Trong thời đại công nghệ số bùng nổ, nhu cầu đào tạo trực tuyến ngày càng tăng cao. Doanh nghiệp và tổ chức giáo dục đang tích cực đầu tư vào các phần mềm đào tạo để nâng cao hiệu quả giảng dạy và học tập. Tuy nhiên, việc xác định chi phí xây dựng phần mềm đào tạo chuẩn xác là một vấn đề nan giải. Việc xác định chính xác định mức chi phí xây dựng phần mềm đào tạo là yếu tố then chốt để các tổ chức, doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư phù hợp. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết về các yếu tố ảnh hưởng đến định mức chi phí xây dựng phần mềm đào tạo, từ đó giúp bạn có cái nhìn tổng quan và đưa ra dự toán chi phí hợp lý cho dự án của mình.

Xem thêm: Giải mã bí quyết các phương án cắt giảm chi phí phát triển phần mềm quản lý đào tạo

Tầm quan trọng của việc định mức chi phí xây dựng phần đào tạo

Việc định mức chi phí xây dựng phần mềm đào tạo đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả đầu tư và quản lý tài chính cho các dự án đào tạo. Dưới đây là một số lý do chính cho thấy tầm quan trọng của việc định mức chi phí:

• Lập kế hoạch và dự toán ngân sách hiệu quả: Việc định mức chi phí giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch tài chính cụ thể cho dự án đào tạo, bao gồm chi phí phát triển phần mềm, chi phí hạ tầng, chi phí vận hành và bảo trì,… Nhờ vậy, các tổ chức, doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực hợp lý và tránh tình trạng lãng phí chi phí.
• Đánh giá tính khả thi của dự án: Việc so sánh định mức chi phí với ngân sách dự kiến cho phép đánh giá tính khả thi của dự án đào tạo. Nếu định mức chi phí vượt quá ngân sách, các tổ chức, doanh nghiệp cần điều chỉnh phạm vi dự án hoặc tìm kiếm nguồn tài trợ khác.
• So sánh giá cả nhà cung cấp: Khi có định mức chi phí cụ thể, các tổ chức, doanh nghiệp có thể dễ dàng so sánh giá cả của các nhà cung cấp phần mềm đào tạo khác nhau. Nhờ vậy, họ có thể lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của mình.
• Quản lý rủi ro: Định mức chi phí giúp dự đoán các khoản chi phí tiềm ẩn trong dự án đào tạo, từ đó có thể đưa ra các biện pháp phòng ngừa rủi ro phù hợp. Ví dụ, nếu dự đoán được chi phí phát triển phần mềm cao hơn dự kiến, các tổ chức, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch huy động thêm nguồn lực hoặc điều chỉnh tính năng của phần mềm.
• Nâng cao hiệu quả đầu tư: Việc định mức chi phí và quản lý tài chính hiệu quả giúp đảm bảo nguồn vốn đầu tư cho dự án đào tạo được sử dụng một cách hợp lý và hiệu quả. Nhờ vậy, các tổ chức, doanh nghiệp có thể tối đa hóa lợi ích thu được từ khoản đầu tư vào đào tạo.

Xem thêm: 3 lợi ích nhãn tiền khi đầu tư vào phần mềm đào tạo trực tuyến đa ngôn ngữ

Phân tích định mức chi phí phát triển phần mềm giáo dục

Quá trình phát triển phần mềm giáo dục bao gồm nhiều giai đoạn và yếu tố khác nhau, như thiết kế, phát triển và thử nghiệm. Tổng chi phí phát triển phần mềm giáo dục sẽ phụ thuộc vào chi phí thiết kế, phát triển, v.v. Vì vậy, cần phân tích từng yếu tố để có thể dự trù được chi phí chính xác nhất.

Phân tích nhu cầu và yêu cầu kỹ thuật

Phân tích nhu cầu chính là bước đầu tiên trong quá trình phát triển phần mềm giáo dục, giúp tìm ra câu trả lời cho các câu hỏi quan trọng liên quan đến mục tiêu của công ty, yêu cầu chức năng, ước tính ngân sách, v.v. Bên cạnh đó, nó cũng giúp tạo lộ trình cho dự án. Các ràng buộc, rủi ro và giải pháp của dự án cũng được thảo luận trong giai đoạn này. Giai đoạn phân tích có thể sẽ tốn gần 10% tổng chi phí phát triển.

Ngay khi đã phân tích được nhu cầu của doanh nghiệp, yếu tố tiếp theo cần được cân nhắc chính là yêu cầu kỹ thuật. Phần mềm càng phức tạp, đòi hỏi nhiều tính năng và chức năng cao cấp thì chi phí xây dựng càng cao. Ví dụ, phần mềm đào tạo mô phỏng với nhiều kịch bản tương tác phức tạp sẽ có chi phí cao hơn phần mềm đào tạo bài giảng đơn giản.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách phân tích nhu cầu đào tạo cho tổ chức, doanh nghiệp 

Thiết kế UI/UX

Giao diện và trải nghiệm của người dùng đóng vai trò thiết yếu trong quá trình xây dựng phần mềm đào tạo. Với mục tiêu thu hút người học và nâng cao hiệu quả giáo dục, UI/UX nên sinh động, thú vị nhưng đồng thời tiện lợi và dễ sử dụng. Mockup được tạo ra để thể hiện trực quan phần mềm hoặc ứng dụng mong đợi. Nó cung cấp ý tưởng về cách phần mềm và các tính năng sẽ hoạt động. Giai đoạn này có thể chiếm khoảng 5-10% tổng chi phí phát triển phần mềm.

Công nghệ và công cụ phát triển

Nền tảng công nghệ và công cụ phát triển cũng là một yếu tố cần lưu ý khi định mức chi phí xây dựng phần mềm. Việc sử dụng các công nghệ tiên tiến, hiện đại như trí tuệ nhân tạo, thực tế ảo,… sẽ làm tăng chi phí. Tuy nhiên, các công nghệ này cũng có thể mang lại nhiều lợi ích như nâng cao hiệu quả đào tạo, thu hút người học,… Chi phí trong giai đoạn này có thể được chia thành hai thành phần: front-end và back-end. Phát triển front-end chiếm khoảng 25% chi phí. Thêm vào đó, chi phí phát triển back-end sẽ chiếm khoảng 40% tổng chi phí dự án.

Chi phí nhân sự và quản lý dự án

Để xây dựng và quản lý dự án, cần có 1 khoản chi phí dành cho nhân sự phát triển cũng như quản lý. Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của đội ngũ phát triển phần mềm sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và chi phí xây dựng phần mềm. Đội ngũ phát triển có trình độ cao, giàu kinh nghiệm sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho dự án. Ngoài ra, nếu như yêu cầu về thời gian hoàn thành dự án gấp rút sẽ dẫn đến chi phí xây dựng phần mềm cao hơn do cần huy động nhiều nhân lực và nguồn lực.

Chi phí bảo trì

Sau khi phần mềm được ra mắt, để có thể sử dụng 1 cách hiệu quả nhiều lần thì cần bảo trì phần mềm. Bảo trì là yếu tố quan trọng, giữ cho phần mềm luôn được cập nhật và hoạt động bằng cách sửa lỗi, áp dụng các bản cập nhật phần mềm, tối ưu hóa, v.v. 

Xem thêm: 10 tính năng có sẵn trong LMS khiến doanh nghiệp quyết định đầu tư

Kết

Dự án xây dựng phần mềm đào tạo là một dự án vô cùng quan trọng của doanh nghiệp bởi nó thay đổi phần lớn hình thức đào tạo nguồn nhân lực, đào tạo đối tác, khách hàng của doanh nghiệp.Định mức chi phí xây dựng phần đào tạo đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả đầu tư và quản lý tài chính cho các dự án đào tạo. Do đó, các tổ chức, doanh nghiệp cần quan tâm đúng mức đến việc định mức chi phí và sử dụng nó như một công cụ để lập kế hoạch, đánh giá và quản lý dự án hiệu quả. 

Trong những giai đoạn đầu tiên của công tác xây dựng phần mềm đào tạo, để tiết kiệm thời gian và nhân lực nghiên cứu, các tổ chức có thể tham khảo tư vấn của đơn vị chuyên nghiệp.

OES là nhà cung cấp dịch vụ phần mềm đào tạo LMS – Welearning hàng đầu Việt Nam.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, OES cam kết cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp và tận tình. Từ khâu tư vấn, triển khai, đến vận hành hệ thống LMS, OES luôn đồng hành cùng doanh nghiệp, đảm bảo mang lại giải pháp đào tạo tối ưu nhất. 

Nếu Quý doanh nghiệp, tổ chức cần hỗ trợ thêm về triển khai phần mềm đào tạo, hãy liên hệ với OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam để nhận được tư vấn và trải nghiệm demo miễn phí!