Vì sao doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng số hóa tài liệu trong hoạt động đào tạo? - OES - CÔNG TY SỐ HÓA BÀI GIẢNG CHUYÊN NGHIỆP NHẤT VIỆT NAM
SELECT MENU
Cộng đồng E-learning

Vì sao doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng số hóa tài liệu trong hoạt động đào tạo?

Rate this post

Theo thống kê, 86% trong số 2000 doanh nghiệp của 26 quốc gia được nghiên cứu kỳ vọng đạt được việc giảm kinh phí và gia tăng lợi nhuận nhờ nỗ lực chuyển đổi số trong vòng 5 năm tới. Là điều quan trọng và cần thiết trong chuyển đổi số, số hóa tài liệu là việc bắt buộc để các doanh nghiệp hiện thực hóa nhiệm vụ trong tương lai. Trong bài viết này, OES sẽ cùng bài làm rõ lí do vì sao doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng số hóa tài liệu trong hoạt động đào tạo!

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là việc chuyển đổi thông tin, dữ liệu dưới dạng văn bản giấy thuần túy sang hình thức chuẩn tài liệu mà máy tính có thể tiếp nhận và xử lí dưới các định dạng thông tin khác nhau như hình ảnh, video,…

Khi doanh nghiệp mở rộng và phát triển với quy mô lớn hơn, khối lượng tài liệu giấy tờ sẽ tăng lên theo cấp số nhân. Do vậy, việc lưu trữ ” tài sản” khổng lồ này gây ra sự lãng phí và hao tổn nguồn lực quản lý. Từ đây, một giải pháp mang tên số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề trên.

Xem thêm: Số hóa nội dung – Tầm quan trọng với hoạt động đào tạo nội bộ của doanh nghiệp

Vì sao doanh nghiệp nên ưu tiên số hóa tài liệu?

Có nhiều lợi ích cho việc vì sao doanh nghiệp nên ưu tiên số hóa tài liệu. Bên cạnh lợi ích kinh tế, chi phí, doanh nghiệp cũng sẽ nhận được những hiệu quả về các yếu tố như:

Chia sẻ nội dung dễ dàng hơn

Hoạt động đào tạo doanh nghiệp luôn đòi hỏi sự tiếp cận, cộng hưởng và chia sẻ các nội dung trong nội bộ. Nhờ có số hóa, nhân sự và thành viên của các bộ phận có thể truy cập cũng như sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiện lợi hơn.

Tài liệu được lưu trữ an toàn với bảo mật cao

Thay vì có nguy cơ bị hư hại hoặc thất lạc tài liệu, việc số hóa thông tin giúp doanh nghiệp hạn chế những rủi ro về nhất định về việc lưu trữ và cất giữ tài liệu. Nhờ ứng dụng công nghệ, nếu chẳng may gặp trường hợp thất lạc hay mất mát, dữ liệu cũng có thể phục hồi một cách dễ dàng nhờ các tính năng nâng cao, đồng bộ hóa từ hệ thống.

Góp phần bảo vệ môi trường

Nghe có vẻ không liên quan, nhưng số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp giảm số lượng giấy hay rác thải nhất định tuồn ra môi trường. Nếu sử dụng phương pháp đào tạo truyền thống, doanh nghiệp sẽ sử dụng và cần rất nhiều giấy hay các tệp nhựa đính kèm. Số hóa tài liệu làm giảm thiểu những vấn đề trên. Tiết kiệm giấy cũng là cách để bảo vệ môi trường và làm giàu tài nguyên thiên nhiên.

Xem thêm: Lợi ích lớn khi số hóa tài liệu trong doanh nghiệp

Quy trình số hóa tài liệu cho doanh nghiệp

Khi bước vào việc thiết lập quy trình số hóa tài liệu, doanh nghiệp sẽ cần lưu ý 3 thành phần chính bao gồm: Phần mềm, thiết bị và dịch vụ số hóa. Tuy nhiên, theo từng mục đích, các doanh nghiệp sẽ có quy trình số hóa tài liệu khác nhau. Đưới đây là 5 bước chính theo quy trình chung trong hoạt động đào tạo doanh nghiệp thông thường.

1. Thu thập tài liệu 

Để bắt đầu hoạt động đào tạo, doanh nghiệp cần xây dựng nội dung, thu thập tài liệu dựa trên mục đích ban đầu được đưa ra. Có thể là tài liệu training cho nhân viên, quy định công ty, truyền thông nội bộ,…

2. Chuẩn bị tài liệu

Doanh nghiệp có thể xây dựng nội dung mới hoàn toàn trên hệ thống hoặc có thể số hóa từ các tài liệu đã có trước đó. Đối với những nội dung truyền thống cần được số hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị chỉn chu các tài liệu, phân loại và sắp xếp hợp lý.

3. Thiết lập hệ thống

Sau khi có nội dung, thông tin và tài liệu. Doanh nghiệp bắt đầu tiến hành thiết lập hệ thống theo các tiêu chuẩn được định sẵn. Đồng bộ hóa các nội dung và hình thức như mong muốn.

4.  Kiểm tra tài liệu

Ở bước thứ 4, doanh nghiệp sẽ kiểm tra lại tài liệu sau khi được số hóa đã khớp với mục đích hay mong muốn. Kiểm định chất lượng đầu ra của tài liệu

5.  Nghiệm thu

Xem thêm: 7 bước số hóa bài giảng e-Learning bằng hình thức infographic

Các tài liệu nên số hóa trong hoạt động đào tạo của doanh nghiệp

Viêc lựa chọn các tài liệu cần số hóa phụ thuộc vào nhu cầu và định hướng của từng doanh nghiệp. Không có giới hạn nào cho việc số hóa tài liệu đào tạo. Nếu doanh nghiệp có xu hướng số hóa tất cả các dữ liệu sẵn có và xây dựng thêm nền các tài liệu đào tạo mới, công ty có thể ưu tiên các loại tài liệu như:

  • Các văn bản hướng dẫn, thông báo thông tin nội bộ
  • Kế hoạch của các bộ phận, phòng, ban, tổng công ty
  • Nội dung thực thi, vận hành
  • Hoạt động truyền thông, văn hóa doanh nghiệp
  • Mẫu báo cáo

Trước khi bắt đầu số hóa tài liệu, doanh nghiệp cần cân nhắc những gì  “quan trọng” và ” kém quan trọng”. Điều này giúp  phân định sự ưu tiên khi số hóa, cũng như loại bỏ những tài liệu, thông tin không còn giá trị. 

Kết

Hoạt động số hóa tài liệu đang ngày càng được phổ biến rộng rãi. Không những các công ty, doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng hay quy mô lớn mà kể cả những doanh nghiệp vừa, nhỏ và strart-up đều đang dần quen với hình thức này trong hoạt động đào tạo. “Lốc xoáy” mang tên “Số hóa tài liệu” đang xâm nhập và dần dấn sâu vào thị trường. Hãy Liên hệ OES – Công ty CP Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam để nhận được tư vấn kỹ lưỡng nhất về e-Learning và số hóa bài giảng!

 

 

 

 

Theo dõi
Thông báo của
0 Góp ý
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Bài viết liên quan

Nhận thông báo về những Khóa học mới nhất

[contact-form-7 404 "Not Found"]

Đăng ký nhận tư vấn Khóa học

Đăng ký nhận tư vấn Khóa học

0
Rất thích suy nghĩ của bạn, hãy bình luận.x