Đào tạo có những lợi ích đáng kinh ngạc đối với động lực, khả năng duy trì và hiệu suất của nhân viên. Để tổ chức những khóa đào tạo nhân sự hiệu quả bạn cần theo dõi và đánh giá sát sao quá trình học trực tuyến của nhân viên. Vậy làm thế nào để theo dõi tiến độ học trực tuyến của nhân viên công ty bạn? Để trả lời câu hỏi này, bạn cần theo dõi quá trình đào tạo của nhân viên. Bạn cần biết có bao nhiêu nhân viên đang hoàn thành các khóa học của họ, tham gia với tài liệu và học các kỹ năng có thể thực hiện trong công việc.
Trong bài đăng này, OES sẽ không chỉ mô tả cách theo dõi quá trình đào tạo nhân viên. Chúng tôi cũng sẽ cho bạn biết chính xác chỉ số nào bạn cần theo dõi.
Xem thêm: Thiết kế bài giảng E-learning: 5 lý do bạn nên thuê ngoài thay vì tự thực hiện
Tại sao bạn cần theo dõi tiến độ của nhân viên?
Trước khi bạn bắt đầu viết ra các con số, hãy nói về lý do tại sao việc theo dõi đào tạo nhân viên lại quan trọng. Nếu bạn chỉ đang cung cấp đào tạo và sau đó quên mất nó, bạn chỉ mới thực hiện một nửa công việc. Theo dõi quá trình đào tạo nhân sự giúp:
1. Cung cấp các chương trình học tập và phát triển tốt hơn
Với các chỉ số đào tạo phù hợp, bạn sẽ có thể tìm ra nơi nhân viên gặp khó khăn trong quá trình đào tạo của họ, tài liệu nào không hiệu quả và khóa học nào không thu hút được họ.
Nhận được thông tin này, sau đó bạn có thể thiết kế lại các khóa học của mình và cải thiện trải nghiệm học tập tổng thể mà bạn đang cung cấp. Ví dụ: nếu bạn phát hiện ra rằng hầu hết nhân viên bỏ học, bạn có thể cập nhật nội dung với những ý tưởng mới và thú vị hơn hoặc thêm một số video để làm cho nó tương tác hơn.
2. Phát triển và giữ chân nhân viên của bạn
Điều này đưa chúng ta đến lý do tiếp theo. Khi nhân viên không học hỏi, họ không đạt được tiềm năng của mình. Điều này có hại cho sự phát triển cá nhân của họ – và cũng không tốt cho công việc kinh doanh.
Những nhân viên không phát triển kỹ năng và không cập nhật kiến thức sẽ ít kết nối hơn với lĩnh vực công việc của họ. Điều đó có nghĩa là họ trở nên ít gắn bó hơn với công việc của họ.
3. Xây dựng ý tưởng phát triển hệ thống LMS của bạn
Bạn có thể muốn cập nhật các chương trình đào tạo hiện có của mình để nhân viên tiếp tục gắn bó. Hoặc, bạn có thể muốn triển khai các khóa học mới để phát triển hơn nữa kỹ năng của nhân viên. Nhưng để làm được như vậy, bạn cần có sự chấp thuận của cấp trên. Và quản lý cấp trên muốn có bằng chứng rằng việc đào tạo đang hoạt động.
Đó là lúc bạn có thể thu thập các chỉ số đào tạo (ví dụ: bao nhiêu nhân viên được chứng nhận, hiệu suất của nhân viên đã tăng lên như thế nào sau khi tham gia một khóa học, v.v.) và xây dựng các báo cáo cho thấy hiệu quả của đào tạo.
Cách lựa chọn công cụ theo dõi quá trình học trực tuyến của nhân viên
1. Sử dụng LMS để theo dõi quá trình đào tạo của nhân viên
Có rất nhiều công cụ để theo dõi đào tạo cho nhân viên. Nhưng không ai trong số họ so sánh được với tiềm năng của một LMS. Nếu bạn không chắc LMS là gì hoặc cách nó được sử dụng, thì đây là một định nghĩa đơn giản.
LMS là một phần mềm đào tạo nhân viên để cung cấp các khóa học eLearning. Nó cũng có các tính năng quản trị, quản lý người dùng, tài liệu, theo dõi và báo cáo. Nếu bạn đang sử dụng LMS để cung cấp đào tạo, bạn cũng nhận được phần mềm theo dõi đào tạo miễn phí. Bạn có thể đào tạo và theo dõi tất cả ở một nơi, cùng lúc mà không gặp rắc rối với các báo cáo giấy và bảng tính khó khăn.
Xem thêm: Cách chuyển bài giảng PowerPoint thành bài giảng E-learning chuẩn SCORM bằng phần mềm iSpring Suite
2. Phần mềm theo dõi tự động
Nếu bạn đang tìm cách thu thập các chỉ số đào tạo đơn giản, chẳng hạn như thời gian nhân viên hoàn thành một khóa học, thì công cụ theo dõi có thể giúp ích.
Sử dụng các công cụ theo dõi không phải để giám sát nhân viên, mà để thu thập thông tin sẽ cho bạn thấy việc đào tạo của bạn hiệu quả như thế nào. Một số công cụ phần mềm theo dõi cũng có các tính năng để tạo báo cáo tự động. Những công cụ này là một giải pháp thay thế phức tạp hơn để theo dõi quá trình đào tạo của nhân viên trong bảng tính, đặc biệt nếu quá trình đào tạo của bạn là dựa trên lớp học. Tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn học trực tuyến thông qua công cụ đào tạo khác nhau, bạn có thể phải chuyển dữ liệu từ nền tảng này sang nền tảng khác, đây là một quá trình tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi.
Trong trường hợp đó, bạn có thể muốn tham khảo lại tùy chọn số 1 – LMS, đây là một giải pháp ít thủ công hơn và cho phép bạn giữ tất cả dữ liệu ở một nơi, bao gồm nội dung đào tạo, báo cáo, v.v.
3. Tạo mẫu Excel theo dõi đào tạo
Nếu bạn muốn khai phá trường cũ (hoặc không có ngân sách cho phần mềm đào tạo chuyên dụng), bạn luôn có thể theo dõi quá trình đào tạo của nhân viên trong Excel. Tuy nhiên, để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn một chút, bạn có thể muốn tạo một mẫu Excel hoặc Google Trang tính theo dõi đào tạo. Mẫu này phải bao gồm các hàng và cột để ghi lại thông tin như danh sách các khóa học, điểm đánh giá và thông tin chi tiết về nhân viên của bạn. Mỗi khi nhân viên hoàn thành khóa học, hãy cập nhật nhật ký đào tạo nhân viên có liên quan với tên khóa học họ đã hoàn thành và điểm đánh giá họ đạt được.
Các chỉ số quan trọng nhất để theo dõi tiến độ học trực tuyến là gì?
Một trong những lợi ích của đào tạo trực tuyến cho nhân viên là bạn có thể theo dõi tất cả các chỉ số quan trọng trên LMS của mình, đặc biệt là những chỉ số khó hoặc thậm chí không thể thu thập theo cách thủ công. Một LMS có thể là phần mềm theo dõi đào tạo nhân viên tuyệt vời – một nơi thuận tiện để cung cấp và theo dõi đào tạo cùng một lúc!
Hãy cùng xem các chỉ số hàng đầu cho hồ sơ đào tạo nhân viên của bạn:
1. Tỷ lệ hoàn thành
Chỉ số này đặc biệt quan trọng đối với việc đào tạo bắt buộc vì lý do pháp lý hoặc hiệu suất, như đào tạo về tuân thủ và giới thiệu. Hãy ghi chú lại các khóa học khi nhân viên hoàn thành chúng, để bạn biết họ nên thực hiện khóa đào tạo nào tiếp theo.
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách thiết lập cảnh báo trên hệ thống đào tạo nhân viên của mình hoặc bằng cách liệt kê các chứng chỉ trong nhật ký đào tạo nhân viên. Nếu chương trình đào tạo của bạn dựa trên lớp học, chỉ cần giữ một bảng tính theo dõi điểm chuyên cần.
2. Tiến trình khóa học
Bạn cần theo dõi tốc độ tiến bộ của nhân viên trong quá trình đào tạo của họ. Tất nhiên, nhân viên học theo tốc độ của riêng họ, nhưng khi bạn theo dõi tiến độ đào tạo của nhân viên trực tuyến, bạn có thể khám phá một số thông tin chi tiết hữu ích.
Ví dụ, khi nhân viên mất nhiều thời gian để hoàn thành một khóa học, họ có thể cần thêm một số hỗ trợ. Điều này có thể ở dạng huấn luyện và tài liệu bổ sung. Hoặc, khi nhân viên đấu tranh để vượt qua một mô-đun nhất định trong một khóa học, có thể có vấn đề với mức độ khó của mô-đun đó.
3. Điểm đánh giá
Kết hợp các bài đánh giá và bài kiểm tra vào các khóa học của bạn để bạn có thể theo dõi sự cải thiện kỹ năng và kiến thức. Những thứ này cũng không cần phải được phân loại thủ công. Với LMS phù hợp, bạn có thể tiết kiệm thời gian (và giảm khả năng mắc sai lầm) bằng cách tận dụng việc chấm điểm tự động. Bạn có thể kết hợp các câu đố tương tác với phản hồi tự động và làm cho cuộc sống của bạn (cũng như của người học) dễ dàng hơn nhiều.
4. Số lượng nhân viên cần đào tạo lại
Khi nhân viên hoàn thành các khóa học của họ nhưng không đạt được điểm đánh giá hoặc mục tiêu hiệu suất trong công việc mà họ cần, đó là thời gian để đào tạo lại. Vì vậy, hãy giữ một cơ sở dữ liệu theo dõi đào tạo về những người cần học lại các khóa học và khi nào.
Bạn cũng có thể muốn nhân viên tham gia lại một khóa học sau một khoảng thời gian nhất định để họ làm mới lại trí nhớ của mình. Điều này có thể hữu ích, chẳng hạn, trong trường hợp tham gia khóa học an ninh mạng. Bạn có thể chỉ định khóa học này cho nhân viên khi họ tuyển dụng và sau đó giữ một bảng tính hoặc lời nhắc tự động để yêu cầu họ tham gia khóa học lại sau sáu tháng.
Xem thêm: Tại sao lại nói ngân hàng khóa học giúp nuôi dưỡng linh hồn của doanh nghiệp?
Kết
Với phần mềm LMS phù hợp, bạn có thể có các khóa học, báo cáo LMS và các công cụ theo dõi khác, tất cả ở một nơi. Sử dụng LMS chính là cách tối ưu hóa chi phí đào tạo hiệu quả nhất mà bạn từng thấy.
Liên hệ OES – Công ty CP Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam về triển khai số hóa bài giảng và e-Learning.
