Là một ứng dụng văn phòng được phát triển bởi Microsoft, Power BI được đánh giá là công cụ phân tích dữ liệu tốt nhất thế giới (Theo Gartner), mang đến giải pháp pháp xử lý, phân tích và chuyển đổi dữ liệu toàn diện dành cho mọi tổ chức, doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng OES tìm hiểu về PowerBI và ứng dụng của công cụ này trong việc trực quan hóa dữ liệu học tập cho doanh nghiệp.   

Xem thêm: Cách đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên dữ liệu trong L&D (Phần 1)

Power BI là gì?

Power BI (Power Business Intelligence) là công cụ phân tích và trực quan hóa dữ liệu được hơn 2 triệu cá nhân, tổ chức sử dụng trên toàn thế giới. Power BI có khả năng kết nối và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để chuyển hóa thành một mô hình dữ liệu thống nhất. Bằng cách này, người dùng có thể xây dựng biểu đồ, đồ thị trực quan, sinh động, từ đó nhận thấy sự tương quan và xu hướng trong thông tin này.  

Power BI bao gồm 3 thành phần hoạt động cùng nhau: 

• Power BI Desktop: Phần mềm trên Windows giúp xử lý, tập hợp và xây dựng mô hình dữ liệu dùng để trực quan hóa dữ liệu cho các báo cáo. 
• Power BI Apps: Ứng dụng di động dành cho Android và iOS, giúp người dùng truy cập và tương tác với báo cáo mọi lúc mọi nơi. 
• Dịch vụ đám mây Power BI Service (Power BI Online): Lưu trữ dữ liệu, báo cáo, dashboard, cho phép người dùng truy cập và chia sẻ thông tin dễ dàng. 
• Power BI Report Server: Xuất bản báo cáo sau khi hoàn thành lên hệ thống Power BI Server của công ty. 

Xem thêm: Power BI là gì? Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động L&D bằng công cụ Power BI cho doanh nghiệp

Những tính năng vượt trội của công cụ phân tích dữ liệu Power BI so với Excel

Đối với các tổ chức doanh nghiệp tại Việt Nam, Excel là công cụ phổ biến được sử dụng để xây dựng các báo cáo kinh doanh. So với Excel, công cụ phân tích dữ liệu Power BI có những tính năng vượt trội về khả năng tổ chức và trực quan hóa thông tin, cụ thể: 

Khả năng xử lý dữ liệu lớn – Tính năng vượt trội của công cụ phân tích dữ liệu Power BI so với Excel

Mặc dù là công cụ phổ biến trong nhiều doanh nghiệp, tuy nhiên phiên bản Excel 2003 giới hạn khả năng xử lý trong 65.000 dòng dữ liệu, còn bản Excel từ 2007 giới hạn khoảng 1 triệu dòng.  

Đứng trước khối lượng thông tin khổng lồ tại doanh nghiệp cần được lưu trữ và xử lý, sự giới hạn dữ liệu của Excel bộc lộ nhiều bất cập, dễ dẫn đến tình trạng treo máy, xử lý chậm chạp hoặc không thể xử lý được. Power BI “vụt sáng” như một giải pháp thay thế hiệu quả với khả năng xử lý khối lượng dữ liệu tối đa lên đến 10 triệu dòng.   

Truy cập nhiều nguồn dữ liệu và xử lý tự động – Một trong những tính năng vượt trội của công cụ phân tích dữ liệu Power BI so với Excel

Thông thường, việc làm báo cáo trên Excel diễn ra theo quy trình sau: thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau; Xử lý dữ liệu phù hợp với yêu cầu báo cáo; Tạo báo cáo bằng công cụ Chart của Excel. Quá trình làm thủ công, copy/paste và nhập công thức khó tránh khỏi những bất tiện và hạn chế khi phải thay đổi/cập nhật dữ liệu mới. 

Nhờ sự xuất hiện của công cụ phân tích dữ liệu Power BI, người dùng chỉ cần nhập dữ liệu mới vào và click “Refresh”, thì toàn bộ bản báo cáo và biểu đồ đã được thay đổi tùy theo cập nhật. 

Khả năng chia sẻ và tích hợp thông qua ứng dụng web/di động 

Cùng nằm trong hệ sinh thái sản phẩm văn phòng của Microsoft, cả Power BI và Excel đều có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác như: Office 365, SharePoint và Teams. Ví dụ, người dùng có thể nhúng báo cáo Power BI trực tiếp vào trang SharePoint của họ hoặc chia sẻ báo cáo thông qua các cuộc họp trong Teams. 

Đặc biệt, với chức năng “Publish to web“, người dùng Power BI có thể chia sẻ các báo báo thông qua hệ thống Web. Điều đó đồng nghĩa với việc người dùng không nhất thiết phải cài đặt ứng dụng ngay trên thiết bị điện tử của mình, thay vào đó các thao tác truy cập và cập nhật báo cáo được thực hiện dễ dàng trên trình duyệt Web.  

Còn với Excel, doanh nghiệp cần nhiều công cụ hỗ trợ hơn để thuận lợi trong việc tạo lập báo cáo và chia sẻ trực tuyến trên không gian số.    

Khả năng tích hợp với các nguồn dữ liệu của Power Query 

Power BI có khả năng  truy cập khối lượng lớn dữ liệu từ nhiều nguồn. Nó cho phép doanh nghiệp xem, phân tích và trực quan hóa số lượng lớn dữ liệu không thể mở được trong Excel. 

Power Query trong Power BI đã được tích hợp sẵn với cổng kết nối tới các nguồn dữ liệu phổ biến như: tài liệu Excel (xls, xlsx, xlsb,…), flat files (CSV, TSV,…), files PDF, các hệ cơ sở dữ liệu (SQL Server, IBM Informix, IBM DB2, MySQL, Oracle,…), các API dữ liệu chứng khoán – tài chính,…  

Xem thêm: Dữ liệu đầu vào là gì? Cách kết nối các nguồn dữ liệu khác nhau trong Power BI 

Trực quan hóa dữ liệu 

Với lượng lớn số liệu cần xử lý trong doanh nghiệp, việc cho ra kết quả cuối cùng dựa trên biểu đồ tốn khá nhiều thời gian và công sức của người thực hiện. Mặc dù Excel cũng có các tính năng liên quan tới trực quan hóa, tuy nhiên tính ưu việt của Power BI thể hiện ở khả năng cung cấp các công cụ trực quan hóa dữ liệu đa dạng như biểu đồ động và báo cáo tương tác, từ đó giúp doanh nghiệp nắm bắt và có cái nhìn toàn diện về dữ liệu của mình.  

Ngoài ra, tính năng Custom Visuals của Power BI còn cho phép người dùng điều chỉnh biểu đồ phục vụ cho mục tiêu riêng. Các thao tác thực hiện trên hệ thống cũng rất dễ dàng, chỉ cần kéo thả và sắp xếp để có được một bản báo cáo hợp ý!  

Bảo mật và quản lý dữ liệu hiệu quả 

Các câu hỏi về bảo mật của PowerBI không chỉ đến từ những kĩ sư phần mềm mà còn xuất phát từ quá trình làm việc với dữ liệu của nhân sự doanh nghiệp: Làm thế nào để biết chắc chắn báo cáo không bị phát tán ra ngoài; Có cách nào chống lại việc download dữ liệu báo cáo không; Làm sao để ghi nhận dấu hiệu khả nghi với báo cáo của công ty;…  

Công cụ phân tích dữ liệu Power BI cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ như: phân loại và dán nhãn thông tin (Sensitivity label), mã hóa, quản lý quyền và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò/thời gian thực (Monitor & protect user activity on sensitive data in realtime). Điều này giúp bảo vệ thông tin của doanh nghiệp khi làm việc với những dữ liệu quan trọng. Mặc dù cũng cung cấp một số tính năng bảo mật, song Excel không phải là lựa chọn tốt cho doanh nghiệp khi phải làm việc với  khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp.

Power BI giúp doanh nghiệp trực quan hóa dữ liệu học tập dễ dàng như thế nào? 

Trực quan hóa dữ liệu học tập không chỉ đơn giản là việc hiển thị thông tin, mà còn giúp doanh nghiệp “hiểu” dữ liệu một cách sâu sắc hơn. Bằng cách biểu diễn dữ liệu dưới dạng biểu đồ, đồ thị, hay các bảng điều khiển tương tác,… doanh nghiệp không chỉ đơn thuần “nhìn thấy” các con số mà còn dễ dàng phân tích hiệu suất học tập cũng như mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau.   

Công cụ phân tích dữ liệu Power BI giúp doanh nghiệp trực quan hóa dữ liệu học tập (learning data) một cách dễ dàng thông qua các tính năng và lợi ích như sau: 

• Tích hợp, thu thập và phân tích dữ liệu học tập từ nhiều nguồn khác nhau vào cùng một nền tảng, đảm bảo tính chính xác, nhất quán của dữ liệu.  
• Trực quan hóa dữ liệu qua các tạo biểu đồ, đồ thị hay báo cáo trực quan, giúp bộ phận đào tạo nắm bắt và theo dõi thông tin liên quan đến hiệu suất học viên, tiến trình học tập,…   
• Phân tích dữ liệu học tập theo thời gian thực, giúp bộ phận đào tạo kịp thời hỗ trợ cho học viên ngay khi họ cần và xử lý các tình huống cấp bách.   
• Xử lý hiệu quả khối lượng dữ liệu học tập khổng lồ, giúp xây dựng các báo cáo toàn diện, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân sự.   

Vậy đâu là những phương pháp hàng đầu để thu thập dữ liệu học tập; làm thế nào để trực quan hóa dữ liệu giúp đạt được hiệu quả đào tạo tốt nhất,…? 

Câu trả lời cho bài toán dữ liệu học tập có tại eBook: Xu hướng L&D hàng đầu 2024: Phân tích học tập – Learning Analytics. Tải xuống để tìm hiểu ngay hôm nay!  

Hiện nay, Hệ thống quản lý đào tạo Welearning của OES đã được tích hợp liền mạch với phân tích Power BI, từ đó dữ liệu sẽ tự động hiển thị trên báo cáo đã được xây dựng mà bộ phận quản lý đào tạo không cần cập nhật thường xuyên. Sự tích hợp này cũng cho phép các cấp lãnh đạo theo dõi vô số tập dữ liệu đào tạo, chẳng hạn như:  

• Thông tin, kết quả học tập, kiểm tra đánh giá nhân viên  
• Mức độ hiệu quả của chương trình đào tạo  
• Chỉ số phát triển người dùng  
• Dữ liệu thống kê lộ trình đào tạo của các cá nhân 

Bằng cách tận dụng sức mạnh của Power BI, OES đồng hành cùng tổ chức, doanh nghiệp cung cấp giải pháp chuyên sâu về phân tích và trực quan hóa dữ liệu, giúp tối ưu hóa quá trình thu thập và phân tích dữ liệu, hỗ trợ đội ngũ lãnh đạo ra quyết định CHÍNH XÁC – CHUYÊN NGHIỆP – NHANH CHÓNG – TIỆN LỢI. 

Kết 

Power BI cung cấp một công cụ phân tích dữ liệu giúp thu thập và trực quan hóa thông tin một cách dễ dàng. Từ đó giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động học tập và đưa ra quyết định chiến lược trong đào tạo.  

Để tìm hiểu thêm về các phương thức, cách triển khai phân tích và trực quan hóa dữ liệu cũng như cập nhật các xu hướng mới nhất, hãy liên hệ ngay với OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu tại Việt Nam nhé!