lộ trình học tập được đăng tải và quản lý trên LMS. Trong một số trường hợp, học viên còn trực tiếp tham gia đóng góp ý kiến cho nội dung học tập, giúp chương trình đào tạo cũng như hoạt động quản lý hoàn thiện hơn.
Học viên có quyền truy cập vào LMS có thể xem danh mục khóa học/lộ trình học tập của mình; hoàn thành các nội dung được chỉ định; theo dõi và đánh giá tiến độ học tập của chính mình (có thể là những người khác thông qua hệ thống bảng xếp hạng – nếu có). Ngoài ra, người học cũng có thể học thêm những khóa học khác theo nhu cầu của bản thân hoặc yêu cầu từ công việc.
Một hệ thống LMS tốt cần đảm bảo rằng quyền truy cập của của học viên được sắp xếp theo một hành trình khoa học và hợp lý, có thể tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu để giúp họ có thể tiếp cận tài nguyên dễ dàng nhất có thể. Ở phía ngược lại, người hướng dẫn cũng cần có một hành trình truy cập và quản trị rõ ràng để quản lý tốt hoạt động đào tạo trong nhiều thời điểm, nhiều tình huống.
Hệ thống LMS được sử dụng để làm gì?
Về cơ bản, LMS được sử dụng để triển khai, quản lý và đo lường các hoạt động học tập. Một hệ thống quản lý học tập hiện đại không bị giới hạn ở phạm vi K-12 mà còn mở rộng phục vụ cho nhiều đối tượng và ở nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt hữu dụng trong việc đào tạo nhân sự ở các doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự lớn, nhiều chi nhánh và đặc biệt cần phát triển nguồn nhân lực một cách bài bản và hệ thống.
Hệ thống LMS có thể được sử dụng để:
- Đào tạo nhân sự nội bộ: Đây là nhu cầu sử dụng nhiều nhất của doanh nghiệp khi triển khai LMS. Các nội dung đào tạo sẽ được đăng tải và lưu trữ trên hệ thống LMS nội bộ, học viên (ở đây là nhân sự) sẽ được chỉ định những nội dung cần thiết phải hoàn thành hoặc chủ động tùy vào nhu cầu của bản thân. Các nội dung được dùng cho hoạt động đào tạo nhân sự nội bộ có thể kể đến như đào tạo hội nhập định hướng, quy định quy chế, nội dung chuyên môn….
- Phát triển và giữ chân nhân sự: Con người là một trong những yếu tố quan trọng bậc nhất đối với sự phát triển của một tổ chức. Trong trường hợp này, LMS đóng vai trò như một công cụ giúp doanh nghiệp “giữ vàng” với khả năng hỗ trợ quản lý tài năng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Thông qua hệ thống LMS, các khóa học có thể được chỉ định để đảm bảo nhân viên có được ác kỹ năng công việc phù hợp, được thông báo về những thay đổi trong công việc như sản phẩm, quy định…
- Đào tạo khách hàng và đối tác: Với một số lĩnh vực và trường hợp nhất định, đặc biệt đối với các công ty phần mềm và công nghệ, LMS còn có thể giúp doanh nghiệp đào tạo khách hàng và đối tác, giúp họ hiểu hơn về sản phẩm dịch vụ, tăng giá trị giữa các bên.
- Tiếp cận các đối tượng hưởng lợi của NGOs: Đối với riêng nhóm các NGOs, hệ thống LMS giúp các dự án phủ rộng và tiếp cận tới nhiều đối tượng yếu thế hơn, từ đó giúp cho hoạt động của chính những tổ chức này tối ưu hiệu quả.
Tại sao LMS lại được sử dụng ngày càng nhiều trong đào tạo?
LMS giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động đào tạo
- Tối ưu hóa nguồn chi dành cho L&D
Việc ứng dụng LMS vào các hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp rõ ràng đã giúp cho L&D giảm được một nguồn chi đáng kể. Những khoản phải chi nhiều lần nếu triển khai theo hình thức lớp học truyền thống như chi phí địa điểm, in ấn, lương giảng viên…. đều sẽ được cắt giảm đi đáng kể vì hệ thống LMS lưu trữ tất cả dữ liệu ở một nơi, luôn sẵn sàng cho học viên truy cập.
Với hệ thống LMS, doanh nghiệp sẽ chỉ cần bỏ ra chi phí triển khai ban đầu và một mức phí duy trình không quá lớn nhưng lại có thể lưu trữ và sử dụng lại các tài nguyên đã sản xuất rất nhiều lần. Rõ ràng, đầu tư vào LMS cho hoạt động đào tạo là một khoản đầu tư có tính kinh tế cao.
- Tối ưu thời gian đào tạo nhân sự, khách hàng và đối tác
Thay vì phải tổ chức những lớp đào tạo truyền thống cho nhân sự, khách hàng hay đối tác – cách mà chắc chắn sẽ gặp xung đột về thời gian giữa các đối tượng trên, đồng thời còn có thể đánh mất những chi phí cơ hội khác, đào tạo trực tuyến thông qua hệ thống LMS cho phép học viên có thể tự chủ động thời gian học tập phù hợp với bản thân mà không phải phụ thuộc vào những yếu tố khác. Ngoài ra, đào tạo trực tuyến thông qua hệ thống LMS còn cho phép doanh nghiệp thực hiện với số lượng học viên lớn và không bị hạn chế về vị trí địa lý. Quỹ thời gian vốn dĩ dành cho các lớp học truyền thống sẽ được sử dụng một cách tối ưu hơn, cắt bỏ những khoảng thời gian không cần thiết để thực hiện những nhiệm vụ tạo ra giá trị cho doanh nghiệp, từ đó năng suất lao động của mỗi cá nhân ngày càng được nâng cao.
- Đồng bộ chất lượng đào tạo
So sánh với các lớp học truyền thống có sự sai lệch khách quan từ phía giảng viên hay những yếu tố bất khả kháng khác, rõ ràng đào tạo trực tuyến đảm bảo tốt hơn về tính đồng bộ của chất lượng đào tạo. Các bài giảng được đăng tải và lưu trữ trên hệ thống LMS với chất lượng đã được đảm bảo, không bị ảnh hưởng khi học viên truy cập để học tập.
- Duy trì sự tuân thủ với hoạt động đào tạo
Việc đào tạo sẽ không thể đạt được kết quả nếu người học không đảm bảo những tuần thủ tối thiểu cần có, vì khi đủ về lượng sẽ chuyển hóa thành chất. Hệ thống LMS có khả năng giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ với hoạt động đào tạo của nhân sự thông qua thông báo, nhắc nhở. Từ đó hạn chế được việc học viên quên hay bỏ lỡ nội dung đào tạo, cũng như hỗ trợ quản trị viên có những can thiệp kịp thời để đảm bảo tiến độ học tập đề ra.
- Theo dõi tiến độ học tập của học viên
Đào tạo trực tuyến mang lại nhiều lợi ích về tính kinh tế cũng như thời gian đào tạo cho doanh nghiệp, nhưng cũng ẩn chứa nhiều rủi ro về mức độ cam kết của học viên với chương trình đào tạo. Doanh nghiệp sẽ phải làm thế nào nếu không thể kiểm soát được liệu học viên có đang thực hiện đúng kế hoạch mà mình đề ra?
Hệ thống LMS sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện việc theo dõi tiến độ học tập của học viên một cách rõ ràng và chi tiết. Tiến độ học tập của từng người, hoặc một nhóm người, sẽ được theo dõi chi tiết, giúp quản trị viên/giảng viên có thể nắm được tình hình nhanh chóng.
- Đo lường kết quả đào tạo đối với hiệu suất công việc
Một chương trình đào tạo tốt là một chương trình sẽ đem lại những kết quả có thể đo lường được. Đối với doanh nghiệp, sự hiệu quả được đo lường bởi tác động ảnh hưởng lên hiệu suất công việc của nhân sự sau khi tiếp nhận đào tạo. Ngoài khả năng quản lý học tập, một trong những tác dụng lớn của hệ thống LMS chính là khả năng đo lường kết quả sau khi triển khai. Những dữ liệu sẽ được thu thập và xử lý một cách trực quan sẽ giúp quản trị viên đánh giá mức độ hiệu quả của việc đào tạo.
LMS giúp người học tiếp nhận chương trình đào tạo hiệu quả hơn
- Tăng khả năng ghi nhớ kiến thức
Theo một số nghiên cứu, khoảng chú ý và khả năng tập trung của con người ngày càng rút ngắn. Điều này cũng đặt ra những thách thức mới cho người làm L&D.nếu muốn hoạt động đào tạo đạt được kết quả như mong đợi. Những khái niệm như microlearning, mobile learning, blended learning, hybrid learning… ngày càng trở nên quen thuộc. Thông qua hệ thống LMS, các hình thức học tập kể trên đã giúp người học tiếp nhận kiến thức dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.
Song song với việc triển khai LMS, bản thân nội dung đào tạo cũng cần được chú ý bởi đây chính là những kiến thức mà người học tiếp nhận. Do đó, thay vì những bài giảng khô khan được trình bày không hấp dẫn, các chuyên viên đào tạo nên áp dụng những định dạng số hóa mới cho bài giảng điện tử như video, slideshow, animation, motion graphics… để tăng sự thu hút, tính tương tác đối với nội dung bài học. LMS là ấn tượng đầu tiên nhưng chính những bài giảng đầy sự thu hút sẽ là thứ giữ chân người học.
- Có được các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thăng tiến
Với xu hướng đào tạo theo mô hình Agile, việc bổ sung các kỹ năng và kiến thức để xử lý công việc tốt hơn là một việc cần thiết. Theo báo cáo Learning Workplace 2023 của Linkedin, 89% chuyên gia L&D đồng ý rằng việc chủ động bổ sung các kỹ năng cần thiết sẽ giúp điều hướng và phát triển sự nghiệp tương lai tốt hơn.
- Cải thiện hiệu quả làm việc
Bổ sung những kiến thức chuyên môn, kỹ năng cần thiết sẽ giúp người học nâng cao năng lực một cách hiệu quả. Việc ứng dụng hệ thống quản lý học tập sẽ giúp học viên có thể cập nhật những kiến thức mới một cách nhanh chóng, gạt bỏ đi những rào cản thường thấy ở hình thức đào tạo truyền thống.
Các tính năng cơ bản cần có của một hệ thống LMS là gì?
Tính năng của quản trị viên trong hệ thống LMS là gì?
- Quản trị người dùng
Quản trị người dùng là một trong những tính năng cơ bản mà một hệ thống LMS cần có. Đối với quyền này, quản trị viên sẽ có quyền quản lý đối với các đối tượng có mặt trên hệ thống, từ giảng viên, người hướng dẫn đến học viên. Vai trò của người dùng được xác định rõ ràng rằng có thể làm gì và không thể làm gì trên hệ thống LMS, từ đó được gán cho các chức danh phù hợp.
- Quản lý nội dung đào tạo
Đối với tính năng quản lý nội dung đào tạo, LMS cần cung cấp cho doanh nghiệp khả năng quản lý tối ưu đối với nội dung đào tạo.
Hệ thống LMS cần đảm bảo có thể hỗ trợ tốt cho nhiều định dạng nội dung như video, slideshow, tệp SCORM… một cách nhanh chóng và dễ dàng, với một dung lượng lưu trữ lớn. Ngoài ra, LMS cũng cần phải có giao diện trực quan, dễ đăng tải và sắp xếp các khóa học theo từng nhóm hoặc danh mục phù hợp.
Nội dung đào tạo không chỉ bao gồm các khóa học đơn lẻ mà còn có các lộ trình học tập cụ thể. Các lộ trình này cho phép quản trị viên sắp xếp các khóa học thành một lộ trình có trình tự với nhiều khóa học khác nhau nhằm đạt được một mục tiêu đào tạo nhất định. Bên cạnh những lộ trình bắt buộc, học viên cũng có thể tự do lựa chọn các lộ trình khác được xây dựng sẵn để nâng cao kiến thức, năng lực của bản thân.
- Quản lý kỳ thi & kết quả thi
Ngoài quản trị về nội dung đào tạo, hệ thống LMS còn phải có tính năng quản lý các kỳ thi và kết quả thi của học viên để phục vụ cho việc đánh giá hiệu quả đào tạo. Kỳ thi và bài kiểm tra có thể được tích hợp ngay trong các khóa học, hoặc được phát triển thành một phần độc lập tùy thuộc vào nhu cầu đánh giá của doanh nghiệp. Sau khi các kỳ thi được tổ chức, hệ thống LMS sẽ có nhiệm vụ lưu giữ lại kết quả thi được phân loại theo từng học viên, khóa học hoặc lộ trình học để phục vụ cho việc đánh giá sau này.
- Báo cáo
Là một trong những tính năng quan trọng nhất của LMS, báo cáo cho biết hiệu quả của hoạt động đào tạo đang ở mức nào để từ đó quản trị viên, các chuyên gia L&D có thể điều chỉnh kịp thời. Một hệ thống LMS tuyệt vời sẽ cho phép người dùng tùy chỉnh các báo cáo theo các trường thông tin cần thiết cũng như linh hoạt về thời gian trích xuất. Bằng cách này, những người làm đào tạo có thể sử dụng dữ liệu để phân tích hiệu suất của một cá nhân hoặc nhóm, kết quả của một khóa học hay một lộ trình học tập, hoặc thậm chí là toàn bộ quá trình đào tạo tổng thể.
Do đó, hãy lựa chọn những nhà cung cấp LMS có các công cụ tối ưu tính năng báo cáo, bởi điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều nguồn lực về cả thời gian, công sức và tiền bạc. Đồng thời, những báo cáo trực quan cũng sẽ giúp người làm đào tạo có cái nhìn sâu sắc về loại nội dung nào phù hợp với người học hay những lỗ hổng kiến thức cần phải lấp đầy.
Xem thêm: 9 tính năng LMS phải có hàng đầu cho năm 2023
Tính năng của người học trong hệ thống LMS là gì?
- Học tập theo lộ trình/theo mong muốn và theo dõi tiến độ của bản thân
Học viên có quyền tham gia các khóa học, lộ trình học tập được đăng tải trên hệ thống LMS sau khi được quản trị viên hoặc giảng viên gán tên, hoặc tự đăng ký các khóa học dựa trên nhu cầu học tập của bản thân.
Ngoài việc học tập, người học có thể tự theo dõi tiến độ của bản thân, kết quả kiểm tra của mình, các khóa học đã hoặc chưa hoàn thành cùng thời hạn học tập (nếu có) và toàn bộ lộ trình học tập mà mình tham gia.
- Tham gia kỳ thi, kiểm tra
Kỳ thi, bài kiểm tra giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động đào tạo, nhưng đồng thời cũng giúp học viên tự đánh giá quá trình học tập của bản thân đã có những sự thay đổi như thế nào sau khi tiếp nhận đào tạo. Các kỳ thi này có thể được tích hợp vào từng khóa học, nhưng cũng được tổ chức thành những kỳ thi riêng, phụ thuộc vào mục đích cần đạt được như ghi nhớ kiến thức hay đánh giá kết quả…
- Sở hữu chứng chỉ
Học viên sau khi hoàn thành các khóa học hay lộ trình học tập và vượt qua các yêu cầu về bài kiểm tra, kỳ thi sẽ nhận được chứng chỉ hoàn thành khóa học/lộ trình học tập. Nếu doanh nghiệp có các bảng xếp hạng về kết quả đào tạo, những chứng chỉ này sẽ giúp học viên đạt được thứ hạng cao, chứng tỏ họ đã hoàn thành tốt quá trình học tập của mình so với những học viên khác.
Những yêu cầu cần chú ý khi lần đầu triển khai một hệ thống LMS là gì?
Yêu cầu chung khi triển khai hệ thống LMS là gì?
Các doanh nghiệp khi triển khai phần này thường đưa ra những yêu cầu như về phân quyền: quản lý đào tạo, giáo viên, học viên, quản lý các đơn vị…. Việc phân quyền càng rõ ràng và chi tiết sẽ giúp ích rất nhiều cho việc đào tạo, hạn chế tối đa tình trạng chồng chéo quyền giữa những đối tượng khác nhau, gây ra sự lộn xộn và những rắc rối không đáng có trong quá trình triển khai đào tạo.
Hệ thống LMS cần được sử dụng trên mọi trình duyệt, thiết bị, có app mobile riêng để thuận tiện cho người học, có thể truy cập bằng nhiều thiết bị mọi lúc, mọi nơi. Ngoài ra, việc đồng bộ ID (mỗi nhân viên chỉ cần 1 tài khoản có thể đăng nhập mọi hệ thống nội bộ) cũng là điều quan trọng, giúp hạn chế việc phải cấp lại mật khẩu cho học viên, cũng là giảm tải công việc cho đội ngũ vận hành.
Để tối ưu hiệu quả vận hành giữa đào tạo nhân sự với các nhóm quản lý khác, hệ thống LMS nên được kết nối với một số phần mềm khác như: quản lý nhân sự, quản lý chung… Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhiều hoặc ít hơn những yêu cầu, tùy theo cách triển khai và quản lý.
Yêu cầu về khả năng hỗ trợ vận hành khi triển khai hệ thống LMS là gì?
Đối với lần đầu triển khai LMS, doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi việc gặp phải những rắc rối liên quan đến vấn đề vận hành hệ thống. Do vậy có 2 điểm cần lưu ý về hệ thống LMS gồm: tính ổn định và khả năng hỗ trợ vận hành. Đây là 2 điểm ảnh hưởng trực tiếp đến việc hệ thống quản lý đào tạo có hoạt động trơn tru hay không, có thể xử lý những vấn đề phát sinh nhanh chóng hay không, có gây khó khăn cho người học cũng như quản trị viên của hệ thống hay không.
Yêu cầu về giao diện
Nếu coi phần mềm là một “phòng học” thì ấn tượng đầu tiên là rất quan trọng, nó sẽ ảnh hưởng đến cảm xúc và lối hành xử của người trải nghiệm rất nhiều. Do vậy, các doanh nghiệp nên hướng tới một phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và mang đậm màu sắc của doanh nghiệp.
Trên thực tế, doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng một phần mềm đồ sộ, hoành tráng mà hãy hướng sự quan trọng ấy vào trải nghiệm học tập của học viên. Một hệ thống trực quan, giúp người học đạt được mục đích với ít bước nhất chính là một phần mềm thành công.
Kết
Là một thành tố quan trọng trong giải pháp e-Learning toàn diện, LMS đã bộc lộ những ưu điểm giúp tối ưu hiệu quả đào tạo về cả phía học viên lẫn người quản trị. Đặc biệt khi mà những hành vi về đào tạo, về công nghệ đã có những thay đổi rõ rệt do tác động khách quan trong suốt thời gian qua, có thể khẳng định rằng hệ thống quản lý đào tạo vẫn đang và sẽ đóng một vai trò quan trọng nếu các tổ chức muốn triển khai đào tạo hiệu quả.
Liên hệ ngay OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo trực tuyến để nhận tư vấn kỹ lưỡng nhất về giải pháp e-Learning toàn diện!
