Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện tại,  các doanh nghiệp muốn thành công cần tận dụng tối đa mọi nguồn lực. Ra quyết định đúng đắn là yếu tố quan trọng để phát triển bền vững, và thông tin chính xác là nền tảng cho những quyết định đó. Do đó, để có được nguồn thông tin có độ tin cậy cao, việc các doanh nghiệp nên làm chính là thực hiện phân tích hoạt động kinh doanh. Đây là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả. Việc nắm vững kiến thức về phân tích kinh doanh không chỉ giúp tổ chức hiểu rõ hơn về hiệu suất hiện tại của doanh nghiệp mà còn giúp xác định các cơ hội và thách thức tiềm năng trong tương lai. Vậy, phân tích hoạt động kinh doanh là gì? Có các công cụ nào có thể giúp đỡ doanh nghiệp trong việc phân tích? Hãy cùng OES tìm hiểu bằng bài viết dưới đây nhé.

Phân tích hoạt động kinh doanh là gì?

Phân tích hoạt động kinh doanh (hay business analytics) là quá trình thu thập, xử lý, đánh giá, khai thác và phân tích dữ liệu liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp để đưa ra những nhận định, đánh giá về hiệu quả kinh doanh hiện tại và dự báo xu hướng trong tương lai. Nói một cách đơn giản, đây là việc “soi xét kỹ lưỡng” vào hoạt động của doanh nghiệp để tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt.

Vai trò và nhiệm vụ của chuyên viên phân tích kinh doanh

Chuyên viên phân tích kinh doanh (Business Analyst) có nhiệm vụ thu thập, đánh giá và phân tích mọi khía cạnh liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa trên các phân tích này, họ có thể là người trực tiếp đưa ra các đề xuất và định hướng phù hợp hoặc hỗ trợ các nhà quản lý, lãnh đạo đưa ra quyết định nhằm tối ưu hóa hiệu quả và đạt được các mục tiêu chiến lược.

Một chuyên viên phân tích kinh doanh đóng nhiều vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Họ theo dõi và đánh giá các hoạt động kinh doanh, so sánh chúng với các mục tiêu chiến lược đã đề ra. Qua quá trình đánh giá tính khả thi và hiệu quả, họ giúp doanh nghiệp điều chỉnh và tiến gần hơn đến việc hiện thực hóa các chiến lược của mình.

Xem thêm: Prescriptive Analytics là gì? Giải pháp tối ưu cho quyết định kinh doanh

Sự khác biệt giữa phân tích hoạt động kinh doanh và chuyên viên phân tích kinh doanh

Phân tích kinh doanh là một quá trình hoặc một ngành học. Nó là việc nghiên cứu, đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp để tìm ra những điểm mạnh, yếu, cơ hội và thách thức. Mục tiêu cuối cùng là đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn.

Chuyên viên phân tích kinh doanh là người thực hiện quá trình phân tích đó. Họ là những chuyên gia có kiến thức và kỹ năng để thu thập, xử lý dữ liệu, xây dựng mô hình và đưa ra những phân tích sâu sắc về hoạt động kinh doanh. 

Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng phân tích hiệu quả kinh doanh

Phân tích hiệu quả kinh doanh là một công cụ vô cùng hữu ích giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất hoạt động và đạt được những mục tiêu đã đề ra. Dưới đây là những lý do chính tại sao doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp này:

Hiểu rõ tình hình kinh doanh hiện tại

Phân tích hoạt động kinh doanh đóng vai trò thiết yếu trong việc đánh giá và theo dõi các chỉ tiêu kinh doanh. Phương pháp này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về bức tranh tổng thể của hoạt động kinh doanh hiện tại. Qua quá trình phân tích, doanh nghiệp có thể xác định và thực hiện các mục tiêu, nhận diện các tồn tại cùng nguyên nhân khách quan và chủ quan, từ đó đề ra các giải pháp phù hợp. Đồng thời, phân tích hoạt động kinh doanh cũng tạo nền tảng cho doanh nghiệp tận dụng triệt để các thế mạnh sẵn có. 

Kết quả của việc phân tích kinh doanh là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xây dựng chiến lược phát triển và các phương án kinh doanh dự phòng hiệu quả nhất.

Đưa ra quyết định chính xác hơn

 Phân tích hoạt động kinh doanh đóng vai trò thiết yếu trong việc đánh giá và thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh. Giải pháp này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về “bức tranh” kinh doanh tổng thể mà mình đang vận hành. Qua phân tích, doanh nghiệp có thể xác định và thực hiện các mục tiêu kinh doanh, nhận diện các tồn tại cùng nguyên nhân khách quan và chủ quan, từ đó đề ra các giải pháp phù hợp. Đồng thời, phân tích hoạt động kinh doanh cũng là tiền đề để doanh nghiệp khai thác triệt để các thế mạnh của mình.

Kết quả từ việc phân tích kinh doanh là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xây dựng chiến lược phát triển và các phương án kinh doanh dự phòng một cách hiệu quả nhất.

Bên cạnh đó, dựa vào kết quả phân tích , doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả nhất, tránh lãng phí. Các quyết định được đưa ra dựa trên số liệu thực tế sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng thành công, giúp doanh nghiệp trở nên cạnh tranh hơn trên thị trường.

Cải thiện hiệu quả hoạt động

Một lợi ích lớn của phân tích hoạt động kinh doanh là sự gắn kết chặt chẽ với quá trình vận hành của doanh nghiệp. Giải pháp này có vai trò quan trọng trong việc định hướng và cải thiện hoạt động kinh doanh.

Bằng cách phân tích chi tiết từng hiện tượng và từng khía cạnh của quá trình kinh doanh, phân tích hoạt động kinh doanh giúp doanh nghiệp quản lý và điều hành các hoạt động một cách cụ thể và hiệu quả hơn. Quá trình này được thực hiện với sự tham gia phối hợp của tất cả các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp.

Hơn hết, phân tích hoạt động kinh doanh là “sợi dây” kết nối mọi hoạt động của các bộ phận. Nhờ đó, các hoạt động chung của doanh nghiệp sẽ được phối hợp nhịp nhàng và logic hơn, tạo nên một hệ thống vận hành thống nhất và hiệu quả.

Dự báo xu hướng và lập kế hoạch dài hạn:

Phân tích kinh doanh không chỉ đơn thuần mô tả những gì đã xảy ra trong quá khứ mà còn mang đến cái nhìn sâu sắc về tương lai. Nhờ ứng dụng các kỹ thuật phân tích dự đoán, một trong bốn kỹ năng quan trọng trong phân tích dữ liệu lớn, doanh nghiệp có thể:

• Dự đoán xu hướng thay đổi của thị trường để đưa ra quyết định chiến lược hiệu quả
• Phân tích hành vi và nhu cầu của khách hàng nhằm đáp ứng mong đợi của họ tốt hơn
• Lường trước những biến động trong môi trường kinh doanh để chủ động thích nghi và nắm bắt cơ hội mới

Qua đó, doanh nghiệp có cơ sở để xây dựng kế hoạch dài hạn và chuẩn bị chủ động cho tương lai, điều này có thể giúp tổ chức dẫn trước đối thủ cạnh tranh trong việc ứng phó linh hoạt với các thay đổi. Nhanh chóng thích nghi với biến động thị trường là bí quyết giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi nhuận..

Quy trình phân tích hoạt động kinh doanh là gì?

Quá trình phân tích kinh doanh thường bao gồm 8 bước dưới đây.. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu và tình hình kinh doanh riêng, nên những bước quy trình này sẽ có những sự thay đổi dựa trên thực tế.

Các bước phân tích hiệu quả kinh doanh: 

• Bước 1 – Xác định định hướng: Xác định rõ vai trò của nhà phân tích kinh doanh, quan điểm của các bên liên quan và làm quen với lịch sử của dự án.
• Bước 2 – Đặt tên cho các mục tiêu kinh doanh chính: Xác định kỳ vọng của các bên liên quan chính, dung hòa các kỳ vọng xung đột và đảm bảo các mục tiêu rõ ràng và có thể thực hiện được.
• Bước 3 – Xác định phạm vi của dự án: Doanh nghiệp cần có 1 bản thảo ghi rõ ràng và đầy đủ về phạm vi của dự án, một lộ trình sơ bộ về tất cả các bước mà những người tham gia dự án phải tuân theo.
• Bước 4 – Tạo kế hoạch phân tích kinh doanh: Liệt kê mốc thời gian, các bước và kết quả.
• Bước 5 – Xác định yêu cầu: Doanh nghiệp cần đưa ra các yêu cầu ngắn gọn, rõ ràng và có thể thực hiện được dựa trên việc phân tích thông tin đã thu thập được cho đến nay.
• Bước 6 – Hỗ trợ triển khai kỹ thuật: Vì nhiều giải pháp yêu cầu sử dụng phần mềm nên doanh nghiệp cần làm việc chặt chẽ với nhóm CNTT.
• Bước 7 – Giúp triển khai giải pháp: Sau khi đưa ra được giải pháp cuối cùng, doanh nghiệp cần tạo ra các bộ tài liệu rõ ràng và thực hiện đào tạo nhân sự..
• Bước 8 – Đánh giá giá trị: Đánh giá bằng 1 số câu hỏi như “Dự án có hiệu quả không? Tổ chức đã đạt được tiến triển như thế nào? Có cần theo dõi thêm không?”

Các công cụ và kỹ thuật phân tích hoạt động kinh doanh

Để thực hiện quá trình phân tích hiệu quả kinh doanh một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng một loạt các công cụ và kỹ thuật khác nhau. Dưới đây là một số công cụ và kỹ thuật phổ biến

Các công cụ phân tích phổ biến

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp có thể thực hiện phân tích hoạt động kinh doanh 1 cách dễ dàng hơn. Tuy nhiên, các công cụ này cũng sẽ có ưu và nhược điểm. Dưới đây là 1 số công cụ phổ biến:

• Bảng tính Excel: Dùng để xử lý và phân tích dữ liệu đơn giản, tạo biểu đồ, xây dựng các mô hình tài chính cơ bản.
• Phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP): Cung cấp một hệ thống thống nhất để quản lý và phân tích dữ liệu từ nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.
• Tableau, Power BI: Dễ sử dụng, trực quan hóa dữ liệu hiệu quả, tạo các bảng điều khiển tương tác.
• R, Python: Dành cho những người có kiến thức về lập trình, linh hoạt và mạnh mẽ trong việc phân tích dữ liệu phức tạp.
• SQL: Ngôn ngữ truy vấn cơ sở dữ liệu, giúp truy xuất và xử lý dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu lớn.

Các kỹ thuật phân tích

Cùng với các công cụ phân tích, doanh nghiệp có thể áp dụng 1 số kỹ thuật phân tích để nâng cao hiệu quả. Dưới đây là 1 số kỹ thuật phân tích được nhiều doanh nghiệp tin tưởng áp dụng:

• CATWOE (Khách hàng, Người thực hiện, Chuyển đổi, Quan điểm thế giới, Chủ sở hữu và Môi trường): Kỹ thuật này giúp doanh nghiệp nắm bắt được tâm thế khách hàng, phân tích được những yếu tố về khách hàng hay môi trường, người thực hiện.
• MoSCoW (Phải hoặc Nên, Có thể hoặc Không): Kỹ thuật này giúp doanh nghiệp trả lời những câu hỏi để phân tích xem điều gì nên làm hoặc ko nên, điều gì cần thiết phải làm và điều gì có thể thực hiện.
• MOST (Sứ mệnh, Mục tiêu, Chiến lược và Chiến thuật): Các nhà phân tích kinh doanh sử dụng các yếu tố này để tiến hành phân tích nội bộ chi tiết và đầy đủ về các mục tiêu của tổ chức và cách xử lý từng mục tiêu.
• SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức): Kỹ thuật này xác định các điểm mạnh và điểm yếu của một cấu trúc công ty, chuyển chúng thành các cơ hội và thách thức.

Kết

 Phân tích hoạt động kinh doanh đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp. Việc ứng dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, học máy vào quá trình phân tích sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra những giá trị mới.

Tuy nhiên, với những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm thực tế trong việc phân tích hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp này nên tìm kiếm sự hỗ trợ của các bên chuyên gia. OES tự hào là đơn vị đồng hành cùng với nhiều doanh nghiệp lớn trong nước, với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm. Nếu Quý doanh nghiệp quan tâm đến dịch vụ phân tích và trực  quan hóa dữ liệu của OES, hãy LIÊN HỆ NGAY để nhận báo giá và tư vấn miễn phí từ các chuyên gia dữ liệu!