Nguồn nhân lực chính là tài sản quý giá nhất của mọi tổ chức. Với tiềm năng phát triển vô hạn, con người có thể tạo ra những giá trị vượt trội khi được đầu tư và phát triển một cách đúng đắn. Nhận thức rõ vai trò quan trọng này, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc xây dựng và triển khai các quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả. Tuy nhiên, để khai thác tối đa tiềm năng của nguồn nhân lực, việc xây dựng quy trình đào tạo nội bộ là điều vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả.

Xem thêm: 8 mẹo xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả

Ý nghĩa của đào tạo nội bộ đối với doanh nghiệp

Đào tạo nội bộ không chỉ là hoạt động giới hạn cho nhân viên mới mà còn là một quá trình liên tục, nhằm nâng cao năng lực và hiệu suất của toàn bộ đội ngũ. Quy trình này bao gồm việc đào tạo nhân viên mới, nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện tại và phát triển đội ngũ quản lý. 

Đầu tư vào đào tạo không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo và gắn bó mà còn là yếu tố quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được các mục tiêu kinh doanh đề ra. Bằng cách cung cấp cơ hội học tập và phát triển, doanh nghiệp không chỉ thu hút và giữ chân nhân tài mà còn tạo ra một môi trường làm việc năng động, thúc đẩy sự đổi mới và phát triển bền vững.

Quy trình đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

Có thể thấy, đào tạo nội bộ là một hoạt động không thể thiếu trong mọi tổ chức. Nó không chỉ giúp nâng cao năng lực của nhân viên mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để xây dựng một quy trình đào tạo hiệu quả, doanh nghiệp cần có một kế hoạch chi tiết và khoa học. Dưới đây là những bước mà quy trình đào tạo nội bộ cần thực hiện: 

Xác định rõ nhu cầu đào tạo nội bộ

Xác định rõ nhu cầu đào tạo là bước đệm quan trọng để đảm bảo chương trình diễn ra hiệu quả. Bằng cách đánh giá kỹ lưỡng cả nhu cầu của doanh nghiệp (như bù đắp thiếu hụt kỹ năng, truyền đạt những thay đổi mới) và nhu cầu cá nhân của nhân viên (như phát triển kỹ năng mềm, lựa chọn hình thức đào tạo phù hợp), doanh nghiệp và bộ phận L&D có thể xây dựng một chương trình đào tạo vừa đáp ứng mục tiêu chung của tổ chức, vừa tạo động lực cho người học. Có nhiều cách để thực hiện điều này, như:

• Khảo sát nhân viên: Thông qua các bảng hỏi, phỏng vấn, để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của từng cá nhân.
• Đánh giá hiệu suất công việc: Xác định những điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên để có những chương trình đào tạo phù hợp.
• Phân tích công việc: Xác định những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách phân tích nhu cầu đào tạo cho tổ chức, doanh nghiệp

Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ

Sau khi xác định được nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp cần bắt tay vào xây dựng chương trình cụ thể cho từng mục đích tương ứng. Các nội dung chính mà một bản kế hoạch đào tạo nội bộ hiệu quả nhân viên cần có gồm:

• Tên chương trình đào tạo: Tên chương trình đào tạo cần giúp người tham gia hiểu rõ được mình sẽ được đào tạo về phần kiến thức gì, tránh gây mông lung, khó hiểu.
• Mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu đào tạo phải cụ thể, đo lường được và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
• Hình thức đào tạo: Đào tạo trực tiếp (giảng dạy trực tiếp bởi chuyên gia hoặc người có kinh nghiệm); đào tạo trực tuyến (học qua các nền tảng e-Learning); đào tạo tại chỗ (học trong quá trình làm việc) hoặc mentoring (học hỏi từ người có kinh nghiệm hơn.)
• Lựa chọn nội dung đào tạo: Nội dung đào tạo phải phù hợp với mục tiêu đã đặt ra và đáp ứng được nhu cầu của người học.
• Xây dựng giáo trình: Giáo trình cần được thiết kế một cách khoa học, dễ hiểu và hấp dẫn.
• Lập kế hoạch tài chính: Dự trù ngân sách cho các hoạt động đào tạo.

Đối với bước này, doanh nghiệp cần dành nhiều thời gian để nghiên cứu và xây dựng càng chi tiết và phù hợp với nhu cầu cũng như tiềm lực của mình càng tốt để dễ dàng triển khai, đo lường kết quả. Ngoài ra còn cần cân nhắc tới nhu cầu đào tạo nội bộ và văn hóa doanh nghiệp cùng quan điểm nhân sự để tránh xung đột không đáng có, đồng thời tạo ra được nét riêng cho tổ chức.

Xem thêm: 9 điều cần lưu ý khi triển khai giải pháp e-Learning

Triển khai kế hoạch đào tạo nội bộ hiệu quả

Giai đoạn triển khai kế hoạch đào tạo nội bộ đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian, công sức và tài chính. Để tối ưu hóa nguồn lực, chúng ta cần xây dựng một kế hoạch triển khai chi tiết và linh hoạt. Đồng thời, việc truyền thông hiệu quả thông qua các kênh như email, hội nghị nội bộ và bảng tin sẽ giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và lợi ích của chương trình. Bên cạnh đó, việc tạo ra một môi trường học tập tương tác, nơi nhân viên có thể chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi lẫn nhau, sẽ góp phần tăng cường hiệu quả của chương trình đào tạo. Một số yếu tố mà doanh nghiệp và bộ phận L&D nên lưu ý trong quá trình triển khai kế hoạch đào tạo có thể kể đến như: 

• Chọn giảng viên: Giảng viên cần có kiến thức chuyên môn sâu rộng và kỹ năng truyền đạt tốt.
• Tổ chức các buổi đào tạo: Đảm bảo môi trường học tập thoải mái, tạo điều kiện để người học tương tác.
• Đánh giá quá trình học tập: Theo dõi sự tiến bộ của người học và điều chỉnh chương trình đào tạo nếu cần.

Đánh giá kết quả và cải tiến quy trình đào tạo nội bộ

Việc đánh giá thường xuyên và liên tục sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình đào tạo hiệu quả và bền vững. Thông thường, doanh nghiệp nên đánh giá ngay từ trong quá trình đào tạo, xem mức độ tiếp thu kiến thức của nhân viên tới đâu. Đánh giá cuối khóa là một công cụ hữu hiệu để đo lường hiệu quả của chương trình đào tạo. Qua các bài kiểm tra đa dạng, doanh nghiệp có thể đánh giá một cách khách quan về mức độ nắm vững kiến thức, kỹ năng và thái độ làm việc của nhân viên. Và cuối cùng, doanh nghiệp nên đánh giá cả khả năng áp dụng vào công việc của nhân viên để kiểm tra xem kết quả đầu ra của đào tạo nội bộ như thế nào.

Xem thêm: Giải pháp đánh giá hiệu quả sau đào tạo với tính năng báo cáo LMS

Một số khó khăn trong đào tạo nội bộ tại các doanh nghiệp

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc nâng cao năng lực nhân lực là một yêu cầu cấp thiết. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn trong việc triển khai hiệu quả các chương trình đào tạo. Với từng kích thước tổ chức, các doanh nghiệp sẽ gặp những khó khăn nhất định. 

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)

Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) thường đối mặt với nhiều thách thức hơn các doanh nghiệp lớn trong việc triển khai chương trình đào tạo nội bộ. Dưới đây là một số khó khăn phổ biến:

Nguồn lực hạn chế:

• Tài chính: Ngân sách dành cho đào tạo thường eo hẹp, khó đầu tư vào các chương trình đào tạo đắt tiền hoặc thuê chuyên gia bên ngoài.
• Nhân sự: Doanh nghiệp nhỏ thường có ít nhân sự chuyên trách về đào tạo, gây khó khăn trong việc lên kế hoạch và thực hiện chương trình.
• Thời gian: Doanh nghiệp nhỏ thường phải hoạt động hết công suất để duy trì hoạt động kinh doanh, việc dành thời gian cho đào tạo là một thách thức lớn.

Thiếu hệ thống và quy trình:

• Chưa có quy trình đào tạo rõ ràng: Việc đào tạo thường diễn ra một cách tự phát, thiếu tính hệ thống và kế hoạch dài hạn.

• Thiếu công cụ hỗ trợ: Thiếu các phần mềm, nền tảng học tập trực tuyến để quản lý và theo dõi quá trình đào tạo.

• Khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả: Thiếu các chỉ số và phương pháp để đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo.

Nhu cầu đa dạng và thay đổi nhanh:

• Nhân viên có nhiều vai trò: Nhân viên thường đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, khó xác định chính xác nhu cầu đào tạo cho từng cá nhân.

• Công nghệ thay đổi nhanh: Các công nghệ mới xuất hiện liên tục, đòi hỏi nhân viên phải cập nhật kiến thức thường xuyên.

Khó khăn trong việc duy trì động lực:

• Môi trường làm việc căng thẳng: Áp lực công việc lớn khiến nhân viên khó tập trung vào việc học tập.

• Thiếu sự hỗ trợ từ cấp trên: Lãnh đạo chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của đào tạo, không tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia.

LMS (Hệ thống quản lý học tập) là một công cụ hữu ích giúp giải quyết nhiều vấn đề mà doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) gặp phải trong đào tạo nội bộ. Vấn đề lớn nhất mà các SMEs gặp phải chính là không đủ chi phí để tự xây dựng một hệ thống LMS riêng. Tuy vậy, các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoàn toàn có thể thuê một hệ thống LMS đã được tạo sẵn với chi phí rẻ hơn rất nhiều, đồng thời SMEs cũng có thể mua các khóa học có sẵn để đáp ứng nhu cầu đào tạo. Một số LMS phổ biến dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể kể đến như  Moodle, Google Classroom, Adobe Captivate Prime, LinkedIn Learning,…

Xem thêm: 5 lí do vì sao nên lựa chọn OES – đơn vị cung cấp giải pháp e-Learning nhanh chóng, hiệu quả nhất hiện nay

Đối với doanh nghiệp lớn (big corp)

Doanh nghiệp lớn, với quy mô và cấu trúc tổ chức phức tạp, thường đối mặt với những thách thức riêng biệt trong việc triển khai các chương trình đào tạo nội bộ. Dưới đây là một số khó khăn thường gặp:

• Đa dạng hóa nhu cầu đào tạo: Mỗi bộ phận, mỗi vị trí công việc có những yêu cầu đào tạo khác nhau, dẫn đến việc thiết kế chương trình đào tạo trở nên phức tạp. Ngoài ra, tại các big corp, các cấp bậc khác nhau sẽ có những mức độ chuyên môn khác nhau. Từ nhân viên cấp thấp đến các nhà quản lý cấp cao, mỗi nhóm đối tượng cần những kiến thức và kỹ năng khác nhau.

• Quy mô lớn, khó quản lý: Tại các công ty lớn, khối lượng nhân sự rất đông. Việc quản lý, theo dõi và đánh giá hiệu quả đào tạo cho một lượng lớn nhân viên là một thách thức lớn. Đồng thời, các doanh nghiệp lớn thường có nhiều văn phòng, nhà máy ở các địa điểm khác nhau, gây khó khăn trong việc tổ chức các buổi đào tạo đồng bộ.
• Thay đổi tổ chức liên tục: Tổ chức lớn thường xuyên xảy ra các hoạt động M&A (sáp nhập, mua lại) thường dẫn đến sự thay đổi về cấu trúc tổ chức, văn hóa công ty, đòi hỏi phải điều chỉnh các chương trình đào tạo. Việc cải tiến quy trình làm việc liên tục cũng đòi hỏi phải cập nhật chương trình đào tạo.

• Văn hóa tổ chức và sự tham gia của nhân viên: Các doanh nghiệp lớn đều là những doanh nghiệp lâu năm, vì vậy rất khó có thể thay đổi được văn hóa tổ chức trong thời gian ngắn. Thay đổi văn hóa học tập trong một tổ chức lớn cần thời gian và sự kiên trì. Một số nhân viên có thể chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc học tập hoặc không có đủ động lực.

Với các doanh nghiệp lớn, LMS cũng có thể giải quyết nhiều thách thức mà các doanh nghiệp gặp phải trong đào tạo nội bộ. LMS giúp tự động hóa các công việc như đăng ký khóa học, phân phối tài liệu, theo dõi tiến độ, giảm thiểu công việc thủ công cho bộ phận đào tạo. Đồng thời, LMS cung cấp khả năng chia phòng học theo từng cấp, từng ban, từng bộ phận, điều này giúp cho doanh nghiệp lớn vừa dễ dàng quản lý quy trình đào tạo hiệu quả, vừa góp phần tạo ra văn hóa học tập dựa trên cộng đồng học tập chung của công ty. 

Một số LMS phổ biến cho doanh nghiệp lớn là: Adobe Captivate Prime, Docebo, Cornerstone OnDemand,…Các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm xây dựng LMS nên lựa chọn đơn vị cung cấp LMS uy tín, có khả năng phát triển, tùy biến tính năng, giao diện THEO NHU CẦU của doanh nghiệp.

Xem thêm: 10 tính năng có sẵn trong LMS khiến doanh nghiệp quyết định đầu tư

Kết

Nhìn chung, để nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được sự phát triển bền vững, các doanh nghiệp ngày càng nhận thức rõ tầm quan trọng của việc đầu tư vào quy trình đào tạo nội bộ. Một quy trình đào tạo được thiết kế bài bản và hiệu quả không chỉ giúp nâng cao năng lực chuyên môn của nhân viên mà còn góp phần xây dựng một văn hóa học tập, thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo. 

Với tư cách là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực đào tạo trực tuyến tại Việt Nam, OES cung cấp các giải pháp số hóa nội dung đào tạo toàn diện, giúp doanh nghiệp xây dựng và triển khai quy trình đào tạo một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, OES cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp, tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng một lộ trình đào tạo phù hợp, từ đó tạo ra những giá trị bền vững. LIÊN HỆ NGAY với OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam để được nhận tư vấn miễn phí.