Để tổ chức những khóa đào tạo nhân sự hiệu quả bạn cần theo dõi và đánh giá sát sao quá trình học trực tuyến của nhân viên. Bạn muốn biết có bao nhiêu nhân viên đã hoàn thành khóa học? Bạn muốn theo dõi toàn bộ tiến độ học của các nhân viên trong công ty? Trong bài viết này OES sẽ mô tả cách theo dõi quá trình đào tạo của nhân sự cũng như giúp bạn biết chính xác chỉ số nào bạn cần theo dõi. 

Xem thêm: Thiết kế bài giảng E-learning: 5 lý do bạn nên thuê ngoài thay vì tự thực hiện

Tại sao bạn cần theo dõi tiến độ của nhân viên?

Việc theo dõi tiến độ học của nhân sự sẽ giúp bạn thu thập dữ liệu người học, họ đang học như thế nào, có tạo ra kết quả tốt nhất hay không. Từ những thông tin này bộ phận nhân sự mới có thể đánh giá khách quan về tình hình học tập của mỗi người một cách chính xác nhất. Cụ thể theo dõi quá trình đào tạo nhân sự giúp:

Cung cấp các chương trình học tập và phát triển tốt hơn

Với các chỉ số đào tạo phù hợp, bạn sẽ có thể tìm ra nơi nhân viên gặp khó khăn trong quá trình đào tạo của họ, tài liệu nào không hiệu quả và khóa học nào không thu hút được họ.

Nhận được thông tin này, sau đó bạn có thể thiết kế lại các khóa học của mình và cải thiện trải nghiệm học tập tổng thể mà bạn đang cung cấp. Ví dụ: nếu bạn phát hiện ra rằng hầu hết nhân viên bỏ học, bạn có thể cập nhật nội dung với những ý tưởng mới và thú vị hơn hoặc thêm một số video để làm cho nó tương tác hơn.

Phát triển và giữ chân nhân viên của bạn

Điều này đưa chúng ta đến lý do tiếp theo. Khi nhân viên không học hỏi, họ không đạt được tiềm năng của mình. Điều này có hại cho sự phát triển cá nhân của họ – và cũng không tốt cho công việc kinh doanh.

Những nhân viên không phát triển kỹ năng và không cập nhật kiến ​​thức sẽ ít kết nối hơn với lĩnh vực công việc của họ. Điều đó có nghĩa là họ trở nên ít gắn bó hơn với công việc của họ.

Xây dựng ý tưởng phát triển hệ thống ​​LMS của bạn

Bạn có thể muốn cập nhật các chương trình đào tạo hiện có của mình để nhân viên tiếp tục gắn bó. Hoặc, bạn có thể muốn triển khai các khóa học mới để phát triển hơn nữa kỹ năng của nhân viên. Nhưng để làm được như vậy, bạn cần có sự chấp thuận của cấp trên. Và quản lý cấp trên muốn có bằng chứng rằng việc đào tạo đang hoạt động.

Đó là lúc bạn có thể thu thập các chỉ số đào tạo (ví dụ: bao nhiêu nhân viên được chứng nhận, hiệu suất của nhân viên đã tăng lên như thế nào sau khi tham gia một khóa học, v.v.) và xây dựng các báo cáo cho thấy hiệu quả của đào tạo.

Các công cụ theo dõi quá trình học của nhân viên

Hầu hết các phần mềm hiện nay đều tích hợp năng tổng hợp số liệu, theo dõi tiến độ học của nhân viên, tạo báo cáo một cách trực quan và dễ dàng.  Dưới đây là một số công cụ theo dõi mà bạn có thể cân nhắc lựa chọn cho doanh nghiệp, tổ chức của mình.

Sử dụng LMS để theo dõi quá trình đào tạo của nhân viên

LMS là một phần mềm đào tạo nhân viên để cung cấp các khóa học eLearning. Nó cũng có các tính năng quản trị, quản lý người dùng, tài liệu, theo dõi và báo cáo. Nếu bạn đang sử dụng LMS để cung cấp đào tạo, bạn cũng nhận được phần mềm theo dõi đào tạo miễn phí. Bạn có thể đào tạo và theo dõi tất cả ở một nơi, cùng lúc mà không gặp rắc rối với các báo cáo giấy và bảng tính khó khăn.

Có rất nhiều công cụ theo dõi quá trình học tập và đào tạo của nhân viên trong đó LMS luôn được đánh giá cao. Một trong những hệ thống quản lý học tập phổ biến, nhiều tính năng và được nhiều người sử dụng nhất chính là Welearning.

Hệ thống LMS này là giải pháp chuyển đổi số của nhiều doanh nghiệp và trường học lớn tại Việt Nam như NEU, BIDV, Vietcombank… Những đơn vị sở hữu hệ thống LMS riêng biệt có thể lựa chọn tham gia các khóa học kỹ năng mềm, xây dựng và thiết kế bài giảng e-learning… để thực hiện đào tạo cho đội ngũ nhân sự của mình. Mỗi khóa học sẽ được xây dựng với nội dung bài bảng theo nhiều định dạng khác nhau.

Quan trọng nhất là việc hệ thống LMS Welearning còn có những tính năng nổi bật như: tải lên các khóa học, quản lý, theo dõi người dùng, đo lường, đánh giá hiệu quả đào tạo…

Xem thêm: Cách chuyển bài giảng PowerPoint thành bài giảng E-learning bằng phần mềm iSpring Suite

Phần mềm theo dõi tự động

Hệ thống quản lý đào tạo (TMS) là một phần mềm doanh nghiệp hỗ trợ quản lý và tổ chức các hoạt động đào tạo trong nội bộ tổ chức. Hệ thống này giúp tối ưu hóa hiệu quả của các khóa học do giảng viên và quản lý hướng dẫn. Khác với Hệ thống quản lý học tập (LMS), TMS tập trung chủ yếu vào việc quản lý đào tạo trực tiếp và các quy trình hành chính, nhắm vào đối tượng quản trị viên hơn là người học. Ngoài ra, TMS cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc theo dõi các hoạt động đào tạo như quản lý lịch trình, lập kế hoạch ngân sách và tạo báo cáo phục vụ cho việc phân tích thông tin kinh doanh.

Tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn học trực tuyến thông qua công cụ đào tạo khác nhau, bạn có thể phải chuyển dữ liệu từ nền tảng này sang nền tảng khác, đây là một quá trình tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Trong trường hợp đó, bạn có thể muốn tham khảo lại tùy chọn số 1 – LMS, đây là một giải pháp ít thủ công hơn và cho phép bạn giữ tất cả dữ liệu ở một nơi, bao gồm nội dung đào tạo, báo cáo, v.v.

Tạo mẫu Excel theo dõi đào tạo

Nếu doanh nghiệp của bạn không muốn sử dụng các hệ thống quản lý đào tạo, bạn hoàn toàn có thể theo dõi quá trình học của nhân viên bằng Excel hoặc Google trang tính. Hãy tạo ra các bảng tính để thu thập thông tin của nhân sự, tiến độ đào tạo, kết quả học tập, thi cử… Mỗi khi nhân viên hoàn thành khóa học, hãy cập nhật nhật ký đào tạo nhân viên có liên quan với tên khóa học họ đã hoàn thành và điểm đánh giá họ đạt được.

Bạn có thể tải Mẫu theo dõi công việc bằng Excel .xlsx tại đây.

Kết hợp tất cả 

Khi bạn đã biết cách theo dõi và đo lường hiệu quả đào tạo nhân viên, bước tiếp theo là tìm hiểu những gì thực sự mang lại lợi ích cho công ty của mình. Chẳng hạn, nếu ngân sách có giới hạn, bạn có thể ưu tiên một số KPI nhất định để đánh giá kết quả đào tạo trong các lĩnh vực trọng yếu. Dù bắt đầu từ đâu, việc có những chỉ số đo lường cụ thể sẽ tốt hơn là chỉ đoán xem liệu chương trình có hiệu quả hay không. Mục tiêu cuối cùng là giúp nhân viên gắn kết, có động lực và luôn dẫn đầu trong lĩnh vực. Điều chỉnh chương trình đào tạo dựa trên các chỉ số chính này sẽ giúp nâng cao giá trị mà nó mang lại.

Các chỉ số quan trọng để theo dõi tiến độ học của nhân viên?

Một trong những lợi ích của đào tạo trực tuyến cho nhân viên là bạn có thể theo dõi tất cả các chỉ số quan trọng trên LMS của mình, đặc biệt là những chỉ số khó hoặc thậm chí không thể thu thập theo cách thủ công. Một LMS có thể là phần mềm theo dõi đào tạo nhân viên tuyệt vời – một nơi thuận tiện để cung cấp và theo dõi đào tạo cùng một lúc! Hãy cùng xem các chỉ số hàng đầu cho hồ sơ đào tạo nhân viên của bạn:

Tỷ lệ hoàn thành

Chỉ số này đặc biệt quan trọng đối với việc đào tạo bắt buộc vì lý do pháp lý hoặc hiệu suất, như đào tạo về tuân thủ và giới thiệu. Hãy ghi chú lại các khóa học khi nhân viên hoàn thành chúng, để bạn biết họ nên thực hiện khóa đào tạo nào tiếp theo.

Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách thiết lập cảnh báo trên hệ thống đào tạo nhân viên của mình hoặc bằng cách liệt kê các chứng chỉ trong nhật ký đào tạo nhân viên. Nếu chương trình đào tạo của bạn dựa trên lớp học, chỉ cần giữ một bảng tính theo dõi điểm chuyên cần.

Tiến trình khóa học

Bạn cần theo dõi tốc độ tiến bộ của nhân viên trong quá trình đào tạo của họ. Tất nhiên, nhân viên học theo tốc độ của riêng họ, nhưng khi bạn theo dõi tiến độ đào tạo của nhân viên trực tuyến, bạn có thể khám phá một số thông tin chi tiết hữu ích.

Ví dụ, khi nhân viên mất nhiều thời gian để hoàn thành một khóa học, họ có thể cần thêm một số hỗ trợ. Điều này có thể ở dạng huấn luyện và tài liệu bổ sung. Hoặc, khi nhân viên đấu tranh để vượt qua một mô-đun nhất định trong một khóa học, có thể có vấn đề với mức độ khó của mô-đun đó.

Điểm đánh giá

Kết hợp các bài đánh giá và bài kiểm tra vào các khóa học của bạn để bạn có thể theo dõi sự cải thiện kỹ năng và kiến ​​thức. Những thứ này cũng không cần phải được phân loại thủ công. Với LMS phù hợp, bạn có thể tiết kiệm thời gian (và giảm khả năng mắc sai lầm) bằng cách tận dụng việc chấm điểm tự động. Bạn có thể kết hợp các câu đố tương tác với phản hồi tự động và làm cho cuộc sống của bạn (cũng như của người học) dễ dàng hơn nhiều.

Số lượng nhân viên cần đào tạo lại

Khi nhân viên hoàn thành các khóa học của họ nhưng không đạt được điểm đánh giá hoặc mục tiêu hiệu suất trong công việc mà họ cần, đó là thời gian để đào tạo lại. Vì vậy, hãy giữ một cơ sở dữ liệu theo dõi đào tạo về những người cần học lại các khóa học và khi nào.

Bạn cũng có thể muốn nhân viên tham gia lại một khóa học sau một khoảng thời gian nhất định để họ làm mới lại trí nhớ của mình. Điều này có thể hữu ích, chẳng hạn, trong trường hợp tham gia khóa học an ninh mạng. Bạn có thể chỉ định khóa học này cho nhân viên khi họ tuyển dụng và sau đó giữ một bảng tính hoặc lời nhắc tự động để yêu cầu họ tham gia khóa học lại sau sáu tháng.

Xem thêm: Tại sao lại nói ngân hàng khóa học giúp nuôi dưỡng linh hồn của doanh nghiệp?

Kết

Với phần mềm LMS phù hợp, bạn có thể có các khóa học, báo cáo LMS và các công cụ theo dõi khác, tất cả ở một nơi. Sử dụng LMS chính là cách tối ưu hóa chi phí đào tạo hiệu quả nhất mà bạn từng thấy. 

Liên hệ OES – Công ty CP Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam về triển khai hệ thống LMS – Welearing, số hóa bài giảng và e-Learning nhé.