Bạn có biết rằng 20% nhân viên mới thường rời bỏ công ty chỉ sau 45 ngày đầu tiên? Nguyên nhân chính nằm ở quy trình hội nhập chưa hiệu quả. Vậy onboarding là gì và tại sao đây lại được xem là chìa khóa giữ chân nhân tài, giúp họ gắn bó và phát huy hết khả năng từ ngày đầu tiên? Hãy cùng OES tìm hiểu và phân tích chi tiết trong bài viết này! 

Xem thêm: Tất tần tật về onboarding là gì? Xu hướng onboarding mới nhất hiện nay 

Onboarding là gì?

Onboarding là quá trình hội nhập và làm quen dành cho nhân viên mới trong doanh nghiệp, giúp họ hiểu về văn hóa công ty, nắm bắt quy trình làm việc, công cụ, kỹ năng cần thiết và xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp. Mục tiêu của onboarding là giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi, phát huy hiệu quả công việc và gắn bó lâu dài với tổ chức.

Quá trình onboard thường sẽ bắt đầu khi nhân viên mới ký hợp đồng và kéo dài đến một khoảng thời gian nhất định. Thông thường, quá trình này kéo dài từ vài ngày đến vài tuần. Trong khoảng thời gian onboard, người mới sẽ được giới thiệu với các thành viên trong công ty, tiếp nhận thông tin, vai trò, nhiệm vụ của mình. Đồng thời, nhân sự được đào tạo về quy trình làm việc, tham gia các hoạt động trong công ty…

Mục tiêu của onboard là giúp nhân viên mới nhanh chóng hiểu, hòa nhập và thích nghi môi trường làm việc mới. Đồng thời cũng tạo cho nhân sự một cảm giác được chào đón giúp họ cảm thấy tự tin, có cảm giác gắn bó và tăng khả năng đóng góp vào doanh nghiệp từ giai đoạn ban đầu.

Onboarding là gì? Onboarding là quá trình hội nhập và làm quen dành cho nhân viên mới

Các bước trong quy trình Onboarding là gì?

Theo nghiên cứu từ Brandon Hall Group, nếu một doanh nghiệp có quy trình onboarding hiệu quả sẽ tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên lên tới 82% và nâng cao năng suất hơn 70%. Các công ty cần linh hoạt trong cách tiếp cận và cung cấp những chương trình onboard phù hợp để nhân sự mới nhanh chóng hòa nhập với văn hóa và môi trường làm việc.

Pre-boarding (Trước khi nhận việc)

Đầu tiên, để giúp một nhân sự mới cảm thấy được chào đón thì hãy bắt đầu bằng hoạt động pre-boarding:

• Gửi email chào mừng và thông tin cần biết trước khi làm việc: Thông tin bao gồm giới thiệu cơ bản về công ty, sản phẩm, dịch vụ, trang thiết bị được cung cấp, lịch trình cho ngày và tuần đầu tiên…
• Giới thiệu người quản lý trực tiếp: Đây sẽ là người làm đồng hành cùng nhân sự mới trong suốt quá trình làm việc nên việc kết nối giữa hai bên là rất quan trọng.
• Các thủ tục hành chính: Phòng hành chính nhân sự cần chuẩn bị đầy đủ các thủ tục hành chính như đồng lao động, thẻ nhân viên… trước khi nhân sự mới bắt đầu làm việc.
• Cung cấp thông tin về công việc: Nhân sự mới cần được cung cấp đầy đủ thông tin về công việc như nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu… để có sự chuẩn bị tốt nhất cho ngày đầu tiên làm việc.
• Giải đáp các thắc mắc của nhân sự như: Vị trí chỗ gửi xe, quy định về đồng phục, văn hóa ăn trưa trên công ty,... Hay đơn giản là bất kỳ thắc mắc nào của nhân sự trước khi chính thức làm việc.

Đào tạo hội nhập giúp nhân viên mới làm quen môi trường và đồng nghiệp xung quanh

Ngày đầu tiên làm việc

Chào đón nhân sự ngày đầu tiên là bước quan trọng để họ có thể hòa nhập vào môi trường mới. Lúc này, nhân sự mới chưa quen thuộc với ai trong công ty và cũng chưa nắm vững cách làm việc hàng ngày. Vì vậy một chương trình định hướng rõ ràng (Orientation Day) là rất cần thiết để giúp họ nhanh chóng làm quen với môi trường mới.

Đào tạo hội nhập giúp nhân viên mới làm quen môi trường và đồng nghiệp xung quanh

Những nhân tố cần thiết trong ngày đầu tiên nhân sự mới đến nhận việc như:

• Phòng nhân sự: Đảm nhận việc giới thiệu nhân viên mới với các phòng ban khác, cung cấp thông tin về lịch sử phát triển, văn hóa doanh nghiệp, và sơ đồ tổ chức công ty. HR cũng sẽ chịu trách nhiệm thu thập hồ sơ và giấy tờ cần thiết, đảm bảo quy trình tuyển dụng được hoàn tất đúng theo quy định của công ty.
• Bộ phận đào tạo: Chuẩn bị và thông báo chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới. Họ tổ chức các buổi đào tạo và đánh giá sau đó để đảm bảo rằng nhân viên đã nắm bắt được các thông tin, quy trình và kỹ năng cần thiết để bắt đầu công việc hiệu quả.
• Quản lý: Là cầu nối quan trọng trong việc giới thiệu nhân viên mới với nhóm làm việc. Họ chia sẻ các tiêu chuẩn công việc, kỳ vọng và phương pháp phối hợp trong nhóm để đạt được hiệu quả công việc tối ưu.
• Đồng nghiệp làm việc trực tiếp: Là người hỗ trợ hàng ngày, trả lời các thắc mắc của nhân viên mới và giúp họ cảm thấy tự tin, thoải mái trong quá trình hòa nhập.

Training nhân sự mới

Training sẽ trang bị cho nhân viên mới những kiến thức và kỹ năng chuyên môn cần thiết để đảm nhận tốt vai trò của mình. Đây là giai đoạn giúp nhân viên tự tin và sẵn sàng bắt đầu công việc với hiểu biết sâu rộng hơn về vị trí và trách nhiệm của họ.

Training nhân sự mới về các kỹ năng chuyên môn và công việc cần đảm nhận

Các nội dung có thể triển khai ở giai đoạn training nhân sự này bao gồm:

• Kiến thức về sản phẩm/dịch vụ: Nhân viên cần hiểu rõ sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, bao gồm tính năng, lợi ích và khách hàng mục tiêu để có thể tư vấn, bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ một cách hiệu quả và chính xác.
• Hiểu biết về quy trình vận hành: Nắm vững các quy trình nội bộ như quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng, hoặc quy trình sản xuất. Đây là nền tảng để họ có thể làm việc theo đúng tiêu chuẩn và đảm bảo sự nhất quán trong hoạt động của doanh nghiệp.
• Sử dụng công cụ và phần mềm: Việc thành thạo các công cụ và phần mềm hỗ trợ trong công việc là điều cần thiết để nhân viên làm việc hiệu quả. Đào tạo về công cụ giúp họ dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày và giảm thiểu các lỗi do không hiểu cách vận hành.
• Kỹ năng mềm: Bên cạnh kỹ năng chuyên môn, nhân viên cần phát triển các kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề… Đây là những yếu tố then chốt giúp họ thích nghi tốt hơn với môi trường làm việc và hợp tác hiệu quả với đồng nghiệp.

Sau khi nhân sự đã vào làm việc

Trong quy trình Onboarding, giai đoạn Hỗ trợ liên tục (Ongoing Support) là bước cuối cùng giúp nhân viên mới chuyển từ giai đoạn thử việc sang trở thành nhân viên chính thức của công ty. Thời gian của giai đoạn này thường kéo dài từ 2 đến 6 tháng, tùy thuộc vào yêu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp.

Luôn luôn hỗ trợ nhân sự nhiệt tình sau khi đã nhận việc

Các hoạt động chính trong giai đoạn ongoing support:

• Tạo điều kiện học tập và phát triển: Doanh nghiệp cần tiếp tục tạo điều kiện cho nhân viên phát triển kỹ năng và kiến thức thông qua các chương trình đào tạo, hội thảo, hoặc tham gia các dự án thực tế. Đây là cơ hội để nhân viên mới củng cố kiến thức và tiếp thu thêm kinh nghiệm để đạt hiệu suất cao trong công việc.
• Hỗ trợ kịp thời trong công việc: Nhân viên mới có thể vẫn gặp những thách thức trong quá trình làm việc. Vì vậy, sự hỗ trợ từ phía quản lý và các đồng nghiệp là vô cùng quan trọng. Hỗ trợ kịp thời sẽ giúp họ giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, tránh để những khó khăn kéo dài ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
• Đánh giá hiệu suất: Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đánh giá định kỳ để xem xét hiệu suất công việc của nhân viên. Việc đánh giá sẽ giúp xác định những điểm mạnh cần phát huy và những điểm yếu cần cải thiện. Dựa vào kết quả đánh giá, quản lý có thể xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân phù hợp cho từng nhân viên mới, giúp họ phát triển lâu dài.

Lợi ích của hoạt động Onboarding trong doanh nghiệp

Một quy trình Onboarding hiệu quả không chỉ giúp nhân viên mới làm quen nhanh chóng mà còn mang lại nhiều giá trị bền vững cho doanh nghiệp. Cụ thể:

• Tăng tốc độ thích nghi: Nhân viên mới hiểu rõ văn hóa, quy trình, công cụ làm việc ngay từ những ngày đầu
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi được trang bị đầy đủ thông tin và kỹ năng, nhân viên sẽ nhanh chóng phát huy vai trò
• Giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm: Onboarding tốt giúp nhân viên cảm thấy gắn bó, từ đó hạn chế tình trạng rời bỏ trong 3-6 tháng đầu
• Tăng mức độ gắn kết: Nhân viên mới dễ hòa nhập với đồng nghiệp, tạo động lực làm việc nhóm và xây dựng tinh thần tập thể
• Nâng cao thương hiệu tuyển dụng: Một trải nghiệm onboarding tích cực sẽ để lại ấn tượng tốt, giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài
• Tiết kiệm chi phí nhân sự: Giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo lại do hạn chế vòng lặp tuyển - nghỉ

Xem thêm: Tất tần tật về onboarding là gì? Xu hướng onboarding mới nhất hiện nay 

Các chiến lược để tối ưu hóa quy trình Onboarding

Khảo sát từ Gallup cho biết, có đến 88% nhân sự không hài lòng với trải nghiệm Onboarding khi họ bắt đầu tại một môi trường mới. Có khá nhiều trường hợp nhân sự mới đến công ty nhưng không nắm được đầy đủ các quy định và nguyên tắc làm việc tại công ty, điều này vô hình chung tạo ra ấn tượng không tốt cho nhân sự trong ngày đầu tiên nhận việc. Để quy trình Onboarding trở nên hiệu quả hơn các doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp tối ưu dưới đây.

Chào đón nhân sự mới bằng nhiều hình thức

Hãy tạo ra một bầu không khí thoải mái để buổi giới thiệu nhân sự mới được thoải mái hơn, thay vì những lời giới thiệu trịnh trọng và khô khan hãy trò chuyện và chia sẻ với nhân sự mới. Và cùng đừng quên mời nhân sự mới tham gia ăn trưa, đặt nước uống… cùng mọi người nhé.Bên cạnh đó, trên bảng tin nội bộ của công ty hoặc email cũng nên đăng thông báo để tất cả mọi người đều nắm được thông tin của nhân dự mới.

Chào đón nhân vật mới bằng nhiều hình thức

Xây dựng chương trình đào tạo bài bản

Một quy trình Onboarding bài bản sẽ mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức như:

• Giúp người mới nhanh chóng hòa nhập với môi trường và văn hóa làm việc của công ty.
• Giảm bớt chi phí đào tạo sau này.
• Giúp nhân sự không cảm thấy quá lo lắng hay căng thẳng khi ngày đầu tiên làm việc tại một môi trường mới
• Giảm tỷ lệ nhân sự nghỉ việc
• Khẳng định một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đáng để gắn bó lâu dài

Định hướng kế hoạch tương lai rõ ràng

Trước khi bắt đầu Onboarding, doanh nghiệp cần nắm bắt mục tiêu, định hướng nghề nghiệp của nhân sự mới từ đó đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp. Việc này sẽ thúc đẩy và nâng cao sự cống hiến của nhân viên mới cũng như tạo điều kiện cho họ phát triển nhiều hơn.

Định hướng kế hoạch tương lai rõ ràng cho nhân sự mới

Kế hoạch tương lai cần được xây dựng cụ thể và chi tiết gồm các mốc thời gian và mục tiêu cụ thể. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần thường xuyên cập nhật lộ trình tương lai để phù hợp với sự thay đổi của tổ chức và nhu cầu nhân sự.

Xây dựng quy trình Onboarding thông minh cùng OES

OES là đơn vị tiên phong trong việc cung cấp các giải pháp số hóa và hệ thống quản lý đào tạo (LMS), hỗ trợ các tổ chức và doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình đào tạo nhân sự. Với hệ thống e-Learning hiện đại, OES giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất đào tạo, tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng giảng dạy đồng nhất.

Trong gần một thập kỷ hoạt động trong lĩnh vực số hóa đào tạo, OES đã hợp tác với nhiều khách hàng lớn trong đa dạng ngành nghề, từ giáo dục, tài chính, đến sản xuất và công nghệ. Chúng tôi đã triển khai rất nhiều dự án e-Learning thành công, mang đến giải pháp tối ưu cho hàng nghìn doanh nghiệp và tổ chức.

OES hiểu rằng quy trình onboarding đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân sự mới nhanh chóng hòa nhập và phát huy năng lực. Vì vậy, hệ thống e-Learning của OES giúp doanh nghiệp:

• Chuẩn hóa quy trình onboarding, đảm bảo thông tin nhất quán cho toàn bộ nhân viên.
• Tăng tốc độ thích nghi bằng các khóa học trực quan, mô phỏng tình huống thực tế.
• Giám sát hiệu quả đào tạo với báo cáo chi tiết, đánh giá mức độ tiếp thu của nhân viên mới.
• Giảm tải chi phí và thời gian so với phương pháp đào tạo truyền thống.

Kết luận

Hy vọng bài viết trên đã đưa ra cái nhìn tổng quan hơn về Onboarding là gì và quy trình chào đón nhân sự hoàn chỉnh nhất. Đây không chỉ là thủ tục chào đón nhân viên mới mà là cả một hành trình chiến lược giúp doanh nghiệp gieo mầm gắn kết, nuôi dưỡng hiệu suất và giữ chân nhân tài. Doanh nghiệp nào làm tốt bước này sẽ luôn có lợi trong việc xây dựng đội ngũ vững mạnh và phát triển dài lâu.

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa quy trình Onboarding, OES chính là lựa chọn đáng cân nhắc. Với hệ thống LMS hiện đại, ngân hàng khóa học kỹ năng đa dạng và khả năng số hóa nội dung đào tạo, OES giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi, đồng thời hỗ trợ HR tiết kiệm thời gian và chi phí. Để biến "ngày đầu tiên" của nhân viên trở thành bước khởi đầu trọn vẹn, hãy để OES đồng hành cùng bạn.