Sự gia tăng đáng kể của hoạt động đào tạo trực tuyến đã làm thay đổi cách chúng ta tiếp cận kiến thức và học tập, đặc biệt sau sự bùng phát của đại dịch COVID-19. Trong bối cảnh này, việc hiểu rõ và áp dụng những giải pháp quan trọng là không thể thiếu để nắm bắt cơ hội và thách thức trong đào tạo trực tuyến. Trong bài viết này, hãy cùng OES tìm hiểu hai yếu tố cốt lõi trong đào tạo trực tuyến: Hệ thống Quản lý Học tập LMS và số hoá nội dung, đồng thời giải đáp vì sao sự kết hợp thông minh giữa chúng lại là chìa khóa mang đến thành công cho doanh nghiệp. 

Xem thêm: Khi nào doanh nghiệp nên “bắt tay” thiết kế chương trình đào tạo?

Thế nào là hệ thống LMS?

Khái niệm  

Hệ thống LMS (Learning Management System – Hệ thống quản lý học tập) có chức năng cung cấp tài liệu và chương trình đào tạo, theo dõi, quản lý, và báo cáo về hoạt động học tập cụ thể.  

Một trong những dặc điểm quan trọng hàng đầu của LMS là tính đa dạng và khả năng áp dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau, không bị giới hạn về phạm vi sử dụng.  

Ví dụ như doanh nghiệp thường sử dụng hệ thống LMS để đào tạo nhân viên với mục tiêu phát triển nguồn nhân lực, nâng cao năng suất lao động và tăng doanh thu lợi nhuận. Hoặc các tổ chức phi chính phủ (NGOs) không chỉ sử dụng LMS để đào tạo nhân sự nội bộ, mà còn mở rộng tầm ảnh hưởng của họ đến đối tượng yếu thế và lan tỏa những dự án vì cộng đồng. 

Xem thêm: Hệ thống LMS là gì? Mọi thứ doanh nghiệp cần biết về phần mềm quản lý đào tạo trực tuyến 

Lợi ích của LMS đối với doanh nghiệp 

• Tối ưu hóa nguồn chi dành cho L&D: Sử dụng LMS trong các hoạt động đào tạo doanh nghiệp đã tối ưu hóa nguồn chi dành cho L&D một cách đáng kể. Các chi phí cho đào tạo truyền thống như thuê địa điểm, in ấn, lương giảng viên,… đã được cắt giảm đáng kể với hệ thống LMS khi tất cả dữ liệu được lưu trữ ở một nơi, giúp học viên sẵn sàng truy cập. Doanh nghiệp chỉ cần đầu tư một lần vào triển khai ban đầu và sau đó phải trả một mức phí duy trì không lớn, nhưng lại có thể tái sử dụng các tài liệu đào tạo nhiều lần. Rõ ràng, việc đầu tư vào LMS cho hoạt động đào tạo là một khoản đầu tư có lợi nhuận cao về mặt kinh tế. 
• Tối ưu thời gian đào tạo nhân sự, khách hàng và đối tác: Thay vì tổ chức các buổi họp, các buổi đào tạo truyền thống cho nhiều nhóm đối tượng khác nhau mà đôi khi có thể gây ra những xung đột về thời gian hay tiêu tốn chi phí cơ hội. Đào tạo trực tuyến qua LMS cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu đào tạo của một lượng lớn học viên mà không bị ràng buộc bởi địa điểm. Với LMS, quỹ thời gian vốn dành cho các khóa học truyền thống có thể được tận dụng hiệu quả hơn, loại bỏ những khoảng thời gian không cần thiết và tập trung vào những hoạt động tạo ra giá trị cho doanh nghiệp, từ đó nâng cao năng suất làm việc của từng cá nhân. 
• Đồng bộ chất lượng đào tạo: Các lớp học truyền thống đôi khi sẽ có sự sai lệch về chất lượng do nguyên nhân khách quan từ giảng viên hoặc một số yếu tố bên ngoài tác động. Đào tạo trực tuyến thông qua hệ thống LMS sẽ đảm bảo tính đồng nhất về chất lượng đào tạo hơn. Các bài giảng được tải lên và lưu trữ trên hệ thống LMS với chất lượng đã được kiểm định, không bị ảnh hưởng bởi việc học viên truy cập để học tập. 
• Duy trì sự tuân thủ với hoạt động đào tạo: Khi đào tạo diễn ra, sự tuân thủ của học viên đối với nội dung và thời gian học tập rất quan trọng. Không đảm bảo những tuân thủ tối thiểu, chắc chắn quá trình đào tạo sẽ không đạt được kết quả mong muốn. Tuy nhiên, làm sao để đảm bảo rằng học viên tuân thủ những yêu cầu cần thiết? Hệ thống LMS có khả năng giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ với quá trình đào tạo của nhân sự thông qua tính năng thông báo giúp ngăn chặn việc học viên quên hoặc bỏ lỡ nội dung đào tạo. Đồng thời LMS còn hỗ trợ quản trị viên can thiệp kịp thời để đảm bảo tiến độ học tập theo đúng kế hoạch.  
• Đo lường kết quả đào tạo đối với hiệu suất công việc: Đối với doanh nghiệp, hiệu suất thường được đánh giá dựa trên tác động của đào tạo lên công việc của nhân sự sau khi họ hoàn thành khóa học. Ngoài việc quản lý quá trình học, một trong những lợi ích quan trọng của hệ thống LMS là khả năng thu thập và xử lý dữ liệu, từ đó quản trị viên có thể đánh giá mức độ hiệu quả của khóa đào tạo một cách trực quan. 

Thế nào là số hoá nội dung?

Khái niệm  

Đầu tiên, số hoá là quá trình chuyển đổi thông tin và dữ liệu sang định dạng kỹ thuật số. Quá trình số hoá đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ, xử lý và truyền tải dữ liệu ở mọi định dạng khác nhau. 

Số hóa nội dung là việc các nội dung được chuyển hóa thành các dạng video, hình ảnh, file tài liệu. Dù đã tồn tại từ rất lâu nhưng số hoá nội dung chỉ thực sự phát triển vượt bậc tại Việt Nam khi đại dịch Covid diễn ra. Trong thời điểm đó, khi nền kinh tế và hoạt động hàng ngày bị ngưng trệ, số hoá nội dung đã trở thành giải pháp thiết yếu để duy trì và vận hành các hoạt động của doanh nghiệp, trường học, cơ quan, tổ chức,… 

Xem thêm: Số hóa bài giảng là gì, chức năng đối với doanh nghiệp 

Chức năng của số hoá nội dung đối với doanh nghiệp 

• Chia sẻ nội dung dễ dàng hơn: Trong hoạt động đào tạo doanh nghiệp, việc tiếp cận, kết hợp và chia sẻ thông tin nội bộ là vô cùng quan trọng. Số hoá nội dung cho phép nhân viên truy cập và sử dụng tài liệu một cách thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả hơn, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và truyền tải kiến thức. 
• Lưu trữ tài liệu an toàn với bảo mật cao: Thay vì phải lo lắng về những tình huống không mong muốn khi lưu trữ giấy tờ, số hoá nội dung giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro hư hại hoặc thất lạc tài liệu. Nhờ vào sử dụng công nghệ, trong trường hợp tài liệu bị mất hoặc bị hỏng, dữ liệu có thể dễ dàng khôi phục thông qua các tính năng nâng cao và đồng bộ hóa từ hệ thống. Nhờ vậy, các thông tin quan trọng luôn được bảo vệ và dễ dàng truy xuất. 
• Góp phần bảo vệ môi trường: Mặc dù có vẻ không liên quan, nhưng việc số hoá nội dung cũng đóng góp không nhỏ vào việc giúp doanh nghiệp giảm lượng giấy và rác thải được đưa ra môi trường. Trong phương pháp đào tạo truyền thống, doanh nghiệp thường sử dụng lượng lớn giấy và các tệp nhựa đi kèm. Số hoá nội dung sẽ giảm bớt những vấn đề này, tiết kiệm giấy không chỉ là cách tiết kiệm tài nguyên tự nhiên mà còn góp phần vào bảo vệ môi trường. 
• Cung cấp định dạng mới mẻ: Không chỉ mang tính hiện đại, số hoá nội dung còn tập trung vào cách truyển tải thông tin một cách hấp dẫn cũng như duy trì tính tương tác. Nội dung được số hoá sẽ sở hữu nhiều định dạng mới mẻ như slideshow, gamification, tương tác, video hay nhiều hình thức khác, giúp kích thích sự tò mò và đánh thức khả năng hấp thụ kiến thức trong quá trình tham gia chương trình đào tạo của người học. 

Xem thêm: Khám phá các định dạng số hoá tốt nhất cho thiết kế bài giảng điện tử

Vì sao LMS và số hoá đóng vai trò quan trọng trong hoạt động đào tạo?

Hệ thống LMS (Learning Management System – Hệ thống quản lý học tập) và số hoá nội dung đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động đào tạo trực tuyến. Cả LMS và số hoá đều có những đặc điểm và mang lại lợi ích riêng, việc kết hợp cả hai là cách hoàn hảo nhất để cung cấp trải nghiệm học tập trọn vẹn cho học viên cũng như tối ưu hóa quản lý đào tạo cho doanh nghiệp.  

Hệ thống LMS có chức năng quản lý, theo dõi quá trình học tập và cung cấp cơ sở cho lưu trữ nội dung đào tạo số hoá. Số hoá nội dung giúp tạo ra tài liệu học tập hiệu quả và dễ quản lý thông qua hệ thống LMS. Có thể nói, không nên ưu tiên chọn một trong hai, mà thay vào đó, doanh nghiệp nên cân nhắc kết hợp cả hai để đạt được hiệu quả tối đa trong hoạt động đào tạo trực tuyến. Sự kết hợp “đỉnh cao” giữa LMS và số hoá nội dung là chìa khóa để thành công trong việc cung cấp một trải nghiệm học tập đáng giá cho doanh nghiệp. 

Kết 

Trong bối cảnh thế giới ngày càng phát triển và công nghệ đang thúc đẩy những thay đổi mạnh mẽ trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, việc kết hợp Hệ thống quản lý học tập – LMS và số hoá nội dung đã trở thành một xu hướng không thể phủ nhận trong việc tối ưu hóa hoạt động đào tạo trực tuyến. Để có góc nhìn sâu rộng nhất về e-Learning, doanh nghiệp nên nhận được sự tư vấn từ các đơn vị triển khai e-Learning chuyên nghiệp thay vì tự tìm hiểu mọi thứ. Liên hệ OES – Công ty Cổ Phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu Việt Nam để được tư vấn kỹ lưỡng về e-Learning và số hóa bài giảng đào tạo!