Một trong những thử thách đầu tiên mà mỗi ứng viên khi đi làm ngày đầu tiên đó là rào cản giao tiếp. Thành thạo giao tiếp nơi công sở không phải là điều mà ai cũng có thể đạt được.
Giao tiếp nơi công sở một cách hiệu quả là trong quá trình giao tiếp bạn truyền đạt đúng thông tin về công việc, làm hài lòng sếp, đồng nghiệp và chứng tỏ khả năng ăn nói khéo léo của bản thân.
Dưới đây là 7 cách để nâng cao kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc của bạn đặc biệt là trong ngày đầu mới đi làm.
Giao tiếp nơi công sở là gì?
Giao tiếp nơi công sở là bất kỳ hình thức giao tiếp nào bạn thực hiện tại nơi làm việc về công việc. Điều này bao gồm giao tiếp về các nhiệm vụ, công việc cá nhân, chia sẻ cập nhật tiến độ dự án hoặc đưa ra phản hồi cho người quản lý hoặc nhân viên. Biết cách giao tiếp tại nơi làm việc là một phần quan trọng của sự hợp tác hiệu quả bởi vì nếu bạn không thể giao tiếp rõ ràng, thì bạn có nguy cơ bị thông tin sai, nhầm lẫn hoặc thậm chí vô tình làm tổn thương cảm xúc của ai đó.
Giao tiếp tại nơi làm việc có thể diễn ra trực tiếp, bằng văn bản, qua nền tảng giao tiếp trực tuyến hoặc trong một cuộc họp nhóm. Hoặc giao tiếp gián tiếp qua email, tin nhắn,…
Xem thêm: Giao tiếp ứng xử – chìa khóa vàng nơi công sở
Các dấu hiệu của việc giao tiếp nơi công sở hiệu quả
Mục đích rõ ràng: Cho dù bạn đang gửi tin nhắn, soạn thảo email hay đưa ra câu trả lời ngắn gọn, hãy cố gắng truyền đạt thông điệp của bạn một cách rõ ràng.
Tìm cách giải quyết xung đột chứ không phải tạo ra chúng: Lý do bạn giao tiếp là để giải quyết một vấn đề hoặc thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả trong một dự án hoặc nhiệm vụ. Giao tiếp hiệu quả là tránh gây ra những hiểu lầm, mâu thuẫn không đáng có, làm xấu đi mối quan hệ ở công ty.
5 mẹo để thành thạo giao tiếp nơi công sở dành cho nhân viên mới
-
Giao tiếp đúng người, đúng thời điểm
Giao tiếp diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau như giao tiếp trực tiếp, qua email, qua tin nhắn tức thì và trong các nền tảng quản lý công việc. Để có hiệu quả nhất, hãy đảm bảo rằng bạn đang tuân theo các nguyên tắc giao tiếp và truyền đạt thông tin chính xác cho đúng người, đúng thời điểm.
Ngoài ra, tùy thuộc vào mục đích giao tiếp, bạn nên lựa chọn kênh giao tiếp phù hợp cho mình. Ví dụ, những vấn đề mang tính cấp bách, cần giải quyết nhanh bạn có thể giao tiếp qua tin nhắn. Với những tình huống mâu thuẫn, dễ hiểu lầm, bạn nên giải quyết bằng giao tiếp trực tiếp.
Xem thêm: 10 kỹ năng giao tiếp công sở nên đưa vào hồ sơ xin việc của bạn
-
Xây dựng kỹ năng hợp tác của bạn
Hợp tác là nền tảng của làm việc nhóm hiệu quả. Để xây dựng kỹ năng hợp tác tốt, bạn cần thực hành giao tiếp cởi mở và trung thực. Điều này không nhất thiết có nghĩa là luôn đồng ý về mọi thứ. Bạn nên biết cách làm thế nào để thuyết phục và trình bày quan điểm, vượt qua những khác biệt đó cũng là một phần quan trọng của sự hợp tác.
Kỹ năng hợp tác và giao tiếp là hai kỹ năng luôn song hành với nhau. Bạn có thể xây dựng sự hợp tác tốt bằng cách giao tiếp hiệu quả nhưng biết cách hợp tác là một thành phần quan trọng của giao tiếp nơi công sở. Về cơ bản, điều này chỉ có nghĩa là bạn sẽ phải thực hành cải thiện cả hai kỹ năng. Khi bạn cải thiện khả năng làm việc nhóm, bạn sẽ truyền đạt thông tin và ý kiến tốt hơn trong môi trường làm việc và kết quả là giao tiếp thành thạo sẽ giúp cho việc hợp tác trở nên dễ dàng hơn.
-
Giao tiếp trực tiếp khi bạn có thể
Một trong những cách để tránh bị thông tin sai lệch là nói chuyện trực tiếp. Ngoài ra giao tiếp qua điện thoại giúp giảm bớt một số căng thẳng về thị giác, trong khi vẫn cho bạn khả năng nghe được giọng nói và giọng điệu của thành viên trong nhóm của mình.
Khi bắt buộc phải giao tiếp trực tuyến, bạn nên cẩn trọng trong việc truyền đạt thông tin, ý tưởng để tránh gây ra hiểu lầm.
-
Kết hợp ngôn ngữ cơ thể và giọng nói trong giao tiếp
Giao tiếp không chỉ là về những gì bạn nói, nó còn là về cách bạn nói. Đảm bảo rằng bạn không khoanh tay hoặc nói năng cộc lốc. Những biểu hiện trên gương mặt cũng thể hiện thái độ của bạn trong giao tiếp và có thể ảnh hướng tới đối phương. Đặc biệt đối với những cuộc trò chuyện khó khăn, hãy cố gắng thư giãn cơ thể và nét mặt của bạn để tránh tạo ra bất kỳ tín hiệu không chủ ý nào.
Xem thêm: Hé lộ 7 nguyên tắc lắng nghe hiệu quả khi làm việc nhóm
-
Ưu tiên giao tiếp hai chiều
Lắng nghe cũng quan trọng đối với giao tiếp tại nơi làm việc như nói chuyện. Một phần của việc trở thành một thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả là lắng nghe ý tưởng của người khác thay vì chỉ cố gắng đưa ra ý tưởng của riêng bạn.
Có hai kiểu nghe phổ biến: nghe trả lời và nghe hiểu. Khi bạn lắng nghe câu trả lời, bạn đang tập trung vào những gì bạn sẽ nói tiếp theo, thay vì những gì người khác đang nói. Với kiểu nghe này, bạn có nguy cơ bỏ lỡ thông tin quan trọng hoặc thậm chí lặp lại những gì người kia vừa nói. Thay vào đó, hãy cố gắng lắng nghe để hiểu nghĩa là, lắng nghe những gì người kia nói mà không cần suy nghĩ về cách bạn sẽ trả lời. Nếu bạn thực sự nghĩ ra điều gì đó bạn muốn nói, hãy ghi lại nó để bạn có thể quay lại nghe để hiểu, thay vì cố gắng ghi nhớ điều bạn muốn nói tiếp theo.
Kết
Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong về đào tạo và số hóa, OES đã nghiên cứu và sản xuất ra SkillHub ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online cho doanh nghiệp. Với phương châm đặt người học làm trung tâm, SkillHub không chỉ đưa vào các khóa học những ví dụ cụ thể, những tình huống thực tế mà còn đưa vào đó những định dạng thú vị như Games, Slides, trắc nghiệm hay Quiz,… cực kỳ thú vị và dễ dàng áp dụng vào công việc ngay sau khi học. Hãy cùng tìm hiểu những khóa học giao tiếp trong SkillHub ngay hôm nay để nâng tầm bản thân, bứt phá mọi giới hạn bạn nhé!
