Kỹ năng giải quyết vấn đề hay Problem solving rất quan trọng trong công việc và cuộc sống của mỗi người. Nếu bạn chưa biết về “Problem solving là gì” cũng như các quy trình giải quyết vấn đề hãy đọc bài viết dưới đây của OES nhé.
Problem solving là gì?
Problem solving (kỹ năng giải quyết vấn đề) là khả năng nhận diện, phân tích và tìm giải pháp cho những vấn đề, thách thức hoặc khó khăn trong công việc, cuộc sống. Problem solving là một trong những kỹ năng thiết yếu giúp đối phó với những tình huống phức tạp, bất ngờ và đưa ra quyết định quan trọng.
Theo nghiên cứu từ Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng quan trọng để có thể cạnh tranh trên thị trường lao động 4.0. Problem-solving không phải một kỹ năng độc lập mà sẽ được kết hợp với nhiều kỹ năng khác nhau như:
- Active listening (Lắng nghe chủ động)
- Analysis (Phân tích)
- Research (Nghiên cứu)
- Creativity (Sáng tạo)
- Communication (Giao tiếp)
- Decision-making (Ra quyết định)
- Critical thinking (Tư duy phản biện)
Các kỹ năng này sẽ giúp xử lý các vấn đề từ nhỏ đến lớn một cách hiệu quả và có hệ thống, tạo ra những giải pháp có tính lâu dài vừa giải quyết được vấn đề vừa ngăn chặn được những vấn đề tương tự xảy ra trong tương lai.
Các bước cơ bản trong quy trình Problem-solving
Kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng mềm quan trọng trong cuộc sống giúp bạn có thêm tự tin để đưa ra phương án xử lý tối ưu nhất. Bạn có thể áp dụng quy trình giải quyết vấn đề chuẩn PMI theo 6 bước dưới đây nhé.
Bước 1: Xác định vấn đề
Yếu tố quan trọng nhất trong quá trình giải quyết vấn đề là xác định đúng bản chất của vấn đề. Cách bạn nhìn nhận và xác định vấn đề sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các giải pháp mà bạn áp dụng.
Ví dụ, nếu bạn nhận được phản hồi không hài lòng từ khách hàng về một thành viên trong nhóm dự án của mình, các giải pháp bạn đưa ra sẽ khác nhau tùy thuộc vào cách bạn xác định nguyên nhân. Nếu bạn cho rằng vấn đề xuất phát từ hiệu suất làm việc kém của thành viên đó, giải pháp sẽ khác so với việc vấn đề nằm ở sự thiếu rõ ràng trong việc xác định kỳ vọng của khách hàng.
Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ vấn đề
Khi đã xác định rõ vấn đề, bước tiếp theo là tìm hiểu sâu hơn để xác định nguyên nhân gốc rễ của nó. Bạn có thể sử dụng biểu đồ xương cá (hay còn gọi là biểu đồ nguyên nhân – kết quả, biểu đồ Why-Why, hoặc biểu đồ Ishikawa) để hỗ trợ quá trình phân tích. Nếu bạn coi vấn đề như một khoảng cách giữa vị trí hiện tại và mục tiêu bạn muốn đạt được, thì nguyên nhân của vấn đề chính là những rào cản ngăn bạn thu hẹp khoảng cách đó.
Việc phân tích sâu này rất quan trọng vì nó giúp đảm bảo rằng các giải pháp bạn đưa ra nhắm vào nguyên nhân thực sự của vấn đề, thay vì chỉ xử lý các triệu chứng. Nếu bạn chỉ giải quyết triệu chứng mà bỏ qua nguyên nhân gốc rễ, vấn đề sẽ có nguy cơ tái diễn, vì thực chất nó chưa được khắc phục triệt để.
Bước 3: Đưa ra các giải pháp khả thi
Sau khi hoàn thành việc xác định chính xác vấn đề và nguyên nhân gốc rễ, đã đến lúc bắt tay vào việc sáng tạo và phát triển các giải pháp khả thi. Hai phương pháp hiệu quả mà bạn có thể áp dụng để đưa ra giải pháp là brainstorming (động não) và mind mapping (lập bản đồ tư duy). Những công cụ này không chỉ giúp bạn khai thác ý tưởng mà còn hỗ trợ tổ chức và phát triển các giải pháp một cách có hệ thống và toàn diện.
Bước 4: Chọn giải pháp tốt nhất
Khi bạn đã nghĩ ra một số ý tưởng khả thi để giải quyết vấn đề, một kỹ thuật hữu ích để xác định giải pháp tối ưu là phân tích đánh đổi (trade-off analysis). Để thực hiện phân tích này, trước tiên hãy xác định các tiêu chí quan trọng mà bạn có thể sử dụng để đánh giá từng giải pháp. Bạn có thể tổ chức việc đánh giá bằng cách sử dụng một ma trận đơn giản. Giải pháp nào nhận được điểm số cao nhất trong ma trận sẽ là lựa chọn tốt nhất cho vấn đề mà bạn đang đối mặt.
Bước 5: Thực hiện giải pháp
Khi đã xác định được giải pháp mà mình sẽ áp dụng hãy bắt tay vào hành động luôn. Nếu như phương án giải quyết bạn đưa ra có liên quan đến nhiều hành động hoặc nhiều người hãy lên một kế hoạch cụ thể nhé.
Bước 6: Đo lường và đánh giá
Sau khi triển khai một giải pháp, điều quan trọng là bạn cần đánh giá xem liệu giải pháp đó có hiệu quả hay không và liệu có xảy ra những tác động không mong muốn nào. Những bài học thu được từ quá trình đánh giá này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và nguồn lực cho các vấn đề trong tương lai.
Bạn có thể cảm thấy quy trình này hơi phức tạp ban đầu, nhưng hãy nhớ rằng mọi khởi đầu đều khó khăn. Việc áp dụng một kỹ năng mới thường yêu cầu bạn phải có sự kiên nhẫn và quyết tâm. Nếu bạn luyện tập thường xuyên, kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ dần trở thành phản xạ tự nhiên của bạn.
Ứng dụng Problem-solving để đạt hiệu quả trong công việc và cuộc sống
Hiểu được bản chất Problem solving là gì cũng như quy trình giải quyết vấn đề bạn có thể áp dụng thêm một số phương pháp dưới đây để nâng cao hiệu quả.
Tạo ra nhiều giải pháp khác nhau cho mọi vấn đề bạn gặp phải. Nhận phản hồi từ người xung quanh với những quan điểm đa dạng sẽ giúp bạn mở rộng tầm nhìn và từ đó chọn ra giải pháp phù hợp nhất.
Luyện tập hình dung và giải quyết vấn đề trước khi chúng xảy ra. Ví dụ, hãy nghĩ xem nếu xe của bạn bị hỏng trên đường đi làm, bạn sẽ làm gì? Bạn có thể nghĩ ra bao nhiêu phương án? Phương án nào là tối ưu nhất? Khi hoàn thành bài tập này, hãy xem xét cách bạn có thể chuẩn bị tốt hơn cho những tình huống tương tự trong tương lai.
Mỗi ngày, hãy dành thời gian nghĩ ra một số giải pháp cho những vấn đề giả định. Chẳng hạn, nếu con bạn đột nhiên không muốn đi học hay nếu đường đi làm hôm nay bị chặn, bạn sẽ xử lý như thế nào?
Luôn ghi nhớ rằng mỗi vấn đề thường có nhiều giải pháp. Khi bạn trang bị cho mình nhiều công cụ hơn, bạn sẽ trở thành một người giải quyết vấn đề xuất sắc hơn. Tập trung vào việc tìm kiếm các phương án giải quyết tốt hơn, thay vì chỉ xác định đúng hay sai.
Đừng quên tự thưởng cho bản thân khi bạn tìm ra được một giải pháp xuất sắc cho một vấn đề nào đó. Điều này sẽ tạo thêm động lực cho bạn trong việc tìm kiếm các giải pháp cho những vấn đề tiếp theo.
Kết luận
Hiểu rõ ràng về Problem solving sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn cả trong công việc lẫn cuộc sống. Để rèn luyện kỹ năng này hãy thường xuyên thực hành từ phân tích vấn đề đến lựa chọn giải pháp tối ưu và đừng bao giờ e ngại phải đối mặt với thách thức nhé. Hãy rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề ngay từ hôm nay, bắt đầu từ những vấn đề nhỏ trong cuộc sống rồi nâng cao đến các vấn đề trong công việc.
Nếu bạn quan tâm nhiều đến Problem solving hãy tham gia vào các khóa học đào tạo về rèn luyện kỹ năng tư duy và giải quyết vấn đề của OES.
Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong về đào tạo và số hóa, OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ và Đào tạo Trực tuyến đã nghiên cứu và phát triển SkillHub – Ngân hàng khóa học đào tạo online cho cá nhân và các doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết và được giải đáp thắc mắc, hãy liên hệ ngay với SkillHub để được tư vấn kịp thời nhé!
