Nhân sự chính là nền tảng vững chắc, là chìa khóa cho sự phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp. Giống như móng nhà cần được gia cố chắc chắn để hỗ trợ nâng đỡ tòa nhà cao tầng, quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cũng cần được xây dựng bài bản để nâng tầm doanh nghiệp. Tuy nhiên, thiết lập và duy trì một quy trình đào tạo bài bản là bài toán nan giải đối với nhiều doanh nghiệp. Dẫn đến hiệu quả đào tạo thấp, thiếu hụt kỹ năng cần thiết cho nhân viên, ảnh hưởng đến năng suất và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.  

Hãy cùng OES khám phá quy trình 5 bước để xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả, giúp doanh nghiệp có đủ tiềm lực phát triển và vững vàng trên thị trường đầy biến động! 

Xem thêm: 9 bí quyết “vàng” giúp đầu tư ngân sách đào tạo còn sót lại hiệu quả  

Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực?

Việc xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực không chỉ là một yếu tố định hình sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, mà còn là một phần quan trọng của chiến lược phát triển doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt được những cơ hội mới mà còn giúp họ thích ứng với môi trường kinh doanh đầy biến động. Có thể kể đến một số lý do như:  

• Nâng cao năng lực và kỹ năng của nhân viên: Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân lực giúp nhân viên tích lũy kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết. Điều này giúp họ tự tin hơn trong việc đối mặt với thách thức công việc và giải quyết các vấn đề phức tạp.  
• Tăng hiệu quả làm việc: Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân lực giúp nhân viên làm việc hiệu quả và chính xác hơn, từ đó tối ưu hóa quá trình sản xuất và cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng hơn cho khách hàng, tạo ra lợi ích ngắn hạn và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. 
• Thu hút và giữ chân nhân tài: Việc cung cấp cơ hội học tập và phát triển sự nghiệp không chỉ làm cho nhân viên cảm thấy được trân trọng mà còn thúc mà còn giúp nhân viên có cơ hội phát triển sự nghiệp. Trong doanh nghiệp có thể giữ chân nhân tài có năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực của mình. 
• Tăng cường sự gắn kết và tinh thần trách nhiệm của nhân viên: Nhân viên được đào tạo và phát triển đầy đủ sẽ có ý thức trách nhiệm và cam kết cao hơn. Họ tự tin và sẵn lòng đóng góp vào thành công của doanh nghiệp trong một môi trường làm việc tích cực, khích lệ sự gắn kết và trách nhiệm của họ.  
• Đáp ứng nhu cầu thay đổi của thị trường: Thị trường luôn thay đổi và doanh nghiệp cần thích nghi để tồn tại và phát triển. Đào tạo giúp nhân viên cập nhật kiến thức và kỹ năng mới, đáp ứng nhu cầu của thị trường và khách hàng. 

Xem thêm: Lợi ích của công nghệ trong học tập  

Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực với 5 bước 

Các bước chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân lực có thể thay đổi tùy theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp có thể cần 5 bước, trong khi những doanh nghiệp khác có thể cần đến 6 bước, 7 bước hoặc thậm chí nhiều hơn. Điều này phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu đặc biệt của từng tổ chức. Dù vậy, để thực hiện thành công bất kỳ quy trình đào tạo nào, nhà quản lý cần hiểu rõ và nắm vững ít nhất 6 bước chuẩn hóa sau đây. 

Bước 1: Thiết lập và xác định mục tiêu cụ thể 

Trước khi bắt tay vào bất kỳ kế hoạch nào, hãy luôn đặt ra câu hỏi: “Tại sao chúng ta lại làm như vậy?” Câu hỏi này không chỉ giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu rõ ràng mà còn là bước quan trọng để định hình “điều tổ chức muốn” và sau đó là “điều tổ chức cần thực hiện”. Áp dụng nguyên tắc này vào lĩnh vực đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, điều quan trọng là phải xác định rõ ràng mục tiêu đào tạo của doanh nghiệp. Mục tiêu này bao gồm kỹ năng cụ thể cần được đào tạo, trình độ kỹ năng mong muốn đạt được, số lượng và cơ cấu học viên tham gia, cùng với thời gian đào tạo dự kiến. Đây chính là bước nền tảng trong quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực mà nhà quản lý cần nắm vững. 

Bằng cách xác định rõ mục tiêu doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ có cơ sở để đánh giá trình độ chuyên môn của từng cá nhân trong tổ chức. Từ đó, xây dựng chương trình đào tạo phù hợp, tối ưu hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí, công sức cho doanh nghiệp. Việc xác định sai mục tiêu đào tạo và phát triển nhân sự sẽ dẫn đến lãng phí tài nguyên và thời gian, cản trở doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. 

Bước 2: Phân tích và dự báo nhu cầu đào tạo nhân sự 

Người thông minh là người nắm thế chủ động trong tay và luôn đi trước đón đầu thời cuộc. Trong lĩnh vực nhân sự, nhà quản lý bắt buộc phải thực hiện phân tích và dự báo nhu cầu nguồn nhân lực để kịp thời đưa ra các giải pháp cần thiết, tránh nhân sự rơi vào tình trạng thiếu hụt, lạc hậu so với tình hình chung của thị trường. 

Khi phân tích, dự báo nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, doanh nghiệp có thể dựa trên các phương diện sau: 

• Phân tích khả năng thực hiện: Cách tiếp cận này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ loại công việc nào cần được đào tạo, bao gồm các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, và thái độ ở mức độ cụ thể. Phân tích tại mức thực hiện công việc và nhiệm vụ cũng giúp đơn giản hóa quá trình đào tạo, vì nhiều khi có nhiều công việc có những yêu cầu năng lực thực hiện công việc tương đồng.  
• Phân tích và dự báo nhu cầu nhân viên: Bao gồm việc đánh giá kết quả công việc và dự báo kỹ năng cần thiết của mỗi cá nhân dựa trên kiến thức, năng lực và thái độ của họ thông qua nhiều phương pháp như phỏng vấn, điều tra, và phân tích báo cáo. 

Dựa trên các phương diện trên, doanh nghiệp có thể sử dụng đó làm cơ sở để dự báo nhu cầu về tìm kiếm nguồn cung cấp nhân lực trong tương lai. 

Bước 3: Lựa chọn phương pháp đào tạo và xây dựng kế hoạch chi tiết 

Trong quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, việc chọn lựa phương pháp đào tạo và xây dựng kế hoạch chi tiết đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của chương trình. Đầu tiên, việc chọn phương pháp đào tạo cần dựa trên nhu cầu cụ thể của tổ chức và mục tiêu đào tạo đã được xác định từ trước ở các bước trước đó. Doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố như mục tiêu đào tạo, đối tượng học viên, và nguồn lực tài chính để chọn lựa phương pháp phù hợp nhất. 

Các phương pháp có thể bao gồm đào tạo trực tiếp trên công việc, tổ chức hội thảo, sử dụng các khóa học trực tuyến e-Learning, hoặc kết hợp các phương pháp khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của chương trình. 

Đối với các chương trình đào tạo yêu cầu tương tác và cá nhân hóa cao như đào tạo lãnh đạo, phương pháp huấn luyện trực tiếp thường được ưu tiên. Trong khi đó, đối với những khóa học có quy mô lớn, việc sử dụng các khóa học trực tuyến và tài liệu hướng dẫn có sẵn thường là lựa chọn hiệu quả, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian. 

Cuối cùng, việc sử dụng các công cụ đào tạo trực tuyến để chuyển đổi tài liệu hiện có thành các khóa học e-Learning không chỉ giúp tái sử dụng nguồn lực mà còn tạo điều kiện cho việc học tập linh hoạt và tự điều chỉnh theo tiến độ của người học. Điều này không chỉ tối ưu hóa quá trình đào tạo mà còn đảm bảo rằng mọi người có cơ hội tiếp cận kiến thức một cách bình đẳng và hiệu quả. 

Sau khi quyết định được phương pháp đào tạo, bước tiếp theo là xây dựng kế hoạch chi tiết. Đây là quá trình tổ chức và sắp xếp các hoạt động đào tạo một cách có hệ thống và hiệu quả. Trong kế hoạch này, cần phải xác định rõ mục tiêu đào tạo, nội dung cụ thể của từng phiên đào tạo, thời gian và địa điểm tổ chức, cũng như các tài liệu và nguồn lực cần thiết. 

Việc xây dựng kế hoạch chi tiết không chỉ giúp đảm bảo rằng mọi người tham gia đào tạo đều có thông tin và kỳ vọng rõ ràng, mà còn giúp tổ chức quản lý và kiểm soát quá trình đào tạo một cách hiệu quả. Bằng cách này, các tổ chức có thể đảm bảo rằng nguồn nhân lực của họ được đào tạo và phát triển một cách có chủ đích và có hiệu quả, đồng thời đáp ứng được các yêu cầu và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. 

Xem thêm: Xây dựng môi trường học tập tích cực: Vai trò thiết yếu của e-Learning trong giáo dục hiện đại 

Bước 4: Triển khai chương trình đào tạo 

Sau khi đã chọn lựa phương pháp đào tạo và xây dựng kế hoạch chi tiết, doanh nghiệp sẽ tiến hành triển khai chương trình đào tạo. Đây là bước đòi hỏi sự tổ chức cẩn thận và chi tiết để đảm bảo rằng chương trình được triển khai một cách hiệu quả và mang lại giá trị thực sự cho tổ chức. 

Trong trường hợp triển khai đào tạo trực tiếp truyền thống, doanh nghiệp cần xác định địa điểm, thời gian tổ chức khóa học, và các yếu tố khác. Tuy nhiên, với hình thức đào tạo e-Learning thông qua hệ thống LMS, quá trình triển khai trở nên đơn giản hơn. Doanh nghiệp chỉ cần tải lên các khóa học lên hệ thống, sau đó, LMS sẽ tự động gán các khóa học bắt buộc cho nhân viên mới hoặc các nhóm cụ thể. Ngoài ra, LMS cũng hỗ trợ triển khai nội dung đào tạo như video và sách hướng dẫn một cách có hệ thống. 

Quá trình này không chỉ giúp tối ưu hóa việc triển khai các khóa đào tạo cho bộ phận L&D, mà còn giúp nhân viên tiếp cận kiến thức một cách kịp thời, đồng thời tối ưu hóa quá trình học tập và phát triển kỹ năng của họ. 

Bước 5: Theo dõi hiệu suất và đánh giá kết quả đầu ra 

Sau khi triển khai quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, việc theo dõi và đánh giá hiệu quả là vô cùng quan trọng. Hoạt động này giúp doanh nghiệp đo lường mức độ hiệu quả của chương trình đào tạo mà còn cung cấp thông tin quý báu để điều chỉnh và cải thiện quá trình đào tạo trong tương lai.’ 

Đầu tiên, việc theo dõi hiệu suất giúp tổ chức đánh giá sự tiến triển của nhân viên trong quá trình học tập và phát triển (hay còn gọi là learning outcomes). Bằng cách này, nhà quản lý có thể xác định được điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, từ đó cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn phù hợp để họ phát triển tốt hơn. 

Tiếp theo, đánh giá kết quả đầu ra là cách để đo lường sự thành công của chương trình đào tạo. Những kết quả này có thể bao gồm sự tiến bộ trong kỹ năng công việc, sự tăng cường kiến thức và nhận thức, cũng như sự thay đổi trong hành vi và hiệu suất làm việc. Bằng cách này, tổ chức có thể xác định được mức độ đạt được của mục tiêu đào tạo và điều chỉnh chiến lược đào tạo cho phù hợp. 

Tóm lại, việc theo dõi hiệu suất và đánh giá kết quả đầu ra không chỉ là một phần quan trọng của quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, mà còn là công cụ quan trọng để đảm bảo rằng chương trình đào tạo mang lại giá trị thực sự và ứng dụng trong môi trường làm việc. Tuy nhiên, trong trường hợp của các phương pháp đào tạo truyền thống trực tiếp, việc đo lường hiệu quả thường gặp phải nhiều khó khăn hơn. Trái lại, với hình thức đào tạo e-Learning trên hệ thống LMS, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và đo lường hiệu quả của chương trình đào tạo một cách trực quan và chi tiết. 

Xem thêm: Đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo doanh nghiệp như thế nào?  

Cùng OES chuẩn hóa quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực e-Learning

Để chuẩn hoá quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, việc sử dụng e-Learning là một giải pháp linh hoạt và tiện lợi nhất. Với giải pháp này doanh nghiệp có thể tiết kiệm hơn về mặt chi phí và thời gian cho các quy trình đào tạo. Đồng thời, e-Learning cũng giúp tăng cường sự tương tác và sự tham gia của học viên, đặc biệt trong thời đại số hóa ngày nay. 

Với vị thế là đơn vị cung cấp giải pháp e-Learning hàng đầu Việt Nam, OES sẽ giúp chuẩn hoá quy trình đào tạo và đáp ứng mọi nhu cầu từ phía các doanh nghiệp/tổ chức. Đội ngũ chuyên gia tâm huyết và dày dặn kinh nghiệm của OES luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng lộ trình e-Learning hiệu quả nhất.  

Các doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về số hóa bài giảng, hệ thống LMS hay tư vấn toàn diện về e-Learning, hãy liên hệ ngay với OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu tại Việt Nam để được các chuyên gia tư vấn hàng đầu nhé!