Quá trình lựa chọn LMS phù hợp thường đòi hỏi doanh nghiệp phải bỏ ra khá nhiều công sức. Đặc biệt là trước khi triển khai hệ thống quản lý học tập, doanh nghiệp cần có ý tưởng rõ ràng về chi phí cần bỏ ra để đảm bảo quy trình đào tạo đạt được hiệu quả cao nhất. Dưới đây là các tips giúp doanh nghiệp xác định ngân sách LMS một cách cụ thể, cùng OES tìm hiểu nhé!

Xem thêm: 7 cách đánh giá giao diện người dùng LMS khi dùng demo LMS

Cân nhắc chi phí thiết lập hệ thống và bảo trì liên tục khi xác định ngân sách LMS

Ngoài những chi phí cho số lượng người dùng đã đăng ký khoá học, doanh nghiệp cũng nên chú ý đến những chi phí cơ bản khác như chi phí thiết lập hệ thống hay phí bảo trì liên tục. 

Có những đơn vị cung cấp tính phí trọn gói đối với mỗi người dùng, còn có một số đơn vị khác sẽ tính riêng từng khoản và có chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng. Khi đó, hoá đơn bảo trì sẽ trở thành một vấn đề lớn với các khoản như phí nâng cấp hệ thống hoặc mua các tiện ích bổ sung, phí phát triển nội dung tùy chỉnh, phí mua bản cập nhật,… 

Tóm lại, đó là tất cả các chi phí cơ bản mà doanh nghiệp phải tính xác định ngân sách LMS của mình.

Hãy kiểm tra tài khoản người dùng đang hoạt động hiện tại khi xác định ngân sách LMS

Một số đơn vị cung cấp LMS sẽ tính phí cho tất cả người dùng ngay khi đăng ký, kể cả đối với những trường hợp không chủ động truy cập vào nền tảng. Trong khi đó, một số đơn vị cung cấp LMS khác, cụ thể là Welearning sẽ chỉ tính phí đối với những tài khoản đã truy cập. 

Do vậy, để loại trừ chi phí tốn kém vào những tài khoản không truy cập, doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra trên tất cả các tài khoản người dùng. Đồng thời doanh nghiệp cũng nên xác định rõ một số vấn đề như cần bao nhiêu nhân viên đáp ứng được với chương trình đào tạo, nhân viên có cần truy cập tài nguyên đào tạo mỗi tháng không,…

Xem xét doanh thu định kỳ hàng năm và tổng chi phí đào tạo của doanh nghiệp khi xác định ngân sách LMS

Khi đã rõ ràng về số lượng tài khoản người dùng LMS cũng như giải quyết được chi phí thiết lập và bảo trì, đây là lúc doanh nghiệp nên xác định khoản ngân sách LMS cụ thể dựa trên doanh thu định kỳ hàng năm. Hãy tự hỏi doanh nghiệp có thể phân bổ bao nhiêu phần trăm doanh thu cho các hoạt động đào tạo và đặc biệt là cho LMS?

Luôn dự trù chi phí phát sinh phòng trường hợp cần mở rộng số lượng nhân viên

Trong một vài trường hợp, khi doanh số bán hàng đột nhiên gia tăng và cần tuyển thêm các nhân viên bán hàng mới, hoặc khi quyết định mở rộng sang một thị trường mới,… doanh nghiệp chắc chắn sẽ phải bổ sung thêm đối tượng đào tạo. 

Chính vì vậy, hãy luôn dự trù một khoản ngân sách LMS cho mỗi người dùng nhằm tránh trường hợp phải trả thêm quá nhiều chi phí. 

Để ước tính được chính xác nhất, doanh nghiệp cần có chi phí kỳ vọng thực tế cho mỗi người dùng.

Đánh giá chi phí LMS hiện tại của bạn

Chi phí doanh nghiệp bỏ ra cho ngân sách LMS sẽ cung cấp những chỉ số về mức độ phân bổ cho mỗi người dùng. Điều này cũng cung cấp cho doanh nghiệp cơ hội để đánh giá lại ngân sách của mình để xem liệu có bất kỳ chi phí nào cần phải loại bỏ hay cần bổ sung thêm những nghiệp vụ, tính năng gì khác không.

Nhận thông tin đầu vào từ đội ngũ của bạn trước khi đưa ra những con số cuối cùng

Doanh nghiệp nên xem xét mọi hoạt động kinh doanh trước khi chốt số lượng người dùng và yêu cầu báo giá LMS. Hãy thu thập thông tin từ đội ngũ nội bộ doanh nghiệp như trưởng phòng, quản trị viên LMS,… Họ sẽ giúp các nhà lãnh đạo lập kế hoạch cho tương lai cũng như đưa ra số lượng chính xác các nhân viên đáp ứng cho chương trình đào tạo. Sau khi có cái nhìn tổng thể hơn về các yêu cầu LMS của mình, đây mới là lúc doanh nghiệp thêm các tài khoản người dùng và lập bảng ngân sách LMS cụ thể của bạn. 

Kết luận

Điều quan trọng nhất khi doanh nghiệp tính toán ngân sách LMS và xác định các nguồn lực nội bộ phù hợp với nhu cầu của LMS là phải dự trù tất cả các khoản chi phí, ngay cả những chi phí nhỏ nhất. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên nhìn vào bức tranh tổng thể trước khi xác định doanh thu, nhu cầu nhân sự hiện tại và sự phát triển trong tương lai. Liên hệ với OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu Việt Nam ngay hôm nay để được tư vấn kỹ lưỡng về giải pháp LMS hàng đầu ngay hôm nay!