Thời đại công nghệ lên ngôi khi chuyển đổi đang trở thành “long mạch” của toàn cầu hóa. Số hóa nội dung trở thành xu hướng được đón đầu một cách tích cực hơn bao giờ hết. Vậy bạn đã hiểu hết về thuật ngữ và công cụ tối ưu này chưa? Cơ hội và thách thách khi “số hóa nội dung” trong hoạt động đào tạo nội bộ của doanh nghiệp hiện nay như thế nào? Cùng OES tìm hiểu về vấn đề này trong bài viết dưới đây!

Xem thêm: Số hóa đào tạo hiệu quả cao cho doanh nghiệp

Số hóa nội dung là gì?

Trước hết, số hóa là phương pháp chuyển đổi thông tin và dữ liệu sang định dạng kỹ thuật số. Số hóa đóng vai trò rất lớn đối với việc lưu trữ, xử lý và truyền dữ liệu, bởi vì nó “cho phép thông tin ở mọi định dạng của tất cả các loại được thực hiện với cùng hiệu quả và cũng được xen kẽ”.

Số hóa nội dung là quá trình các nội dung được chuyển hóa thành các dạng video, hình ảnh, file tài liệu, cụ thể là định dạng kỹ thuật số cho các nội dung muốn truyền tải. Số hóa nội dung được hình thành từ khá sớm, tuy nhiên giai đoạn phát triển vượt bậc của nó tại Việt Nam là từ khi đại dịch Covid bắt đầu hoành hành năm 2018. Khi nền kinh tế và các hoạt động bị ngưng trệ, số hóa nội dung trở thành công cụ thiết yếu để vận hành hệ thống tại các doanh nghiệp, trường học, cơ quan, tổ chức,…

Trong thời đại mới hiện nay, các doanh nghiệp, tổ chức,.. đang đón làn sóng “số hóa nội dung” một cách mạnh mẽ, đưa nó trở thành một phần không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức hoạt động nội bộ cho công ty.

Xem thêm: Phân biệt sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số

Tại sao doanh nghiệp cần số hóa nội dung trong hoạt động đào tạo nội bộ?

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Áp dụng công nghệ trong các hoạt động luôn mang lại tính nhanh chóng và tiết kiệm. Số hóa nội dung là một trong những biện pháp tối ưu giúp cho chi phí dành cho đào tạo nội bộ của doanh nghiệp được tiết kiệm đáng kể. Chỉ cần đầu tư một lần, mọi thao tác và các hoạt động sẽ đi vào khuôn khổ một cách tự động hóa, có thể sử dụng liên tục và bền vững. Không những tối thiểu chi phí mà cũng tránh hao phí nguồn lực. Thay vào đó, bộ phận đào tạo không cần bỏ ra quá nhiều thời gian và công sức để thực hiện hướng dẫn cho từng nhân viên.

Dễ dàng tiếp cận

Với sự trợ giúp và can thiệp của số hóa, tất cả các nội dung sẽ được truyền tải và tiếp cận một cách dễ dàng. Quy trình làm việc và các dữ liệu liên quan đều được phân định, riêng biệt hóa rõ ràng theo từng phòng, ban, đơn vị, tránh sự trùng lặp chức năng như đào tạo truyền thống. Công nghệ lên ngôi, việc cầm trên tay những chiếc Smartphone khiến cho hoạt động đào tạo nội bộ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Tăng năng suất, hiệu quả

Để tổ chức hoạt động đào tạo nội bộ, quy trình thông thường sẽ mất khoảng 12 phút để một nhân viên tìm kiếm các tài liệu, chứng từ lưu trữ. Tuy nhiên, số hóa nội dung đơn giản hóa những công việc này chỉ còn mất khoảng một vài giây hoặc một cú “click” là mọi thông tin đã ở trong tay bạn. Bên cạnh đó, điều này mang lại hiệu quả rất cao trong quá trình lưu hành thông tin nội bộ cho công ty nhờ tính năng bảo mật an toàn từ công nghệ thiết lập hơn so với phương pháp lưu trữ truyền thống.

Xem thêm: Giá trị lợi ích e-Learning mang lại cho doanh nghiệp

Thách thức của “Số hóa” dành cho doanh nghiệp

Thiếu hụt trang thiết bị và năng lực chuyên môn

Thực tế có rất ít công ty, đơn vị có nguồn lực đủ kỹ năng, kiến thức để thực hiện số hóa nội dung một cách chuyên nghiệp. Đây là vấn đề khiến cho các doanh nghiệp dễ mắc sai sót trong quá trình thực hiện chuyển đổi dữ liệu thông tin. Hai yếu về nguồn lực là con người và trang thiết bị chắc chắn sẽ khiến doanh nghiệp cần phải bỏ ra không ít công sức và chi phí nếu muốn chương trình số hóa nội dung đào tạo đạt hiệu quả.

Nguy cơ và rủi ro bảo mật

Sau khi được số hóa, Dữ liệu sẽ phải đối mặt với nguy cơ bị sao chép và chỉnh sửa trái phép. Trên thực tế,  điều này vẫn có thể khắc phục và xử lí một cách dễ dàng đối với những chuyên gia IT, quản trị mạng nhưng lại là vấn đề nan giải đối với nhân viên không có chuyên môn kỹ thuật cao của một tổ chức, doanh nghiệp khi sử dụng số hóa nội dung. Do đó, người phụ trách quản lý cần nắm bắt và kiểm soát tốt tình hình, hiểu rõ cơ chế vận hành trước khi xảy ra sai sót ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp.

Đồng bộ hóa

Khó khăn của số hóa nội dung là việc triển khai sử dụng cơ sở dữ liệu phải đào tạo đồng bộ và có hệ thống để tất cả cán bộ, công nhân viên của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có thể sử dụng được tài liệu số đúng phương pháp và nguyên tắc.

Lưu ý khi triển khai số hóa nội dung

Để quá trình số hóa được tối ưu và tối đa cơ hội thành công, một số lưu ý nhỏ mà các cá nhân, doanh nghiệp cần nắm rõ:

• Tìm hiểu kỹ mức độ số hóa trong môi trường hiện tại và đánh giá các mối đe dọa trong tương lai.
• Phát triển tầm nhìn về cách thu hút khách hàng và đạt được tăng trưởng có lợi nhuận bằng công nghệ kỹ thuật số.
• Thiết kế kế hoạch khai thác các nguồn giá trị tốt nhất từ ​​số hóa, thêm liên kết và tăng cường liên kết trong chuỗi trải nghiệm khách hàng.
• Chuyển đổi cách tiếp cận mới để phù hợp với môi trường, thời đại.
• Phát triển đội ngũ nhân viên, ban quản lý để thực hiện số hóa một cách có hiệu quả.

Xem thêm: 5 bước làm chủ quy trình số hóa tài liệu

Lời kết

Số hóa nội dung được kỳ vọng sẽ “càn quét” thị trường trong tương lai gần và trở thành một trong những công cụ không thể thiếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn phát triển và đạt hiệu quả tối ưu trong các hoạt động kinh doanh cũng như đào tạo. 

Liên hệ OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam để nhận được tư vấn kỹ lưỡng về e-Learning, số hóa bài giảng mới nhất!