Preboarding là một phần thiết yếu của quy trình tuyển dụng hiện đại. Hãy tìm hiểu cách bắt đầu quá trình tương tác trước ngày làm việc đầu tiên và giúp những nhân viên mới cảm thấy tự tin và được hỗ trợ. Bài viết sau đây của OES sẽ cung cấp cho đội ngũ doanh nghiệp những mẹo preboarding hiệu quả nhất hiện nay.

Xem thêm: Onboarding là gì? Bí quyết giữ chân nhân viên ngay từ ngày đầu

Tại sao doanh nghiệp cần preboarding?

Khi chào đón nhân viên mới, việc tạo ấn tượng mạnh mẽ bắt đầu sớm hơn nhiều so với ngày đầu tiên họ đi làm. Theo truyền thống, onboarding (hội nhập) bắt đầu khi một nhân viên mới bước qua cánh cửa, tuy nhiên, nhiều công ty đã nhận ra tầm quan trọng của việc bắt đầu quy trình sớm hơn. Giai đoạn sớm này được gọi là preboarding và nó đóng một vai trò quan trọng trong việc định hình cách nhân viên mới cảm nhận về công ty bạn ngay từ khi họ chấp nhận lời mời làm việc.

Preboarding là cơ hội để tương tác với nhân viên mới, giảm bớt sự lo lắng của họ và cho thấy công ty đã chuẩn bị sẵn sàng và đầu tư vào thành công của họ. Quá trình này có thể dẫn đến trải nghiệm onboarding suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Preboarding là gì?

Preboarding còn được gọi là pre-onboarding diễn ra sau khi nhân viên mới chấp nhận lời mời làm việc nhưng trước ngày chính thức bắt đầu công việc của họ. Quá trình này giúp thu hẹp khoảng cách giữa việc chấp nhận lời mời và ngày làm việc đầu tiên, làm cho nhân viên mới cảm thấy được chào đón và kết nối. Thay vì chờ đến ngày đầu tiên mới bắt đầu onboarding, preboarding cho phép bắt đầu sớm các nhiệm vụ thiết yếu và xây dựng mối quan hệ.

Các nhiệm vụ preboarding có thể bao gồm gửi các thủ tục giấy tờ cần thiết, cung cấp quyền truy cập vào cổng thông tin công ty, chia sẻ sổ tay nhân viên và giới thiệu các thành viên trong nhóm. Một số công ty cũng tặng bộ quà chào mừng, sắp xếp cuộc gọi với quản lý và cung cấp cho nhân viên mới quyền truy cập sớm vào tài liệu học tập. Mục tiêu là xoa dịu sự lo lắng trong ngày đầu tiên và làm cho nhân viên mới cảm thấy mình là một phần của nhóm trước khi họ đến.

Sự khác biệt của preboarding và onboarding

Preboarding xảy ra sau khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc và tiếp tục cho đến ngày làm việc đầu tiên của họ. Trong khi đó, onboarding thường bắt đầu vào hoặc sau ngày làm việc đầu tiên của nhân viên và kéo dài trong vài tuần hoặc vài tháng đầu tiên, tùy thuộc vào quy trình cụ thể của công ty.

Preboarding chủ yếu tập trung vào sự chuẩn bị. Quá trình này bao gồm các nhiệm vụ hậu cần và hành chính giúp nhân viên mới bắt đầu suôn sẻ. Những nhiệm vụ này có thể bao gồm hoàn thành thủ tục giấy tờ, thiết lập tài khoản và giải quyết bất kỳ mối quan tâm nào mà nhân viên mới có thể có.

Ngoài ra, đó là cơ hội để làm cho nhân viên mới cảm thấy được chào đón và giảm bớt sự không chắc chắn của họ thông qua email, video chào mừng hoặc các buổi gặp gỡ theo lịch trình với các thành viên trong nhóm.

Tuy nhiên, onboarding là giai đoạn nhân viên chính thức bắt đầu vai trò của họ, gặp gỡ đồng nghiệp và bắt đầu đóng góp vào các dự án. Quá trình này nhấn mạnh vào năng suất, kỳ vọng về hiệu suất và sự gắn kết lâu dài.

Về bản chất, preboarding đặt nền móng cho nhân viên mới, trong khi onboarding xây dựng nền tảng cho sự thành công của họ. Khi cả hai quy trình được thực hiện hiệu quả, chúng sẽ tạo ra trải nghiệm suôn sẻ và có cấu trúc hơn cho nhân viên mới, cuối cùng tăng cường khả năng giữ chân và sự hài lòng trong công việc.

Preboarding là quá trình chuẩn bị cho nhân viên mới từ khi họ chấp nhận lời mời làm việc cho đến ngày đầu tiên làm việc chính thức.

Checklist preboarding cho chuyên viên nhân sự

Preboarding hiệu quả nhất khi nó có cấu trúc và nhất quán. Một quy trình có thể lặp lại cho phép các nhóm HR cung cấp trải nghiệm nhất quán cho mọi nhân viên mới trong khi giảm thiểu các vấn đề vào phút chót. Dưới đây là bảng kiểm tra các nhiệm vụ chính mà các nhóm HR nên hoàn thành để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ trước ngày làm việc đầu tiên của nhân viên:

Email chào mừng

Bước đầu tiên là gửi một email chào mừng cá nhân hóa ngay sau khi ứng viên chấp nhận lời mời. Email có thể bao gồm một lịch trình onboarding, các liên hệ thiết yếu và các liên kết đến sổ tay nhân viên và các tài nguyên liên quan khác. Một thông điệp rõ ràng và chào đón giúp nhân viên mới cảm thấy được hỗ trợ ngay từ đầu và mang lại cho họ cảm giác thuộc về trước khi họ đến.

Chương trình onboarding

Nhân viên mới thường cảm thấy choáng ngợp khi bắt đầu một vai trò mới. Một chương trình chi tiết cho ngày đầu tiên và tuần đầu tiên có thể giúp giảm căng thẳng bằng cách cung cấp cấu trúc và sự rõ ràng. Chương trình này nên bao gồm các cuộc họp theo lịch trình, các buổi đào tạo, giới thiệu nhóm và các hoạt động định hướng. Chia sẻ thông tin này trước giúp nhân viên mới cảm thấy được chuẩn bị và cho phép họ đặt câu hỏi trước ngày làm việc đầu tiên.

Thủ tục giấy tờ trước ngày nhận việc

Một trong những phần thiết yếu nhất của preboarding là hoàn thành tất cả thủ tục giấy tờ trước ngày bắt đầu của nhân viên. HR nên gửi các biểu mẫu thuế, hợp đồng, tài liệu đăng ký phúc lợi và các giấy tờ liên quan đến tuân thủ thông qua các kênh bảo mật. Các công cụ cho phép chữ ký điện tử có thể làm cho quy trình này nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Chuẩn bị môi trường làm việc và thiết bị

Vào ngày đầu tiên của họ, nhân viên nên có máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn, thông tin đăng nhập, thẻ ra vào và bất kỳ công cụ cần thiết nào khác cho vai trò của họ. Ngoài ra, hãy xác minh rằng tất cả các tài khoản phần mềm và quyền truy cập đã được thiết lập chính xác.

Kế hoạch 30-60-90 ngày

Một kế hoạch có cấu trúc cho ba tháng đầu tiên đặt ra mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng. HR có thể hợp tác với quản lý tuyển dụng để soạn thảo một kế hoạch 30-60-90 ngày phác thảo sự thành công ở mỗi giai đoạn và bao gồm các kết quả chủ chốt, mục tiêu học tập và các mốc quan trọng.

Luôn sẵn sàng và giữ liên lạc

HR nên thường xuyên kiểm tra với nhân viên mới để trả lời câu hỏi của họ hoặc cung cấp thông tin cập nhật. Điều này có thể được thực hiện thông qua một email hoặc cuộc gọi nhanh. Giữ liên lạc với nhân viên trước ngày làm việc đầu tiên của họ củng cố sự hỗ trợ của công ty.

Mục tiêu của preboarding là giúp nhân viên làm quen với công ty thay vì để họ bỡ ngỡ vào ngày đầu tiên.

10 mẹo preboarding để có trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên mới

Preboarding có thể ảnh hưởng tích cực đến cái nhìn của nhân viên mới về công ty và chuẩn bị cho họ thành công. Dưới đây là 10 mẹo hành động để tạo ra một quy trình preboarding hiệu quả hơn:

• Xây dựng quy trình đơn giản: Quy trình preboarding nên đơn giản và dễ quản lý cho nhân viên mới để tránh làm họ choáng ngợp với quá nhiều thông tin, nhiều email hoặc số lượng lớn các biểu mẫu. Thay vào đó, hãy tập trung vào những điều thiết yếu: chi tiết đăng nhập, tài liệu cần ký và một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về những gì họ có thể mong đợi trong những ngày sắp tới.
• Cung cấp sơ lược về tuần đầu tiên: Cung cấp cho nhân viên mới ý tưởng chung về tuần đầu tiên của họ sẽ như thế nào là một trong những điều hữu ích nhất bạn có thể làm trong quá trình preboarding. Đó có thể là một chương trình ngắn bao gồm các buổi đào tạo, giới thiệu nhóm và các cuộc họp onboarding.
• Giới thiệu văn hóa công ty: HR không nên chờ đợi onboarding để giới thiệu văn hóa công ty mà nên sử dụng preboarding để cung cấp cho nhân viên mới sự tiếp xúc sớm với các giá trị của công ty. Chia sẻ các bản tin nội bộ, video hoặc một ghi chú chào mừng từ ban lãnh đạo.
• Lên lịch các cuộc họp: Nhân viên mới được hưởng lợi từ các tương tác sớm, thông thường với đồng nghiệp của họ. Các nhóm HR có thể lên lịch các cuộc trò chuyện cà phê ảo hoặc trực tiếp không trang trọng với các thành viên trong nhóm, người cố vấn hoặc quản lý để thúc đẩy giao tiếp cởi mở. Những cuộc trò chuyện thoải mái này khuyến khích nhân viên xây dựng mối quan hệ, cho phép nhân viên mới đặt câu hỏi trong một môi trường ít áp lực và làm cho các cuộc họp chính thức cảm thấy quen thuộc hơn.
• Đa định dạng tài liệu preboarding: Không phải mọi thứ đều cần ở dạng giấy tờ và tài liệu. Bạn có thể tăng cường quy trình preboarding bằng cách kết hợp video và bộ quà chào mừng. Một số công ty cũng tạo các chuyến tham quan kỹ thuật số về văn phòng hoặc hồ sơ một ngày làm việc của nhân viên để làm cho trải nghiệm thú vị hơn.
• Kiểm tra thường xuyên: Kiểm tra thường xuyên chẳng hạn như các cuộc gọi hàng tuần hoặc email ngắn gọn, thể hiện rằng bạn quan tâm và luôn chuẩn bị sẵn sàng. Những điều này không cần phải dài dòng, nhưng nên có chủ đích và hỗ trợ.
• Xoa dịu sự lo lắng: Để giúp xoa dịu sự lo lắng cho nhân viên mới vào ngày đầu tiên của họ, điều quan trọng là phải chủ động cung cấp thông tin. Truyền đạt rõ ràng nơi họ nên đến, những vật phẩm họ cần mang theo, cách đăng nhập vào email của họ và ai sẽ là người liên hệ chính của họ.
• Tận dụng công nghệ: Các nền tảng onboarding nhân viên, phần mềm ký tài liệu, hệ thống quản lý học tập (LMS) và các công cụ giao tiếp nội bộ có thể đơn giản hóa và tăng cường trải nghiệm preboarding.
• Tùy chỉnh preboarding: Không phải mọi vai trò hoặc nhân viên đều yêu cầu cùng một quy trình preboarding. HR nên điều chỉnh cách tiếp cận của mình dựa trên vị trí, bộ phận và địa điểm của nhân viên mới.
• Thu thập và hành động theo phản hồi: Sau khi nhân viên bắt đầu quy trình onboarding, hãy hỏi họ về trải nghiệm preboarding của họ. Cụ thể, về những khía cạnh nào đã hoạt động tốt và liệu có bất cứ điều gì có thể đơn giản hơn hoặc hữu ích hơn không. Theo thời gian, việc thực hiện những thay đổi nhỏ dựa trên phản hồi này sẽ dẫn đến cải tiến liên tục và quy trình preboarding hiệu quả hơn.

Xem thêm: 6 tips giúp phát triển quy trình onboarding cho nhân sự Hybrid

Kết luận

Preboarding là gì? Đó là giai đoạn quan trọng diễn ra sau khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc và trước ngày chính thức bắt đầu công việc. Bằng cách xử lý các thủ tục giấy tờ, cung cấp thông tin và giới thiệu văn hóa sớm, preboarding giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, giảm bớt lo lắng trong ngày đầu tiên và thiết lập nền tảng vững chắc cho quá trình hội nhập sau này. Đây là một chiến lược then chốt giúp tăng tỷ lệ giữ chân và sự gắn kết lâu dài của nhân viên.

Để tối ưu hóa quá trình preboarding và đảm bảo trải nghiệm nhất quán cho mọi nhân viên mới, một hệ thống quản lý học tập (LMS) hiệu quả là cần thiết. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu cách OES có thể biến preboarding từ một gánh nặng thành lợi thế tuyển dụng của doanh nghiệp bạn.