Có phải doanh nghiệp nào cũng nên tổ chức đấu thầu để chọn ra nhà cung cấp giải pháp e-Learning – “nhà thầu” để triển khai e-Learning phù hợp với các yêu cầu cho đào tạo doanh nghiệp? Hãy cùng OES tìm hiểu nhé!
Xem thêm: Chuẩn hóa quy trình triển khai e-Learning cho doanh nghiệp
Đấu thầu các gói LMS và số hoá nội dung trong đào tạo doanh nghiệp – nên hay không?
Với các doanh nghiệp lớn, hay với các dự án e-Learning lớn, việc tổ chức đấu thầu để lựa chọn nhà cung cấp giúp doanh nghiệp lựa chọn được nhà thầu có kinh nghiệm triển khai phù hợp với các yêu cầu về tiềm lực nhân sự, tài chính, cũng như đảm bảo cho “sự tồn tại của nhà cung cấp” ở giai đoạn bảo hành sau này.
Tuy nhiên, đào tạo trực tuyến là hình thức đào tạo dựa trên nền tảng về công nghệ – vốn có sự thay đổi liên tục do bản thân các phần mềm nếu không được cập nhật thường xuyên thì sẽ dễ bị lạc hậu, chưa kể thời gian khấu hao trung bình là 3 năm. Vì vậy, phần đa các công ty trẻ thường sẽ có sản phẩm dịch vụ về cả LMS lẫn số hóa nội dung hiện đại và sáng tạo hơn so với các công ty gạo cội.
Tiếp đó, với những doanh nghiệp lần đầu triển thực hiện giải pháp e-Learning, “bài thầu” đưa ra chỉ dựa trên cơ sở tham khảo các đơn vị khác hoặc được một đơn vị cụ thể tư vấn theo kinh nghiệm của họ. Vì chưa có kinh nghiệm thực tế, quy trình nghiệp vụ triển khai của doanh nghiệp có thể bị sai khác nhiều so với logic của hệ thống LMS từ nhà cung cấp.
Do đó trong quá trình thực hiện, nếu doanh nghiệp phát hiện ra các sai khác này thì sẽ rất khó đưa ra yêu cầu thay đổi. Tệ hơn, họ phải lựa chọn hoặc thay đổi phần lớn quy trình để phù hợp với LMS của nhà cung cấp, hoặc chấp nhận thêm chi phí chỉnh sửa, bổ sung tính năng phần mềm.
Về số hóa nội dung, mỗi đơn vị đều có một concept thiết kế khác nhau. Bởi vậy khi thực hiện khối lượng nhiều bài giảng, nếu concept của nhà cung cấp không phù hợp với dự án thì sẽ rất khó khăn và tốn thời gian để thay đổi.
Xem thêm: Kế hoạch nhân sự phù hợp khi triển khai e-Learning trong doanh nghiệp
Những lưu ý khi lựa chọn đối tác phần mềm cho đào tạo doanh nghiệp
Phần mềm luôn có bug (lỗi), kể cả các hệ thống phần mềm lớn như Facebook, Google, Skype, Office,… vẫn luôn phải cập nhật thường xuyên các bản vá lỗi. Do đó, khi lựa chọn các đối tác cung cấp LMS, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Bug xảy ra có nghiêm trọng, thường xuyên và có tính hệ thống không?
- Đối tác ghi nhận và fix bug (xử lý lỗi) có nhanh không
- Phần mềm đã triển khai được thời gian lâu chưa? Đã có nhiều đơn vị khác sử dụng chưa? Bởi nhiều đơn vị khác sử dụng trong quá khứ sẽ góp phần lớn vào việc “test” sản phẩm và dần đi đến phiên bản hoàn thiện.
Với kinh nghiệm triển khai cho rất nhiều ngân hàng, tổ chức, tập đoàn lớn, OES xin chia sẻ tới các doanh nghiệp những phương án sau:
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ
Một doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ không thể bỏ ra khoản chi phí lên đến hàng trăm triệu chỉ để mua phần mềm, chưa kể việc số hóa nội dung. Phương án tốt nhất là doanh nghiệp nên thuê phần mềm, số hóa các nội dung đào tạo của riêng mình và mua sẵn các khóa học kỹ năng mềm từ nhà cung cấp uy tín.
Với doanh nghiệp, tổ chức lớn
Doanh nghiệp có thể đầu tư hàng tỷ đồng cho LMS, tuy nhiên để tìm kiếm giải pháp tối ưu nhất, doanh nghiệp nên tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín được đưa vào short list
Bước 2: Tổ chức các buổi họp trực tiếp để các nhà cung cấp trình bày, giới thiệu giải pháp
Bước 3: Chọn ra 3 nhà cung cấp tốt nhất
Bước 4: Kiểm tra thử phần mềm 3 nhà cung cấp trên. Kiểm tra với các nhóm học viên khác nhau (tối thiểu 10 người/lớp và tối thiểu 3 khoá học).
Tiến hành từng bước như sau:
- Khởi tạo nội dung khóa học và học viên theo các đơn vị phòng ban khác nhau
- Gán các khoá học cho từng nhóm học viên theo lộ trình thời gian khác nhau
- Sau khi học viên học và kiểm tra xong thì xuất các báo cáo cần thiết để kiểm tra khả năng chịu tải của hệ thống (có thể đáp ứng lượng truy cập của bao nhiêu concurrent users – số lượng người dùng cùng lúc trên một thời điểm).
Bước 5: Tiến hành thuê phần mềm
Sau khi chọn được 1-2 nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể tiến hành thuê phần mềm trong thời gian 2-6 tháng để vận hành thử hệ thống LMS.
Sau khoảng thời gian này, bản thân doanh nghiệp cũng sẽ hiểu về e-Learning để có yêu cầu chính xác hơn, đồng thời đánh giá sơ bộ được năng lực và chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp.
Bước 6: Chọn phương án thuê – mua
Xem thêm: Làm chủ quy trình số hóa tài liệu trong thế kỷ 21
Kết
Qua các chia sẻ trên, hi vọng các doanh nghiệp tìm được lời giải đáp cho câu hỏi “Có nên đấu thầu triển khai LMS và số hoá nội dung hay tự mình làm chủ?” Nếu vẫn còn thắc mắc về cách triển khai giải pháp e-Learning, hãy liên hệ hãy liên hệ ngay với OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu tại Việt Nam bạn nhé!
