Khi bạn là chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn phải đối mặt với rất nhiều những vấn đề liên quan đến quản lý và đào tạo nhân sự. Cụ thể như làm thế nào để bạn tối ưu được chi phí, tăng doanh thu? Làm thế nào để bạn sắp xếp hợp lý việc đào tạo để nhân viên của bạn có thể dễ dàng học tập và giữ lại những kiến thức chính? Làm thế nào để bạn theo kịp các yêu cầu tuân thủ luôn thay đổi và thực tế mới của đào tạo trực tuyến? Có thể nói, việc thiết kế hệ thống LMS cho doanh nghiệp của bạn là điều vô cùng cần thiết bởi những lợi ích hoàn hảo mà nó mang lại.
Hãy cùng OES tìm hiểu tầm quan trọng, lợi ích và những điều cần cân nhắc khi lựa chọn hệ thống LMS cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nhé!
Xem thêm: Gợi ý cách lựa chọn khóa học trực tuyến phù hợp nhất!
Tầm quan trọng của hệ thống LMS dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Với LMS (Hệ thống quản lý học tập), bạn không cần phải thuê ngoài chương trình đào tạo của mình. Và bạn có thể sử dụng lại tất cả nội dung đó nhiều lần nếu cần. Cả hai điều này đều giúp bạn có thể tiết kiệm ngân sách.
Hệ thống LMS cũng giúp bạn sắp xếp hợp lý chương trình đào tạo của mình, cung cấp các giải pháp e-Learning lý tưởng cho môi trường làm việc từ xa. Thêm vào đó, nó làm cho các môn học phức tạp, như đào tạo về nội quy, kiến thức chuyên môn dễ giảng dạy và dễ theo dõi hơn.
Nghe có vẻ lý tưởng, phải không? Tuy nhiên không có “một kích thước phù hợp với tất cả”. Có rất nhiều giải pháp LMS trên mạng, cung cấp một loạt các tính năng không thực sự cần thiết cho việc đào tạo doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bạn cần đảm bảo rằng nhà cung cấp mà bạn chọn có thể cung cấp tất cả các tính năng LMS mà doanh nghiệp của bạn cần để phát triển. Bạn cũng cần đảm bảo rằng họ không lén lút sử dụng bất kỳ tính năng không cần thiết để làm tăng giá.
Xem thêm: Các bước xây dựng kế hoạch học tập kỹ năng mềm công sở cho nhân viên
10 tính năng cần thiết trong hệ thống LMS cho doanh nghiệp nhỏ
Việc tìm kiếm hệ thống LMS lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ sẽ tốn nhiều thời gian và công sức quý báu.Trước khi chọn một hệ thống LMS cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hãy xem qua danh sách các tính năng của hệ thống LMS dưới đây và đảm bảo rằng nhà cung cấp của bạn cung cấp 10/10 tính năng đó.
1. Quy trình đăng nhập đơn giản
Đào tạo doanh nghiệp nhỏ chắc chắn gọn nhẹ hơn. Ví dụ: Có thể bạn không có người chuyên trách đào tạo. Trong một công ty lớn hơn, người đó (thường là Giám đốc Đào tạo hoặc Giám đốc Nhân sự) sẽ chịu trách nhiệm tạo tài khoản đào tạo cho nhân viên của bạn.
Thay vào đó, bạn có thể muốn chọn một hệ thống tự đăng ký cho người học của mình hoặc chọn một giải pháp cho phép bạn nhanh chóng thêm người dùng. Dù bạn chọn gì đi chăng nữa, chìa khóa ở đây là sự đơn giản. Bạn cần một LMS sẵn sàng để sử dụng, nơi bạn có thể thêm các khóa học và người dùng chỉ với một vài cú nhấp chuột.
2. Khả năng hỗ trợ nhiều định dạng nội dung
Việc đào tạo doanh nghiệp nhỏ nên giàu trí tưởng tượng và đa dạng, không nên lặp đi lặp lại. Vì vậy, hệ thống LMS tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ phải có thể hỗ trợ nhiều loại nội dung truyền thông. Suy nghĩ bất cứ điều gì từ tài liệu Word và tệp PDF đến các câu đố tương tác và bất kỳ điều gì từ bản trình bày PowerPoint và video đến microlearning.
Các phương pháp đào tạo doanh nghiệp nhỏ của bạn càng đa dạng, thì quá trình này càng hấp dẫn nhân viên của bạn.
3. Chứng chỉ dễ tạo và gia hạn khóa học
Mọi người thích được nhắc nhở về thành tích của họ. Đó là bản chất của con người.
Vì vậy, khi nhân viên của bạn kết thúc một khóa học, bạn có thể cung cấp cho họ một chứng chỉ để đánh dấu sự phát triển của nhân viên. Đó không chỉ là một điểm đáng tự hào mà còn có thể trở nên hữu ích cho mọi việc, từ đạt được mục tiêu tuân thủ đến theo dõi tiến độ đào tạo.
Hệ thống LMS tốt nhất cho một doanh nghiệp nhỏ sẽ cho phép bạn dễ dàng tạo chứng chỉ điện tử cho tất cả các khóa học của mình. Nó cũng sẽ cho phép bạn gia hạn một khóa học khi bạn có một loạt nhân viên mới để đào tạo.
4. Khuyến khích tinh thần làm việc nhóm của nhân viên
Một nghiên cứu của Gallup cho thấy rằng việc phát triển một phương pháp học tập kết hợp (trực tuyến và có người hướng dẫn) là rất hiệu quả, vì nó cho phép mọi người có thể hợp tác.
Mọi người thích học cùng nhau hơn đặc biệt là khi hoàn cảnh khiến họ phải làm việc từ xa. Vì vậy, làm việc nhóm nên là một phần trong chương trình đào tạo của bạn
5. Theo dõi và báo cáo tiến độ
Hệ thống đào tạo tốt nhất trên thế giới sẽ vô giá trị nếu bạn không thể theo dõi và báo cáo cách người học tương tác với hệ thống đó. Trong phiên bản LMS của bạn, bạn nên chú ý đến phần báo cáo và phân tích.
Bạn cần có được thông tin chi tiết về khóa đào tạo trực tuyến của mình và tạo báo cáo về mọi thứ diễn ra bên trong trung tâm e-Learning của bạn. Điều này cũng sẽ đơn giản hóa mọi thứ rất nhiều khi đã đến lúc đưa ra phản hồi của nhân viên.
6. Sẵn sàng cho thiết bị di động
Ngày nay, hầu hết các giải pháp LMS đều cung cấp phiên bản di động ở một mức độ nào đó. Nhưng bạn cần nhiều hơn thế. Bạn cần một hệ thống LMS thực sự sẵn sàng cho thiết bị di động.
Điều gì xảy ra với tình hình toàn cầu hiện tại và tất cả, nhân viên bây giờ ít có khả năng ngồi trước máy tính để bàn hơn 8 giờ. Nếu họ có thể được đào tạo khi đang di chuyển, từ sự thoải mái của điện thoại của họ, họ sẽ mong muốn tham gia vào các khóa đào tạo trực tuyến nhiều hơn.
Vì vậy, hãy đảm bảo LMS của bạn có thể cung cấp cho họ trải nghiệm đào tạo liên tục trên thiết bị di động, phù hợp với lịch trình của họ.
7. Hỗ trợ kỹ thuật tốt
Hệ thống LMS cho doanh nghiệp nhỏ lý tưởng khi nó bao gồm hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, thân thiện và có thể làm việc với bạn để giải quyết các mối quan tâm của bạn. Bạn nên đảm bảo hỏi xem liệu có tính thêm phí cho các dịch vụ hỗ trợ hay không trong quá trình lựa chọn hệ thống LMS.
Những lợi ích hoàn hảo của hệ thống LMS dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Nền tảng LMS giúp tiết kiệm chi phí và thời gian
Người ta ước tính rằng sử dụng hệ thống LMS cho doanh nghiệp sẽ giúp tiết kiệm tới 45% thời gian của doanh nghiệp trong việc triển khai các kế hoạch và trong đào tạo nhân viên. Ngay cả một chuyến đi khứ hồi 40 phút cũng làm tăng thêm một lượng lớn thời gian dành cho các nhiệm vụ thông thường khi bạn áp dụng nó trên toàn bộ lực lượng lao động của mình. Vì vậy, hệ thống LMS sẽ giúp tối ưu thời gian cho nhân viên và ngay cả đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể nhìn vào giá của một nền tảng LMS và coi đó là một khoản chi phí lớn, nhưng nó thực sự mang lại rất nhiều cơ hội để tiết kiệm tiền và chi phí. Nhờ vào tính đồng bộ và nhất quán, hệ thống LMS sẽ cho phép các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp duy trì hoạt động đào tạo theo cùng một quy trình và một tiêu chuẩn cho toàn bộ chi nhánh và toàn bộ nhân sự.
Xem thêm: 4 Lợi ích của việc tích hợp Zoom với LMS mà doanh nghiệp cần biết
Cải thiện hiệu suất của nhân viên
Ngày nay, các tổ chức có thể chọn không sử dụng giảng viên trong hoạt động đào tạo doanh nghiệp, mà thay vào đó có thể số hóa bài giảng trên các nền tảng e-Learning hoặc nền tảng LMS để tối ưu hóa quy trình L&D. Một hệ thống LMS dành riêng cho các doanh nghiệp giúp cung cấp nền tảng đào tạo cho nhân viên, thực hiện các bài training nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả và chất lượng nhân sự.
Khả năng mở rộng
Phổ biến nội dung và quản lý người dùng được xem là một việc vặt vãnh nếu không có sự hỗ trợ của LMS. Với các tính năng cùng những lợi ích mà nền tảng LMS mang lại, doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô và phát triển mạnh mẽ với tốc độ nhanh chóng. Bên cạnh đó, một hệ thống LMS được triển khai tốt cũng sẽ cho phép các tổ chức, doanh nghiệp tinh gọn quản lý người dùng và nội dung mà không cần quản trị viên.
Cung cấp và quản lý dữ liệu
Nền tảng LMS cung cấp các số liệu và phân tích về L&D của doanh nghiệp. Người ta có thể trích xuất dữ liệu để xác định nhu cầu đào tạo trong tương lai và đánh giá hiệu quả của đào tạo hiện tại. Ví dụ: doanh nghiệp có thể theo dõi thời gian nhân viên dành cho khóa học và xu hướng tham gia vào quá trình đào tạo đó.
Xem thêm: 8 điều cần cân nhắc hàng đầu khi lựa chọn phần LMS cho doanh nghiệp
Khả năng giải quyết các vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng
Nền tảng LMS giúp cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên để hỗ trợ khách hàng. Nhân viên có thể tận dụng các khóa học và nội dung đào tạo để nâng cao trải nghiệm và giải quyết các vấn đề hoặc nhu cầu từ khách hàng.
Triển khai nền tảng LMS làm giảm khả năng xảy ra lỗi và giúp nhân viên cung cấp các giải pháp phù hợp một cách chi tiết cho khách hàng đang có thắc mắc. Cơ hội được đào tạo thường xuyên sẽ giúp họ luyện tập hiệu quả và năng suất hơn.
6 điều cần cân nhắc hàng đầu khi lựa chọn hệ thống LMS cho doanh nghiệp
1. Tập trung vào trải nghiệm người dùng
Trải nghiệm người dùng thường bị bỏ qua trong quá trình các cá nhân, tổ chức quyết định đầu tư một phần mềm LMS. Nhưng trên thực tế, nó có tác động to lớn đến kết quả đào tạo của doanh nghiệp.
Một hệ thống LMS tốt có thể đáp ứng được các nhu cầu và khuyến khích người học tham gia vào quá trình đào tạo, tăng lượt onsite cho doanh nghiệp khi cần. Nếu một hệ thống không có đầy đủ các tính năng cần thiết hoặc bảng điều khiển và thao tác quá cồng kềnh sẽ tạo nên sự kém hiệu quả trong hoạt động đào tạo của doanh nghiệp. Do vậy, khi lựa chọn một hệ thống LMS cho doanh nghiệp, bạn cần lưu ý về trải nghiệm người dùng từ admin đến những nhân sự tham gia vào quá trình đào tạo.
Xem thêm: 5 dấu hiệu cho thấy sự cần thiết của LMS cho đào tạo doanh nghiệp
2. Chọn các tính năng một cách khôn ngoan
Nếu trải nghiệm người dùng là một trong những điều cần cân nhắc hàng đầu khi lựa chọn một hệ thống LMS cho doanh nghiệp thì xem xét và chọn các tính năng khôn ngoan cho nền tảng LMS đó vô cùng cần thiết để đảm bảo sự vận hành thành công.
Điều quan trọng không nằm ở số lượng các tính năng mà cần đảm bảo sự phù hợp của các tính năng với mục tiêu chương trình đào tạo tổng thể. Doanh nghiệp cần vạch ra các mục tiêu, quy trình đào tạo để nắm bắt được những giá trị cốt lõi, hình thành nên định hướng vận hành cho hệ thống LMS và thiết lập các chức năng phù hợp.
3. Đặt tích hợp thành ưu tiên hàng đầu
Để hoạt động đào tạo ngày càng hiệu quả và phát triển, các doanh nghiệp cần ưu tiên tích hợp các tính năng bổ trợ bên cạnh LMS. Mỗi giải pháp phần mềm tạo thành một phần của hệ sinh thái hoạt động đồng bộ nhằm tự động hóa các tác vụ và cải thiện quy trình làm việc. Brandon Hall phát hiện ra rằng 87% các tổ chức lớn và 75% các tổ chức vừa và nhỏ cho rằng tích hợp LMS là ưu tiên hàng đầu khi họ triển khai một nền tảng LMS.Việc có được một hệ thống LMS tích hợp với hệ thống nhân sự là điều rất quan trọng để phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao cho doanh nghiệp. Điều này sẽ đảm bảo rằng việc tiếp cận dễ dàng và nhanh chóng cho nhân viên của họ.
Xem thêm: 7 ứng dụng LMS cho phép tích hợp phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp
4. Cách thức định giá
Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều nền tảng LMS được hỗ trợ bởi nhiều công ty, tổ chức. Tuy nhiên, không có một mô hình giá cả chung phù hợp với tất cả các ngành ứng dụng LMS. Điều này, khiến các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc so sánh bào giá từ các nhà cung cấp để lựa chọn một nền tảng LMS phù hợp.
Tùy theo nhu cầu sử dụng và yêu cầu tính năng của doanh nghiệp mà các mẫu mã sẽ được định giá khác nhau. Nếu doanh nghiệp không chắc chắn về những gì mình sẽ cần, hãy bắt đầu bằng cách xác thực mục tiêu sử dụng chính và các lộ trình phát triển dự kiến trong tương lai.
Các yếu tố khác doanh nghiệp nên xem xét khi định giá nền tảng LMS của nhà cung cấp bao gồm:
- Có giới hạn nội dung hoặc khóa học được tải lên không?
- Có bao nhiêu người được cấp quyền Admin?
- Thời hạn của hợp đồng là bao lâu?
- Các chính sách hủy là gì?
5. Khung thời gian triển khai
Tùy thuộc vào mức độ phức tạp và các tính năng tích hợp mà doanh nghiệp yêu cầu, việc triển khai nền tảng LMS sẽ được linh hoạt phụ thuộc vào mục tiêu của các cá nhân, doanh nghiệp.
Việc ra mắt nhanh chóng, đơn giản cũng phụ thuộc vào quy trình nội bộ của công ty. Khi so sánh các nhà cung cấp nền tảng LMS, các doanh nghiệp thường đặt ra câu hỏi về các mốc thời gian triển khai. Nó sẽ giúp doanh nghiệp định hình rõ ràng về mức độ hiệu quả và sự đáp ứng theo lộ trình mà doanh nghiệp mong muốn.
6. Khả năng mở rộng, độ tin cậy, bảo mật
Ba yếu tố lớn: khả năng mở rộng, độ tin cậy và bảo mật có thể ảnh hưởng đến sự tồn tại và hoạt động của các chương trình doanh nghiệp đang triển khai. Do đó, khi lựa chọn một hệ thông LMS cho doanh nghiệp, bạn cần xem xét và cân nhắc kỹ càng về 3 yếu tố trên để nền tảng được vận hành một cách có hiệu quả. Và quan trọng nhất, doanh nghiệp có thể biết được liệu LMS đó có phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp hay không.
Bối cảnh đào tạo trực tuyến đang phát triển nhanh chóng, sẽ rất khó cho các doanh nghiệp để có thể lựa chọn được một hệ thống LMS chính xác và đáp ứng được đầy đủ các yếu tố ngay từ đầu. Do vậy, trước khi lựa chọn triển khai một hệ thống LMS cho doanh nghiệp, bạn cần cân nhắc thật kỹ lưỡng.
Kết
Như vậy, bạn đã hiểu rõ về tầm quan trọng, những lợi ích cũng như những điều cần lưu ý khi lựa chọn hệ thống LMS cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trang bị kiến thức này, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về giải pháp thực sự phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong về đào tạo và số hóa, OES đã nghiên cứu và sản xuất ra SkillHub – Ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online cho doanh nghiệp. Với phương châm đặt người học làm trung tâm, SkillHub không chỉ đưa vào các khóa học những ví dụ cụ thể, những tình huống thực tế mà còn đưa vào đó những định dạng thú vị như Games, Slides, trắc nghiệm hay Quiz… cực kỳ thú vị và dễ dàng áp dụng vào công việc ngay sau khi học.
Nếu doanh nghiệp đang phân vân chưa biết lựa chọn một phần mềm LMS phù hợp và chất lượng tốt, hãy liên hệ với OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu Việt Nam để nhận được tư vấn kỹ lưỡng nhất về LMS ngay hôm nay!
