Kỹ năng lắng nghe và phản hồi tích cực là một kỹ năng không thể thiếu của một nhân viên văn phòng. Đây là kỹ năng mềm giúp bạn có thể duy trì và phát triển những mối quan hệ trong công ty. 

Trong bài viết này, OES sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn tầm quan trọng của việc ứng dụng kỹ năng lắng nghe và phản hồi nơi công sở.

Xem thêm: Top 7 kỹ năng mềm dành cho dân văn phòng thời đại công nghệ

Lắng nghe chủ động và phản hồi tích cực là gì?

Lắng nghe chủ động là khi bạn nhận thức đầy đủ và tập trung vào những gì đang được nói hơn là nghe thụ động những gì người nói đang cố gắng truyền đạt.

Mục tiêu của lắng nghe tích cực là thu nhận thông tin, lắng nghe để hiểu mọi người và tình huống trước khi phản hồi lại. Đó là quyết định có ý thức để lắng nghe cẩn thận và hiểu những gì mọi người đang cố gắng truyền đạt mà không phán xét.

Khả năng lắng nghe có thể khác nhau ở mỗi người. Nhưng phần tốt là nó là một kỹ năng giao tiếp và có thể đạt được với thời gian và sự kiên nhẫn. Đó là về sự tập trung, hiểu biết và nhìn mọi thứ từ những khía cạnh khác nhau vì những điều tốt đẹp hơn.

Tầm quan trọng của việc lắng nghe tích cực tại nơi làm việc

1. Xây dựng niềm tin

Thành thạo giao tiếp công sở và trao đổi về công việc sẽ đem đến cho bạn những thành quả nhất định tại công ty. Đặc biệt trong quá trình làm việc nhóm, giao tiếp, lắng nghe, phản hồi là những việc bạn phải làm hàng ngày trong những cuộc họp nhóm. Sẽ tuyệt vời hơn nếu bạn có thể tạo dựng niềm tin qua việc lắng nghe chăm chú, phản hồi mang tính xây dựng để đóng góp ý kiến cho thành quả chung của nhóm.

Khi đã có được sự tin tưởng của đồng nghiệp, bạn sẽ có cơ hội được thể hiện bản thân, nắm quyền quản lý những dự án lớn và thăng tiến nhanh chóng.

2. Năng suất làm việc

Lắng nghe tích cực ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất của công việc. Khi quản lý cấp cao hơn không lắng nghe quan điểm và ý tưởng của nhân viên, điều đó khiến nhân viên bực bội và làm giảm năng suất. Phản hồi thích hợp và tích cực xem xét các quan điểm và ý tưởng của nhân viên là rất quan trọng để có một nơi làm việc lành mạnh và hiệu suất. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng giao tiếp nội bộ được vững chắc, chỉ khi đó họ mới có thể phát triển một nền văn hóa tin cậy và hiểu biết lẫn nhau. Nó luôn là một quá trình hai chiều.

Xem thêm: Hé lộ 7 nguyên tắc lắng nghe hiệu quả khi làm việc nhóm

3. Giải quyết xung đột

Xung đột và rủi ro là không thể tránh khỏi ở bất kỳ nơi làm việc nào. Lý do cho điều này có thể thay đổi từ một sự hiểu lầm nhỏ hoặc một sự cố lớn. Sự hiểu lầm, quan điểm khác nhau hoặc thiếu sự công nhận thường tạo ra xung đột tại nơi làm việc. Tuy nhiên, bạn chỉ cần khéo léo trong việc giao tiếp, lắng nghe thì có thể dễ dàng tháo gỡ mọi xung đột.

Thông thường, chúng ta không hiểu hoặc không tôn trọng quan điểm của người khác bởi vì chúng ta không bao giờ nhìn mọi thứ từ quan điểm của họ. Ý thức về sự tự cho mình là đúng đắn của chúng ta cũng can thiệp vào đây. Lắng nghe tích cực giúp nhận ra quan điểm và cảm xúc của người khác và giúp chúng ta đánh giá cao họ. Điều này không chỉ giúp giải quyết xung đột mà còn giúp nuôi dưỡng văn hóa tôn trọng.

Hãy cố gắng thấu hiểu quan điểm của người khác trước khi phản hồi.

4. Mối quan hệ công việc bền chặt

Một nghiên cứu được thực hiện bởi Faye Doell vào năm 2003 đã chỉ ra rằng có hai kiểu nghe: ‘nghe để hiểu’ và ‘nghe để phản hồi’.

Những người lắng nghe để thấu hiểu hình thành mối quan hệ tốt hơn và đồng cảm hơn trong cách tiếp cận của họ. Điều tương tự cũng xảy ra đối với các mối quan hệ trong công việc. Càng có nhiều thành viên tại nơi làm việc tuân theo cách tiếp cận này, thì mối quan hệ công việc của họ càng tốt hơn.

Hãy đồng cảm hơn và đừng vội vàng đưa ra quyết định.

5. Trao quyền cho bản thân

Tự trao quyền giúp bạn xây dựng sự tự tin và từ bỏ các kế hoạch của mình. Khi bạn thực hành lắng nghe tích cực và hiểu những gì có lợi cho bạn ở nơi làm việc, bạn sẽ mở rộng quan điểm của mình theo hướng đó và trao quyền cho bản thân. Bạn nhận thức rõ hơn về môi trường làm việc của mình và bạn giao tiếp với đồng nghiệp và các thành viên của tổ chức một cách dễ dàng và tự tin hơn rất nhiều.

Tích cực nghe và nhìn ngôn ngữ cơ thể của người nói. Hãy cởi mở hơn để học hỏi từ họ.

6. Chấp nhận

Mỗi công ty đều có văn hóa công ty riêng và mỗi thành viên đều làm tăng thêm giá trị cho nó. Căn nguyên của nền văn hóa này bắt đầu từ sự chấp nhận các giá trị và tầm nhìn của nó bởi tất cả các thành viên.

Để một tổ chức thành công, cả người sử dụng lao động và nhân viên của tổ chức đó phải hướng tới mục tiêu chung. Vì vậy, họ cần phải chấp nhận về phần việc của mình và tích cực lắng nghe nhau trong khi thực hiện nhiệm vụ công việc của mình.

Ngoài ra, trong quá trình tiếp nhận nhân viên mới, ban lãnh đạo phải lắng nghe phản hồi và quan điểm của họ về các khía cạnh khác nhau của tổ chức. Điều này giảm thiểu sự nhầm lẫn và mang lại cảm giác chấp nhận cho họ. Do đó, lắng nghe tích cực có thể là một động lực tinh thần tuyệt vời.

Hãy cùng tham khảo những khóa học trong  SkillHub ngân hàng khóa học  do OES nghiên cứu và thiết kế để có thể nâng tầm kỹ năng giao tiếp, lắng nghe và phản hồi bạn nhé!