Theo Khảo sát xu hướng công nghệ năm 2024 của Capterra, có 58% công ty tại Hoa Kỳ hối tiếc về việc mua sản phẩm CNTT. Trong đó có 35% cho rằng việc mua phần mềm đắt hơn dự kiến. Trong đó, e-Learning cũng không ngoại lệ, bởi mô hình định giá LMS có thể gặp khó khăn và phức tạp, đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên doanh nghiệp chọn nhà cung cấp LMS. Việc xác định chi phí triển khai LMS có thể giống như lạc vào mê cung.
Để hỗ trợ doanh nghiệp, OES đã tổng hợp hướng dẫn này về các mô hình định giá và cấu trúc chi phí của LMS. Qua đó, OES sẽ phân tích chúng và giúp doanh nghiệp chọn mô hình tốt nhất cho mục tiêu đào tạo của mình.
Xem thêm: LMS và số hoá: Sự kết hợp “đỉnh cao” giúp tối ưu đào tạo trực tuyến
Phân tích chi phí triển khai LMS
Một hệ thống quản lý học tập (LMS) có giá bao nhiêu? Câu hỏi tưởng chừng đơn giản này lại không có lời giải đáp dễ dàng. Thực tế, chi phí phần mềm LMS hiếm khi cố định và thường phát sinh thêm các chi phí bổ sung. Để phân bổ ngân sách hợp lý và tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp nên hiểu rõ về những chi phí này.
Hãy cùng phân tích các thành phần phổ biến nhất cấu thành chi phí tổng thể của một giải pháp quản lý học tập.
Chi phí một lần
Loại chi phí triển khai LMS này bao gồm:
- Phí thiết lập (Setup fees): Là khoản phí liên quan đến việc thiết lập và khởi chạy nền tảng LMS. Doanh nghiệp có thể cần trả phí di chuyển dữ liệu, chi phí cài đặt cho lưu trữ đám mây hoặc máy chủ chuyên dụng, và/hoặc đào tạo quản trị viên.
- Tùy chỉnh (Customization): Các tính năng tích hợp và điều chỉnh giao diện thường đi kèm với chi phí bổ sung. Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn kết nối LMS với hệ thống CRM hiện có, doanh nghiệp có thể cần trả phí phát triển API tùy chỉnh.
Chi phí định kỳ
Loại phí này có thể bao gồm:
- Phí thuê bao hoặc giấy phép (Subscription or licensing fees): Đây là khoản chi phí liên tục để duy trì hệ thống LMS, thường được thanh toán theo tháng hoặc theo năm.
- Bảo trì (Maintenance): Phí thuê bao thường bao gồm các bản cập nhật và sửa lỗi. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng đúng với phần mềm nguồn mở hoặc nền tảng có mô hình giá “trả theo mức độ sử dụng” (pay-as-you-go).
Các chi phí bổ sung có thể phát sinh
Bên cạnh các chi phí cơ bản, doanh nghiệp có thể cần lưu ý đến:
- Đào tạo (Training): Nếu giao diện của LMS phức tạp, doanh nghiệp có thể cần đầu tư đào tạo cho đội ngũ của mình nhằm sử dụng hiệu quả. Để tránh khoản chi phí bổ sung này, hãy lựa chọn LMS thân thiện với người dùng, cung cấp tài liệu đào tạo miễn phí như hướng dẫn và video hướng dẫn.
- Dịch vụ hỗ trợ (Support services): Một số nhà cung cấp LMS tính phí cho hỗ trợ qua email hoặc điện thoại, hoặc cung cấp dịch vụ hỗ trợ nâng cao với quản lý chuyên dụng với mức giá bổ sung.
- Các tiện ích bổ sung (Add-ons): Đôi khi, doanh nghiệp có thể mua thêm các tính năng ngoài gói đăng ký của mình.
Các yếu tố ảnh hưởng đến giá hệ thống LMS
Dưới đây là các yếu tố chính xác định giá phần mềm LMS trong tổ chức của doanh nghiệp. Dựa trên những yếu tố này, doanh nghiệp có thể chọn cấu hình giá LMS tối ưu. Bên cnahj đó, OES đã sắp xếp các yếu tố theo mức độ ảnh hưởng đến giá cuối cùng, từ yếu tố tác động mạnh nhất đến yếu tố ít ảnh hưởng nhất.
- Số lượng người dùng (User count): Số người dùng LMS trực tiếp ảnh hưởng đến tài nguyên cần thiết cho lưu trữ, hỗ trợ và lưu trữ dữ liệu.
- Quy mô tổ chức (Organization size): Các tổ chức lớn với nhu cầu đào tạo rộng rãi thường yêu cầu các tính năng tiên tiến hơn, khả năng mở rộng và hỗ trợ tốt hơn.
- Yêu cầu tùy chỉnh (Customization needs): Mức độ tùy chỉnh LMS cần thiết ảnh hưởng đến các tính năng hoặc phần mềm bổ sung doanh nghiệp cần mua.
- Tính năng và chức năng (Features and functionality): Phạm vi tính năng ảnh hưởng đáng kể đến chi phí. Ngay cả các nền tảng LMS với mô hình tính phí theo người dùng thường có các bộ tính năng khác nhau tùy theo số lượng người dùng.
- Lưu trữ và cơ sở hạ tầng (Hosting and infrastructure): Nhiều công cụ đào tạo hiện đại bao gồm chi phí lưu trữ đám mây trong giá thuê bao. Các giải pháp nội bộ thường tốn kém hơn để triển khai và duy trì. Chi phí cuối cùng phụ thuộc vào sở thích và khả năng cơ sở hạ tầng của tổ chức.
- Hỗ trợ và bảo trì (Support and maintenance): Ít nhất một mức hỗ trợ và bảo trì thường đi kèm với các gói công cụ học tập. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hỗ trợ nâng cao cho các tùy chỉnh phức tạp. Do đó, mức độ hỗ trợ và bảo trì cũng có thể ảnh hưởng đến giá LMS.
Xem thêm: 10 tính năng có sẵn trong LMS khiến doanh nghiệp quyết định đầu tư
Mẹo để tối ưu hóa chi phí triển khai LMS
Sau khi tính toán tất cả chi phí triển khai LMS, dưới đây là một vài cách để doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí triển khai LMS
Xác định những nguồn lực hiện tại
Trước khi bắt đầu triển khai hệ thống quản lý học tập (LMS), quá trình xác định những nguồn lực hiện có trong doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp tận dụng những tài nguyên sẵn có một cách tối ưu và giảm chi phí một cách hiệu quả. Dưới đây là một số nguồn lực mà doanh nghiệp nên xem xét:
- Nội dung đào tạo hiện có: Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp đã phát triển nội dung đào tạo trước đó cho các khóa học, hội thảo hoặc khóa đào tạo trực tiếp. Doanh nghiệp có thể xem xét việc sử dụng lại nội dung này và chuyển đổi chúng thành tài liệu trực tuyến hoặc bài giảng điện tử.
- Nhân viên có kỹ năng công nghệ thông tin: Một số nhân viên trong doanh nghiệp sẽ có kiến thức và kỹ năng về công nghệ thông tin. Họ có thể giúp đỡ trong việc cài đặt, cấu hình, và quản lý hệ thống LMS. Sử dụng nguồn lực nội bộ này có thể giảm chi phí thuê chuyên gia bên ngoài.
Đánh giá nhu cầu đào tạo
Trước khi chọn LMS, hãy liệt kê các yêu cầu đào tạo và phát triển hiện tại và tương lai của doanh nghiệp để chọn phần mềm có các tính năng phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Ví dụ, nếu doanh nghiệp có kế hoạch cung cấp đào tạo tuân thủ (compliance training), hãy đảm bảo LMS hỗ trợ theo dõi chứng chỉ. Hoặc, nếu doanh nghiệp cần cung cấp học tập trên thiết bị di động, hãy tìm một nền tảng có khả năng tương thích di động nâng cao.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách phân tích nhu cầu đào tạo cho tổ chức, doanh nghiệp
So sánh các giải pháp
Doanh nghiệp hãy sử dụng đánh giá, bản demo và các phiên bản dùng thử miễn phí để đánh giá chất lượng, tính khả dụng và mức độ hỗ trợ mà các giải pháp LMS cung cấp. Yêu cầu và xem xét kỹ các báo giá, đề xuất và hợp đồng từ các nhà cung cấp để so sánh chi phí triển khai LMS.
Cụ thể, doanh nghiệp nên thực hiện ít nhất 2 đến 3 lần test thử LMS trước khi chính thức triển khai hệ thống để có thể đánh giá mọi khía cạnh hệ thống LMS trong quá trình hoạt động. Nhờ đó, doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng phát hiện ra một số trục trặc hoặc sai lầm trong trải nghiệm của người dùng. Tóm lại, để đem đến cho người dùng trải nghiệm tốt nhất ngay từ lần đầu tiên, doanh nghiệp nên thực hiện khâu chạy thử kĩ lưỡng nhất có thể.
Tận dụng các ưu đãi
Ví dụ, các tổ chức lớn có thể được hưởng lợi từ các khoản giảm giá số lượng lớn người dùng hoặc các dịch vụ trọn gói. Ngoài ra, hãy hỏi đại diện đơn vị cung cấp LMS xem họ có giảm giá theo mùa hoặc ưu đãi đặc biệt không.
Welearning là hệ thống quản lý học tập trực tuyến (LMS) hiện đại, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình đào tạo, chi phí và nâng cao hiệu quả. Với đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tâm, luôn đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình triển khai LMS, đảm bảo rằng khoản chi phí triển khai này là một khoản đầu tư xứng đáng. Chúng tôi cam kết mang lại sự hỗ trợ tốt nhất, từ giai đoạn khởi đầu đến khi triển khai vận hành hệ thống.
Bên cạnh đó, OES cũng cung cấp chính sách giá linh hoạt, phù hợp với nhu cầu đa dạng của khách hàng, giúp bạn tối ưu hóa ngân sách mà vẫn đạt được hiệu quả đào tạo cao nhất.
Hãy liên hệ ngay với OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo trực tuyến hàng đầu tại Việt Nam để được tư vấn, báo giá và trải nghiệm demo hệ thống Welearning miễn phí!
