Số hóa bài giảng là một trong những phương pháp hiệu quả nhằm mang lại tác động tích cực cho hoạt động đào tạo doanh nghiệp hiện nay. Đứng trước làn sóng số hóa mạnh mẽ này, các doanh nghiệp đang gặp những thách thức nhất định trong việc triển khai và xây dựng một nền tảng e-Learning thành công. Vậy làm thế nào để số hóa bài giảng đạt hiệu quả cao, hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây!
Xem thêm: Top 5 định dạng số hóa bài giảng 2022 được doanh nghiệp ưa chuộng nhất
Số hóa bài giảng là gì?
Số hóa bài giảng là việc chuyển đổi thông tin, dữ liệu đào tạo dưới dạng văn bản giấy thuần túy sang hình thức chuẩn tài liệu mà máy tính có thể tiếp nhận và xử lí dưới các định dạng thông tin khác nhau như hình ảnh, video,…
Khi doanh nghiệp mở rộng và phát triển với quy mô lớn hơn, khối lượng nội dung bài giảng đào tạo nhân sự sẽ tăng lên theo cấp số nhân. Do vậy, việc lưu trữ ” tài sản” khổng lồ này gây ra sự lãng phí và hao tổn nguồn lực quản lý. Từ đây, một giải pháp mang tên số hóa bài giảng giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề trên.
Xem thêm: Số hóa nội dung – Tầm quan trọng với hoạt động đào tạo nội bộ của doanh nghiệp
Vì sao doanh nghiệp nên ưu tiên số hóa bài giảng?
Theo thống kê, 86% trong số 2000 doanh nghiệp của 26 quốc gia được nghiên cứu kỳ vọng đạt được việc giảm kinh phí và gia tăng lợi nhuận nhờ nỗ lực chuyển đổi số trong vòng 5 năm tới. Là điều quan trọng và cần thiết trong chuyển đổi số, số hóa tài liệu là việc bắt buộc để các doanh nghiệp hiện thực hóa nhiệm vụ trong tương lai.
Bên cạnh lợi ích kinh tế, chi phí, doanh nghiệp cũng sẽ nhận được những hiệu quả về các yếu tố như:
Chia sẻ nội dung dễ dàng hơn
Hoạt động đào tạo doanh nghiệp luôn đòi hỏi sự tiếp cận, cộng hưởng và chia sẻ các nội dung trong nội bộ. Nhờ có số hóa, nhân sự và thành viên của các bộ phận có thể truy cập cũng như sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiện lợi hơn.
Tài liệu được lưu trữ an toàn với bảo mật cao
Thay vì có nguy cơ bị hư hại hoặc thất lạc tài liệu, việc số hóa thông tin giúp doanh nghiệp hạn chế những rủi ro về nhất định về việc lưu trữ và cất giữ tài liệu. Nhờ ứng dụng công nghệ, nếu chẳng may gặp trường hợp thất lạc hay mất mát, dữ liệu cũng có thể phục hồi một cách dễ dàng nhờ các tính năng nâng cao, đồng bộ hóa từ hệ thống.
Góp phần bảo vệ môi trường
Nghe có vẻ không liên quan, nhưng số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp giảm số lượng giấy hay rác thải nhất định tuồn ra môi trường. Nếu sử dụng phương pháp đào tạo truyền thống, doanh nghiệp sẽ sử dụng và cần rất nhiều giấy hay các tệp nhựa đính kèm. Số hóa tài liệu làm giảm thiểu những vấn đề trên. Tiết kiệm giấy cũng là cách để bảo vệ môi trường và làm giàu tài nguyên thiên nhiên.
Xem thêm: Số hóa đào tạo hiệu quả cao cho doanh nghiệp
Quy trình số hóa bài giảng cho doanh nghiệp
Khi bước vào việc thiết lập quy trình số hóa bài giảng, doanh nghiệp sẽ cần lưu ý 3 thành phần chính bao gồm: Phần mềm, thiết bị và dịch vụ số hóa. Tuy nhiên, theo từng mục đích, các doanh nghiệp sẽ có quy trình số hóa bài giảng khác nhau. Dưới đây là 5 bước chính theo quy trình chung trong hoạt động đào tạo doanh nghiệp thông thường.
Thu thập tài liệu
Để bắt đầu hoạt động đào tạo, doanh nghiệp cần xây dựng nội dung, thu thập tài liệu dựa trên mục đích ban đầu được đưa ra. Có thể là tài liệu training cho nhân viên, quy định công ty, truyền thông nội bộ,…
Chuẩn bị tài liệu
Doanh nghiệp có thể xây dựng nội dung mới hoàn toàn trên hệ thống hoặc có thể số hóa từ các bài giảng đã có trước đó. Đối với những nội dung truyền thống cần được số hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị chỉn chu các tài liệu, phân loại và sắp xếp hợp lý.
Thiết lập hệ thống
Sau khi có nội dung, thông tin và tài liệu. Doanh nghiệp bắt đầu tiến hành thiết lập hệ thống theo các tiêu chuẩn được định sẵn. Đồng bộ hóa các nội dung và hình thức như mong muốn.
Kiểm tra tài liệu
Ở bước thứ 4, doanh nghiệp sẽ kiểm tra lại tài liệu sau khi được số hóa đã khớp với mục đích hay mong muốn. Kiểm định chất lượng đầu ra của tài liệu
Nghiệm thu
Nghiệm thu lại kết quả của bài giảng số hóa.
Xem thêm: 7 bước số hóa bài giảng e-Learning bằng hình thức infographic
Làm thế nào để số hóa bài giảng hiệu quả cao?
Đa dạng hóa nội dung
Đa số các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay đều triển khai số hóa bài giảng như một xu hướng tất yếu của thị trường. Tuy nhiên, số hóa bài giảng sẽ không mang lại hiệu quả cao nếu áp dụng những nội dung và hình thức cũ. Việc học và đào tạo online sẽ đem lại hai kết quả đối lập, một là cảm giác chán nản và mất hứng, hai là gia tăng động lực và khuyến khích tham gia. Do đó để việc số hóa bài giảng đạt hiệu quả cao, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng về nội dung, phương thức và định dạng truyền tải sao cho sự tiếp cận là tốt nhất.
Một phương pháp để triển khai nội dung cho số hóa bài giảng đang thu hút đông đảo người học hiện nay như Stock Video, Gamification, quay hình hiện trường,…
Áp dụng định dạng phù hợp
Có nhiều định dạng khác nhau cho số hóa bài giảng. Đơn giản nhất là chuyển tải nội dung dưới dạng các tư liệu kỹ thuật số như văn bản, slides, video, … Với mỗi một cá nhân, tổ chức sẽ có những mục tiêu và định hướng khác nhau, vì vậy xác định rõ định dạng phù hợp cho nền tảng e-Learning là điều nhất thiết cần phải cân nhắc kỹ lưỡng. Áp dụng định dạng đúng không chỉ mang lại tính tương tác tốt cho người dùng, mà còn mang lại trải nghiệm tối ưu cho những người tham gia.
Xem thêm: 4 Nguyên tắc hướng dẫn thiết kế để xây dựng một khóa học e-Learning
Đảm bảo chất lượng nền tảng số hóa
Một nền tảng số hóa bài giảng hiệu quả đòi hỏi chất lượng phải đạt tiêu chuẩn cao. Các yếu tố về chất lượng như hình ảnh, âm thanh, công cụ,… luôn được ưu tiên xây dựng hàng đầu để công tác số hóa bài giảng hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, chất lượng của nền tảng số hóa cũng ảnh hưởng đến quá trình học và đào tạo trực tuyến của các doanh nghiệp, tổ chức. Nếu chất lượng nền tảng chỉ mang tính tạm bợ thì trong tương lai gần, cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rủi ro liên quan đến năng suất và hiệu quả hoạt động của chính mình.
Khai thác các tính năng hiệu quả
Khi bắt đầu triển khai số hóa bài giảng hiệu quả, cá nhân, doanh nghiệp sẽ có những mục tiêu cụ thể liên quan đến việc phát triển nền tảng sao cho phù hợp với định hướng đã được đưa ra. Các tính năng phải được thiết kể để tối ưu hoạt động học, đào tạo cũng như quản lý của doanh nghiệp. Nếu một nền tảng số hóa được xây dựng với quá nhiều chức năng không cần thiết, điều này sẽ gây lãng phí nguồn lực và gia tăng chi phí cho doanh nghiệp. Vì vậy, cần khai thác các tính năng một cách hiệu quả để tối đa lợi ích của số hóa bài giảng.
Xem thêm: Cách thức số hóa đào tạo giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí cơ hội
Thu hút và giữ chân tốt hơn
Quá trình đào tạo nhân sự rất tốn kém và mất thời gian. Và thật không may, việc giữ chân nhân viên cũng là một thách thức lớn. Hiện nay, tỷ lệ nhảy việc của người trẻ rất cao, đặc biệt là những nhân viên có năng lực tốt. Tuy nhiên, việc giữ chân những nhân viên có giá trị có thể đạt được thông qua sự phát triển của hình thức “số hóa bài giảng”.
Đào tạo và phát triển đã trở một đặc quyền không thể thiếu cho bất kỳ nhân viên nào khi tham gia vào môi trường làm việc chuyên nghiệp. Do đó, khi hình thức đào tạo được chuyển sang “số hóa bài giảng” thì yêu cầu lớn là phải thu hút và giữ chân người dùng tốt hơn. Không có sự tiếp xúc trực tiếp người học sẽ dễ dàng bỏ ngang và chán nản khi tham gia trên các nền tảng Online, vì vậy thiết kế nền tảng sao cho hấp dẫn và giữ chân người dùng cũng là vấn đề đáng lo ngại khiến cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp phải quan tâm.
Các tài liệu nên số hóa trong hoạt động đào tạo của doanh nghiệp
Việc lựa chọn các tài liệu bài giảng cần số hóa phụ thuộc vào nhu cầu và định hướng của từng doanh nghiệp. Không có giới hạn nào cho việc số hóa tài liệu đào tạo. Nếu doanh nghiệp có xu hướng số hóa tất cả các tài liệu sẵn có và xây dựng thêm nền các tài liệu đào tạo mới, công ty có thể ưu tiên các loại tài liệu như:
- Các văn bản hướng dẫn, thông báo thông tin nội bộ
- Kế hoạch của các bộ phận, phòng, ban, tổng công ty
- Nội dung thực thi, vận hành
- Hoạt động truyền thông, văn hóa doanh nghiệp
- Mẫu báo cáo
Trước khi bắt đầu số hóa bài giảng, doanh nghiệp cần cân nhắc những gì “quan trọng” và ” kém quan trọng”. Điều này giúp phân định sự ưu tiên khi số hóa, cũng như loại bỏ những tài liệu, thông tin không còn giá trị.
Xem thêm: Các hình thức phổ biến trong đào tạo nhân sự 2022
Kết
Hoạt động số hóa tài liệu đang ngày càng được phổ biến rộng rãi. Không những các công ty, doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng hay quy mô lớn mà kể cả những doanh nghiệp vừa, nhỏ và startup đều đang dần quen với hình thức này trong hoạt động đào tạo. “Lốc xoáy” mang tên “Số hóa tài liệu” đang xâm nhập và dần dấn sâu vào thị trường.
Hãy Liên hệ OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu Việt Nam để nhận được tư vấn kỹ lưỡng nhất về e-Learning và số hóa bài giảng!
