Giao tiếp là chìa khóa giúp bạn xây dựng mối quan hệ tích cực và tương tác hiệu quả với mọi người xung quanh cũng như đem đến nhiều cơ hội trong công việc. Tuy nhiên, kỹ năng này cũng chịu sự tác động của nhiều yếu tố. Vậy đâu là những biểu hiện của kỹ năng giao tiếp tốt trong môi trường làm việc. Hãy cùng OES khám phá ngay sau đây! 

Xem thêm: Phân tích 10 ví dụ về kỹ năng giao tiếp ứng xử cần thiết tại nơi làm việc

Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp

Nhiều nghiên cứu của Neisel (2022) đã chứng minh rằng, khả năng giao tiếp kém ở nơi làm việc làm giảm hiệu suất và tác động tiêu cực đến doanh thu của công ty. Sau đây là 4 yếu tố có thể gây ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp của nhân sự trong doanh nghiệp:  

• Vốn hiểu biết và kiến thức nền tảng: Người có kiến thức sâu rộng về một hay nhiều chủ đề có khả năng truyền đạt thông điệp rõ ràng và chuyên sâu. Điều này giúp tăng sức ảnh hưởng và thuyết phục khi đàm phán. Ngược lại, nếu người tham gia giao tiếp có sự thiếu hụt về vốn hiểu biết, họ sẽ rất dễ đánh mất sự tập trung, thu hút từ người nghe, khiến giao tiếp trở nên kém hiệu quả. 
• Khả năng sử dụng ngôn ngữ: Sự thành thạo trong việc sử dụng ngôn ngữ là một yếu tố quan trọng để truyền đạt thông điệp một cách chính xác. Tuy nhiên để có được tư duy sử dụng ngôn ngữ tốt, đặc biệt là ngôn ngữ kinh doanh không phải là điều dễ dàng. Điều này đòi hỏi sự tập trung, rèn luyện thường xuyên và cả năng khiếu bẩm sinh.  
• Kỹ năng lắng nghe: Những người có kỹ năng lắng nghe tốt thường đạt được thành công khi giao tiếp bởi sự chân thành, thấu hiểu cảm xúc của đối phương để có cách phản hồi phù hợp. Trái lại, những người thiếu hụt kỹ năng lắng nghe sẽ chỉ tập trung vào câu chuyện của mình – nguyên nhân chính khiến họ đánh mất cảm tình từ đối phương.  
• Sự tự tin: Sự tự tin chính là “bí quyết” giúp bạn thu hút sự chú ý từ người đối diện. Tuy nhiên, với nhiều người, nỗi sợ tiếp xúc hay tâm lý đứng trước đám đông có thể khiến họ mất tinh thần, khiến cho giao tiếp trở nên khó khăn và kém hiệu quả.   

Xem thêm: Khám phá các lợi ích của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống

Các biểu hiện của kỹ năng giao tiếp tốt tại nơi làm việc

Tính cách và hành vi của một người trong môi trường làm việc thường phản ánh qua cách mà họ giao tiếp. Sau đây là một số biểu hiện của kỹ năng giao tiếp tốt tại nơi làm việc:    

Thích ứng linh hoạt 

Việc một người sẵn sàng thích nghi, thay đổi để điều chỉnh hành động, lời nói của mình dựa trên những tình huống cụ thể là biểu hiện của kỹ năng giao tiếp tốt.  

Bạn có thể bắt đầu bằng việc phân biệt các phong cách giao tiếp phù hợp với từng loại bối cảnh, văn bản. Ví dụ: với email, bạn nên tuân thủ nguyên tắc giao tiếp chuẩn mực, rõ ràng; với giao tiếp qua văn bản trực tuyến, bạn nên duy trì sự chuyên nghiệp, nhưng thêm chút gần gũi;…  

Đừng ngần ngại tham dự vào những cuộc trao đổi, họp mặt hay thương thảo trong kinh doanh, bởi đây sẽ là nơi bạn được trải nghiệm nhiều phong cách và dễ dàng phát triển kỹ năng giao tiếp.  

Giao tiếp rõ ràng 

Giao tiếp rõ ràng đóng vai trò quan trọng tạo ra sự hiểu biết và tương tác tích cực trong môi trường làm việc. Biểu hiện của kỹ năng giao tiếp rõ ràng là việc bạn biết cách trình bày ý kiến một cách dễ hiểu, tránh sai sót.  

Trước khi đề xuất ý tưởng, bạn có thể bắt đầu tư duy và phát triển nội dung bằng những câu hỏi sau: 

• Mục tiêu chính của buổi trao đổi này là gì? Nội dung trao đổi đáp ứng được đầu ra công việc nào?  
• Đối tượng người nghe của bạn là ai? Tại sao họ cần nội dung này? Sau khi trao đổi thì họ nhận được giá trị gì?  
• Làm thế nào để người nghe hiểu được nội dung bạn chia sẻ và áp dụng nó vào công việc dễ dàng? 

Lắng nghe tích cực 

Những người có kỹ năng lắng nghe tích cực không chỉ nghe hiểu đơn thuần mà còn biết đồng cảm và đưa ra những phản hồi tích cực, tạo điều kiện cho việc giao tiếp hai chiều và thúc đẩy niềm tin trong mối quan hệ.  

Thay vì chỉ tập trung vào câu chuyện của bản thân, bạn hãy dành thời gian lắng nghe trọn vẹn ý kiến của người khác, ghi chép lại ý chính và đặt ra thêm những câu hỏi phản hồi. Điều này sẽ giúp bạn gây được ấn tượng bởi sự cẩn thận, chỉn chu và chiếm được cảm tình của người đối diện.  

Sự trung thực 

Sự trung thực là biểu hiện của kỹ năng giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc. Người trung thực trong giao tiếp luôn thể hiện sự chân thành, không giấu giếm, từ đó giúp họ tạo lòng tin, xây dựng mối quan hệ chắc chắn. Thành thật cũng thúc đẩy sự phát triển cá nhân và đội nhóm thông qua việc nhận phản hồi, học hỏi kinh nghiệm từ nhiều nguồn khác nhau trong khi cộng tác. 

Duy trì cuộc trò chuyện ngắn gọn 

Việc duy trì cuộc trò chuyện ngắn gọn cho thấy khả năng tóm tắt ý kiến, trao đổi thông tin một cách hiệu quả, giúp chúng ta tiết kiệm thời gian và tạo cơ hội cho sự hiểu biết sâu hơn trong môi trường làm việc.  

Khi trao đổi công việc, bạn nên tránh sử dụng thuật ngữ không cần thiết, lưu ý sắp xếp ý tưởng và chú ý về thời gian. Bạn cũng có thể sử dụng thêm các phương tiện trực quan như đồ thị, slideshows, biểu đồ, v.v để giúp phần trình bày rõ ràng, dễ hiểu hơn. 

Bí quyết nâng cao kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Môi trường công sở đòi hỏi sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa nhiều kỹ năng để giao tiếp hiệu quả. Sau đây 4 bí quyết  giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống:  

• Tìm một cố vấn 

Lúng túng khi bắt đầu viết email để gửi cho cấp trên, hay không biết bắt đầu từ đâu khi phải thuyết trình trước khách hàng…  

Đây là một vài tình huống bạn có thể gặp phải khi mới đi làm. Chính vì vậy bạn nên tìm kiếm cho mình một người cố vấn. Họ là những người có kinh nghiệm trong việc giao tiếp, đưa cho bạn những lời khuyên, phản hồi mang tính xây dựng và sẵn sàng chỉ bảo cho bạn, ngay cả những quy tắc ngầm.  

• Tìm và làm theo ví dụ  

Một trong những cách tốt nhất để cải thiện kỹ năng mềm là làm theo ví dụ. Bạn có thể học cách đồng nghiệp lâu năm hoặc quản lý giao tiếp, thương lượng hoặc gửi email. Hãy đánh giá xem cách nói/viết đó có rõ ràng, minh bạch hay không.  

Nếu bạn thích ví dụ đó, bạn có thể phân tích: Định dạng của văn bản này là gì? Họ sử dụng ngôn ngữ như thế nào, có yêu cầu gì cụ thể không? Cấu trúc nào bạn có thể sử dụng trong tình huống tương tự,… Từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho bản thân.  

• Tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng 

Theo nghiên cứu của Nielsen năm 2022, doanh nghiệp có nhân sự giao tiếp tốt có lợi nhuận cao hơn 47% so với các tổ chức còn lại. Điều này đã chứng tỏ lợi ích quan trọng về kinh tế với những doanh nghiệp có sự quan tâm đào tạo kỹ năng mềm chủ động cho nhân viên.  

Quý doanh nghiệp có thể tham khảo ngay khóa học “Kỹ năng giao tiếp ứng xử” của Ngân hàng khóa học Skillhub. Thông qua kiến thức được chuẩn hóa kết hợp cùng các tình huống thực tế, người học không chỉ nắm vững lý thuyết về giao tiếp mà còn tự tin ứng dụng trong đàm phán, thương lượng tại nơi làm việc.  

Xem thêm: 5 kỹ năng giao tiếp cơ bản giúp bạn thành công trong cuộc sống và sự nghiệp

Kết 

Trên đây là 5 biểu hiện của kỹ năng giao tiếp trong môi trường công việc. Hi vọng những bí quyết OES chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong công việc, từ đó làm chủ kỹ năng này và đạt được nhiều thành công!  

Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong về đào tạo và số hóa, OES- Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến đã nghiên cứu và sản xuất ra SkillHub – ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online cho doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ ngay với SkillHub để được tư vấn chi tiết và giải đáp những thắc mắc kịp thời về các khóa học kỹ năng mềm tại đây nhé!