Đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch là một trong những nền tảng vững chắc để giúp bạn đạt được thành công trong công việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng thành thạo những kỹ năng này và áp dụng vào tình huống thực tế. Ở bài viết này, hãy cùng OES tìm hiểu về kỹ năng đặt mục tiêu và lập kế hoạch trong công việc, từ đó giúp bạn dễ dàng làm chủ thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và đạt được thành công.
Ý nghĩa của việc đặt mục tiêu và lập kế hoạch hành động rõ ràng
Thành thạo kỹ năng đặt mục tiêu và lập kế hoạch hành động rõ ràng đem đến nhiều ý nghĩa thiết thực không chỉ cho cá nhân mà còn cho tổ chức:
- Định hướng hành động: Đặt mục tiêu và lập kế hoạch cụ thể giúp bạn định hướng rõ ràng về những hoạt động cần làm trong tương lai. Từ đó bạn có thể chủ động trong việc sắp xếp nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực để đạt được mục tiêu.
- Tạo động lực mạnh mẽ: Khi biết được mục tiêu cụ thể và mục đích của công việc, bạn sẽ có động lực lớn hơn để vượt qua khó khăn và kiên định với sự lựa chọn của mình.
- Quản lý thời gian hiệu quả: Nhờ việc xác định những nhiệm vụ quan trọng trong từng thời điểm cụ thể, bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả và dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Từ đó giúp bạn tận dụng nguồn lực hiệu quả hơn và đạt được kết quả cao.
Tiêu chí đặt mục tiêu và lập kế hoạch trong công việc
Để đạt được hiệu quả tốt nhất, bạn có thể dựa vào 3 tiêu chí sau:
- Thiết lập mục tiêu theo mô hình SMART
Đây là mô hình giúp bạn xây dựng mục tiêu và lên kế hoạch theo 5 tiêu chí:
Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Actionable (khả thi để thực hiện), Relevant (có sự liên quan) và Time-bound (có thời hạn rõ ràng).
Theo đó, mục tiêu cần được xác định rõ ràng, đo lường được và hợp lý với khả năng, đồng thời cần có thời hạn để tạo áp lực tích cực.
Ví dụ về đặt mục tiêu nghề nghiệp
Đặt mục tiêu chung chung: Cải thiện khả năng lập kế hoạch.
Đặt mục tiêu theo mô hình SMART: Trong vòng 3 tháng, tham gia ít nhất 1 khóa học về lập kế hoạch, quản lý dự án nhóm và đạt đánh giá tích cực từ đồng nghiệp và cấp trên.
Ví dụ về mục tiêu trong công việc
Đặt mục tiêu chung chung: Hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
Đặt mục tiêu theo mô hình SMART: Hoàn thành đề xuất và báo cáo đúng hạn trong 3 tháng, đạt đủ KPI của quý và nhận được sự công nhận từ đội ngũ quản lý.
Xem thêm: 2 nguyên tắc lập kế hoạch giúp mọi nhân viên “vượt ải” áp lực công việc
- Phân loại công việc
Kỹ năng đặt mục tiêu và lập kế hoạch thể hiện trong khả năng phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên. Từ đó giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn, giảm áp lực về khối lượng công việc và tăng cường hiệu suất.
- Xác định trước những khó khăn và tự đề xuất phương án giải quyết
Nắm bắt các yếu tố khó khăn từ trước giúp chuẩn bị tinh thần và phương tiện cần thiết để vượt qua trở ngại, làm cho kế hoạch trở nên chặt chẽ hơn.
Cách xác định mục tiêu và lập kế hoạch trong công việc
Xác định mong muốn của bản thân
Trước khi lập mục tiêu và kế hoạch, bạn cần xác định rõ ràng mong muốn của bản thân. Sau đây là 2 “bí quyết” có thể giúp bạn làm điều này dễ dàng hơn
Nguyên tắc 3 mục tiêu:
Trong vòng 30 giây, hãy ghi nhanh 3 mục tiêu mà bạn đánh giá là quan trọng nhất trong thời điểm hiện tại. Dù câu trả lời là gì thì đây cũng sẽ là những “viên gạch” đầu tiên, giúp bạn định hình về kế hoạch trong tương lai.
Xác định mục tiêu của bản thân qua những câu hỏi:
Sau đây là một vài câu hỏi bạn có thể dùng để tìm hiểu bản thân mình trước khi đặt mục tiêu và lập kế hoạch
- Nhóm câu hỏi về giá trị cốt lõi:
“Những giá trị nào quan trọng nhất đối với tôi trong cuộc sống và công việc?”
“Tôi đánh giá những đặc điểm nào ở một công việc hay dự án?”
- Câu hỏi về sở thích và đam mê:
“Những hoạt động nào tôi thực sự thích và cảm thấy hứng thú?”
“Điều gì làm cho tôi cảm thấy hạnh phúc và hài lòng nhất?”
- Câu hỏi về kỹ năng và sở thích nghề nghiệp:
“Tôi có những kỹ năng nào mà tôi muốn phát triển và ứng dụng?”
“Lĩnh vực nghề nghiệp nào mang lại niềm đam mê và sự thách thức cho tôi?”
- Câu hỏi về định hình mục tiêu:
“Nếu tôi thành công đạt được một mục tiêu, điều đó sẽ mang lại cho tôi những lợi ích gì?”
“Tôi muốn gì trong tương lai và muốn để lại dấu ấn như thế nào?”
Lập mục tiêu rõ ràng: ngắn hạn và dài hạn
Tiếp theo, hãy thiết lập mục tiêu ngắn hạn và dài hạn để nhìn rõ bức tranh tổng quan về sự nghiệp trong thời gian tới.
Ví dụ, mục tiêu dài hạn của bạn là trở thành quản lý cấp trung tại doanh nghiệp sau 3 năm. Từ đây, bạn thiết lập những mục tiêu ngắn hạn và lập kế hoạch chi tiết từng bước để biết mình nên bắt đầu từ đâu. Cụ thể:
- Bạn cần hoàn thành ít nhất 2 khóa học hoặc chứng chỉ liên quan đến quản lý và lãnh đạo trong vòng 3 tháng.
- Tham gia vào một dự án nhóm và đề xuất một kế hoạch hoặc cải tiến để thể hiện khả năng lãnh đạo của bạn trong vòng 4 tháng.
- Đề xuất và thiết lập ít nhất 3 buổi họp chính thức với quản lý hiện tại để thảo luận về mục tiêu của bạn và đánh giá tiến trình.
Hoàn thành từng hạng mục công việc sẽ từng bước giúp bạn chinh phục mục tiêu lớn. Bạn nên xây dựng kế hoạch theo ngày/tuần/tháng/quý, sau đó thực hiện đánh giá sau khi hoàn thành để rút kinh nghiệm. Đây cũng là một trong những cách hiệu quả để tự nâng cao kỹ năng đặt mục tiêu và lâp kế hoạch.
Xác định công việc ưu tiên cần làm
Để mục tiêu đạt được tính khả thi, bạn cần sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Ma trận Eisenhower có thể giúp bạn giải quyết bài toán này. Đây là sơ đồ được nghiên cứu bởi Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower, dựa trên hai đặc điểm của mục tiêu là tính quan trọng và tính khẩn cấp.
Bạn hãy liệt kê tất cả những nhiệm vụ bạn cần làm, bao gồm cả những nhiệm vụ không yêu cầu gấp. Sau đó sắp xếp từng đầu việc dựa trên tầm quan trọng và sự cần thiết của chúng:
- Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
- Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ có thể thực hiện sau)
Sơ đồ này đã chứng minh được tính hiệu quả trong việc phát triển kỹ năng đặt mục tiêu và lập kế hoạch, giúp bạn quản lý thời gian khoa học và chinh phục các mục tiêu đã đề ra.
Đánh giá mục tiêu và triển khai hành động
Ở bước này, điều bạn cần làm là chuẩn bị một tinh thần quyết tâm, sự kỉ luật để thực hiện những mục tiêu đã đề ra. Đặc biệt, với từng giai đoạn, bạn nên dành thời gian để đánh giá, xem xét điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp.
Làm thế nào để nâng cao kỹ năng đặt mục tiêu và lập kế hoạch của tổ chức
Trên đây là những cách thức cơ bản để đặt mục tiêu và lập kế hoạch cho mỗi cá nhân. Tuy nhiên, làm thế nào để phát triển kỹ năng này trên quy mô toàn tổ chức/doanh nghiệp?
Khóa học “Kỹ năng lập kế hoạch” của Ngân hàng khóa học SkillHub sẽ là một sự lựa chọn hoàn hảo dành cho doanh nghiệp, tổ chức của bạn. Trong khóa học này, học viên sẽ được trang bị kiến thức cơ bản, bao gồm chiến lược và phương pháp lập kế hoạch hiệu quả.
Khóa học SkillHub không chỉ giáo dục thông qua lý thuyết mà còn tích hợp nhiều tình huống minh họa cụ thể và thực tế. Bằng cách sử dụng các định dạng bài giảng đa dạng như video quay hình, hoạt họa và slides sáng tạo, v.v… khóa học tạo ra một trải nghiệm học tập cuốn hút và dễ dàng ghi nhớ. Những kiến thức áp dụng từ khóa học giúp học viên hiểu rõ cách cân bằng giữa các khía cạnh của cuộc sống và đạt được những thành công đáng kể trong sự nghiệp.
Kết
Kỹ năng đặt mục tiêu và lập kế hoạch đóng vai trò như “kim chỉ nam” giúp bạn vượt qua những khó khăn để vững vàng tiến về phía trước. Hi vọng những thông tin hữu ích mà OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam cung cấp đã giúp bạn hiểu thêm về kỹ năng này và tự tin áp dụng trong công việc.
Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong về đào tạo và số hóa, OES đã nghiên cứu và sản xuất ra SkillHub – ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online cho doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ ngay với SkillHub để được tư vấn chi tiết và giải đáp những thắc mắc kịp thời về các khóa học kỹ năng mềm tại đây nhé!
