Không quá khó để bạn tìm kiếm những công cụ hỗ trợ quá trình lập kế hoạch. Tuy nhiên, làm thế nào để lựa chọn được ứng dụng phù hợp và mang lại hiệu quả cao không phải điều dễ dàng. Nếu bạn còn phân vân, tham khảo ngay bài viết sau đây của OES về 7 ứng dụng hàng đầu giúp cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch.  

Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả nhất

Vì sao nên sử dụng công nghệ để hỗ trợ quá trình lên kế hoạch?

Trong bối cảnh hiện đại, tích hợp công nghệ không chỉ là một xu hướng mà còn là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất của cá nhân, tổ chức. Đặc biệt, khi nói đến quá trình lập kế hoạch, việc sử dụng các công nghệ đã đem lại nhiều lợi ích thiết thực, cụ thể: 

• Nhắc lịch và theo dõi tự động: Công nghệ không chỉ hỗ trợ người lập kế hoạch tự động hóa các tác vụ thủ công như tạo bảng biểu mà còn tích hợp các tính năng nhắc nhở và theo dõi tự động, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng kỳ hạn. 
• Xây dựng kế hoạch linh hoạt: Các ứng dụng công nghệ cho phép người lập kế hoạch điều chỉnh dễ dàng theo thời gian thực, dễ dàng thay đổi mỗi khi có biến động trong công việc.  
• Hỗ trợ làm việc nhóm: Ứng dụng công nghệ tạo nền tảng cho cá nhân và đội nhóm chia sẻ thông tin, đồng bộ hóa dữ liệu và mở ra không gian giao tiếp hiệu quả, giúp quá trình làm việc nhóm dễ dàng hơn.  

7 ứng dụng hàng đầu giúp cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch hiệu quả nhất

Sau đây là 7 gợi ý của OES về các ứng dụng giúp cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch hiệu quả 

Trello – Ứng dụng hàng đầu giúp cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch 

Trello là một công cụ quản lý dự án trực quan, cho phép bạn tạo lập, sắp xếp, theo dõi tiến độ các nhiệm vụ hay hoạt động của đội nhóm trên hệ thống bảng (board) và thẻ (card). Một vài tính năng sau của Trello có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch:  

• Hỗ trợ lên kế hoạch cho ngày, tuần và tháng  
• Xây dựng quy trình làm việc và lộ trình thực hiện dự án 
• Tùy chỉnh bảng theo nhu cầu và mục tiêu của cá nhân hay đội nhóm 
• Cộng tác với các thành viên trong hoặc ngoài nhóm  

Evernote 

Evernote được biết đến là ứng dụng ghi chú đa năng, cho phép bạn lưu trữ, tổ chức và chia sẻ các định dạng nội dung khác nhau, từ văn bản, hình ảnh, âm thanh đến web clip. Bạn có thể sử dụng Evernote để:  

• Ghi chú ý tưởng, phác thảo mục tiêu và sơ lược kế hoạch  
• Tạo lập kế hoạch chi tiết cho các dự án  
• Lưu trữ các tài liệu, báo cáo và tài nguyên liên quan 
• Đồng bộ hóa các ghi chú trên nhiều thiết bị và nền tảng 
• Hợp tác và chia sẻ các ghi chú với các thành viên trong đội nhóm 

Due 

“Nhỏ mà có võ” là cụm từ để nói về Due. Đây là một ứng dụng nhắc nhở đơn giản nhưng hiệu quả, cho phép bạn thiết lập các lời nhắc nhanh chóng cho các đầu việc quan trọng. Nếu muốn nâng cao kỹ năng xây dựng kế hoạch, bạn không nên bỏ qua các tính năng sau của Due: 

• Theo dõi deadline, nhắc lịch hẹn và sự kiện 
• Theo dõi các nhiệm vụ theo ngày, tuần, tháng 
• Nhắc nhở thường xuyên, giúp bạn duy trì thói quen tốt như uống nước, tập thể dục và nghỉ ngơi 
• Tùy chỉnh giao diện, màu sắc của bảng kế hoạch, giúp bạn có thêm động lực thực hiện 
• Đồng bộ hóa các lời nhắc trên nhiều thiết bị và nền tảng, giúp bạn dễ dàng phối hợp với đội nhóm 

Todoist 

Todoist là một ứng dụng quản lý công việc, cho phép bạn tạo lập, phân loại và hoàn thành các nhiệm vụ trên nhiều thiết bị. Bạn có thể sử dụng công cụ này trong việc:  

• Lên kế hoạch cho ngày, tuần và tháng  
• Đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ kế hoạch thường xuyên 
• Nhắc lịch tự động, giúp bạn kiểm soát deadline, sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 
• Tùy chỉnh danh sách công việc theo dự án, nhãn, bộ lọc và màu sắc 
• Cộng tác và chia sẻ các nhiệm vụ với đồng nghiệp và đối tác 

 Any.do – Ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả, giúp cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch

Với Any.do, đây được coi là ứng dụng quản lý thời gian toàn diện, cho phép bạn lên kế hoạch theo ngày, tuần, tháng; đồng bộ hóa các nhiệm vụ, lịch và email. Bạn có thể tận dụng Any.do để cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch thông qua các tính năng như:  

• Chia nhỏ kế hoạch lớn thành các nhiệm vụ nhỏ và nghiêm túc thực hiện từng đầu việc 
• Tạo danh sách công việc, dự án và mục tiêu 
• Đặt lời nhắc, thời hạn cho các nhiệm vụ 
• Sử dụng AI để ưu tiên và tối ưu hóa các nhiệm vụ  

Microsoft to do – Ứng dụng quản lý công việc giúp cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch

Microsoft to do là một ứng dụng quản lý công việc hiệu quả được tích hợp với Microsoft 365, cho phép người dùng tạo, chia sẻ và theo dõi các nhiệm vụ. Vì được kết nối với hệ sinh thái Office nên Microsoft to do có thể giúp bạn: 

• Lên kế hoạch cho ngày, tuần và tháng thông qua mục Ngày của tôi (My day) cùng các đề xuất to do list thông minh   
• Kết nối với Outlook để xem và quản lý các nhiệm vụ quan trọng và email cần ưu tiên trả lời 

• Tùy chỉnh danh sách công việc theo dự án, theo tiến độ hoặc màu sắc 
• Cộng tác và chia sẻ các nhiệm vụ với đồng nghiệp và đối tác 
• Sử dụng AI để giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và tối ưu hóa các nhiệm vụ  

Sectograph  

Sectograph là ứng dụng quản lý thời gian độc đáo, cho phép hiển thị lịch dưới dạng đồng hồ vòng tròn, giúp bạn tăng cường khả năng tập trung, tính toán thời gian và quản lý kế hoạch hiệu quả. Điểm đặc biệt của Sectograph là: 

• Đồng bộ hóa với lịch trên Google hoặc Outlook 
• Tạo các sự kiện, nhắc nhở thường xuyên và theo dõi nhiệm vụ trên ứng dụng 
• Phân chia thời gian theo các khung giờ và màu sắc khác nhau, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ 
• Theo dõi mục tiêu, thói quen và đo lường hiệu suất của bạn để đưa ra các đề xuất cải thiện thông minh  

Xem thêm: Kỹ năng đặt mục tiêu và lập kế hoạch trong công việc 

Nhìn chung, các ứng dụng này sẽ hỗ trợ bạn nâng cao kỹ năng xây dựng kế hoạch thông qua việc:  

• Cung cấp “bức tranh” tổng quan về từng bước hoàn thành kế hoạch trong dự án 
• Chia nhỏ kế hoạch thành các mục tiêu cụ thể  
• Tăng cường sự tập trung, nâng cao hiệu suất công việc 
• Hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả 
• Thúc đẩy giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả trên cùng một hệ thống  

Trên đây là các ứng dụng hiệu quả trong việc cải thiện kỹ năng lập kế hoạch. Tuy nhiên,  nếu muốn nắm rõ các phương pháp, tiến trình xây dựng kế hoạch, bạn nên tìm hiểu thêm các khóa học bài bản để cải thiện rõ rệt kỹ năng này.  

Tham khảo khóa học “Kỹ năng lập kế hoạch” của Ngân hàng khóa học SkillHub ngay hôm nay! 

Kết 

Trên đây là 7 ứng dụng hàng đầu giúp cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch hiệu quả nhất. Hi vọng rằng với những thông tin mà OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam cung cấp đã giúp bạn “bỏ túi” thêm nhiều công cụ hữu ích cho quá trình lập kế hoạch công việc.  

Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong về đào tạo và số hóa, OES đã nghiên cứu và sản xuất ra SkillHub – ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online cho doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ ngay với SkillHub để được tư vấn chi tiết và giải đáp những thắc mắc kịp thời về các khóa học kỹ năng mềm tại đây nhé!