Số hóa dữ liệu đang bùng nổ và trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, việc sở hữu khối lượng lớn giấy tờ khiến việc quản lý trở nên cồng kềnh, tốn kém và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Số hóa dữ liệu chính là giải pháp tối ưu giúp giải quyết vấn đề này, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Vậy số hóa dữ liệu là gì và làm thế nào để doanh nghiệp triển khai thành công? Hãy tìm hiểu trong bài viết dưới đây cùng OES nhé! 

Xem thêm: 2 định dạng số hoá bài giảng tiết kiệm nhất giúp kiểm soát chi phí đào tạo trong doanh nghiệp

Số hóa dữ liệu là gì? Vai trò của số hóa dữ liệu trong chuyển đổi số

Số hóa dữ liệu là quá trình biến đổi thông tin từ dạng văn bản truyền thống thành dạng tín hiệu số mà máy tính có thể hiểu và xử lý. Ngày càng có nhiều người sử dụng và phổ biến hình thức này. Việc lưu trữ thông tin theo kiểu truyền thống đã dần trở nên lạc hậu và chỉ còn được áp dụng trong một số công việc cụ thể. 

Số hóa dữ liệu là bước đầu tiên và nền tảng quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Nó mang lại nhiều lợi ích và vai trò như: 

• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí lưu trữ, quản lý, tìm kiếm và xử lý dữ liệu.  
• Tăng hiệu quả công việc: Dễ dàng truy cập, chia sẻ và phân tích dữ liệu, giúp nâng cao hiệu quả công việc và ra quyết định nhanh chóng.  
• Tiết kiệm thời gian: Tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác, không tốn thời gian tra cứu thủ công.  
• Bảo mật dữ liệu: Dữ liệu được lưu trữ an toàn, giảm thiểu nguy cơ mất mát, hư hỏng do các tác động của môi trường.  
• Tăng khả năng truy cập: Dữ liệu có thể truy cập từ mọi nơi, mọi lúc thông qua mạng Internet.  

Do vậy, doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu kỹ về khái niệm số hóa dữ liệu là gì và những vai trò thực chất của nó trong quá trình chuyển đổi số để từ đó lựa chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Các hình thức số hóa dữ liệu phổ biến trong doanh nghiệp

Hiện nay, có rất nhiều hình thức số hoá dữ liệu phổ biến đặc biệt là có thể triển khai trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số hình thức:  

• Số hóa tài liệu: Chuyển đổi các loại tài liệu giấy tờ như văn bản, hợp đồng, hóa đơn, báo cáo… sang dạng file kỹ thuật số (PDF, Word, Excel…). 
• Số hóa hình ảnh: Chuyển đổi các bức ảnh, bản vẽ, sơ đồ… sang dạng file kỹ thuật số (JPG, PNG, TIFF…). 
• Số hóa âm thanh: Chuyển đổi các bản ghi âm thanh, bài giảng, hội nghị… sang dạng file kỹ thuật số (MP3, WAV…). 
• Số hóa video: Chuyển đổi các video, phim ảnh, quảng cáo… sang dạng file kỹ thuật số (MP4, AVI, MOV…). 
• Số hóa dữ liệu dạng phi cấu trúc: Số hóa các loại dữ liệu như email, tin nhắn, nhật ký truy cập… 

Ngoài ra, còn có nhiều hình thức số hóa dữ liệu khác như số hóa dữ liệu sản xuất, số hóa dữ liệu khách hàng, số hóa dữ liệu nhân sự… 

Lựa chọn hình thức số hóa dữ liệu phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại dữ liệu cần số hóa, mục đích sử dụng dữ liệu, ngân sách của doanh nghiệp… Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lựa chọn giải pháp số hóa dữ liệu để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Một số ví dụ số hóa trong doanh nghiệp

Số hóa dữ liệu quy trình sản xuất 

Điển hình cho xu hướng số hóa trong sản xuất là việc ứng dụng công nghệ tự động hóa quy trình. Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào sức người và phương pháp thủ công truyền thống, các doanh nghiệp đang dần chuyển mình sang hệ thống tự động hóa hiện đại. Nhờ vậy, hiệu quả sản xuất được gia tăng đáng kể, đồng thời giảm thiểu tối đa sai sót. 

Nhà máy sữa Vinamilk tại Bình Dương là một ví dụ điển hình cho việc ứng dụng số hóa dữ liệu thành công trong quy trình sản xuất. Nhờ áp dụng hệ thống SCADA và các giải pháp phân tích dữ liệu tiên tiến, nhà máy đã đạt được những bước tiến vượt bậc về hiệu quả hoạt động và chất lượng sản phẩm. Hệ thống SCADA được ví như “bộ não” thông minh của nhà máy, giúp giám sát và điều khiển toàn bộ quy trình sản xuất từ xa. Hệ thống thu thập dữ liệu về hiệu suất máy móc, năng lượng tiêu thụ, chất lượng sản phẩm,… một cách liên tục và theo thời gian thực. 

Câu chuyện của Vinamilk là minh chứng rõ ràng cho sức mạnh của số hóa dữ liệu trong ngành sản xuất. Các doanh nghiệp có thể tham khảo từ Vinamilk để ứng dụng số hóa dữ liệu vào quy trình sản xuất của mình, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh. 

Số hóa quản lý dữ liệu 

Trong một doanh nghiệp, việc quản lý dữ liệu đóng vai trò quan trọng để đảm bảo thông tin được tổ chức và truy xuất một cách hiệu quả. Số hóa quản lý dữ liệu được thực hiện thông qua việc áp dụng các hệ thống quản lý dữ liệu tự động. 

Ví dụ, Công ty TNHH MTV Xuất nhập khẩu Điện máy Xanh (Nguyễn Kim) là một trong những nhà bán lẻ điện máy lớn nhất Việt Nam với hơn 1.000 cửa hàng trên toàn quốc. Nguyễn Kim đã và đang áp dụng số hóa dữ liệu hiệu quả vào các hoạt động của mình, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nguyễn Kim sử dụng hệ thống WMS (Warehouse Management System) để quản lý dữ liệu kho hàng. Hệ thống này giúp Nguyễn Kim theo dõi vị trí và số lượng hàng hóa trong kho một cách chính xác, giúp tối ưu hóa việc quản lý kho hàng và giảm thiểu thất thoát. Nhờ ứng dụng số hoá dữ liệu hiệu quả, và hiểu rõ được khái niệm số hóa dữ liệu là gì Nguyễn Kim đã đạt được rất nhiều thành công.  

Số hóa chương trình đào tạo  

Số hóa chương trình đào tạo là việc ứng dụng các công nghệ tiên tiến để chuyển đổi các tài liệu đào tạo truyền thống sang dạng kỹ thuật số. Các tài liệu này bao gồm: 

• Giáo trình: Giáo trình được số hóa có thể được truy cập và sử dụng trên các thiết bị điện tử như máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh,… giúp học sinh học tập mọi lúc mọi nơi. 
• Bài giảng: Bài giảng được ghi hình và lưu trữ dưới dạng video, giúp học sinh có thể xem lại nhiều lần để ôn tập kiến thức. 
• Bài tập: Bài tập được thiết kế dưới dạng trực tuyến, giúp học sinh có thể làm bài và nộp bài trực tiếp trên hệ thống. 
• Đánh giá: Hệ thống đánh giá trực tuyến giúp giáo viên theo dõi tiến độ học tập của học sinh một cách hiệu quả và chính xác. 

Với việc số hoá chương trình đào tạo, có thể kể đến Vietjet Air là một trong những hãng hàng không tiên phong trong việc áp dụng hệ thống đào tạo trực tuyến (LMS) cho phi hành đoàn và nhân viên kỹ thuật. 

Ngoài ra, Vietjet Air còn áp dụng một số giải pháp số hóa khác vào chương trình đào tạo, bao gồm: 

• Sử dụng mô hình đào tạo kết hợp (Blended Learning): Kết hợp đào tạo trực tuyến và trực tiếp để nâng cao hiệu quả đào tạo. 
• Ứng dụng Gamification hoặc Game Based: Sử dụng các trò chơi để giúp học viên học tập hiệu quả hơn và tăng cường động lực học tập. 
• Sử dụng công nghệ thực tế ảo (VR): Sử dụng VR để mô phỏng môi trường làm việc thực tế, giúp học viên thực hành các thao tác một cách an toàn và hiệu quả. 

Nhờ áp dụng các giải pháp số hóa, Vietjet Air đã có thể nâng cao hiệu quả đào tạo, tiết kiệm chi phí và tạo ra một môi trường học tập hiện đại, hấp dẫn cho phi hành đoàn và nhân viên kỹ thuật.

OES dẫn đầu thị trường Việt Nam với giải pháp số hóa tài liệu bài giảng chuyên nghiệp

Hiện tại, OES đang là công ty hàng đầu cung cấp giải pháp e-Learning toàn diện gồm cung cấp hệ thống LMS và dịch vụ số hóa nội dung cho hơn 100+ khách hàng tổ chức ở nhiều lĩnh vực, là các tập đoàn, ngân hàng, công ty bảo hiểm, sản xuất, y tế, giáo dục và đào tạo; các tổ chức phi chính phủ và các tổ chức nước ngoài.  

Lựa chọn OES trở thành đối tác đồng hành triển khai e-Learning là một trong những quyết định đúng đắn nhất của doanh nghiệp bởi chúng tôi sở hữu đội ngũ 68+ nhân sự đông đảo, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Đội ngũ nhân sự OES sử dụng thành thạo các phần mềm và công cụ tiên tiến nhất trong lĩnh vực đào tạo trực tuyến. 

Nếu quý vị hoặc tổ chức của quý vị có nhu cầu tìm hiểu về số hóa bài giảng, hệ thống LMS hoặc tư vấn toàn diện về e-Learning, hãy liên hệ ngay với OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu tại Việt Nam để được các chuyên gia tư vấn hàng đầu nhé!