Cùng với tốc độ phát triển chóng mặt Internet, của thời đại 4.0, e-Learning đã và đang trở thành một phương pháp phổ biến trong ngành đào tạo nói chung. Sử dụng hệ thống e-Learning cho doanh nghiệp là một trong những giải pháp đào tạo nguồn nhân lực chính đối với các tổ chức chú trọng yếu tố con người. Trong bài viết này, OES sẽ phân tích SWOT hệ thống e-Learning cũng như các lợi ích để có thể tối ưu hoá một cách hiệu quả hoạt động đào tạo nhân sự tại doanh nghiệp.

Xem thêm: e-Learning – Cách tối ưu hoạt động đào tạo cho doanh nghiệp

Hệ thống e-Learning cho doanh nghiệp bao gồm những gì?

E-learning là việc đào tạo, học tập trực tuyến trên một hệ thống được kết nối internet, cho phép việc giảng dạy, học tập diễn ra mọi lúc, mọi nơi với sự hỗ trợ của các thiết bị công nghệ như laptop, smartphone, máy tính bảng… Hệ thống E-learning cho doanh nghiệp bao gồm 3 phần chính gồm: Hệ thống quản lý học tập, quản lý nội dung học tập và công cụ làm bài giảng, trong đó

Hệ thống quản lý học tập (LMS)

LMS – Learning Management System (Hệ thống quản lý học tập) là ứng dụng phần mềm giúp thiết kế, quản lý, tổ chức và phân phối các tài liệu đào tạo điện tử cho học viên, bao gồm 2 phần:

• Giao diện quản trị: Nơi nhà quản trị sắp xếp tài liệu liên quan tới việc đào tạo, thường gồm các tính năng để tùy chỉnh nội dung.
• Giao diện người dùng: Nơi người sử dụng trải nghiệm những nội dung mà quản trị viên đã tạo ra, có thể truy cập vào bất cứ tài liệu được tạo từ máy tính hoặc trình duyệt web. 

Hệ thống quản lý nội dung học tập (LCMS)

LCMS – Learning Content Management System là hệ thống quản lý nội dung học tập qua mạng cho phép tạo mới, điều chỉnh bổ sung và quản lý nội dung học tập một cách có hiệu quả. Một hệ thống e-learning thành công cần có sự phối hợp chặt chẽ với hệ thống quản lý học tập (truyền tải nội dung đến người học) và phần mềm công cụ soạn bài giảng (tạo ra các nội dung học tập). 

Công cụ làm bài giảng (Authoring tools)

Công cụ soạn thảo bài giảng sẽ giúp người đào tạo dễ dàng cài đặt, tạo bài giảng trên máy tính, laptop. Người dạy có thể thực hiện các bài giảng thông qua hình ảnh, video, chữ viết… để nội dung giảng dạy, đào tạo trở nên sinh động, dễ hiểu, dễ theo dõi hơn. Một số tool làm bài giảng phổ biến có thể kể đến như: MS PowerPoint Adobe Presenter, Avina Authoring Tools, Prezi,…

Phân tích SWOT cho hệ thống e-Learning 

Để có thể hiểu rõ hơn về hệ thống e-learning ta tiến hành phân tích SWOT bao gồm các yếu tố: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. 

Strengths (Điểm mạnh của e-learning)

E-learning đang phát triển mạnh mẽ và được xem như một phương thức đào tạo trong tương lai. Về bản chất đây là một hình thức đào tạo từ xa nên có những đặc điểm khác biệt chung cũng như điểm mạnh nhất định so với đào tạo truyền thống.

Tối ưu chi phí

Chi phí đào tạo được tối ưu hoá, song song với đó vẫn đảm bảo hiệu quả cần phải đạt được. Các khoản chi phí như thuê địa điểm, lương giảng viên, cơ sở vật chất… đều được tối ưu hóa khi mà doanh nghiệp chỉ phải chi trả 1 lần duy nhất khi xây dựng hệ thống. 

Nâng cao chất lượng và hiệu suất đào tạo

e-Learning cho phép học viên tự điều chỉnh thời gian và tần suất học tập phù hợp với mức độ tiếp thu của bản thân. Học viên có thể học bất cứ khi nào, tại bất cứ đâu mà không bị giới hạn về địa điểm và thời gian học tập. 

Ngoài ra, nhờ vào khả năng kiểm soát quá trình học tập chặt chẽ thông qua các công cụ đánh giá đa chiều sẽ giúp bộ phận đào tạo nhanh chóng đưa ra các biện pháp cần thiết nếu có vấn đề phát sinh nhằm cải thiện tình hình học tập của học viên.

Không gian lưu trữ khổng lồ

Hệ thống e-Learning cho doanh nghiệp cho phép lưu giữ số lượng khổng lồ nguồn tài liệu đào tạo nhân sự phục vụ mục đích tái đào tạo đối với các khóa về sau. Đồng thời, hệ thống này còn có độ bảo mật cao, đảm bảo không xảy ra tình trạng rò rỉ tài liệu mật của doanh nghiệp ra ngoài.

Cho phép chỉnh sửa và cập nhật nội dung đào tạo dễ dàng, nhanh chóng

Với điểm mạnh này, học viên có thể tiếp cận với tài liệu sớm nhất có thể. Doanh nghiệp cũng có thể tùy chỉnh các tính năng, bài giảng mới khi cần. Các điều chỉnh này đều được cập nhật trên toàn hệ thống nên do vậy, có thể học viên vẫn được tiếp cận với nguồn dữ liệu đồng bộ nhất.

Weakness (Điểm yếu) 

Nhờ vào sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, e-learning mở ra cơ hội học tập không giới hạn, cung cấp phương thức đào tạo linh hoạt và cá nhân hóa. Tuy nhiên bên cạnh những điểm mạnh, hệ thống e-learning cũng có những hạn chế nhất định cần được giải quyết để nâng cao trải nghiệm cho người dạy và người học.

Opportunities – Cơ hội của hệ thống e-Learning

Trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế, thị trường bị thu hẹp cũng như sự cạnh tranh gay gắt của đối thủ yêu cầu doanh nghiệp cần phải chú trọng, phát triển khả năng của mình. Công tác đào tạo nội bộ là một trong những chìa khóa để doanh nghiệp nâng cao năng suất và chất lượng lao động. 

Tuy nhiên, vấn đề kinh phí là một bài toán khó đối với doanh nghiệp khi vừa phải đào tạo nhân sự, vừa phải cân đối chi phí đầu tư. Với các doanh nghiệp có mạng lưới trải rộng trên nhiều vùng địa lý thì kinh phí cho hoạt động đào tạo lại càng đáng kể.

Trước vấn đề trên, hệ thống e-Learning cho doanh nghiệp chính là một phương thức đào tạo phù hợp nhất, giúp tối ưu chi phí hiệu quả được các doanh nghiệp quan tâm và triển khai.

Threats – Thách thức của hệ thống e-Learning

• Tính chuyên nghiệp, an toàn, tiện ích: Phải đạt ở mức tối ưu với nhu cầu của doanh nghiệp
• Giải pháp tăng cường tính tương tác: hệ thống e-Learning cho doanh nghiệp cần phải tìm được giải pháp tăng cường tính tương tác khi đào tạo trực tuyến, bởi đây chính là hạn chế lớn nhất ngăn cản các tổ chức áp dụng e-Learning cho đào tạo nội bộ.

Lợi ích của hệ thống e-Learning trong đào tạo nhân sự 

Từ SWOT hệ thống e-Learning người ta sẽ đánh giá rằng đây sẽ là xu hướng nhiều doanh nghiệp quan tâm bởi những ưu thế và tiềm năng phát triển trong tương lai. Một số lợi ích nổi bật khi áp dụng e-learning vào hệ thống đào tạo có thể kế đến như:

Tối ưu chi phí

Lợi ích nổi bật nhất của E-learning đó là tiết kiệm chi phí tối đa, đây chắc chắn là yếu tố then chốt với hầu hết doanh nghiệp bởi bài toán chi phí chưa bao giờ là dễ dàng. Khi áp dụng e-learning có thể sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí: chi phí tổ chức lớp offline, chi phí ăn ở, đi lại cho những buổi đào tạo tập trung. Ngoài ra một số loại chi phí như cơ sở vật chất, in ấn tài liệu cũng được giảm thiểu đi nhiều. Thống kê cho thấy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 50 – 70% chi phí, một một con số đáng lưu tâm. 

Cải thiện hiệu suất học tập và hiệu quả công việc

Hình thức đào tạo nhân sự từ xa giúp tận dụng tối đa thời gian học tập của cả người hướng dẫn và nhân viên nhờ vậy hiệu quả công việc sẽ được cải thiện rất nhiều. Khảo sát cho thấy, một khóa học e-learning có thể giúp nhân viên tiết kiệm từ 35 – 45% thời gian học tập. Ở Việt Nam, đào tạo trực tuyến chưa thực sự phổ biến nhưng với những doanh nghiệp đi đầu áp dụng, họ đã tiết kiệm được một nửa thời gian với số học viên lớn và chương trình đào tạo liên tục.

Bên cạnh đó, đào tạo trực tuyến sẽ giúp tăng năng suất cho mỗi nhân viên trong doanh nghiệp. Khi nhân viên được đào tạo tốt hơn, có đầy đủ kiến thức cần thiết về các dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp, chắc chắn họ sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. 

Theo Forbes, “Mỗi một USD doanh nghiệp đầu tư vào đào tạo trực tuyến sẽ tương đương với 30USD mà họ kiếm lại được.” Bên cạnh đó, theo eLearning Industry, việc ứng dụng hệ thống e-Learning cho doanh nghiệp có thể giúp doanh thu trên mỗi nhân viên tăng đến 218%.

Đào tạo lực lượng lao động từ xa

Học mọi lúc, mọi nơi là một ưu thế lớn của E-learning. Khi mà nhân viên phải giải quyết số lượng công việc lớn thì việc sắp xếp thời gian cố định dành cho việc học là điều khó khăn. Thay vào đó, nhân viên có thể tận dụng tối đa thời gian rảnh. Thêm vào đó, việc học tập khi đang trong tâm thế chủ động tiếp nhận kiến thức sẽ mang lại hiệu quả lớn hơn.

e-Learning cho phép các doanh nghiệp đào tạo một đội ngũ nhân viên dù ở bất cứ đâu bằng cách sử dụng các mô-đun học tập. Điều này rất quan trọng ngày nay với rất nhiều công ty sử dụng lực lượng lao động từ xa.

Cung cấp thông tin và triển khai nhanh chóng 

Hệ thống e-Learning sẽ giúp doanh nghiệp giảm tải được một phần các công đoạn như phát triển, in ấn, phân phối tài liệu trực tiếp đến mỗi nhân viên. Người học chỉ cần tải lên các module e-Learning và có thể nhận được các thông tin, tài liệu ngay lập tức.

Quy trình cài đặt và sử dụng hệ thống e-Learning cho doanh nghiệp kết hợp với nền tảng đám mây không hề phức tạp và tốn thời gian. Các nhà quản trị còn dễ dàng hơn trong việc nắm bắt các module, tính năng và ứng dụng hiệu quả trong quá trình sử dụng nền tảng. 

Giúp nhân viên đạt được mục tiêu cụ thể

Ngoài các chương trình đào tạo bắt buộc, một số khóa học trong hệ thống e-Learning cho doanh nghiệp sẽ cung cấp cho nhân viên quyền lựa chọn khoá học cần thiết để bổ trợ cho công việc của họ, từ đó giúp đạt được các mục tiêu cụ thể, nhanh chóng.

Xem thêm: Quy trình triển khai e-Learning cho doanh nghiệp theo từng quy mô và lĩnh vực

Kết luận

Từ phân tích SWOT hệ thống e-Learning có thể thấy rằng hệ thống này sẽ ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn nữa, đặc biệt trong bối cảnh xã hội hiện tại. Các tổ chức cần phân tích rõ ràng SWOT hệ thống e-Learning sở hữu cũng như những lợi ích mà nó mang lại trước khi áp dụng triển khai để tối ưu hoá các hoạt động đào tạo nhân sự. 

Liên hệ ngay OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu Việt Nam để nhận được tư vấn kỹ lưỡng nhất về hệ thống e-Learning và số hóa bài giảng đào tạo!