Sắp xếp vị trí, năng lực và vai trò của nhân viên không tốt có thể dẫn đến sự tương tác kém hay thậm chí có thể ảnh hưởng đến năng suất và lợi nhuận của doanh nghiệp. Tuy nhiên với hệ thống LMS, mọi việc đều được đơn giản hóa và tối ưu cho từng đối tượng, nhân viên doanh nghiệp. Vậy hệ thống LMS có thể hỗ trợ như thế nào trong quá trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp? Hãy cùng OES tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Xem thêm: Tại sao một giao diện tốt lại quan trọng đối với Moodle LMS của doanh nghiệp?

Phần mềm LMS là gì?

LMS hay Learning Management System (Hệ thống quản lý học tập) là phần mềm giúp đào tạo, quản lý, sắp xếp và cung cấp tài liệu trực tuyến cho người học, cụ thể:

• Learning: Cung cấp và đơn giản hóa việc học trong doanh nghiệp, với LMS bạn có thể cập nhật kiến thức của nhân viên.
• Management: Có thể tổ chức và quản lý các khóa học trực tuyến, phân tích hiệu quả của tài liệu đào tạo.
• System: Là một tập hợp những thứ hoạt động cùng nhau như một phần của cơ chế hoặc mạn (cũng có thể hiểu là từ khác để chỉ phần mềm trở nên chuyên nghiệp và đắt hơn).

Một hệ thống LMS thường sẽ gồm 2 phần bao gồm:

• Giao diện quản trị: Đây là nơi người quản lý có thể tạo, quản lý,  sắp xếp dữ liệu đào tạo và trích xuất báo cáo chuyên sâu. Giao diện của nhà quản trị thường sẽ gồm các cài đặt và tính năng để tùy chỉnh hoàn toàn tài liệu đào tạo.
• Giao diện người dùng: Đây là nơi người tham gia (người học) nhìn thấy và trải nghiệm những gì quản trị viên tạo ra. Người học có thể truy cập và tham gia vào các tài liệu đào tạo đã tạo từ máy tính cá nhân hoặc trong trình duyệt web của họ.

Vai trò của LMS trong quản lý và đào tạo nhân sự

Với hình thức đào tạo truyền thống, rất khó để có thể quản lý và nắm bắt được quá trình học tập của nhân viên: năng lực hiện tại, đã tham gia các chương trình đào tạo nào, kết quả của các chương trình đào tạo đó,… Hệ thống quản lý đào tạo LMS là công cụ hiệu quả để hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết vấn đề này.

Tăng hiệu quả đào tạo nhân sự

Vai trò quan trọng nhất của một hệ thống LMS đó là giúp tăng cường hiệu quả đào tạo nhờ vào việc tạo ra môi trường học tập linh hoạt, tiện lợi. Các nhân sự có thể truy cập nội dung đào tạo từ bất cứ đâu, bất cứ khi nào mà không làm gián đoạn quá trình làm việc hàng ngày. 

Bên cạnh đó, LMS còn cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ việc học giúp nhân viên tiếp thu kiến thức một cách nhanh chóng và dễ hơn hơn. Một số tính năng nổi bật của LMS trong đào tạo nhân sự có thể kể đến bao gồm tương tác trực tiếp, phòng thực tế ảo VR/AR để kết nối người dạy với người học, tạo môi trường học tập tích cực và hiệu quả hơn.

Tiết kiệm thời gian và giảm chi phí đào tạo cho doanh nghiệp

Trong khi các phương pháp đào tạo truyền thống có thể gây nhiều tốn kém cho doanh nghiệp như chi phí thuê địa điểm, in ấn tài liệu, thuê nhân sự,… thì với LMS các đơn vị sẽ giảm bớt gánh nặng tài chính đáng kể. Không chỉ vậy, sử dụng LMS cũng sẽ giúp quản lý quá trình học tập một cách hiệu quả hơn, tránh những sai sót do yếu tố con người, mang lại sự chắc chắn và độ chính xác cao hơn.

Có thể mở rộng và điều chỉnh khoá học

Một phần mềm LMS có thể giúp doanh nghiệp thêm mới, điều chỉnh và mở rộng nội dung đào tạo nhanh chóng, linh hoạt và dễ dàng hơn. Khi cần chỉnh sửa, cập nhật nội dung chỉ cần truy cập vào website và thực hiện thao tác đơn giản. Nhờ vậy, nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận với nội dung mới và chính xác nhất. 

Theo dõi và quản lý tiến độ

Với nền tảng LMS tích hợp tính năng theo dõi quá trình học tập và báo cáo đi kèm, quản lý đào tạo có thể dễ dàng theo dõi được năng lực, quá trình học tập, kết quả sau đào tạo của học viên. Một chức năng nổi bật khác của phần mềm LMS đó là quản trị viên có thể theo dõi các số liệu phân tích thời gian, tiến độ học của từng người. Từ đó xây dựng được lộ trình đào tạo cũng như học tập phù hợp, phát triển đúng năng lực và điều hướng công việc đúng đắn cho nhân sự của mình.

Cải thiện giao tiếp và gắn kết nhân viên

Nhìn chung lối đào tạo của doanh nghiệp truyền thống thường có quy trình một chiều và khô khan. Nhưng khi áp dụng hệ thống LMS giúp môi trường học tập trực tuyến trở nên sôi động và linh hoạt hơn nhiều. 

Nhiều chương trình LMS đã tích hợp các tính năng đặc biệt để thu hút người học như hệ thống bảng xếp hạng, điểm thưởng, huy hiệu và danh hiệu giúp nhân viên tham gia tích cực trong quá trình đào tạo. Sự cạnh tranh và thi đua này góp phần kích thích sự tương tác tích cực của nhân viên, tạo ra không khí học tập thoải mái, vui vẻ hơn. Hệ thống. LMS không chỉ là công cụ đào tạo, mà còn là nền tảng đa chiều, kết nối nhân viên và tăng sự gắn bó với doanh nghiệp.

Xem thêm: Mẹo tìm kiếm một đối tác LMS khai mở tiềm năng của nhân viên trong đào tạo doanh nghiệp

5 cách LMS giúp doanh nghiệp đào tạo năng lực từng nhân viên

Với hình thức đào tạo truyền thống, rất khó để có thể quản lý và nắm bắt được quá trình học tập của nhân viên: năng lực hiện tại, đã tham gia các chương trình đào tạo nào, kết quả của các chương trình đào tạo đó,… Hệ thống quản lý đào tạo LMS là công cụ hiệu quả để hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết vấn đề này.

Với nền tảng LMS tích hợp tính năng theo dõi quá trình học tập và báo cáo đi kèm, quản lý đào tạo có thể dễ dàng theo dõi được năng lực, quá trình học tập, kết quả sau đào tạo của học viên. Từ đó xây dựng được lộ trình đào tạo cũng như học tập phù hợp, phát triển đúng năng lực và điều hướng công việc đúng đắn cho nhân sự của mình.

Một hệ thống LMS hiện đại có thể cung cấp đầy đủ các tính năng hỗ trợ tối đa quá trình đào tạo nhân viên. Dưới đây là một số chức năng tiêu biểu của hệ thống quản lý học tập:

Xác định lỗ hổng kiến ​​thức với các bài kiểm tra

Với phần mềm LMS, doanh nghiệp có thể giám sát và quản lý quá trình tham gia đào tạo cũng như thực hiện các bài test năng lực sau đào tạo trên hệ thống. Từ đó, doanh nghiệp có thể xem xét và đưa ra các chiến lược cũng như phương án phù hợp để training cũng như định hướng phát triển cho mỗi nhân viên của mình. Với tính năng tổ chức kì thi và kiểm tra trên hệ thống LMS, doanh nghiệp sẽ đánh giá được hiệu quả đào tạo và quá trình học tập của học viên, từ đó đưa ra những phương án tối ưu hóa quy trình đào tạo và cho ra kết quả tốt nhất.

Chức năng Diễn đàn trên LMS

Chức năng Diễn đàn cho phép các học viên có thể trao đổi trực tiếp với nhau hoặc trao đổi với giảng viên. Những cuộc trao đổi ở Diễn đàn sẽ tạo nên môi trường học tập tích cực và thúc đẩy tinh thần học hỏi của nhân sự trong doanh nghiệp. Các học viên hoàn toàn có thể tiếp nhận thêm kiến thức không chỉ từ giảng viên mà còn từ những người đồng nghiệp của mình. Bên cạnh đó, quản lý đào tạo cũng sẽ đánh giá và phát hiện được những nhân sự có chuyên môn và năng lực tốt để đưa ra lộ trình đào tạo phù hợp.

Xem thêm: Tầm quan trọng của ứng dụng LMS tích hợp với công cụ hội thảo

Thống nhất các tiêu chuẩn đào tạo

Nội dung học tập khác nhau sẽ tạo ra sự khác biệt giữa các nhân viên. Do vậy, việc tiếp nhận các kiến thức, nội dung đào tạo giống nhau sẽ xây dựng cho mỗi nhân viên hệ kiến thức nền tảng vững chắc đồng đều. Tạo nên những tiêu chuẩn đào tạo chung cho tất cả các nhân viên cũng như các nhân viên trong cùng một bộ phận là điều thực sự cần thiết.

Việc sử dụng hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến (phần mềm LMS) đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong cùng bộ phận hoặc cùng khung năng lực được đào tạo với một lộ trình học tập tiêu chuẩn để giải quyết được công việc cụ thể, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp đề ra.

Theo dõi báo cáo học tập của nhân viên chỉ với vài cú nhấp chuột đơn giản

Với tính năng Báo cáo học tập, hệ thống LMS sẽ giúp quản lý đào tạo nắm bắt được tiến trình học cũng như kết quả thi, kiểm tra của từng học viên. Các báo cáo trực quan trên hệ thống LMS cũng là phương tiện để quản lý đào tạo đánh giá hiệu quả học tập của các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra những lộ trình, chương trình đào tạo phù hợp và tối ưu hơn.

Tạo các tài khoản quản lý và phân quyền tùy chỉnh

Với những phần mềm LMS tiên tiến, quản lý đào tạo có thể thêm những tài khoản quản lý cấp thấp hơn và phân quyền tùy chỉnh để hỗ trợ mình quản lý công tác đào tạo tại doanh nghiệp. Ví dụ, mỗi tài khoản quản lý cấp thấp (sub-admin) có thể được phân chia quản lý một phòng ban hoặc một số tính năng nhất định. Do đó, họ không thể có quyền tác động lên công tác đào tạo của các phòng ban khác hoặc sử dụng những tính năng mình không được phân quyền. Đây là tính năng được những nhà quản lý đào tạo đánh giá rất cao và rất cần thiết trong các tổ chức, doanh nghiệp lớn.

Xem thêm: Tối ưu tính năng báo cáo trong phần mềm LMS cho doanh nghiệp

Kết

Phần mềm LMS đã và đang góp phần cải thiện hiệu quả đáng kể trong quản lý đào tạo của doanh nghiệp. Với tính chất linh hoạt, thuận tiện và mang lại lợi ích cho người dùng, phần mềm LMS được kỳ vọng là công cụ thay thế hoàn hảo cho việc giám sát, quản lý và điều hướng nhân sự trong tương lai gần. 

Để nắm bắt thông tin cũng như có cái nhìn cụ thể về phương thức triển khai phần mềm LMS, liên hệ OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu Việt Nam để biết thêm thông tin về các giải pháp cũng như thiết lập bản demo cho hệ thống phần mềm LMS của doanh nghiệp.