Thế kỷ 21 được coi là kỷ nguyên công nghệ số, trong đó là những tiến bộ của giáo dục, đào tạo với các tài liệu được số hoá, những phương pháp đào tạo mới phát triển một cách mạnh mẽ. Có thể nói, số hoá tài liệu là một xu hướng rất thịnh hành với những ưu điểm về chi phí và chất lượng. Tuy nhiên vẫn tồn tại những khó khăn khi thực hiện quy trình số hóa tài liệu cho doanh nghiệp. Vậy làm sao để làm chủ quy trình này? Hãy cùng OES tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Xem thêm: Số hóa nội dung đào tạo nội bộ của doanh nghiệp – Cần hay không?

1. Số hoá tài liệu trong thế kỷ 21

Chúng ta đang bước vào thế kỷ 21, nơi không có giới hạn về công nghệ. Đây là giai đoạn phát triển triệt để, nơi công nghệ đang chiếm lĩnh mọi ngóc ngách. Điện thoại thông minh – smartphone, máy tính xách tay – laptop và máy tính bảng – tablet không còn là những từ xa lạ. 

Tính tò mò của người học ngày càng lớn và những cách vận hành quy trình giáo dục, đào tạo đã được thiết kế trước đó rất khó để có thể đáp ứng được nhu cầu hiện nay. Nếu tiếp tục hoạt động đào tạo chỉ với mỗi phương pháp truyền thống, điều này sẽ khiến tước đi ít nhiều cơ hội tiếp cận các phương pháp hiện đại của người học. Chính vì vậy, việc nhanh chóng thực hiện quy trình số hoá tài liệu áp dụng cho việc giáo dục, đào tạo ở các trường học, doanh nghiệp là vô cùng cần thiết.

2. Những khó khăn khi thực hiện quy trình số hoá tài liệu cho doanh nghiệp

2.1. Chi phí đầu tư ban đầu lớn

Về cơ bản, quy trình số hóa tài liệu là việc chuyển tài liệu từ dạng thông thường sang dạng tài liệu số mà máy tính có thể nhận biết và đọc được. Quá trình này đòi hỏi một hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ và các thiết bị hỗ trợ theo đúng tiêu chuẩn để đảm bảo chất lượng số hóa. 

Mặt khác, ngay cả khi đã trang bị đủ các thiết bị, phần mềm cần thiết cho việc số hóa tài liệu, doanh nghiệp có thể vẫn chưa đủ khả năng thực hiện do thiếu hụt nguồn lực về cả số lượng và trình độ chuyên môn. Thực tế có rất ít doanh nghiệp, đơn vị có nhân sự đủ kỹ năng, chuyên môn để thực hiện số hóa nội dung một cách chuyên nghiệp và quản lý chúng. Do đó, doanh nghiệp sẽ phải có kế hoạch đào tạo nhân sự đảm nhiệm vị trí chuyên môn, quản lý, kỹ thuật…

2.2. Nguy cơ về bảo mật nội bộ doanh nghiệp trong quy trình số hoá tài liệu

Dữ liệu sau khi được số hóa sẽ phải đối mặt với tình huống bị chỉnh sửa và sao chép trái phép. Tuy điều này có thể khắc phục một cách dễ dàng đối với những chuyên gia quản trị mạng nhưng lại không hề đơn giản đối với khối nhân viên của một cơ quan, doanh nghiệp có sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa.

Để hạn chế tình trạng này khi thực hiện quy trình số hoá tài liệu, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp bảo vệ dữ liệu ở 3 cấp: cấp mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người sử dụng. Tuy vậy, phương pháp này cũng chưa thực sự tối ưu đối với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự đông, có thể xảy ra trường hợp chính một số cá nhân có quyền quản trị mạng lạm quyền, sao chép, thay đổi toàn bộ cơ sở dữ liệu vì mục đích hay sơ sót cá nhân. 

2.3. Yêu cầu đào tạo đồng bộ và hệ thống cho nhân sự

Khi dữ liệu được chuyển đổi và lưu trữ dưới dạng số hóa, cách thức tiếp cận sẽ không còn giống phương pháp truyền thống như trước nữa. Do đó, doanh nghiệp cần tiến hành đào tạo đồng bộ và có hệ thống tất cả các nhân sự để có thể làm chủ quy trình số hoá tài liệu đúng nguyên tắc, đúng mục đích, tránh xảy ra những vấn đề ảnh hưởng tới việc lưu trữ dữ liệu.

2.4. Chế độ bảo mật dữ liệu chưa hoàn thiện

Tài liệu nội bộ thường chứa những thông tin, dữ liệu chỉ cho phép lưu hành trong nội bộ tổ chức để đảm bảo tính bảo mật, thông tin độc quyền hay lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường. Việc đảm bảo tính bảo mật cho các loại tài liệu này là rất quan trọng, đặc biệt đối với các loại tài liệu số hóa dễ bị tấn công bởi hacker khi xuất hiện lỗ hổng công nghệ. 

Rắc rối về chế độ bảo mật thường đến từ quy trình số hóa tài liệu không chuyên nghiệp do trình độ chuyên môn còn hạn chế hoặc thuê ngoài các đơn vị không cam kết mức độ bảo mật khi tiến hành dịch vụ này. Rủi ro này chỉ có thể khắc phục bằng cách tăng cường hệ thống bảo mật dữ liệu, yêu cầu xuất trình mục đích truy xuất với sự cho phép của quản lý đủ thẩm quyền để giảm khả năng lén phát tán dữ liệu mật của doanh nghiệp.

Xem thêm: Hướng dẫn Số hóa tài liệu đào tạo hiệu quả với 3 tips cực hay

3. 5 bước làm chủ quy trình số hoá tài liệu

3.1. Bước 1: Thu thập tài liệu cần số hóa

Trên thực tế, không một doanh nghiệp nào có thể thực hiện quy trình số hoá tài liệu trong một lần vì khối lượng tài liệu luôn dao động trong khoảng vừa đến rất lớn, tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực hoạt động. Việc số hóa lượng lớn trong cùng một lần sẽ khiến tài liệu được số hóa không chuẩn chỉnh, ảnh hưởng đến chất lượng lưu trữ. Ngoài ra, tiêu chuẩn để số hóa cũng tùy thuộc vào mục tiêu của từng chủ sở hữu mà các dịch vụ scan sẽ thay đổi theo. 

3.2. Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

• Lấy tài liệu khỏi bìa cứng, trải phẳng.
• Phân loại tài liệu, tách riêng những tài liệu rách, hư hỏng cần phục chế để phù hợp với các kỹ thuật scan khác nhau. Ví dụ, kỹ thuật scan từng tờ đối với hồ sơ lưu trữ thông thường, bookscan đối với tài liệu lưu trữ dạng đóng quyển.

3.3. Bước 3: Thiết lập hệ thống

Tiến hành scan và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file và điều chỉnh định dạng phù hợp, đóng và ghim lại theo trật tự tổ chức tài liệu ban đầu, tạo siêu dữ liệu (Metadata – cung cấp thông tin cho phép người quản lý và dùng tin hiểu rõ hơn về bản chất của dữ liệu mà họ đang có hoặc những thông tin khác liên quan như kích thước cơ bản của cơ sở dữ liệu, danh mục nghiệp vụ của những loại dữ liệu khác nhau).

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình số hóa tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng số hóa. Danh mục tài liệu được lập và gắn vào tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata, tài liệu cũng được đặt định dạng theo lựa chọn định trước.

3.4. Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Tài liệu trước khi chính thức được hoàn thành số hóa cần được kiểm tra kỹ về chất lượng để đảm bảo không tồn tại những lỗi kỹ thuật không đúng theo yêu cầu và vi phạm quy chuẩn số hóa.

3.5. Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu lưu trữ sau khi số hóa

Sau khi hoàn tất quá trình số hóa, tài liệu gốc sẽ được bàn giao lại cho doanh nghiệp theo yêu cầu bảo mật. Mặt khác, toàn bộ tài liệu sau khi được số hóa cũng phải được kết xuất và lưu trữ trong hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp.

Xem thêm: Lợi ích lớn khi số hóa tài liệu trong doanh nghiệp

Kết

Với 5 bước trên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự mình làm chủ quy trình số hóa tài liệu mà không lo gặp phải trở ngại gì lớn. Tuy vậy, đối với số hóa bài giảng đào tạo nội bộ nhân sự, doanh nghiệp cần một đội ngũ có bề dày kinh nghiệm để đảm bảo chất lượng về cả nội dung, hình thức truyền tải đến người học cũng như tính bảo mật cao. Để tìm hiểu về quy trình số hóa bài giảng chuyên nghiệp, liên hệ OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam để biết thêm thông tin chi tiết.