SELECT MENU

Doanh nghiệp cần gì để đa dạng hình thức số hóa tài liệu?

Số hóa tài liệu là thuật ngữ ngày càng được sử dụng nhiều, đặc biệt là hậu đại dịch Covid-19. Tuy nhiên đây vẫn là một khái niệm tương đối mơ hồ, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp đang tìm cách đa dạng hóa các hình thức số hóa các tài liệu của công ty.

Vậy có những phương pháp nào để đa dạng hình thức số hóa tài liệu? Hãy cũng OES tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là việc chuyển đổi từ hệ thống thông thường sang hệ thống kỹ thuật số. Nói một cách khác, số hóa là chuyển các dữ liệu từ tài liệu văn bản dạng giấy lên phần mềm để dễ dàng quản lý, theo dõi và đánh giá hơn.

Ví dụ như số hóa dạng giấy với những khổ giấy lớn, chuyển sang dạng tập tin khác dễ sử dụng với các thiết bị điện tử như JPG, PDF, TIF,…

Đây là một phương pháp tối ưu lưu trữ dữ liệu nhằm giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin. Bên cạnh đó, giải pháp này còn giúp doanh nghiệp chỉnh sửa và tài sử dụng các tài liệu khi chuyển đổi từ dạng tài liệu này sang dạng tài liệu khác.

Xem thêm: Số hóa tài liệu E-learning chỉ trong 4 bước

Các phương thức giúp đa dạng số hóa tài liệu

Để đa dạng hóa cách thức tiếp cận thông tin nội bộ, các doanh nghiệp cần tìm hiểu về các phương pháp đa dạng hóa về số hóa các thông tin, tài liệu. Mỗi phương thức lại có những điểm riêng của mình.

Ghi hình giảng viên đi kèm hình ảnh minh hoạ

Như ở phương thức đọc tài liệu giấy thông thường, nhân viên thường chỉ lấy những thông tin từ sổ sách vô cùng khô khan. Chưa kể đến, những sổ sách này chỉ sử dụng khi cần thiết, khi không sử dụng lại được cất vào kho vô cùng khó tìm kiếm.

Với phương pháp ghi hình giảng viên cùng hình ảnh minh họa. nhân viên như đang tham gia một lớp học với giảng viên, có hình ảnh minh họa đi kèm sống động và thực tiễn. Bên cạnh đó, những bài giảng này được ghi lại trong hệ thống nên nếu cần, nhân viên có thể xem lại tham khảo bất cứ lúc nào. Có thể thấy, việc số hóa các tài liệu cũng trở nên thuận tiện hơn.

Gamification/ Serious Game

Đây là hình thức số hóa tương đối phổ biến bởi sự hữu dụng và tính thú vị của nó. Phương pháp này ứng dụng những luật lệ, phương thức và cách hoạt động của những trò chơi để gây hứng thú cho người cần cập nhập thông tin. Với cách này, nhân viên được cập nhật những thông tin một cách sống động và bớt buồn chán.

=> Gamification có thể số hóa nội dung đào tạo được hay không?

Thiết lập tính năng tương tác

Một phương thức khác đó là thiết lập các tính năng tương tác. Việc các nhân viên hỗ trợ nhau hoàn thành công việc, hay đóng góp ý kiến trực tiếp vào tài liệu công ty là một việc góp phần nâng cao tiến độ và sự phát triển chung của doanh nghiệp. Đồng thời phương thức này còn giúp cải thiện văn hóa làm việc, mối quan hệ đồng nghiệp và cả thái độ làm việc của nhân viên.

Video Explainer dạng Motion Graphic

Đây là một loại video đồ họa ngắn từ 1- 3 phút. Loại hình này sử dụng những hình ảnh vui nhộn và các hình ảnh lôi cuốn để đưa thông tin đến cho người xem. Hình thức này không chỉ giúp cập nhập nhanh chóng các thông tin của doanh nghiệp, mà còn tiếp cận đến nhiều đối tượng cũng như hỗ trợ quản lý, theo dõi và đánh giá quá trình làm việc của nhân viên.

Xem thêm: Lợi ích của hệ thống phần mềm E-learning tại các tổ chức phi lợi nhuận

Để tìm hiểu thêm về hệ thống phần mềm E-Learning cũng như E-Learning trong học tập và đào tạo, hãy liên hệ ngay với OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo trực tuyến để nhận được những tư vấn phù hợp trong con đường triển khai E-Learning của doanh nghiệp, tổ chức và trường học nhé!

Đăng ký nhận Ebook ngay tại đây!

Bài viết liên quan

[contact-form-7 404 "Not Found"]