Khả năng lên kế hoạch và tổ chức công việc không chỉ là yếu tố quan trọng mà còn là chìa khóa” giúp bạn vận hành nhiệm vụ một cách thông minh, luôn chủ động ngay cả khi đối mặt với những thách thức và rủi ro. Việc này không chỉ đem lại lợi ích cho cá nhân mà còn có tác động tích cực đặc biệt trong các môi trường đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều cá nhân và đội nhóm. Cùng OES tìm hiểu ngay về kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc qua bài viết dưới đây!  

Lập kế hoạch và tổ chức là gì?

Lập kế hoạch và tổ chức là hai khái niệm quan trọng trong quản lý và điều hành một tổ chức hoặc dự án. Quá trình lập kế hoạch bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu cụ thể mà tổ chức muốn đạt được trong tương lai. Điều này liên quan đến việc đề ra chiến lược và xác định phương tiện, nguồn lực cần thiết để đảm bảo mục tiêu được đạt được. Lập kế hoạch không chỉ là việc đặt ra các bước và công đoạn cụ thể mà còn là quá trình đánh giá và dự đoán thách thức có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. 

Sau khi đã có kế hoạch, quá trình tổ chức đảm bảo rằng nhân sự và nguồn lực được sắp xếp hiệu quả nhất, bao gồm phân công nhiệm vụ, xây dựng cấu trúc tổ chức hợp lý và quản lý khoa học. Điều này giúp xây dựng một môi trường làm việc có trật tự, nơi nhóm và cá nhân được phân công trách nhiệm rõ ràng. 

Hai khái niệm này liên kết và song hành cùng nhau có ý nghĩa đặc biệt quan trọng không chỉ giúp đảm bảo rằng tổ chức hoặc dự án hoạt động một cách hiệu quả, mà còn tạo ra sự linh hoạt để thích ứng với thay đổi và đối mặt với các thách thức trong quá trình triển khai. Đối với mọi tổ chức hoặc dự án, quá trình này không chỉ giúp họ đạt được mục tiêu mà còn là chìa khóa để duy trì sự bền vững và phát triển, hạn chế những xung đột trong quá trình phối hợp.  

3 tips để lập kế hoạch và tổ chức hiệu quả

Thiết lập mục tiêu kế hoạch với mô hình SMART 

Mô hình SMART là công cụ hữu ích để thiết lập kế hoạch và tổ chức thực hiện mục tiêu hiệu quả. Các kế hoạch sẽ được xây dựng dựa trên 5 yếu tố: 

• Specific (Cụ thể): Các mục tiêu đưa ra cần được xác định rõ ràng và cụ thể bằng con số để đảm bảo các cá nhân và toàn đội nhóm hiểu rõ định hướng chung.  
• Measurable (Có thể đo lường): Mục tiêu kế hoạch cần có phương pháp để đo lường cụ thể, từ đó giúp doanh nghiệp theo dõi được tiến trình hoạt động.  
• Achievable (Khả thi): Mục tiêu và kế hoạch cần đảm bảo tính khả thi trong phạm vi doanh nghiệp. Nhiệm vụ không nên quá khó (dễ khiến nhân sự nản chí) hoặc quá dễ (để nhân sự có động lực chinh phục thử thách).  
• Relevant (Liên quan): Các mục tiêu cần phải có sự gắn kết với nhau để đảm bảo tính thống nhất trong tổng thể kế hoạch chung. Điều này sẽ đảm bảo được tính hiệu quả và chắc chắn rằng công việc đang góp phần vào mục tiêu chung.  

• Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu cần có thời gian cụ thể để bạn cùng đội nhóm theo sát tiến trình hoạt động.  

Thiết lập kế hoạch theo mô hình SMART sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát gắn với từng mốc thời gian cụ thể cho các mục tiêu đề ra, từ đó phân bổ sự tập trung đúng mức và hành động đúng hướng.  

Xây dựng kế hoạch chi tiết dựa vào mô hình 5W-1H 

Phương pháp 5W1H là bộ kỹ thuật câu hỏi dùng để khai thác thông tin và tìm hiểu thông tin một cách kỹ lưỡng. Bằng cách đặt ra 6 câu hỏi : Who (Ai), What (cái gì), When (Khi nào), Where (ở đâu), Why (tại sao), và How (Như thế nào). Mỗi câu hỏi đại diện cho một mặt của vấn đề, giúp chúng ta phân tích và hiểu sâu hơn về bối cảnh mục tiêu. Cụ thể: 

• What: Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu cốt lõi hoặc mục tiêu ngay trong hiện tại. Hiểu về “What” sẽ giúp bạn có nền tảng để trả lời các câu hỏi tiếp theo.  
• Why: Khi bạn đã hiểu rõ điều gì đang xảy ra, hãy đi sâu vào lý do, động cơ hoặc nguyên nhân đằng sau kế hoạch này, từ đó đưa giải thích về mục đích và mục tiêu tổng thể của kế hoạch.  
• Who: Sau khi hiểu “tại sao”, hãy xác định các cá nhân hoặc các bên liên quan có liên quan trong khi thực hiện kế hoạch  
• Where: Xác định vị trí nơi tổ chức mục tiêu. Yếu tố này đặc biệt quan trọng với những nhiệm vụ gắn liền với các địa điểm.   
• When: Xác định thời gian bắt đầu, kết thúc của kế hoạch và từng mục tiêu đi kèm.    
• How: Mô tả cách thức thực hiện các hoạt động và nhiệm vụ trong kế hoạch, bao gồm cả các phương pháp, công cụ, và tài nguyên mà bạn hoặc đội nhóm sẽ sử dụng. 

5W1H là một công cụ “nhỏ mà có võ” với cách tiếp cận khoa học. Cách tiếp cận tuần tự này cho phép bạn xây dựng sự hiểu biết toàn diện, bắt đầu từ vấn đề cốt lõi (cái gì) và tiến triển qua các khía cạnh khác nhau (tại sao, ai, ở đâu, khi nào) trước khi xác định hướng hành động tốt nhất (như thế nào). Tuy nhiên, chúng ta vẫn cần linh hoạt và điều chỉnh trình tự dựa trên bối cảnh hoặc mục tiêu cụ thể.  

Xem thêm: 2 nguyên tắc lập kế hoạch giúp mọi nhân viên “vượt ải” áp lực công việc 

Quản trị rủi ro với mô hình 2C 

Quản trị rủi ro là một phần không thể thiếu khi thực hiện kế hoạch và thiết lập mục tiêu. Mô hình 2C nhấn mạnh hai yếu tố chính: 

• Control (Kiểm soát) 

Người lập kế hoạch sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo công việc đi đúng hướng và mọi hoạt động được thực hiện gắn kết chặt chẽ với mục tiêu chung.  

Mọi công cụ kiểm soát dùng để quản lý thời gian, tài chính, nhân lực và phạm vi công việc được sử dụng để giúp quá trình cộng tác hiệu quả.  

Đo lường tiến độ dự án để đảm bảo hoạt động không lệch so với kế hoạch ban đầu và dễ dàng xử lý khi có tình huống phát sinh. 

• Check (Kiểm tra) 

Xác định phương pháp kiểm tra, bao gồm: công cụ sử dụng, người thực hiện và tiêu chí đánh giá, giám sát. 

Tần suất kiểm tra được xác định theo ngày, tuần, tháng hoặc theo lịch trình dự án để đảm bảo thông tin được cập nhật thường xuyên. 

Làm thế nào để trở thành người lập kế hoạch và tổ chức hiệu quả

Để làm chủ kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả, ngoài bắt đầu thực hành với 3 tips ở trên, bạn có thể lựa chọn tham gia khóa học “Kỹ năng lập kế hoạch” của Ngân hàng khóa học SkillHub.  

Khóa học trên không chỉ dành cho cá nhân, mà còn phù hợp với các tổ chức muốn đào tạo nhân sự để cải thiện khả năng lập kế hoạch, tổ chức công việc. Tham gia vào khóa học, ngoài những kiến thức cơ bản về các bước lập kế hoạch, công cụ đặt mục tiêu, nhân sự của bạn còn được trang bị “cẩm nang” xử lý các tình huống thực tế qua bài giảng, video minh họa hấp dẫn. Từ đó giúp học viên nhớ lâu, dễ thực hành và thuận lợi áp dụng trong thực tế. Đây chắc chắn là một khoản đầu tư hoàn toàn xứng đáng!  

Kết 

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả đòi hỏi sự tập trung và quản lý kỹ lưỡng từ bạn, nhưng cũng đồng thời mang lại những kết quả tích cực và đạt được mục tiêu mong muốn. Hi vọng những thông tin hữu ích mà OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam cung cấp đã giúp bạn hiểu thêm về kỹ năng này và có những bước cải thiện rõ rệt trong công việc.