Theo nghiên cứu của 3 trường Đại học Boston, Harvard và Michigan (Mỹ) năm 2021 chỉ ra rằng: Doanh nghiệp đào tạo kỹ năng mềm như giao tiếp, giải quyết vấn đề có khả năng tăng trưởng 250% chỉ số lợi tức đầu tư (ROI). “Con số biết nói” này đã phần nào chứng minh được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc. Sau đây hãy cùng OES phân tích 5 ví dụ về kỹ năng giao tiếp ứng xử cần thiết trong môi trường làm việc giúp bạn kết nối hiệu quả và thuận lợi đạt được mục tiêu!
Xem thêm: 5 kỹ năng giao tiếp cơ bản giúp bạn thành công trong cuộc sống và sự nghiệp
Tại sao kỹ năng giao tiếp ứng xử ở nơi làm việc lại quan trọng?
Theo khảo sát được Expert Market thực hành vào năm 2022 cho thấy, 28% nhân viên nhận thấy giao tiếp kém là lý do chính khiến họ không thể hoàn thành các dự án đúng hạn. Đặc biệt, những hiểu lầm trong giao tiếp còn có thể lãng phí của doanh nghiệp hàng trăm ngàn đô mỗi năm.
Điều này đã chứng minh được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp ứng xử trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Bởi nó không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội nhóm, xây dựng môi trường làm việc lành mạnh mà còn đóng góp tích cực vào hiệu quả kinh doanh và sự minh bạch trong hoạt động cộng tác.
Phân tích 5 ví dụ về kỹ năng giao tiếp ứng xử tại nơi làm việc
Thuyết trình – ví dụ về kỹ năng giao tiếp phổ biến
Thuyết trình là hình thức giao tiếp phổ biến nhất tại nơi làm việc, thường được sử dụng khi báo cáo, họp bàn với đồng nghiệp, khách hàng. Khi thuyết trình, người nói cần thể hiện kỹ năng diễn đạt lưu loát, rõ ràng và thần thái tự tin để thu hút sự chú ý của người nghe. Bạn không nên đọc lại những nội dung có trên slide, hãy đảm bảo rằng những gì bạn nói đem đến những thông tin hữu ích hoặc giải thích sâu sắc thêm cho các ý chính có trong slide.
Đặc biệt, trong môi trường kinh doanh nhiều cạnh tranh, việc thuyết trình thiếu rành mạch sẽ khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội hợp tác và dễ đánh mất sự tín nhiệm từ người xung quanh
Bên cạnh đó, cũng cần trang bị thêm tư duy sử dụng ngôn ngữ và hình thức truyền đạt thông điệp phù hợp, từ đó giúp phần thuyết trình đạt hiệu quả cao.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết các bước để chuẩn bị một bài thuyết trình hiệu quả
Đàm phán – phát triển mối quan hệ
Trong quá trình đàm phán kỹ năng giao tiếp ứng xử đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển mối quan hệ và đạt được các thỏa thuận có lợi cho cả hai bên, bao gồm công ty bạn và ứng viên, đối tác hoặc khách hàng.
Trở thành một người đàm phán giỏi không chỉ có kỹ năng nói tốt, mà còn cần biết lắng nghe tích cực, thể hiện sự tôn trọng và linh hoạt trong việc tìm kiếm các giải pháp phù hợp. Và quan trọng hơn, bạn nên nắm rõ những “nước đi” tiếp theo, bao gồm việc sẽ nói gì và nói như thế nào.
Để chuẩn bị tốt và tự tin khi đàm phán, bạn hãy trang bị kỹ năng giao tiếp kết hợp kỹ năng thuyết phục, gây ảnh hưởng. Thay vì chỉ tập trung vào lợi ích riêng, bạn có thể nâng cao mức độ uy tín với đối tác bằng cách đề xuất một mô hình win-win. Điều này không chỉ giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh mà còn tạo tiền đề cho mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Xem thêm: Các mô hình đàm phán dành cho người đi làm
Quản lý xung đột
Quản lý xung đột là một trong những ví dụ về kỹ năng giao tiếp ứng xử điển hình. Bởi trên thực tế, tại môi trường làm việc bạn sẽ khó nhận được sự đồng tình 100% từ tất cả đồng nghiệp. Khi xảy ra mâu thuẫn trong tổ chức, kỹ năng giao tiếp ứng xử được thể hiện qua việc giải quyết vấn đề một cách khách quan, trên tinh thần xây dựng.
Theo khảo sát của VietnamWorks đầu năm 2024, 48% nhân sự cho biết họ mong muốn được người quản lý tôn trọng và lắng nghe khi có mâu thuẫn. Đứng trước những xung đột, nhà quản lý hãy bày tỏ mong muốn lắng nghe, đưa ra những đánh giá khách quan và định hướng cách giải quyết phù hợp. Hãy đảm bảo rằng mọi người đều được lắng nghe và được khuyến khích bày tỏ quan điểm cá nhân cởi mở, trung thực
Email – giao tiếp trực tuyến
Việc giao tiếp qua email – trao đổi trực tuyến đòi hỏi kỹ năng viết và khả năng diễn đạt tốt. Theo nhà ngôn ngữ học Internet Gretchen McCulloch: Internet đã làm mờ ranh giới giữa ngôn ngữ viết chính thức và không chính thức trong giao tiếp trực tuyến (ví dụ như: viết tắt, dùng meme, emoji).
Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh, người gửi email cần phải sử dụng ngôn từ chính xác và lịch sự để thể hiện sự chuyên nghiệp, tránh gây hiểu nhầm. Email ưu tiên sự ngắn gọn, tập trung vào trọng tâm, qua đó thể hiện thái độ tôn trọng, sự tự tin và chuyên môn của người viết. Quan trọng hơn, người nhận cũng cần phải đọc email kỹ lưỡng và đưa ra những phản hồi kịp thời.
Giao tiếp trực tuyến không yêu cầu những quy tắc cụ thể như email, tuy nhiên hãy giữ cảm xúc tích cực, sự chuẩn mực, chính xác khi trao đổi công việc.
Tìm hiểu ngay Cách viết email chuyên nghiệp với 8 yếu tố nhất định không được bỏ qua
Phản hồi mang tính xây dựng – Một trong những ví dụ về kỹ năng giao tiếp ứng xử
Phản hồi mang tính xây dựng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển cá nhân và đội nhóm. Bằng cách này, người nghe nhận ra những vấn đề cần cải thiện mà không gây ra cảm giác thất vọng hoặc tổn thương. Từ đó giúp khuyến khích sự hợp tác và tạo ra môi trường làm việc tích cực, trách nhiệm.
Tuy nhiên, phản hồi trực tiếp không phải việc dễ dàng. Bạn có thể tận dụng các công cụ điện tử như email, tin nhắn,… để đưa ra quan điểm của bản thân. Quan trọng hơn, nhà quản lý và tổ chức cần tạo ra môi trường phù hợp, nơi mọi người hiểu về tầm quan trọng của việc góp ý và tôn trọng cảm xúc, ý kiến của người khác.
Xem thêm: Kỹ năng phản hồi là gì? Tầm quan trọng của phản hồi tích cực nơi công sở
3 mẹo nâng cao kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc
Khuyến khích văn hóa làm việc tích cực
Xây dựng văn hóa làm việc tích cực bắt nguồn từ sự động viên, hỗ trợ và tôn trọng lẫn nhau trong tổ chức. Ở đó, nhân sự cảm thấy thoải mái và tự tin khi chia sẻ ý kiến, ý tưởng và phản hồi của mình mà không bị phán xét. Từ đó giúp khích lệ tinh thần làm việc, nâng cao sự hài lòng của nhân viên và hiệu suất làm việc của tổ chức.
Tạo không gian thực hành
Để nâng cao kỹ năng giao tiếp, việc tạo ra không gian thực hành là vô cùng quan trọng. Các buổi thảo luận, hội thảo, tập huấn giúp nhân viên áp dụng những kỹ năng đã học vào các tình huống thực tế trong môi trường làm việc. Qua việc thực hành, họ có thể rèn luyện và cải thiện khả năng giao tiếp.
Tích hợp đào tạo kỹ năng
Cũng theo nghiên cứu của Expertmarket, các công ty có đào tạo giao tiếp hiệu quả có thể đạt hiệu suất cao hơn 12% so với những công ty còn lại. Chính vì thế, việc cung cấp các khóa học trực tuyến/trực tiếp, các buổi đào tạo thường xuyên là hoàn toàn cần thiết!
Doanh nghiệp bạn có thể tham khảo ngay khóa học “Kỹ năng giao tiếp ứng xử” của Ngân hàng khóa học Skillhub. Thông qua khóa học này, bạn và nhân sự của mình sẽ được trang bị những giải pháp hữu ích để “8 tiếng làm việc không còn là nỗi áp lực” và tìm được nguồn năng lượng tích cực thông qua giao tiếp hiệu quả.
Kết
Tưởng chừng là hoạt động thường nhật song kỹ năng giao tiếp trong công việc lại là nỗi niềm mà nhiều người băn khoăn, đặc biệt là câu hỏi: Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả trong môi trường công sở?
Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong về đào tạo và số hóa, OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ đào tạo trực tuyến đã nghiên cứu và sản xuất ra SkillHub – ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online cho doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ ngay với SkillHub để được tư vấn chi tiết và giải đáp những thắc mắc kịp thời về các khóa học kỹ năng mềm tại đây nhé!
