Trong thế giới công việc và cuộc sống đầy rẫy những thách thức, problem solving hay kỹ năng giải quyết vấn đề là chìa khóa để bạn vượt qua mọi rào cản. Vậy problem solving là gì? Bài viết này sẽ đi sâu vào định nghĩa, các bước thực hiện và cách rèn luyện kỹ năng quan trọng này, giúp bạn làm chủ mọi tình huống và đạt được thành công bền vững.

Xem thêm: 10 ví dụ nâng cấp tư duy phát triển trong doanh nghiệp

Problem solving là gì?

Problem solving (hay kỹ năng giải quyết vấn đề) là một năng lực tư duy toàn diện, cho phép một cá nhân hoặc tổ chức nhận diện, phân tích, và đưa ra các giải pháp sáng tạo, hiệu quả cho những thách thức phức tạp. Đây là kỹ năng nền tảng giúp chuyển hóa những trở ngại thành cơ hội, từ đó thúc đẩy sự phát triển liên tục trong mọi lĩnh vực.

Theo báo cáo Future of Jobs 2023 của Diễn đàn Kinh tế Thế giới (WEF), tư duy phản biện và kỹ năng giải quyết vấn đề là hai trong số những năng lực quan trọng nhất mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm. Điều này cho thấy sự dịch chuyển của thị trường lao động, nơi giá trị không còn nằm ở việc thực hiện các nhiệm vụ lặp lại mà ở khả năng xử lý những vấn đề mới.

Khác với quan niệm thông thường, problem solving không phải là một kỹ năng đơn lẻ, mà là sự tổng hợp và kết hợp của nhiều năng lực khác nhau để tạo ra một quy trình giải quyết vấn đề có hệ thống. Những kỹ năng này bao gồm:

• Tư duy phản biện (Critical Thinking): Tư duy phản biện iúp bạn phân tích thông tin một cách khách quan, nhận diện các giả định sai lầm và đi đến cốt lõi của vấn đề.
• Lắng nghe chủ động (Active Listening): Nền tảng để thu thập thông tin chính xác từ các bên liên quan, đảm bảo bạn hiểu đúng bản chất vấn đề trước khi tìm giải pháp.
• Nghiên cứu & Phân tích (Research & Analysis): Khả năng thu thập, xử lý và diễn giải dữ liệu để đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng, thay vì cảm tính.
• Sáng tạo (Creativity): Giúp bạn vượt ra khỏi lối mòn tư duy, tìm kiếm những giải pháp độc đáo, đột phá.
• Ra quyết định (Decision-making): Khả năng lựa chọn giải pháp tối ưu nhất sau khi đã phân tích các phương án khả thi.
• Giao tiếp (Communication): Kỹ năng thiết yếu để trình bày giải pháp một cách rõ ràng và thuyết phục, đồng thời phối hợp hiệu quả với đồng đội để triển khai.

Một nghiên cứu của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) cho thấy, những người lao động có kỹ năng giải quyết vấn đề vượt trội thường có thu nhập cao hơn và khả năng thích ứng tốt hơn với sự thay đổi của công nghệ. Nắm vững kỹ năng này không chỉ giúp bạn giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn tạo ra những giải pháp có tính lâu dài, ngăn chặn những rủi ro tương tự trong tương lai.

Xem thêm: 7 cách thức giải quyết vấn đề logic giúp bạn xử lý hiệu quả

Problem solving không chỉ là một thuật ngữ, mà là một năng lực tư duy toàn diện.

6 bước giải quyết vấn đề theo chuẩn PMI

Việc giải quyết vấn đề một cách hiệu quả không chỉ là một kỹ năng, mà là một quy trình có hệ thống, yêu cầu tư duy chiến lược và sự kỷ luật. Viện Quản lý Dự án (PMI) đã đúc kết quy trình này thành sáu bước rõ ràng, giúp các chuyên gia chuyển hóa những thách thức thành cơ hội.

Bước 1: Xác định vấn đề cốt lõi

Đây là bước quan trọng nhất vì cách bạn định nghĩa vấn đề sẽ quyết định toàn bộ hướng giải quyết. Rất nhiều người vội vàng tìm giải pháp khi chưa hiểu rõ bản chất vấn đề, dẫn đến lãng phí nguồn lực và thất bại. Thay vì chỉ nhìn vào triệu chứng, hãy tìm kiếm nguyên nhân sâu xa.

Ví dụ thực tế: Một công ty nhận thấy doanh số bán hàng quý II giảm mạnh. Việc xác định vấn đề không chỉ là doanh số sụt giảm, mà cần đào sâu hơn: "Doanh số giảm do tỷ lệ khách hàng tiềm năng không chuyển đổi cao" hay "Doanh số giảm do sự thiếu hụt kiến thức sản phẩm của đội ngũ bán hàng"? Cách định nghĩa này sẽ hướng bạn đến những giải pháp hoàn toàn khác nhau.

Bước 2: Tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ

Sau khi đã xác định đúng vấn đề, bạn cần phân tích các yếu tố gây ra nó. Nguyên nhân gốc rễ chính là những rào cản ngăn bạn đạt được mục tiêu. Các công cụ như Biểu đồ xương cá (Ishikawa Diagram) hay kỹ thuật 5 Whys là những phương pháp mạnh mẽ để thực hiện việc này.

Nếu bạn chỉ giải quyết các triệu chứng, vấn đề có thể tái diễn nếu nguyên nhân gốc rễ là do chương trình đào tạo sản phẩm không hiệu quả. Một nghiên cứu của PMI cho thấy, các dự án thất bại thường có nguyên nhân từ việc xác định sai vấn đề ngay từ đầu.

Bước 3: Sáng tạo các giải pháp khả thi

Khi đã nắm rõ nguyên nhân, đã đến lúc phát huy sự sáng tạo để tạo ra các giải pháp. Giai đoạn này khuyến khích tư duy mở, không giới hạn.

Một số phương pháp hiệu quả mà bạn có thể sử dụng như:

• Động não (Brainstorming): Đưa ra càng nhiều ý tưởng càng tốt mà không đánh giá ngay lập tức.
• Lập bản đồ tư duy (Mind Mapping): Kết nối các ý tưởng, khám phá mối quan hệ giữa chúng để tìm ra những hướng tiếp cận mới mẻ.

Một nghiên cứu của Harvard Business Review chỉ ra rằng các nhóm đưa ra nhiều giải pháp thay thế hơn thường có khả năng đưa ra quyết định tốt hơn tới 30%.

Bước 4: Lựa chọn giải pháp tối ưu

Khi bạn đã nghĩ ra một số ý tưởng khả thi để giải quyết vấn đề, một kỹ thuật hữu ích để xác định giải pháp tối ưu là phân tích đánh đổi (trade-off analysis).

Để thực hiện phân tích này, trước tiên hãy xác định các tiêu chí quan trọng mà bạn có thể sử dụng để đánh giá từng giải pháp. Bạn có thể tổ chức việc đánh giá bằng cách sử dụng một ma trận đơn giản. Giải pháp nào nhận được điểm số cao nhất trong ma trận sẽ là lựa chọn tốt nhất cho vấn đề mà bạn đang đối mặt.

Bước 5: Thực thi giải pháp một cách có kế hoạch

Từ lý thuyết đến thực tiễn, việc triển khai giải pháp cần được thực hiện một cách có tổ chức. Hãy coi việc thực hiện giải pháp như một dự án nhỏ: lập kế hoạch hành động, phân công trách nhiệm, đặt ra mốc thời gian cụ thể và theo dõi tiến độ. Điều này đảm bảo mọi nỗ lực đều được phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả.

Bước 6: Đánh giá và xác minh hiệu quả

Sau khi triển khai một giải pháp, điều quan trọng là bạn cần đánh giá xem liệu giải pháp đó có hiệu quả hay không và liệu có xảy ra những tác động không mong muốn nào. Những bài học thu được từ quá trình đánh giá này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và nguồn lực cho các vấn đề trong tương lai.

Kiểm tra xem giải pháp có thực sự giải quyết được vấn đề hay không hoặc bạn cần quay lại bước 1 hoặc 2 để xem xét lại.

Cách rèn luyện kỹ năng Problem Solving

Theo một báo cáo từ LinkedIn Learning, Kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong 5 kỹ năng mềm được các nhà quản lý tuyển dụng đánh giá cao nhất. Vậy nên, để làm chủ năng lực này, bạn cần xây dựng một lộ trình rèn luyện bài bản, kết hợp tư duy đúng đắn với các phương pháp khoa học.

Xây dựng nền tảng tư duy: Góc nhìn của người giải quyết vấn đề

Thay đổi cách tư duy là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Thay vì coi vấn đề là trở ngại, hãy xem chúng là cơ hội để phát triển.

• Kiến tạo tư duy phát triển (Growth Mindset): Theo nghiên cứu của Tiến sĩ Carol Dweck tại Đại học Stanford, những người có tư duy phát triển sẽ kiên trì và thành công hơn khi đối mặt với thử thách, bởi họ tin rằng khả năng của mình có thể được cải thiện. Hãy kiên nhẫn và xem mỗi vấn đề là một bài học.
• Tư duy phản biện và sáng tạo: Đây là hai trụ cột không thể thiếu. Tư duy phản biện giúp bạn đặt câu hỏi "Tại sao?" nhiều lần, đi sâu vào gốc rễ vấn đề, tránh đưa ra các quyết định sai lầm do cảm tính. Trong khi đó, tư duy sáng tạo cho phép bạn vượt ra khỏi lối mòn, tìm kiếm những giải pháp đột phá.

Áp dụng quy trình chuẩn mực: Hiểu sâu, hành động đúng

Sau khi đã có tư duy nền tảng, bạn cần áp dụng một quy trình khoa học để giải quyết vấn đề một cách có hệ thống.

Các công cụ và mô hình như SWOT Analysis, Biểu đồ xương cá (Ishikawa Diagram) hay sơ đồ tư duy (Mind Map) là những trợ thủ đắc lực. Chúng giúp bạn trực quan hóa vấn đề, phân tích nguyên nhân và sắp xếp các ý tưởng giải pháp một cách logic. Việc nắm vững các công cụ này là một phần quan trọng của các khóa học trực tuyến về kỹ năng tư duy chiến lược.

Học tập liên tục và tận dụng công nghệ

Trong bối cảnh công nghệ phát triển, việc rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề cần phải được diễn ra liên tục, không giới hạn trong một khóa học duy nhất.

• Tham gia các khóa học chuyên sâu: Các nền tảng đào tạo trực tuyến cung cấp các khóa học chuyên sâu, từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn thực hành các tình huống giả lập và học hỏi từ các chuyên gia. Nhiều doanh nghiệp lớn hiện nay sử dụng hệ thống LMS để đưa các chương trình đào tạo kỹ năng mềm, trong đó có problem solving giúp việc học trở nên dễ dàng và có thể đo lường hiệu quả.
• Học hỏi từ trải nghiệm thực tế: Sau mỗi lần giải quyết vấn đề, hãy dành thời gian phản tư.  Việc này giúp bạn không chỉ giải quyết vấn đề hiện tại mà còn tích lũy kinh nghiệm quý báu cho tương lai.
• Tăng cường làm việc nhóm: Một nghiên cứu của Gallup cho thấy các đội nhóm có khả năng hợp tác cao có năng suất làm việc tốt hơn 21%. Hãy chủ động hợp tác, lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp và phân công nhiệm vụ rõ ràng.

Ứng dụng Problem-solving để đạt hiệu quả trong công việc và cuộc sống

SkillHub – Ngân hàng khóa học kỹ năng mềm của OES đồng hành phát triển kỹ năng Problem Solving trong doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và đổi thay không ngừng, kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving) trở thành một trong những năng lực then chốt mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần trang bị cho đội ngũ nhân sự của mình. Nhu cầu phát triển kỹ năng mềm, đặc biệt là khả năng tư duy phân tích và xử lý tình huống, đang ngày càng trở nên cấp thiết để nâng cao hiệu suất làm việc và bứt phá trong kinh doanh.

Hiểu rõ thực tế đó, OES đã phát triển Ngân hàng khóa học kỹ năng mềm SkillHub, một nền tảng đào tạo trực tuyến toàn diện với hơn 30 khóa học chuyên sâu, được thiết kế bài bản nhằm trang bị đầy đủ các kỹ năng cần thiết cho problem solving cũng như nhiều kỹ năng mềm quan trọng khác. Các khóa học tại SkillHub không chỉ cập nhật nội dung mới nhất mà còn tích hợp phương pháp học tập linh hoạt, tương tác cao giúp người học dễ dàng tiếp thu và áp dụng thực tế.

Với sự kết hợp giữa đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, công nghệ học trực tuyến hiện đại và nội dung chuẩn quốc tế, SkillHub của OES chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực tư duy phản biện, phát triển tư duy sáng tạo và khả năng ra quyết định thông minh, những yếu tố quyết định thành công trong giải quyết vấn đề. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ báo cáo tiến độ học tập chi tiết, giúp ban lãnh đạo dễ dàng quản lý và đánh giá hiệu quả đào tạo.

Lựa chọn SkillHub là lựa chọn đầu tư chiến lược vào nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp không chỉ nâng cao kỹ năng Problem Solving mà còn xây dựng một đội ngũ linh hoạt, thích ứng tốt với mọi thách thức và cơ hội trên thị trường.

Kết luận

Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving) là một trong những yếu tố then chốt giúp cá nhân và tổ chức vượt qua thách thức, nâng cao hiệu suất và đạt được mục tiêu bền vững trong môi trường làm việc hiện đại. Đầu tư vào đào tạo kỹ năng mềm, đặc biệt là problem solving, chính là bước đi chiến lược để xây dựng đội ngũ nhân sự linh hoạt, chủ động và hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để phát triển kỹ năng mềm cho đội ngũ, đặc biệt là kỹ năng giải quyết vấn đề, OES chính là đối tác tin cậy. Hãy liên hệ ngay với OES để được tư vấn và xây dựng lộ trình đào tạo phù hợp nhất cho tổ chức của bạn.