Một nghiên cứu của Tổ chức Nghiên cứu Gallup cho thấy rằng các công ty có chương trình đào tạo bài bản cho nhân viên mới có tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn 82% so với các công ty thiếu hệ thống đào tạo. Đào tạo không chỉ là bước khởi đầu giúp nhân viên làm quen với công việc, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự gắn kết và hiệu quả làm việc. Trong bài viết này, OES sẽ giới thiệu các bước xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên mới, giúp doanh nghiệp đạt được kết quả dài hạn và bền vững.

Xem thêm: Các bước xây dựng chi tiết quy trình đào tạo nội bộ

Tầm quan trọng của đào tạo nhân viên mới

Theo dữ liệu của LinkedIn, 78% ứng viên quan tâm đến việc doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc và văn hóa công ty khi quyết định ứng tuyển. Chính vì lẽ đó, việc đào tạo hội nhập cho nhân viên mới một cách hợp lý, hiệu quả là điều mà nhiều nhà tuyển dụng quan tâm. Dưới đây là những lý do tại sao việc đào tạo nhân viên mới lại quan trọng:

Nâng cao chất lượng công việc

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc trang bị cho nhân viên mới những kỹ năng chuyên môn và kiến thức cần thiết là điều cần thiết để nâng cao chất lượng công việc. Đào tạo giúp nhân viên nhận diện và phát triển khả năng của mình, đồng thời cải thiện những kỹ năng còn thiếu. Kết quả là, nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn và đạt được sự phát triển nghề nghiệp bền vững.

Xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng

Chương trình đào tạo hiệu quả không chỉ giúp phân định rõ vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên trong tổ chức mà còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí liên quan đến tuyển dụng và đào tạo. Bằng cách đầu tư vào việc phát triển nguồn nhân lực, công ty có thể xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng cao, đồng  thời tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và gắn bó.

Tạo dựng lòng tin và giữ chân nhân tài

Việc tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu không chỉ giúp nâng cao kỹ năng và nghiệp vụ của nhân viên mà còn là một cách hiệu quả để giữ chân người tài. Chương trình đào tạo giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng và đầu tư, từ đó tạo ra niềm tin và sự cam kết lâu dài với tổ chức. Điều này không chỉ cải thiện tinh thần làm việc mà còn giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc do yếu tố môi trường làm việc không đạt yêu cầu.

Tăng cường hiệu quả công việc

Đào tạo nhân viên một cách bài bản góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Nhân viên được trang bị đầy đủ kỹ năng chuyên môn sẽ có khả năng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường làm việc, từ đó tạo ra những kết quả công việc tốt hơn. Đào tạo giúp giảm thiểu các vấn đề không mong muốn như sự không hài lòng trong công việc và áp lực từ môi trường làm việc.

Việc đầu tư vào đào tạo nhân viên mới không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân mà còn tạo ra giá trị lâu dài cho toàn bộ tổ chức. Đây là một chiến lược quan trọng giúp các công ty duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững trong thị trường ngày càng khắc nghiệt.

Quy trình xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên mới 

Một quy trình đào tạo được tổ chức chặt chẽ không chỉ giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập với công việc mà còn nâng cao năng suất và sự gắn bó lâu dài. Để thực hiện điều này một cách hiệu quả, các bước trong quy trình xây dựng chương trình đào tạo cần được thực hiện đồng bộ và có hệ thống. Dưới đây là các bước quan trọng để xây dựng và triển khai một chương trình đào tạo nhân viên mới thành công mà các doanh nghiệp có thể tham khảo: 

Xác định nhu cầu đào tạo của công ty

Bước đầu tiên trong quy trình xây dựng chương trình đào tạo là xác định rõ nhu cầu đào tạo của công ty. Điều này bao gồm việc phân tích các kỹ năng và kiến thức mà nhân viên mới cần để đáp ứng yêu cầu công việc và hỗ trợ mục tiêu chiến lược của tổ chức. Việc xác định nhu cầu thường được thực hiện thông qua khảo sát, phỏng vấn và phân tích hiệu suất hiện tại để hiểu rõ khoảng cách về năng lực.

Ngoài ra, việc phân tích nhu cầu đào tạo cũng nên xem xét các xu hướng và thay đổi trong ngành, cũng như những yêu cầu đặc thù của từng bộ phận. Điều này giúp đảm bảo rằng chương trình đào tạo không chỉ phù hợp với nhu cầu hiện tại mà còn chuẩn bị cho các thách thức tương lai mà công ty có thể gặp phải.

Xây dựng kế hoạch và chương trình đào tạo

Sau khi xác định nhu cầu đào tạo, bước tiếp theo là xây dựng kế hoạch và chương trình đào tạo chi tiết. Điều này bao gồm việc thiết lập mục tiêu đào tạo cụ thể, chọn lựa các phương pháp giảng dạy phù hợp và phát triển tài liệu đào tạo. Một kế hoạch đào tạo hiệu quả sẽ định rõ các hoạt động đào tạo, thời gian thực hiện và các nguồn lực cần thiết.

Kế hoạch cần phải linh hoạt để có thể điều chỉnh khi cần thiết, đồng thời phải bao gồm các phương pháp đánh giá để đo lường hiệu quả của chương trình. Các tài liệu đào tạo phải được thiết kế để dễ hiểu và dễ tiếp cận, đảm bảo rằng nhân viên có thể nắm bắt thông tin một cách hiệu quả nhất.

Tiến hành đào tạo nhân viên

Khi kế hoạch đào tạo đã được hoàn thiện, bước tiếp theo là triển khai chương trình đào tạo cho nhân viên mới. Trong giai đoạn này, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như hệ thống quản lý học tập (LMS) có thể giúp nâng cao hiệu quả đào tạo. Hệ thống LMS cung cấp nền tảng để tổ chức, quản lý và theo dõi tiến trình đào tạo, từ việc phân phối tài liệu học tập đến việc kiểm tra và đánh giá kết quả học tập.

Việc sử dụng LMS giúp đảm bảo rằng quá trình đào tạo diễn ra suôn sẻ, đồng thời cho phép dễ dàng theo dõi sự tiến bộ của từng nhân viên và điều chỉnh nội dung đào tạo theo nhu cầu cụ thể. Hệ thống này cũng tạo điều kiện cho việc học tập linh hoạt và dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu, giúp nhân viên tiếp cận kiến thức một cách hiệu quả hơn.

Kiểm tra và đánh giá hiệu quả

Cuối cùng, để đảm bảo rằng chương trình đào tạo đã đạt được mục tiêu, cần thực hiện việc kiểm tra và đánh giá hiệu quả. Điều này bao gồm việc thu thập phản hồi từ nhân viên, đánh giá sự tiến bộ qua các bài kiểm tra hoặc đánh giá thực tế, và phân tích kết quả hiệu suất công việc sau đào tạo.

Quá trình đánh giá này giúp xác định những điểm mạnh và điểm yếu của chương trình đào tạo, từ đó có thể điều chỉnh và cải tiến nội dung và phương pháp đào tạo để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của tổ chức. Đánh giá liên tục cũng góp phần vào việc duy trì chất lượng đào tạo và đảm bảo rằng chương trình luôn phù hợp với mục tiêu của công ty.

Cách xác định thời gian đào tạo nhân viên mới

Để đảm bảo chương trình đào tạo nhân viên mới đạt hiệu quả tối ưu, việc xác định thời gian đào tạo một cách hợp lý là yếu tố then chốt. Quá trình này không chỉ giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập và nắm vững công việc mà còn góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng của họ với công ty. 

Việc xác định thời gian đào tạo cần được thực hiện với sự cân nhắc kỹ lưỡng về nhu cầu cụ thể, mức độ phức tạp của công việc, và thời điểm đào tạo phù hợp. Dưới đây là các giai đoạn đào tạo cần thiết để nhân viên mới có thể tiếp nhận và áp dụng kiến thức một cách hiệu quả, từ việc chuẩn bị trước khi bắt đầu công việc đến việc phát triển liên tục trong suốt quá trình làm việc.

Đánh giá nhu cầu đào tạo và phạm vi công việc khi xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên mới

Để xác định thời gian đào tạo nhân sự mới, trước hết nhà quản lý cần xác định nhu cầu, mục tiêu đào tạo của doanh nghiệp mình một cách cụ thể: 

• Doanh nghiệp cần đào tạo kỹ năng gì cho nhân sự mới?
• Sau khi đào tạo, nhân sự sẽ nắm được những nội dung nào? 
• Cách thức đo lường hiệu quả của chương trình đào tạo nhân sự mới là gì? 
• Thời gian cho mỗi buổi đào tạo hoặc module là bao nhiêu lâu? 

Đào tạo có mục tiêu sẽ giúp nhân sự mới tập trung vào năng lực, nhiệm vụ cốt lõi mà họ cần trang bị trong một phạm vi công việc nhất định, tránh dàn trải và tốn thời gian. Bên cạnh đó, đào tạo theo từng vai trò hay phạm vi công việc cụ thể giúp các thành viên trong đội nhóm làm việc tập trung và hiệu quả hơn.  

Xác định mức độ phức tạp của công việc trước khi xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên mới 

Dựa theo mức độ phức tạp của công việc ở từng vị trí, cấp bậc mà doanh nghiệp có cơ sở xây dựng chương trình đào tạo trong thời gian khác nhau. Chẳng hạn với bộ phận Sale&Marketing, nhân sự sẽ cần có thời gian nghiên cứu về sản phẩm, quy trình bán hàng, hay các kỹ năng mềm cách thức tư vấn, giao tiếp với khách hàng. 

Đặc biệt với các vị trí cấp quản lý, trưởng bộ phận, phòng ban, thời gian đào tạo thường diễn ra dài hơn, theo từng giai đoạn với khối lượng thông tin chi tiết hơn, đáp ứng đúng chuyên môn và kích thích năng lực điều điều phối để đảm bảo tiến độ, hiệu quả công việc chung của doanh nghiệp.  

Lựa chọn thời điểm đào tạo phù hợp khi xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên mới 

Đào tạo trước khi bắt đầu công việc chính thức 

Sau khi kết thúc quá trình tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ gửi thông tin và phân công người phụ trách hướng dẫn cho nhân sự mới. Đa số doanh nghiệp thường xây dựng chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới trong 1 tuần đầu làm việc.  

Trong tuần này, nhân sự mới sẽ cần nắm được những thông tin cơ bản như: 

• Thông tin chung về doanh nghiệp: Lịch sử hình thành; Lĩnh vực hoạt động; Hệ thống sản phẩm; Một số thành tựu nổi bật… 
• Hệ thống quản trị doanh nghiệp: Cơ cấu nhân sự; Phòng ban, bộ phận, người phụ trách chính của từng bộ phận 
• Quy định chung, nguyên tắc hoạt động về giờ giấc, trang phục, giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp; quy tắc ứng xử trong môi trường chung 

• Chính sách, lương, thưởng, đãi ngộ của doanh nghiệp 
• Mục tiêu kinh doanh được Ban lãnh đạo xây dựng 

Sau tuần đầu tiên, nhân viên mới đã có thể làm quen với môi trường, nắm được những thông tin cơ bản để thực hiện những nhiệm vụ chuyên môn.  

Đào tạo song song với công việc thực tế 

Theo CareerBuilder, một nhân sự thường mất từ 2-3 tháng để thực sự nắm chắc kỹ năng chuyên môn ở môi trường mới. Vì vậy, các doanh nghiệp vẫn cần tổ chức thường xuyên các chương trình đào tạo song song với công việc thực tế.  

Nội dung đào tạo cho nhân sự mới sẽ kết hợp kiến thức mới phối hợp kiểm tra, đánh giá năng lực chuyên môn, cụ thể: 

• Cung cấp công cụ, tài liệu hữu ích để nhân sự mới phát triển kiến thức, kỹ năng 
• Kiểm tra khả năng nắm bắt công việc, xử lý tình huống phát sinh trong quá trình làm việc 
• Đào tạo kiến thức chuyên sâu để nhân sự có cơ hội được phát triển tận độ khả năng của mình 
• Đào tạo kỹ năng chuyên sâu trong chuyên môn của nhân sự, đồng thời cung cấp kiến thức cơ bản của bộ phận có liên quan để phối hợp có hiệu quả 

• Tổ chức các buổi họp mặt để nhân sự mới chia sẻ những thuận lợi, khó khăn họ gặp phải, nói lên những góc nhìn mới mẻ đồng thời lắng nghe góp ý từ đồng nghiệp trong công ty.  

Đào tạo theo giai đoạn  

Thông thường với nhân viên mới, quá trình đào tạo sẽ diễn ra theo 4 giai đoạn: Trước khi Onboarding, Định hướng; Hòa nhập; Phát triển. Tiến trình này có thể kéo dài từ 3 tháng hoặc lâu hơn, phụ thuộc vào mục tiêu của từng doanh nghiệp. 

• Giai đoạn trước khi Onboarding: Thường diễn ra trước ngày làm việc đầu tiên của nhân sự mới, phòng nhân sự sẽ cung cấp cho họ tài liệu và những thông tin cơ bản của doanh nghiệp cũng như chuẩn bị tài liệu cần thiết cho việc chào đón nhân viên mới.  
• Giai đoạn định hướng: Nhân sự mới sẽ được giới thiệu về thông tin, nội quy, chính sách chung của công ty; làm quen với môi trường làm việc, vị trí, phòng ban và những công cụ cần thiết cho công việc.  

• Giai đoạn hòa nhập: Thường diễn ra trong tháng đầu tiên của nhân sự mới. Trong thời gian này, trưởng bộ phận sẽ trực tiếp hỗ trợ cho nhân sự để họ thích nghi với cường độ làm việc cũng như văn hóa doanh nghiệp. Mọi chương trình đào tạo trong giai đoạn này cần được xây dựng chi tiết về mục tiêu, đo lường hiệu suất để đảm bảo nhân sự đang hòa nhập tốt. 
• Giai đoạn phát triển: Mục tiêu trong giai đoạn này là giúp nhân sự thấm nhuần văn hóa doanh nghiêp, thành thạo về chuyên môn và xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp. Giai đoạn này sẽ kéo dài trong suốt quá trình làm việc của nhân sự và là nền tảng xây dựng môi trường làm việc lành mạnh.

Kết 

Xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên mới là hoạt động trong chiến lược và định hướng phát triển nhân tài trong doanh nghiệp. Nhờ việc thiết kế nội dung và phương pháp học hợp lý, doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập, gia tăng gắn kết với doanh nghiệp và tích cực cống hiến vì mục tiêu chung. Để xây dựng hệ thống quản lý học tập trực tuyến hiệu quả, hấp dẫn, hãy liên hệ với OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu Việt Nam để nhận được tư vấn chuyên sâu và triển khai e–Learning ngay hôm nay.