Nhờ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, hệ thống LMS đã trở nên phổ biến trong hầu hết mọi doanh nghiệp. Xu hướng hiện tại cũng cho thấy rằng có đến 89% tổ chức bắt đầu quan tâm triển khai đào tạo qua LMS tại doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, với hàng loạt các tùy chọn về tính năng, giá cả, làm thế nào để doanh nghiệp biết rằng chi phí đầu tư thực sự xứng đáng. Việc định giá hệ thống LMS có thể trở nên khó khăn nếu doanh nghiệp không nắm rõ chi phí triển khai hệ thống bao gồm những gì. Trong bài viết này, hãy cùng OES tìm hiểu những chi phí hệ thống quản lý học tập (LMS) để giúp doanh nghiệp ra quyết định dễ dàng và phù hợp! 

Xem thêm: Giải mã bí quyết các phương án cắt giảm chi phí phát triển phần mềm quản lý đào tạo

Các yếu tố cần cân nhắc khi tính toán chi phí hệ thống quản lý học tập

Hệ thống Quản lý Học tập (LMS) là một trong những công cụ thiết kế và phát triển eLearning thiết yếu nhất. Chúng cung cấp cho các chuyên gia eLearning khả năng tạo và triển khai các khóa học eLearning mà mọi thành viên trong đối tượng mục tiêu đều có thể truy cập, cũng như theo dõi tiến độ học tập của học viên. Trước khi quyết định đầu tư vào một hệ thống elearning bạn cần có cái nhìn sâu sắc về chi phí dự kiến khi mua một Hệ thống LMS.

Chi phí thiết lập/đăng ký

Phí cài đặt cho hệ thống quản lý học tập (LMS) thường khá lớn, tùy thuộc vào loại LMS, các tính năng, và các tiện ích hoặc nâng cấp bổ sung. Một số nhà cung cấp LMS yêu cầu một khoản phí duy nhất, trong khi những nhà cung cấp khác có thể yêu cầu thanh toán hàng tháng hoặc hàng năm.

Một số nhà cung cấp còn tính thêm phí nếu bạn muốn các dịch vụ hỗ trợ bổ sung, chẳng hạn như tùy chọn hỗ trợ qua email hoặc điện thoại. Trước khi mua LMS, điều quan trọng là phải tìm hiểu về bất kỳ chi phí trả trước nào có thể phát sinh để tránh ảnh hưởng không mong muốn đến ngân sách eLearning của bạn. Hãy đọc đánh giá và trao đổi với bộ phận chăm sóc khách hàng của họ để xác minh rằng mức giá bao gồm tất cả các dịch vụ bạn cần.

Phí theo lần sử dụng/theo người học

Có một số nền tảng LMS yêu cầu phí dựa trên mỗi lần sử dụng hoặc mỗi học viên. Đối với các giải pháp Pay-per-Learner (PPL), bạn sẽ phải trả một khoản phí cố định cho mỗi người dùng. Nói cách khác, mỗi học viên đăng ký khóa học eLearning của bạn và đăng nhập vào Hệ thống Quản lý Học tập sẽ phát sinh thêm một khoản phí. Điều này có thể trở nên khá tốn kém nếu bạn mong đợi số lượng lớn học viên tham gia khóa học. Nếu bạn chọn giải pháp LMS tính phí theo lượt sử dụng, bạn sẽ phải trả tiền cho mỗi học viên của khóa học eLearning, tùy thuộc vào cấu trúc giá của nhà cung cấp LMS.

Bảo trì

Đây thường có thể là một trong những chi phí đáng kể nhất mà bạn phải chịu khi sử dụng LMS. Thực tế, chi phí bảo trì thường chiếm khoảng 15 đến 20 phần trăm chi phí ban đầu của Hệ thống Quản lý Học tập. Đây không phải là một khoản phí trực tiếp do nhà cung cấp LMS thu, vì bảo trì thường được thực hiện trong nội bộ tổ chức. 

Ví dụ, việc tích hợp hệ thống LMS vào chiến lược Đào tạo và Phát triển hiện tại của bạn và cập nhật phần mềm thường xuyên thường sẽ bao gồm các khoản phí bổ sung. Đây là một trong những lý do chính khiến các giải pháp LMS dựa trên đám mây trở nên phổ biến, vì nhà cung cấp LMS thường sẽ tự động cập nhật hệ thống mà không tốn thêm chi phí.

Phí cấp phép

Trong một số trường hợp, các nhà cung cấp LMS thu phí bản quyền và yêu cầu gia hạn định kỳ, chẳng hạn hàng năm hoặc hai năm một lần. Để tiếp tục sử dụng hệ thống LMS, các chuyên gia eLearning phải đảm bảo rằng họ đã thanh toán đầy đủ phí bản quyền. 

Chi phí cho phí bản quyền này có sự khác biệt lớn giữa các nhà cung cấp. Do đó, điều quan trọng là phải xác minh xem giải pháp LMS chỉ yêu cầu một khoản phí duy nhất hay bạn còn phải trả phí gia hạn bản quyền. Nếu có yêu cầu gia hạn, hãy chắc chắn hỏi về số tiền cũng như tần suất thanh toán.

Đào tạo

Sau khi đã thanh toán xong các khoản phí ban đầu, phí bản quyền và phí bảo trì, bạn cần chi trả để đào tạo đội ngũ eLearning của mình cách sử dụng Hệ thống Quản lý Học tập (LMS) một cách hiệu quả. Tùy thuộc vào độ phức tạp của LMS, đây có thể là một khoản chi phí lớn. Lưu ý rằng bạn cũng sẽ cần tổ chức các buổi đào tạo định kỳ, đặc biệt nếu có các bản cập nhật hoặc thay đổi đối với hệ thống LMS. 

Đào tạo không chỉ yêu cầu giờ làm việc, mà bạn còn phải chi trả cho giảng viên nếu cần thiết. Một số nhà cung cấp LMS cung cấp dịch vụ hỗ trợ đào tạo một kèm một, nhưng cũng đi kèm với chi phí. Đây là lý do tại sao việc lựa chọn một LMS có sự cân bằng tốt giữa tính dễ sử dụng và sự linh hoạt trong sáng tạo luôn là lựa chọn khôn ngoan. Chọn một công cụ phù hợp với kỹ năng của đội ngũ eLearning và cung cấp cho họ sự linh hoạt để phát triển các khóa học eLearning hiệu quả là điều then chốt.

Đội ngũ Học tập và Phát triển

Ngay cả khi bạn làm việc trong một tổ chức eLearning tương đối nhỏ, bạn vẫn cần có đội ngũ nhân sự cần thiết để sử dụng các tính năng khác nhau của hệ thống LMS. Chẳng hạn, một Nhà thiết kế học liệu, chuyên gia IT và quản lý nội dung eLearning đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển khóa học eLearning. 

Bạn cũng có thể cần đội ngũ chuyên trách về Đào tạo và Phát triển để duy trì hệ thống LMS, xử lý các sự cố phát sinh, cũng như cập nhật khóa học eLearning với các nội dung mới. Hãy lấy phản hồi từ đội ngũ Đào tạo và Phát triển của bạn trước khi đăng ký LMS, vì họ có thể cung cấp cho bạn một cái nhìn rõ ràng về những chức năng mà họ mong muốn và những kỹ năng mà họ có thể đóng góp.

Nhà phát triển nội dung eLearning/Chuyên gia về chủ đề

Chi phí này thường bị bỏ qua, vì nó không được coi là chi phí của hệ thống LMS. Tuy nhiên, để sử dụng tối đa Hệ thống Quản lý Học tập, bạn sẽ cần các chuyên gia về nội dung và các nhà phát triển nội dung eLearning, những người có thể cung cấp tài liệu học tập để bạn tải lên nền tảng eLearning của mình. 

Họ cũng có thể giúp bạn xác định rõ ràng thông tin nào cần bao gồm và thông tin nào có thể bỏ qua. Thực tế, việc tham khảo ý kiến của một chuyên gia nội dung trước khi chọn giải pháp LMS phù hợp có thể là một quyết định sáng suốt, vì họ có thể cung cấp cho bạn những hiểu biết về các tính năng LMS cần thiết cũng như các hoạt động trực tuyến hoặc yếu tố đa phương tiện mà công cụ cần hỗ trợ.

Nắm được tất cả các chi phí chính sẽ giúp bạn chọn được LMS phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách eLearning của mình. Điều này cũng giúp bạn lập được dự toán chính xác hơn cho dự án eLearning sắp tới và chọn cấu trúc giá phù hợp với tổ chức của mình. Để hỗ trợ thêm, bạn có thể nhận được báo giá LMS phù hợp với nhu cầu của mình chỉ trong 3 phút. Quy trình 5 bước đơn giản này sẽ giúp bạn tìm được Hệ thống Quản lý Học tập phù hợp nhất cho bạn.

Xem thêm: Hệ thống e-Learning LMS có những cách định giá nào?

Doanh nghiệp có thể tự triển khai hệ thống LMS hay không?

Tự triển khai LMS giúp doanh nghiệp làm chủ chi phí và sự bảo mật. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi nguồn lực tài chính, kỹ thuật và nhân sự dồi dào, đồng thời cũng phải cân nhắc kỹ lưỡng về khả năng xử lý thách thức về độ phức tạp, chi phí ban đầu, thời gian triển khai và bảo trì. Trên thực tế, phương án này thường phù hợp với các tổ chức lớn, có nhu cầu cụ thể và nguồn lực mạnh mẽ. 

Doanh nghiệp có thể lựa chọn 3 giải pháp sau:

• Sử dụng hệ thống LMS mã nguồn mở, LMS đám mây để tối ưu chi phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ cần cân nhắc đến yếu tố bảo mật, chi phí nâng cấp, mở rộng, phí định kỳ và có thể không được nhà cung cấp hỗ trợ thường xuyên. 
• Sử dụng hệ thống LMS thuê ngoài là phương án phù hợp cho doanh nghiệp với nguồn ngân sách vừa phải. Ưu điểm của phương án này là chi phí hợp lý, dễ sử dụng và hệ thống được cập nhật thường xuyên. Trái lại, doanh nghiệp sẽ phụ thuộc khá lớn vào nhà cung cấp, khó khăn trong việc tùy chỉnh và chi phí thuê bao phát sinh khi quy mô tổ chức tăng cao. 
• Thuê đội ngũ triển khai LMS có thể là “lời giải” cho nhiều trăn trở của doanh nghiệp. Bởi phương án này đem đến cho doanh nghiệp khả năng kiểm soát, tùy chỉnh linh hoạt và sự hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật chuyên môn cao. Tuy chi phí ban đầu có thể lớn, song về lâu dài, doanh nghiệp không cần phải chi trả quá nhiều khoản phát sinh, ngay cả khi quy mô của tổ chức mở rộng. 

OES nhận thấy điểm chung rằng, dù lựa chọn phương án nào thì hiệu quả của hệ thống cũng phụ thuộc khá nhiều vào nhà cung cấp. Vậy doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp LMS nào? 

Xem thêm: 10 tính năng có sẵn trong LMS khiến doanh nghiệp quyết định đầu tư

Nên chọn nhà cung cấp dịch vụ LMS nào uy tín?

Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ LMS phụ thuộc nhiều vào nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Sau khi thống nhất, doanh nghiệp có thể lựa chọn đơn vị triển khai LMS uy tín dựa theo 5 tiêu chí cơ bản dưới đây:

• Kinh nghiệm và năng lực: Ưu tiên nhà cung cấp có nhiều năm kinh nghiệm triển khai LMS cho các đối tác tương đồng với lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Năng lực của nhà cung cấp được đánh giá thông qua các dự án thực hiện, quy mô khách hàng, đội ngũ chuyên môn và phản hồi của các đối tác đã triển khai trước đó. 
• Sản phẩm và chất lượng dịch vụ: Nên lựa chọn nhà cung cấp giải pháp LMS đáp ứng đầy đủ tính năng cần thiết, phù hợp với nhu cầu đào tạo của tổ chức. Ngoài ra, doanh nghiệp cần đánh giá các tính năng, mức độ tùy chỉnh và khả năng tích hợp với hệ thống khác. Các dịch vụ đi kèm như hỗ trợ triển khai, đào tạo, bảo hành, bảo trì và cập nhật cũng cần được xem xét kỹ lưỡng. Đặc biệt, chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng qua các kênh thông tin, cùng đội ngũ chuyên nghiệp, nhiệt tình, sẵn sàng giải đáp thắc mắc cũng đóng vai trò quan trọng khi doanh nghiệp đưa ra quyết định. 
• Uy tín trên thị trường: Điều này được thể hiện rõ ràng nhất qua phản hồi của khách hàng đã sử dụng dịch vụ và chứng chỉ, chứng nhận, giải thưởng mà họ đạt được trong quá trình xây dựng thương hiệu. 
• Phù hợp với đặc điểm từng doanh nghiệp: Tiêu chí này nên được doanh nghiệp cân nhắc bởi có nhiều đơn vị cung cấp LMS hàng đầu thế giới nhưng lại không phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp Việt Nam. Ngoài ra, tính năng phức tạp, ngôn ngữ khác biệt, chi phí phát sinh cao có thể gây ra những rào cản cho doanh nghiệp trong quá trình hợp tác. 

OES đơn vị cung cấp hệ thống LMS uy tín, chất lượng nhất hiện nay

Với đội ngũ hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai nhiều dự án e-Learning lớn cả trong và ngoài nước, OES đã phát triển Hệ thống quản lý học tập trực tuyến (LMS) – Welearning giúp các nhà lãnh đạo, chuyên gia đào tạo dễ dàng xây dựng và quản lý đào với nhiều đặc điểm nổi trội.

Hệ thống được phát triển bởi đội ngũ có kinh nghiệm triển khai eLearning cho nhiều doanh nghiệp tổ chức lớn tại Việt Nam. Hệ thống hiểu nghiệp vụ người dùng và hỗ trợ tối ưu cho hoạt động đào tạo. 

• Tích hợp tổ chức và quản lý đa dạng hình thức và nội dung đào tạo (điều này ít nhà cung cấp có tại thời điểm hiện tại) 
• Tổ chức và quản lý kỳ thi chuyên nghiệp như: Ngân hàng câu hỏi, tạo đề ngẫu nhiên, chia ca thi và nhiều nghiệp vụ thi đảm bảo tiêu chuẩn cho những đơn vị lớn (Ngân hàng, Tập đoàn, Trường đào tạo của doanh nghiệp,…) 
• Hệ thống với những tính năng nổi bật, tạo môi trường học tập tốt nhất cho người học (giao diện, thông báo, tính năng kích thích học tập) 
• Đội ngũ hỗ trợ, chuyên nghiệp, hệ thống ít lỗi, tốc độ tải dữ liệu nhanh là những điểm khách hàng đã sử dụng Welearning đánh giá cao về chúng tôi. 

Làm thế nào để tối ưu chi phí triển khai LMS?

Triển khai hệ thống quản lý học tập (LMS) có thể đòi hỏi một khoản chi phí đáng kể, từ việc mua phần mềm, thiết lập hệ thống đến việc duy trì và vận hành. Tuy nhiên, có nhiều cách để tối ưu hóa chi phí này nhằm đảm bảo hiệu quả cao mà vẫn tiết kiệm. Dưới đây là một số lưu ý để tối ưu chi phí triển khai hệ thống LMS cho doanh nghiệp: 

• Phân tích kỹ lưỡng nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp, đối tượng học viên và phương pháp giảng dạy áp dụng. Từ đó xác định tính năng cần thiết cho hệ thống để tránh lãng phí
• Lựa chọn phương pháp triển khai phù hợp với nguồn lực và chi phí. 
• Tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có như nội dung đào tạo, khuyến khích nhân sự tham gia vào triển khai và vận hành hệ thống,..
• Tìm hiểu kỹ về nhà cung cấp, yêu cầu tư vấn, báo giá và dùng thử để lựa chọn sáng suốt hơn

Ngoài các lưu ý trên, điều quan trọng là tổ chức cần thiết lập một quy trình kiểm soát chi phí chặt chẽ và theo dõi chi phí triển khai LMS theo thời gian. Điều này giúp đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả nhất và ngăn chặn sự lãng phí. Đồng thời, việc thường xuyên đánh giá hiệu quả và tính khả thi của các quyết định chi phí cũng là chìa khóa để duy trì sự cân đối giữa chi phí và hiệu suất của hệ thống LMS.

Kết luận

Trên đây là những thông tin hữu ích về các khoản chi phí hệ thống quản lý học tập mà doanh nghiệp cần lưu tâm. Hi vọng thông qua những giải đáp của OES về một số thắc mắc thường thấy trong quá trình xây dựng hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dễ dàng hơn. 

Nếu Quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu sâu hơn về hệ thống LMS, dùng thử và trải nghiệm tính năng của Welearning như người dùng cuối, hãy liên hệ OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến để được nhận tư vấn ngay hôm nay!