“Chuyển đổi số” là một khái niệm không còn xa lạ, đặc biệt khi ảnh hưởng của thời đại 4.0 đang len lỏi vào mọi ngóc ngách của đời sống cũng như tác động từ đại dịch COVID-19. Chuyển đổi số là một xu hướng, kéo theo việc “số hóa” cũng trở nên phổ biến. Tuy vậy, hai khái niệm chuyển đổi số và số hóa thường bị nhầm lẫn là một dù phạm vi, hình thức không hoàn toàn tương đồng. OES sẽ cùng bạn tìm hiểu và phân biệt sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số.
Xem thêm: Số hóa tài liệu e-Learning chỉ trong 4 bước
Định nghĩa về hai khái niệm số hóa và chuyển đổi số
Số hóa là gì?
Số hóa – là việc chuyển đổi các các tài liệu, nội dung ở dạng vật lý (giấy, CD,…) sang dạng kỹ thuật số, được lưu trữ và xử lý trên các phần mềm máy tính phù hợp, giúp việc tìm kiếm và lưu trữ dữ liệu dễ dàng hơn.
Xem thêm: Lợi ích lớn khi số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
Số hóa có 2 hình thức chính: số hóa tài liệu và số hóa quy trình
- Số hóa tài liệu: Là phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (giấy, sách, báo, CD…) sang dạng kỹ thuật số và được đưa vào hệ thống máy tính để sử dụng với những mục đích khác nhau. Hình thức này đã và đang trở nên phổ biến trong hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp dưới sự tác động mạnh mẽ của thời kỳ công nghệ 4.0.
- Số hóa quy trình: Là việc ứng dụng kỹ thuật số vào quy trình kinh doanh nhằm cải thiện chất lượng hoạt động, tăng năng suất và hiệu quả làm việc cũng như tiết kiệm chi phí. Số hóa quy trình đóng vai trò là yếu tố hỗ trợ, không làm biến đổi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số – là quá trình ứng dụng kỹ thuật số vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là việc thay đổi cả quy trình kinh doanh với sự can thiệp sâu của công nghệ 4.0, do đó đòi hỏi người lãnh đạo cũng cần phải thay đổi tư duy, cập nhật nhật những bước tiến mới của công nghệ để có những quyết định thay đổi chính xác.
Phân biệt sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số
Điểm giống nhau
Số hóa hay chuyển đổi số đều là việc ứng dụng công nghệ nhằm tăng năng suất, cải thiện chất lượng công việc.
Điểm khác nhau
Số hóa được coi là một nhánh nhỏ của chuyển đổi số. Cả 2 hình thức số hóa tài liệu và số hóa quy trình đều mang mục đích bổ trợ cho hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Những quy trình, giá trị cốt lõi đều được giữ nguyên, chỉ được thay đổi hình thức từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số (số hóa tài liệu) hay từ quy trình cũ sang quy trình mới có ứng dụng công nghệ (số hóa quy trình).
Ở phía chuyển đổi số, đây là một khái niệm rộng hơn và bao trùm toàn bộ số hóa ở bên trong. Điểm khác biệt lớn nhất của chuyển đổi số so với số hóa chính là việc nó mang tính thay đổi toàn bộ hệ thống, quy trình hiện có của tổ chức.
Xem thêm: 5 bước làm chủ quy trình số hóa tài liệu
Yêu cầu khi triển khai số hóa và chuyển đổi số
Mặt khác, việc triển khai số hóa và chuyển đổi số cũng có nhiều điểm khác biệt. Cụ thể:
Với số hóa, thời gian thực hiện phụ thuộc vào lưu lượng thông tin, hạ tầng và năng lực nhân sự, thường kéo dài trong một vài tháng. Đồng thời đòi hỏi nhân sự giỏi về công nghệ thông tin để xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý, vận hành trên Internet.
Với chuyển đổi số, quá trình này yêu cầu thời gian thực hiện tối thiểu từ 3-5 năm để thay đổi toàn bộ mô hình tổ chức, quy trình, hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, cần đầu tư nghiên cứu kỹ lưỡng và kế hoạch chi tiết trước khi triển khai với sự tham gia của toàn bộ nhân sự, không chỉ những bộ phận có liên quan hay cấp quản lý.
Hai khái niệm có những điểm tương đồng nhất định, nhưng hoàn toàn không phải là một. Song, cả 2 khái niệm này đều hướng tới cùng một mục đích nâng cao, cải thiện chất lượng hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp nhờ vào sự có mặt của công nghệ 4.0.
Liên hệ OES – Công ty CP Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam để được tư vấn kỹ lưỡng về số hóa bài giảng và e-Learning!
