Quy tắc ứng xử đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng nền tảng cho sự thống nhất hành động của một doanh nghiệp. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết nhà quản lý, bộ phận đào tạo xây dựng quy tắc ứng xử trong công ty đúng đắn, hiệu quả và tạo động lực thực hiện trong toàn tổ chức.
Xem thêm: Cách ứng xử với đồng nghiệp nơi công sở để cải thiện mối quan hệ
Điều gì tạo nên bộ quy tắc ứng xử tuyệt vời và phù hợp với tổ chức?
Quy tắc ứng xử tạo nên sự thống nhất đặc biệt và thành công lâu dài cho doanh nghiệp, tổ chức. Chính vì thế bộ quy định này cũng cần được xây dựng dựa trên những nguyên tắc nhất định:
Thống nhất với giá trị và mục tiêu của tổ chức
Bộ quy tắc ứng xử trong công ty cần được xây dựng thống nhất với giá trị cốt lõi và mục tiêu chiến lược. Qua đó thể hiện cam kết của tổ chức đối với các nguyên tắc đạo đức – xã hội, nâng cao độ uy tín và thúc đẩy động lực thực hiện trên quy mô toàn doanh nghiệp.
Cung cấp hướng dẫn cụ thể
Bộ quy tắc ứng xử trong công ty cần cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách ứng xử trong các tình huống thường gặp trong tổ chức nhằm hỗ trợ mọi người hiểu rõ hơn và dễ dàng áp dụng các quy tắc này trong thực tế.
Ví dụ: quy tắc ứng xử có thể định rõ cách xử lý xung đột, đưa ra hướng dẫn về việc nên làm trong trường hợp xảy ra mâu thuẫn hoặc đề cao sự chia sẻ, cảm thông với đồng nghiệp để hạn chế hiểu lầm không đáng có.
Sử dụng linh hoạt và được cập nhật thường xuyên
Quy tắc ứng xử trong công ty không phải là một tài liệu cố định. Với sự thay đổi liên tục của môi trường làm việc và tình hình kinh tế, xã hội, các quy định này cũng cần được điều chỉnh, cập nhật thường xuyên để đáp ứng yêu cầu thực tế. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần đảm bảo, dù có thay đổi và trở nên linh hoạt hơn, bộ quy tắc ứng xử vẫn cần được toàn bộ nhân sự tôn trọng và thống nhất thực hiện trong thời gian dài.
Xem thêm: Cách phát triển và đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên
Cách xây dựng, cải thiện bộ quy tắc ứng xử của công ty, doanh nghiệp
Sau đây là 5 bước quan trọng giúp xây dựng, cải thiện bộ quy tắc ứng xử trong công ty:
Bước 1: Xác định mục tiêu cụ thể khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty
Mục tiêu cụ thể là nền tảng của bất kì quy tắc ứng xử nào. Mục tiêu đảm bảo rằng quy tắc ứng xử phản ánh đúng giá trị, sứ mệnh và chiến lược kinh doanh của tổ chức. Bên cạnh đó, việc xác định mục tiêu chi tiết sẽ giúp quy tắc ứng xử trong công ty đảm bảo tính minh bạch, đúng hướng và hiệu quả.
Để thực hiện bước này, bộ phận đào tạo cần tổ chức các buổi họp, thảo luận với sự tham gia của lãnh đạo doanh nghiệp và quản lý các bộ phận. Sau khi thống nhất về mục tiêu, giá trị cốt lõi và kế hoạch chung của doanh nghiệp, bộ phận đào tạo nên thể hiện mục tiêu trên bằng số liệu và xây dựng công cụ đo lường hiệu quả.
Bước 2: Đánh giá tình hình thực tiễn tại công ty và tham khảo các bộ quy tắc ứng xử của các doanh nghiệp liên quan
Đánh giá tình hình thực tiễn sẽ giúp bộ phận đào tạo xác định những điểm mạnh và yếu của quy tắc ứng xử hiện tại. Doanh nghiệp nên tổ chức các khảo sát nhân sự và thu thập dữ liệu về tình hình áp dụng quy định tại công ty; tìm hiểu mức độ cần thiết của việc xây dựng quy tắc ứng xử và mức độ đồng thuận của thành viên trong tổ chức. Từ đó có thêm cơ sở để xây dựng quy tắc ứng xử phù hợp.
Doanh nghiệp mới bắt tay xây dựng quy tắc ứng xử nên tham khảo các bộ quy định chung từ tổ chức, tập đoàn lớn để áp dụng những “bí quyết” từ họ. Tuy nhiên, bộ phận quản lý đào tạo nên nghiên cứu kĩ lưỡng, không áp dụng toàn bộ mà vận dụng linh hoạt các mô hình tham khảo để xây dựng bộ quy tắc ứng xử phù hợp với đặc điểm riêng của tổ chức mình.
Bước 3: Đảm bảo sự thống nhất từ ban lãnh đạo đến toàn thể nhân viên về việc thực hiện theo bộ quy tắc ứng xử trong công ty
Sự thống nhất giữa ban lãnh đạo và nhân viên là yếu tố quan trọng để đảm bảo quy tắc ứng xử trong công ty được thực hiện đồng nhất. Bởi lãnh đạo chính là tấm gương và là động lực cho toàn tổ chức.
Để làm được điều này, ban lãnh đạo và quản lý nên tham gia vào quá trình xây dựng và phê duyệt quy tắc ứng xử. Họ cũng cần tổ chức các cuộc họp, chia sẻ thông tin và truyền đạt giá trị của quy tắc này đến nhân sự. Ngoài ra, việc thường xuyên giao tiếp và hướng dẫn nhân viên thực hành quy tắc ứng xử chung sẽ thúc đẩy sự thống nhất trên quy mô toàn công ty.
Bước 4: Truyền thông rộng rãi và phổ biến cho nhân sự về bộ quy tắc ứng xử trong công ty
Phổ biến rộng rãi là bước quan trọng để đảm bảo rằng mọi thành viên trong công ty biết về bộ quy tắc ứng xử và hiểu cách áp dụng nó trong thực tế. Truyền thông hiệu quả sẽ giúp xây dựng nhận thức, thúc đẩy sự tham gia và cam kết tuân thủ của nhân sự.
Để thực hiện bước này, tổ chức có thể sử dụng nhiều phương tiện truyền thông như; khóa học/bài giảng trực tuyến trên hệ thống, email, kênh chat, trang web nội bộ cùng tài liệu hướng dẫn. Thông điệp truyền thông cần được sắp xếp một cách rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu đi kèm với các ví dụ thực tế để minh họa cách thực hiện quy tắc ứng xử.
Bước 5: Theo dõi phản hồi, đánh giá và cập nhật bộ quy tắc ứng xử trong công ty
Đây là bước đảm bảo tính liên tục và hiệu quả của bộ quy tắc ứng xử trong công ty trước sự thay đổi của tình hình thực tế.
Để làm tốt hoạt động này, doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống đánh giá, ghi nhận phản hồi và tiến hành đo lường, theo dõi sự tuân thủ quy tắc. Nếu cần thiết, quy tắc nên được điều chỉnh và cập nhật ngay để đáp ứng những thay đổi trong môi trường kinh doanh và tình hình của tổ chức.
Khi thực hiện quy tắc ứng xử, việc đưa ra phản hồi hoặc nhận về những phản hồi là hoạt động cần thiết. Tuy nhiên, làm thế nào để phản hồi hiệu quả là điều mà các nhà quản lý cũng nên cân nhắc đưa vào bộ quy tắc ứng xử trong công ty.
Để hiểu thêm về phản hồi tích cực và cách thức áp dụng nó trong công việc, doanh nghiệp có thể tham khảo khóa học “Kỹ năng Phản hồi tích cực” từ Skillhub. Khóa học phù hợp với các lãnh đạo, chủ doanh nghiệp hoặc đội ngũ quản lý.
Đến với khóa học, các nhà quản lý sẽ được cung cấp đầy đủ các nguyên tắc trong phản hồi, quy trình để những phản hồi tích cực đến đối phương và những lưu ý khi xử lý những tình huống khó. Với nội dung chi tiết cùng định dạng bài giảng thú vị, bạn cũng có thể rèn luyện kiến thức ngay sau khi học một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Xem thêm: Kỹ năng phản hồi là gì? Tầm quan trọng của phản hồi tích cực nơi công sở
Ví dụ về bộ quy tắc ứng xử
Nhìn chung, các bộ quy tắc ứng xử của các Tập đoàn hàng đầu thế giới đều hướng tới việc thực hiện thống nhất trên quy mô toàn doanh nghiệp. Họ định hướng chi tiết và cụ thể từng hoạt động của nhân sự, đưa ra mong muốn, thiết lập kì vọng và định hướng để thành viên trong tổ chức thực hiện quy tắc dễ dàng hơn.
Trong quy tắc ứng xử toàn cầu của Nhà sản xuất ô tô cao cấp hàng đầu thế giới Rolls Royce, họ đề cao tính cam kết, đưa ra những gợi ý, trả lời các “câu hỏi hóc búa” trong những tình huống khó xử ngoài thực tế để hỗ trợ nhân sự tự xử lý vấn đề của họ.
Còn đối với Tập đoàn toàn cầu Electrolux, họ nhấn mạnh sự tôn trọng quyền con người, quy định rõ ràng, chi tiết về quyền lợi người lao động và đi sâu vào việc làm thế nào để xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh, hợp tác. Đó cũng là cách để họ duy trì tính thống nhất hành động và không chệch hướng với mục tiêu kinh doanh.
Kết
Từ những ví dụ thực tế của Rolls-Royce, Electrolux, Unilever hay Vinamilk, có thể thấy việc xây dựng quy tắc ứng xử trong công ty đóng vai trò quan trọng thúc đẩy sự thống nhất trong hành động và góp phần đưa các doanh nghiệp đến thành công lâu dài. Hi vọng những nội dung mà OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam tổng hợp đã giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích để tự hoàn thiện bộ quy tắc ứng xử cho doanh nghiệp mình.
Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong về đào tạo và số hóa, OES đã nghiên cứu và sản xuất ra SkillHub – ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online cho doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ ngay với SkillHub để được tư vấn chi tiết và giải đáp những thắc mắc kịp thời về các khóa học kỹ năng mềm tại đây nhé!