SELECT MENU

Yêu cầu về triển khai Elearning trong doanh nghiệp và cách xây dựng cơ chế nội bộ

Đào tạo trực tuyến là xu hướng tất yếu của kỷ nguyên 4.0, do vậy, các doanh nghiệp rất kỳ vọng vào kết quả đột phá của hình thức đào tạo này. Tuy nhiên, do đặt quá nhiều kỳ vọng và yêu cầu vào một chương trình đào tạo trực tuyến toàn năng, nhiều đơn vị mãi vẫn chưa thể triển khai Elearning trong doanh nghiệp của mình. Vậy đâu là những yêu cầu thực tế? Đâu là yêu cầu phi thực tế? Hãy cùng đọc bài viết dưới đây nhé!

Để chuẩn bị cho việc triển khai Elearning, doanh nghiệp cần đưa ra yêu cầu triển khai cụ thể cho 3 hạng mục công việc:

  1. Xây dựng hệ thống phần mềm LMS
  2. Số hóa nội dung
  3. Triển khai theo quy trình

Xây dựng hệ thống phần mềm LMS

elearning-trong- doanh-nghiep-1

Hệ thống LMS – Learning Management System là một “người bạn đồng hành’’ với học viên trong quá trình triển khai Elearning trong mỗi doanh nghiệp.

Dưới đây, OES sẽ gợi ý cho bạn những yêu cầu tối thiểu về một hệ thống LMS hoàn chỉnh:

Yêu cầu chung:

  • Yêu cầu về Phân quyền: Quản lý đào tạo, giáo viên, học viên, quản lý các đơn vị…
  • Sử dụng trên mọi trình duyệt, thiết bị, có app mobile riêng.
  • Đồng bộ ID (mỗi nhân viên chỉ cần 1 tài khoản có thể đăng nhập mọi hệ thống nội bộ).
  • Kết nối với một số phần mềm khác như: quản lý nhân sự, quản lý chung…

Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhiều hoặc ít hơn những yêu cầu, tùy theo cách triển khai và quản lý.

->>> 6 lý do doanh nghiệp nên dùng hệ thống LMS trong phát triển nhân lực

Yêu cầu về các module phần mềm:

Mỗi doanh nghiệp có quy mô và lĩnh vực riêng, nên việc sử dụng các module phần mềm cũng phải tương ứng như vậy. Số lượng các module trong phần mềm không chỉ ảnh hưởng về chi phí mà còn ảnh hưởng đến học viên và người quản lý.

Vì vậy, khi đưa ra các yêu cầu về module, các doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ với bên thiết kế hệ thống về những yêu cầu và mong muốn chức năng trong hệ thống. 

elearning-trong- doanh-nghiep-2

Yêu cầu về giao diện:

Các doanh nghiệp nên hướng tới một phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và mang đậm màu sắc của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng một phần mềm đồ sộ, hoành tráng, hãy hướng sự quan trọng ấy vào trải nghiệm học tập của học viên.

Một phần mềm đơn giản, giúp người học đạt được mục đích với ít bước nhất chính là một phần mềm thành công.

Phần mềm cũng nên tương thích và thân thiện với mobile.

Số hóa nội dung

Trước khi áp dụng Elearning trong doanh nghiệp của mình, bạn phải tiến hành khảo sát và đánh giá nhu cầu đào tạo để lên danh sách các khóa học mà đội ngũ “cần” về chuyên môn nghiệp vụ, các khóa học về kỹ năng phù hợp với vị trí là nhân viên, hay cấp quản lý. Từ đó, xác định rõ nội dung đào tạo phù hợp với Elearning tương ứng với đối tượng cần đào tạo.

elearning-trong- doanh-nghiep-3

Các nội dung phù hợp với Elearning:

Nội dung mang tính lặp đi lặp lại:

VD: Các tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, quy trình, quy định là các nội dung mang tính lặp đi lặp lại phải tổ chức nhiều lớp khác nhau, nhiều đợt học khác nhau cho nhiều đối tượng khác nhau dẫn đến việc tốn kém chi phí tổ chức đào tạo.

Nội dung khó sắp xếp lớp:

VD: Các khóa học đào tạo hội nhập dành cho nhân viên mới. Thông thường, mỗi đợt tuyển dụng chỉ có từ 1 đến 5 người nên sẽ xảy ra mâu thuẫn: nếu đào tạo ngay với số lượng ít sẽ tốn thời gian và chi phí đào tạo, còn nếu sắp xếp đủ người với số lượng tối thiểu từ 10 người một lớp thì những bạn vào sớm không được đào tạo ngay sẽ không nắm được kiến thức cơ bản để làm việc hiệu quả.

Nội dung có tính cập nhật mới thường xuyên:

Trước khi tung ra thị trường các sản phẩm, dịch vụ mới, các doanh nghiệp thường tiến hành đào tạo cho đội ngũ bán hàng, đội ngũ marketing, đội ngũ tư vấn chăm sóc khách hàng, khách hàng, đối tác về các tính năng cũng như lợi ích sản phẩm, dịch vụ đó mang lại.

Tuy nhiên, vấn đề ở đây là đội ngũ cần đào tạo quá đông mà bộ phận đào tạo nhân sự lại quá mỏng, cơ sở đào tạo trải rộng khắp cả nước, nên rất tốn thời gian và chi phí để thực hiện.

Với các thông tư, nghị định, chính sách mang tính cập nhật thường xuyên với khối lượng ít nên rất khó tổ chức các lớp đào tạo trực tuyến hoặc tổ chức nhưng tốn kém chi phí nên việc chuyển tải thành các bài giảng E-learning ngắn với thời gian sản xuất nhanh và kịp thời là vô cùng cần thiết.

->>> Số hóa bài giảng quốc tế – Làm thế nào cho đúng?

Blended Learning với mọi nội dung:

elearning-trong- doanh-nghiep-4

Hầu hết các đơn vị nghĩ rằng không thể tổ chức các khóa học kỹ năng mềm trên E-learning?

Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công phương thức này theo hình thức Blended Learning. Học viên học trước lý thuyết những kỹ năng cần thiết ở bài giảng E-learning. Sau đó, với những buổi học trực tiếp trên lớp, giảng viên sẽ tập trung vào phần thực hành, tương tác và giải đáp các khúc mắc của học viên.

Yêu cầu về triển khai Elearning trong doanh nghiệp

Việc triển khai sẽ liên quan đến sự phối hợp giữa các đơn vị, phòng ban nội bộ với nhau và với các đối tác cung cấp phần mềm, dịch vụ số hóa nội dung.

Thông thường, đầu mối làm việc chính sẽ là bộ phận phụ trách đào tạo/ phụ trách nhân sự (tùy thuộc từng doanh nghiệp). Việc đưa ra và đảm bảo các quy trình triển khai ngay từ đầu, sẽ giúp giảm thời gian cũng như chất lượng cho E-learning, điều mà doanh nghiệp nào khi triển khai E-learning cũng mong muốn.

Để số hóa nội dung đào tạo thành công, cần có sự hiểu biết đầy đủ và ủng hộ rất lớn từ đội ngũ quản lý đào tạo và giảng viên đào tạo truyền thống (chuyên nghiệp hoặc kiêm nhiệm) hiện tại.

Do đó doanh nghiệp cũng phải đưa ra chính sách giảng viên trực tuyến phù hợp, khuyến khích họ phối hợp và ủng hộ phương án đào tạo mới này.

Xây dựng cơ chế nội bộ

elearning-trong- doanh-nghiep-5

Xây dựng cơ chế nội bộ giúp doanh nghiệp tránh được các xung đột về lợi ích giữa các giảng viên, cũng như tạo nguồn động lực để đội ngũ giảng viên truyền thống cùng đồng lòng “quyết tâm triển khai hiệu quả”.

Chính sách dành cho GV thiết kế nội dung:

Công việc: Xây dựng tài liệu, quay hình

Thời lượng được quy đổi tương đương với lượng kiến thức tương ứng ở lớp đào tạo trực tiếp.
Thù lao được trả từ 1 – 2 lần so với lớp trực tiếp. Do giảng viên phải soạn lại tài liệu mới phù hợp với E-learning và tài nguyên này sẽ được tái sử dụng nhiều lần sau này.

Chính sách dành cho GV dẫn giảng:

Thời lượng được quy đổi tương đương với lượng kiến thức tương ứng ở lớp đào tạo trực tiếp. Thù lao được trả từ 30 -60% so với lớp trực tiếp.

Xây dựng KPI học tập cho nhân viên:

elearning-trong- doanh-nghiep-6

Quy định thời lượng học E-learning tối thiểu mỗi năm dành cho nhân viên các phòng ban. Quy định điều kiện hoàn thành các đợt kiểm tra trong năm. Đưa ra chế tài xử phạt với học viên không đạt KPI. Có thể có các phần thưởng cho các học viên xuất sắc để khích lệ và truyền thông tạo ảnh hưởng.

Sau bài viết này, chắc chắn bạn đã “vỡ lẽ” ra nhiều điều cho việc triển khai Elearning trong doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, đưa ra yêu cầu là một chuyện, thực hiện yêu cầu lại là chuyện khác. Để được giải đáp kĩ càng hơn, bạn có thể liên hệ với OES chúng tôi hoặc tham khảo ngay cuốn Cẩm nang Triển khai E-learning thành công cho doanh nghiệp, tổ chức này nhé!

Download miễn phí Cẩm nang tại đây

elearning-trong- doanh-nghiep-7

Xem thêm: Quy trình triển khai Elearning cho doanh nghiệp theo từng quy mô và lĩnh vực

Bài viết liên quan

[contact-form-7 404 "Not Found"]