Top 5 biểu đồ quản lý thời gian giúp bạn chinh phục thành công
SELECT MENU

Blog

Top 5 biểu đồ quản lý thời gian giúp bạn chinh phục thành công

Steve Jobs từng nói “Thời gian là thứ duy nhất chúng ta không thể mua lại”, câu nói này như một lời nhắc nhở sâu sắc về giá trị vô giá của thời gian. Mỗi phút trôi qua đều mang đến cơ hội để tiến gần hơn đến mục tiêu, hoặc bỏ lỡ những cơ hội quý báu. Để quản lý thời gian hiệu quả và đạt được thành công, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ là không thể thiếu. Trong bài viết này, OES sẽ giới thiệu đến bạn “Top 5 biểu đồ quản lý thời gian giúp bạn chinh phục thành công”. Những biểu đồ này không chỉ là phương tiện hỗ trợ bạn quản lý công việc, mà còn là bí quyết để tối ưu hóa năng suất và biến mỗi giây phút thành bước đệm vững chắc cho sự nghiệp và cuộc sống của bạn.

Xem thêm: Các phương pháp quản lý thời gian giúp bạn nói không với “trì hoãn”

Biểu đồ quản lý thời gian là gì? 

Biểu đồ quản lý thời gian là một công cụ trực quan giúp bạn sắp xếp, theo dõi và tối ưu hóa thời gian dành cho các hoạt động hàng ngày. Chúng cung cấp cái nhìn tổng quan về cách bạn sử dụng thời gian, từ đó giúp bạn xác định các nhiệm vụ quan trọng, ưu tiên công việc, và phát hiện những khoảng thời gian lãng phí.

Biểu đồ quản lý thời gian là gì? 

Biểu đồ quản lý thời gian có nhiều dạng khác nhau, từ biểu đồ Gantt, biểu đồ phân phối thời gian đến ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Mỗi loại biểu đồ đều có những ưu điểm riêng, phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc của từng người. Việc sử dụng các biểu đồ này không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, mà còn giảm stress, cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, và cuối cùng là đạt được các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp một cách hiệu quả hơn.

Các mô hình quản lý thời gian hiệu quả nhất

Một mô hình quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả, tập trung vào những mục tiêu quan trọng và không bị lãng phí thời gian. Dưới đây là năm biểu đồ quản lý thời gian hiệu quả, mỗi loại đều có những ưu điểm riêng giúp bạn tối ưu hóa công việc và cuộc sống hàng ngày:

Biểu đồ Gantt Chart

Biểu đồ Gantt hay Gantt Chart là sơ đồ trình bày các nhiệm vụ, sự kiện theo thời gian một cách trực quan gồm các danh sách các công việc cần thực hiện và các thanh mô tả tiến độ của từng công việc đó. Sơ đồ Gantt hiển thị các thanh ngang có độ dài khác nhau thể hiện thời gian của mỗi nhiệm vụ trong dự án, bao gồm thời lượng cũng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

Trên sơ đồ Gantt, mỗi công việc được biểu diễn bằng một thanh ngang, trong đó đầu mũi tên thể hiện thời gian bắt đầu và đuôi mũi tên thể hiện thời gian kết thúc của công việc. Các thanh ngang này được xếp theo thứ tự thời gian và có thể chồng lên nhau nếu có mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc.

Ưu điểm của sơ đồ Gantt

Biểu đồ quản lý thời gian Gantt là một công cụ lý tưởng cho việc lập kế hoạch dự án, đặc biệt khi áp dụng cho những dự án có cấu trúc đơn giản, không quá phức tạp hay chồng chéo về nhiệm vụ. Biểu đồ Gantt giúp người xem dễ dàng nhận biết thời gian và các giai đoạn thực hiện của từng công việc, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quát về tổng thời gian hoàn thành dự án.

Quản lý thông tin rõ ràng: Biểu đồ này sử dụng hai trục chính để thể hiện các yếu tố quan trọng của dự án: người phụ trách, thời gian bắt đầu và kết thúc, cùng với sự liên kết giữa các nhiệm vụ. Cách trình bày trực quan và đơn giản này giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt các thông tin cốt lõi một cách dễ dàng.

Ưu điểm của sơ đồ Gantt

Về mặt năng suất: biểu đồ Gantt cho thấy rõ ràng ai chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ và tiến độ công việc, giúp mọi thành viên hiểu rõ vai trò của mình trong toàn bộ dự án. Việc có một cái nhìn tổng thể như vậy tạo ra sự chủ động, bởi ai cũng hiểu rằng sự trì hoãn của họ sẽ ảnh hưởng đến các thành viên khác và tiến độ chung của dự án. Sự rõ ràng này giúp cải thiện hiệu suất làm việc và thúc đẩy hiệu quả dự án.

Biểu đồ Gantt cũng là công cụ hữu hiệu để người quản lý phân bổ công việc một cách hợp lý, đảm bảo nguồn nhân lực được tận dụng một cách tối ưu. Điều này giúp dự án được thực hiện một cách suôn sẻ và đạt hiệu quả cao hơn trong việc sử dụng tài nguyên nhân sự.

Nhược điểm của biểu đồ Gantt

Mặc dù biểu đồ Gantt có nhiều ưu điểm về tính rõ ràng và dễ hiểu, nhưng nó cũng tồn tại một số hạn chế như sau:

Phụ thuộc vào việc phân chia công việc từ trước: Nếu người quản lý dự án tạo biểu đồ Gantt đồng thời với quá trình phân chia công việc, họ có thể đối mặt với nguy cơ phải điều chỉnh lại toàn bộ lịch trình dự án nếu bỏ sót một yếu tố hoặc khi thời gian dự tính không chính xác.

Chỉ phù hợp với các dự án quy mô nhỏ và có ít thông tin: Khi dự án có quá nhiều nhiệm vụ hoặc kéo dài trong thời gian dài, việc hiển thị tất cả các yếu tố trên một trang hoặc màn hình máy tính sẽ trở nên khó khăn. Việc thường xuyên cập nhật biểu đồ cho những dự án lớn, với hàng trăm hoặc hàng ngàn nhiệm vụ, có thể tốn rất nhiều thời gian của người quản lý.

Nhược điểm của biểu đồ Gantt

Không mô tả đầy đủ sự phức tạp của một dự án: Ví dụ, nếu một cột mốc bao gồm nhiều công việc chính và mỗi công việc chính lại có các nhiệm vụ nhỏ khác, biểu đồ Gantt sẽ gặp khó khăn trong việc thể hiện chi tiết toàn bộ các nhiệm vụ liên quan.

Hạn chế trong việc quản lý các ràng buộc của dự án: thời gian, chi phí, và phạm vi. Tuy nhiên, biểu đồ Gantt chủ yếu tập trung vào việc quản lý thời gian, dẫn đến việc không thể hiện đầy đủ các yếu tố về chi phí và phạm vi. Ngoài ra, nếu dự án có nhiều công việc chồng chéo, biểu đồ Gantt sẽ khó phân biệt được đâu là công việc ưu tiên hoặc quan trọng nhất.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower hay là ma trận ưu tiên Eisenhower, là một phương pháp hiệu quả để quản lý thời gian dựa trên hai tiêu chí: mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Công cụ này phân chia các công việc thành 4 nhóm, mỗi nhóm đại diện cho một loại nhiệm vụ khác nhau: nhiệm vụ cần làm ngay, nhiệm vụ lên lịch cho sau, nhiệm vụ ủy thác cho người khác, và nhiệm vụ loại bỏ. Phương pháp này được đặt tên theo Dwight D. Eisenhower vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ.

Việc áp dụng Ma trận Eisenhower mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý thời gian và xác định thứ tự ưu tiên công việc:

Tăng cường hiệu suất và hiệu quả làm việc: Dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp, từ đó giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Thay vì lãng phí thời gian vào những việc không quá cần thiết, bạn có thể dành thời gian cho những mục tiêu cốt lõi, giúp cải thiện năng suất và hiệu quả công việc.

Biểu đồ Gantt Chart

Giảm thiểu căng thẳng và áp lực: Khi bạn nắm rõ mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ, bạn sẽ dễ dàng lập kế hoạch và phân bổ thời gian hợp lý hơn. Điều này giúp giảm áp lực và lo lắng, vì bạn đã có lộ trình rõ ràng để xử lý công việc mà không phải lo bỏ lỡ những việc quan trọng.

Cải thiện khả năng quản lý thời gian: Ma trận Eisenhower là một công cụ mạnh mẽ để phân loại và ưu tiên nhiệm vụ. Nó giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn, biết cách phân bổ thời gian hợp lý giữa các khía cạnh của cuộc sống như công việc cá nhân, công việc gia đình, và công việc chuyên môn.

Tạo sự tổ chức và quy trình rõ ràng trong công việc: Sử dụng Ma trận Eisenhower giúp bạn xây dựng một hệ thống tổ chức công việc khoa học. Bạn có thể dễ dàng nhận ra những nhiệm vụ cần ưu tiên, những việc cần lên kế hoạch, và những việc cần loại bỏ nhờ vậy sẽ giúp công việc diễn ra trôi chảy và nâng cao hiệu quả tổng thể.

Sơ đồ 5A quản lý thời gian

Mô hình 5A trong quản lý thời gian bao gồm 5 bước với các chữ A đại diện: Aware, Analyse, Attack, Assign và Arrange cụ thể:

Aware (Nhận biết): Xác định mục tiêu chính và những công việc quan trọng nhất. Việc nhận biết này giúp bạn thấy rõ tầm quan trọng của từng nhiệm vụ, từ đó có thể phân bổ thời gian và nguồn lực hợp lý để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Analyse (Phân tích): Sau khi nhận biết, bước tiếp theo là phân tích các nhiệm vụ. Phân tích công việc giúp chia nhỏ quy trình thực hiện, xác định từng giai đoạn và ước tính thời gian cần thiết cho mỗi phần việc. Điều này mang lại cái nhìn tổng quan, giúp bạn dễ dàng nắm bắt các công việc và quản lý thời gian cho từng giai đoạn của dự án.

Sơ đồ 5A quản lý thời gian

Attack ( Loại bỏ sự ảnh hưởng): Trong quá trình thực hiện, bạn cần loại bỏ những yếu tố gây trở ngại hoặc làm phân tâm. Việc này bao gồm loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết và tạo ra môi trường làm việc tối ưu, giúp bạn tập trung và tránh lãng phí thời gian.

Assign (Lập thứ tự ưu tiên): Bước tiếp theo là xác định thứ tự ưu tiên của các công việc. Việc sắp xếp này giúp đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng được hoàn thành trước, từ đó nâng cao hiệu suất và giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu đã đề ra.

Arrange (Lập kế hoạch): Lập kế hoạch chi tiết cho từng nhiệm vụ bao gồm xác định nguồn lực, thời gian và phương pháp thực hiện. Lập kế hoạch một cách cẩn thận giúp bạn dễ dàng xây dựng lịch trình cụ thể, đảm bảo công việc diễn ra theo đúng tiến độ và đạt được mục tiêu cuối cùng.

Mô hình quản lý thời gian PDCA

Một biểu đồ quản lý thời gian cũng rất hiệu quả và được nhiều người áp dụng đó là PDCA – một mô hình giúp kiểm soát và cải tiến hoạt động của một công ty, doanh nghiệp. Mô hình PDCA là một chu trình cải tiến liên tục theo các bước Plan (lập kế hoạch) – Do (thực hiện) – Check (kiểm tra) – Act (điều chỉnh). Nhà quản lý sẽ dựa vào mô hình này để theo dõi, thay đổi công việc và đặt ra mục tiêu từ đó áp dụng theo vòng lặp cho sự phát triển của công ty.

Ưu điểm của biểu đồ PDCA

Mô hình PDCA mang lại nhiều lợi ích nhờ vào tính linh hoạt và khả năng thúc đẩy sự cải tiến liên tục. 

Cải tiến liên tục: Mô hình này khuyến khích quá trình cải tiến liên tục, giúp các tổ chức hoặc dự án luôn tiến bộ và tối ưu hóa các quy trình, sản phẩm, hoặc dịch vụ. Nhờ vào chu kỳ lặp đi lặp lại của PDCA, các cải tiến nhỏ và lớn đều có thể được thực hiện một cách có hệ thống.

Có cấu trúc và tổ chức rõ ràng: Cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc và dễ theo dõi, từ giai đoạn lập kế hoạch đến thực hiện và kiểm tra kết quả. Điều này giúp nhóm làm việc có được hướng dẫn cụ thể và dễ dàng quản lý tiến độ.

Ưu điểm của mô hình quản lý thời gian PDCA

Linh hoạt, phù hợp cho nhiều vấn đề: Mô hình này linh hoạt và có thể áp dụng cho nhiều loại dự án và vấn đề khác nhau, từ quy trình sản xuất, dịch vụ khách hàng đến phát triển sản phẩm.

Tập trung vào dữ liệu thực tế: PDCA nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm tra và đánh giá dựa trên dữ liệu thực tế. Điều này giúp các quyết định được đưa ra dựa trên thông tin chính xác, giảm thiểu những sai sót hoặc phỏng đoán không chính xác.

Thúc đẩy sự hợp tác và tham gia: Mô hình này đòi hỏi sự tham gia từ tất cả các thành viên trong nhóm, từ đó tạo điều kiện cho việc hợp tác và chia sẻ ý tưởng, cải tiến dựa trên nhiều quan điểm khác nhau.

Giảm rủi ro: Giai đoạn “Do” cho phép thử nghiệm quy trình, và giai đoạn “Check” giúp phát hiện và giải quyết các vấn đề ngay từ sớm, hạn chế rủi ro khi áp dụng các thay đổi trên quy mô lớn.

Nhược điểm của mô hình PDCA

Mặc dù có nhiều lợi ích nhưng không thể phủ nhận mô hình PDCA cũng tồn tại một số hạn chế nhất định như:

Tốn nhiều thời gian và nguồn lực: Việc áp dụng PDCA, đặc biệt trong các quy trình phức tạp, có thể đòi hỏi nhiều thời gian và tài nguyên. Các giai đoạn kiểm tra và điều chỉnh liên tục cũng tiêu tốn nhiều công sức và gây áp lực lớn về thời gian.

Chậm trong việc ra quyết định: Vì PDCA đòi hỏi kiểm tra kỹ lưỡng và điều chỉnh trước khi thực hiện hành động cuối cùng, nó có thể làm chậm quá trình ra quyết định, gây trì hoãn trong việc triển khai các kế hoạch.

Nhược điểm của mô hình PDCA

Dễ rơi vào lặp lại nếu thiếu sự đổi mới: Nếu không được quản lý tốt, PDCA có nguy cơ trở nên lặp lại, dẫn đến việc áp dụng các chu kỳ liên tiếp mà không có sự đổi mới hay cải tiến thực sự, làm giảm hiệu quả của mô hình này.

Không phù hợp trong môi trường biến động nhanh: Đối với các tình huống cần phản ứng nhanh chóng hoặc trong môi trường kinh doanh liên tục thay đổi, PDCA có thể trở nên quá chậm và không đủ linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu cấp bách.

Phụ thuộc vào tinh thần hợp tác của nhóm: Mô hình này yêu cầu sự cam kết và tham gia tích cực từ tất cả các thành viên trong nhóm. Nếu thiếu sự đồng thuận hoặc hợp tác, quá trình có thể bị gián đoạn hoặc không đạt được hiệu quả mong muốn.

Không thích hợp cho mọi loại vấn đề: PDCA không phải là công cụ lý tưởng cho các vấn đề cần giải quyết ngay lập tức hoặc các tình huống khẩn cấp, vì những trường hợp này thường đòi hỏi quyết định nhanh chóng mà không có đủ thời gian để kiểm tra và điều chỉnh chi tiết.

Mô hình quản lý thời gian 9 ô vuông 

Mô hình lưới 9 ô – 9 box grid hay mô hình quản lý nhân tài là một công cụ dùng để quản lý nhân viên và lập kế hoạch cho nhân sự, các nhân viên được chia thành 9 nhóm dựa trên hiệu suất làm việc và tiềm năng của từng người. Mô hình 9 ô vuông được thiết lập theo 3 bước [1] Đánh giá hiệu suất công việc, [2] Đánh giá tiềm năng, [3] Kết hợp đánh giá hiệu suất công việc và tiềm năng phát triển

Ưu điểm của mô hình quản lý thời gian 9 ô

Dễ dàng tiếp cận và sử dụng: Các ô trong mô hình được hiển thị một cách trực quan, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt, kể cả những người lần đầu tiên sử dụng công cụ này. 

Hỗ trợ xác định nhân tài giá trị: Bạn có thể dựa vào dữ liệu để đưa ra quyết định chính xác về việc phân bổ nguồn lực và phát triển nhân tài. Khi có các chương trình thăng tiến nội bộ, bạn sẽ dễ dàng nhận ra những cá nhân phù hợp để trao cơ hội. 

Ưu điểm của mô hình quản lý thời gian 9 ô

Cách tiếp cận toàn diện trong đánh giá nhân tài: Mô hình giúp bạn tránh bị cuốn vào một khía cạnh duy nhất trong hiệu suất của nhân viên, cho phép đánh giá cả khả năng hiện tại và tiềm năng phát triển trong tương lai. 

Công cụ đa năng: 9-Box Grid không chỉ giúp quản lý nhân sự mà còn hỗ trợ lập kế hoạch nguồn lực cho tương lai. Công cụ này cung cấp cái nhìn tổng quát về tiềm năng của nhân viên, giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch kế nhiệm hoặc xác định những người có tố chất lãnh đạo để đưa họ vào các vị trí quản lý.

Nhược điểm của mô hình quản lý 9 ô vuông

Một trong những điểm hạn chế lớn nhất của mô hình 9-Box Grid là sự gắn kết chặt chẽ với các phương pháp quản lý hiệu suất truyền thống, thường dựa vào đánh giá chủ quan hàng năm của một người quản lý. Hiện nay, nhiều công ty như Accenture và Deloitte đã từ bỏ hình thức đánh giá hiệu suất hàng năm này, thay vào đó chuyển sang mô hình phản hồi liên tục. Điều này không chỉ tạo ra nhiều cơ hội hơn để cải thiện hiệu suất mà còn cung cấp nhiều dữ liệu hơn để đánh giá chính xác. Việc đo lường hiệu suất cần được dựa trên càng nhiều dữ liệu khách quan càng tốt. Các vòng phản hồi liên tục, cùng với những hệ thống thiết lập mục tiêu như SMART hoặc OKR, cũng nên được xem xét.

Nhược điểm của mô hình quản lý 9 ô vuông

Bên cạnh đó, tính minh bạch là yếu tố then chốt. Nếu không có sự trao đổi rõ ràng về phương pháp quản lý nhân tài, mô hình này có thể không đạt được mục tiêu và thậm chí dẫn đến hệ thống “rank and yank”, nơi nhân viên được xếp hạng đối đầu với nhau và những người có thứ hạng thấp sẽ bị loại bỏ. Đây không phải là mục đích của 9-Box Grid. Thay vào đó, mô hình này nên được sử dụng để phát triển và nuôi dưỡng tài năng, từ đó giúp tổ chức xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững thông qua nguồn nhân lực.

Bí quyết thành công cùng khóa học quản lý thời gian tại OES

Quản lý thời gian hiệu quả là yếu tố then chốt trong việc đạt được thành công cá nhân và nghề nghiệp. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong đào tạo và số hóa, OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến – đã phát triển SkillHub – ngân hàng khóa học kỹ năng mềm trực tuyến dành cho doanh nghiệp. SkillHub không chỉ cung cấp các khóa học về quản lý thời gian mà còn nhiều khóa học kỹ năng mềm khác, giúp bạn phát triển toàn diện.

Bí quyết thành công cùng khóa học quản lý thời gian tại OES

Khóa học quản lý thời gian tại OES sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách phân chia thời gian, ưu tiên công việc và áp dụng các công cụ quản lý thời gian hiệu quả. Bạn sẽ học cách thiết lập các mục tiêu rõ ràng, xây dựng kế hoạch hành động chi tiết và xử lý các yếu tố gây phân tâm. Điều này sẽ giúp bạn biến thời gian thành tài sản quý giá trong sự nghiệp và cuộc sống cá nhân. Bằng cách áp dụng các bí quyết và kỹ năng học được từ khóa học, bạn không chỉ cải thiện năng suất làm việc mà còn nâng cao khả năng quản lý các công việc và dự án lớn, tiến gần hơn đến thành công. Hãy liên hệ ngay với OES để biết thêm thông tin về khóa học này nhé!

Bài viết liên quan

×
OES

Nhận thông báo về những Khóa học mới nhất

Error: Contact form not found.

Đăng ký nhận tư vấn Khóa học

Đăng ký nhận tư vấn Khóa học

0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x