Đào tạo nội bộ là hoạt động cần có sự liên tục không ngắt quãng để nhân sự luôn được trau dồi, có cơ hội phát triển toàn diện. Nhưng để đảm bảo điều đó trong bối cảnh giãn cách, hạn chế tập trung đông người như hiện tại là điều không thể. e-Learning là giải pháp tối ưu nhất đối với vấn đề này mà mỗi doanh nghiệp đều cần tới. Tuy nhiên, có 1 số yêu cầu tối thiểu cân được đảm bảo nếu lựa chọn triển khai e-Learning mà doanh nghiệp cần biết.

Xem thêm: Yêu cầu về triển khai e-Learning trong doanh nghiệp và cách xây dựng cơ chế nội bộ

Xác định mục tiêu triển khai e-Learning 

Trước khi lựa chọn và triển khai đào tạo theo phương thức trực tuyến e-Learning, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và kết quả cần đạt được theo thang đo rõ ràng. Cần xác định thứ tự ưu tiên của từng mục tiêu phù hợp với nhu cầu, nguồn lực nhất.

Mục tiêu đó nên được xác định thông qua mô hình SMART, với các tiêu chí cơ bản:

S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu.

M – Measurable: Đo lường được.

A – Attainable: Có thể đạt được.

R – Relevant: Thực tế.

T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành.

Song song với đó, cần phân chia rõ ràng từng nhóm mục tiêu cụ thể đối với từng nhóm để xây dựng bài giảng phù hợp, tránh trường hợp “râu ông nọ cắm cằm bà kia”. Điều này sẽ giúp hệ thống e-Learning đạt được hiệu quả hoạt động cao hơn, đáp ứng đúng yêu cầu, kỳ vọng khi triển khai.

Xem thêm: 5 lý do tại sao nên áp dụng e-Learning trong doanh nghiệp

Xác định mô hình phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp

Đối với yêu cầu này, doanh nghiệp cần xác định được mô hình e-Learning nào phù hợp hơn với các đặc điểm của tổ chức để tiến hành triển khai. Có 2 mô hình hệ thống e-Learning phổ biến nhất:

(1) On-premise

Nếu triển khai theo on-premise tức là doanh nghiệp sẽ “mua đứt” phần mềm LMS từ phía nhà cung cấp, sau đó tiến hành cài đặt trên máy chủ đặt tại doanh nghiệp để trực tiếp vận hành. Tính chủ động, bảo mật của on-premise khá cao nhưng đòi hỏi nguồn lực từ phía doanh nghiệp lớn về hệ thống cơ sở hạ tầng để đảm bảo quá trình vận hành, gồm: máy chủ có hệ điều hành, dung lượng bộ nhớ đủ lớn và kỹ thuật viên phụ trách.

(2) Cloud-based

Khác với on-premise “mua đứt bán đoạn” hệ thống LMS và tự triển khai, cloud-based là hình thức mà doanh nghiệp sẽ đi thuê hệ thống LMS của nhà cung cấp, đồng thời ký kết thỏa thuận hợp tác giữa 2 bên trong 1 khoảng thời gian cụ thể. Việc gia hạn sẽ phụ thuộc vào quyết định của 2 bên.

Với cloud- based, doanh nghiệp sẽ không phải bỏ ra chi phí lớn để đầu tư vào hệ thống máy chủ và kỹ thuật viên vận hành do có sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp. Tuy nhiên, do chỉ mang tính chất thuê nên không thể sở hữu vĩnh viễn như on-premise.

Để lựa chọn được mô hình phù hợp nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo 1 số yêu cầu chung sau về 1 hệ thống LMS hoàn chỉnh:

• Yêu cầu về phân quyền: quản lý đào tạo, giảng viên, học viên, quản lý cấp đơn vị…..
• Sử dụng trên mọi thiết bị, trình duyệt, có app dành riêng cho mobile.
• Đồng bộ ID: Mỗi người dùng chỉ cần 1 tài khoản có thể đăng nhập trên mọi hệ thống nội bộ.
• Kết nối với một số phần mềm khác: quản lý chung, quản lý nhân sự, ERP….

Xác định yêu cầu về số hóa nội dung bài giảng

Không phải mọi nội dung đào tạo đều nên số hóa. Trước khi tiến hành triển khai e-Learning, doanh nghiệp cần khảo sát, đánh giá mức độ khả thi/cần thiết của tài liệu có phù hợp với việc số hóa hay không thông qua các yếu tố sau:

(1) Tài liệu có nội dung lặp đi lặp lại không?

Nội quy doanh nghiệp, tài liệu đào tạo nhân sự mới, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ… là những tài liệu có nội dung mang tính lặp đi lặp lại, áp dụng cho nhiều đối tượng khác nhau tại nhiều thời điểm khác nhau. Do đó nên số hóa để tiết kiệm chi phí tổ chức trực tiếp mỗi khi có nhu cầu.

(2) Nội dung có khó sắp xếp lớp đào tạo trực tuyến không?

Các nội dung dành cho nhóm nhân viên mới nên được số hóa thành các chương trình đào tạo trực tuyến trên hệ thống e-Learning để tối ưu mọi nguồn lực. Bởi ngoài những đợt tuyển dụng tập trung số lượng lớn, nhân sự ra vào doanh nghiệp thường dao động ở mức rất nhỏ (1-5 người). Nếu phải đào tạo trực tiếp trong những thời điểm này khiến doanh nghiệp gặp nhiều mâu thuẫn: quá ít người để mở lớp tiêu chuẩn, dẫn tới tốn thời gian và chi phí đào tạo; đợi đủ người thì những nhân sự vào sớm không được đào tạo ngay, dẫn tới hổng kiến thức cơ bản để làm việc hiệu quả.

(3) Nhân sự nhận đào tạo có phân bổ không tập trung không?

Nếu nhân sự nhận tài liệu đào tạo phân bổ không tập trung, lực lượng đào tạo lại quá mỏng thì việc số hóa là cần thiết. Chưa kể nếu đặc thù nội dung cần cập nhật thường xuyên, e-Learning rõ ràng chiếm lợi thế hơn nhiều khi vừa có thể cập nhật nhanh, vừa đồng bộ trên toàn hệ thống mà không có sai khác chủ quan từ phía người truyền đạt.

Xem thêm: 6 tips giúp bạn triển khai một phần mềm e-Learning hiệu quả

Xác định tính sẵn sàng trong nội bộ tổ chức 

Tính sẵn sàng trong nội bộ tổ chức ở đây là việc sẵn có những cơ chế nội bộ dành riêng cho việc triển khai e-Learning trong đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Cụ thể là các chính sách dành cho bộ phận phụ trách việc triển khai: giảng viên thiết kế nội dung, giảng viên dẫn giảng, đội ngũ vận hành kỹ thuật (đối với on-premise) hoặc người phụ trách liên hệ với nhà cung cấp LMS (với cloud-based).

Đi kèm với đó, cần xây dựng sẵn khung đánh giá/KPIs đào tạo cần đạt được cho mỗi cấp bậc, mỗi nội dung khác nhau. Điều này sẽ giúp hoạt động đào tạo có đích đến, không bị nửa vời và kiểm soát được tiến trình học tập của học viên.

 

e-Learning đã và đang là xu thế của ngành đào tạo nói chung và đào tạo nhân sự nội bộ nói riêng. Các doanh nghiệp cần hiểu rõ mình cần gì, có gì trước khi triển khai e-Learning để đạt được hiệu quả cao nhất, tránh lãng phí những nguồn lực không cần thiết.

Liên hệ OES – Công ty CP Dịch vụ trực tuyến hàng đầu Việt Nam để nhận được tư vấn kỹ lưỡng về e-Learning và số hóa nội dung đào tạo!