Khi doanh nghiệp phát triển từ một công ty khởi nghiệp thành một doanh nghiệp lớn, khối lượng tài liệu giấy tờ sẽ tăng lên theo cấp số nhân. Vì vậy, việc dự trữ giấy tờ đó gây lãng phí không gian và rất khó quản lý. Một giải pháp là số hóa mọi thứ. Công nghệ đang chiếm lĩnh thế giới với sức mạnh vô biên của nó. Bài viết dưới đây OES sẽ giải đáp lý do vì sao những doanh nghiệp nhỏ cũng nên số hóa tài liệu! 

Xem thêm: Vì sao doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng số hóa tài liệu trong hoạt động đào tạo?

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi dữ liệu sang các định dạng khác nhau mà máy tính có thể phân tích, lưu trữ và xử lý được. Nội dung và hình ảnh của các tài liệu vật lý sau đó được chuyển thành định dạng kỹ thuật số bằng phần mềm chuyển đổi. Việc chuyển đổi thông minh này cho phép các doanh nghiệp có thể tìm kiếm tài liệu với các từ khóa có liên quan và dễ dàng sử dụng trong mọi hoạt động.

Xem thêm: Hướng dẫn Số hóa tài liệu đào tạo hiệu quả với 3 tips cực hay

Tại sao những doanh nghiệp nhỏ cũng nên số hóa tài liệu?

Tiết kiệm tối đa ngân sách

Là một chủ doanh nghiệp nhỏ hoạt động với ngân sách eo hẹp, bạn cần phải cắt giảm các chi phí dư thừa. Việc phải tìm kiếm trong một khối lượng lớn tài liệu giấy có thể dẫn đến giảm năng suất, cũng như yêu cầu thêm không gian để lưu trữ tất cả một cách an toàn và những chi phí định kỳ đó sẽ tăng lên.

Theo một báo cáo năm 2015 từ eFileCabinet, các tổ chức trung bình chi 20 đô la để nộp một tài liệu, 120 đô la để tìm kiếm tài liệu bị mất và 220 đô la để tạo lại tài liệu bị mất.

Số hóa tài liệu có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ tránh được những thách thức đó và tiết kiệm tiền về lâu dài. Những nhà quản trị có thể có thể ủy thác cho nhà cung cấp số hóa tài liệu để chuyển đổi tài liệu giấy, vi phim, kế hoạch, bản đồ, bản thiết kế và các phương tiện khác,… sang định dạng kỹ thuật số.

Bảo mật cao

Ngoài việc tiết kiệm dung lượng, việc chuyển đổi tài liệu sang định dạng kỹ thuật số giúp tài liệu của doanh nghiệp an toàn hơn vì bạn có thể lưu chúng dưới dạng tệp chỉ đọc, quyết định ai có thể truy cập từng tệp và mã hóa dữ liệu.

Số hóa tài liệu cho phép lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số an toàn. Các tệp kỹ thuật số có thể được lưu trữ hoặc sao lưu an toàn trên các máy chủ từ xa có các giao thức bảo mật cao. Ngoài ra, không giống như tài liệu giấy, số hóa giúp các doanh nghiệp hầu như không có nguy cơ mất hoặc thất lạc tài liệu kỹ thuật số và bạn có thể lưu trữ và quản lý tài liệu kỹ thuật số theo cách có cấu trúc. Tính năng này sẽ giúp các doanh nghiệp nhỏ quản lý tài liệu dễ dàng hơn từ bây giờ và cả khi mở rộng quy mô sau này.

Tính năng đa dạng

Các tệp số hóa cũng dễ dàng truy cập và điều hướng hơn, dẫn đến chất lượng dịch vụ khách hàng được cải thiện, tăng năng suất, truy xuất thông tin liên quan nhanh hơn và giảm bớt nỗi lo về việc làm hỏng các tài liệu vật lý quan trọng.

Nếu doanh nghiệp có tài liệu nhạy cảm, đòi hỏi mức độ bảo mật cao, chẳng hạn như tài liệu có thông tin tài chính, doanh nghiệp cũng có thể xử lý lại để xóa dữ liệu nhạy cảm khỏi tệp kỹ thuật số mà ít khi xảy ra rủi ro nào.

Cách lựa chọn phần mềm, dịch vụ số hóa tài liệu

Trước khi chọn hệ thống, phần mềm số hóa tài liệu, hãy xem xét các yêu cầu của doanh nghiệp về không gian lưu trữ, công cụ sắp xếp và tìm kiếm cũng như bảo mật.

Ngoài ra, hãy tìm một dịch vụ cho phép bạn đặt giới hạn quyền đối với một số tệp nhất định, vì điều này giúp bạn kiểm soát nhân viên nào có quyền truy cập vào một số tài liệu nội bộ. Ví dụ, hệ thống số hóa, lưu trữ tài liệu trên đám mây là lý tưởng vì người dùng có thể truy cập tệp từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet – một chức năng đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa.

Phần mềm số hóa tài liệu tốt nhất cho phép công ty, doanh nghiệp làm việc và cộng tác liền mạch. Nhà quản trị không cần phải sử dụng nhiều chương trình để quản lý các tài liệu.

Xem thêm: Lợi ích lớn khi số hóa tài liệu trong doanh nghiệp

Kết

Không chỉ doanh nghiệp lớn với những kho tài liệu khổng lồ, các doanh nghiệp nhỏ cũng cần thiết lập cho mình hệ thống số hóa tài liệu rõ ràng để đạt đỉnh hiệu suất cũng như thuận tiện cho phát triển quy mô sau này.

Liên hệ OES – Công ty CP Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam để nhận được tư vấn kỹ lưỡng nhất về e-Learning và số hóa bài giảng!