Doanh nghiệp Việt Nam đang bước vào giai đoạn số hóa quyết liệt, nhưng theo khảo sát, hơn 60% dự án chuyển đổi số thất bại vì thiếu cơ cấu tổ chức phù hợp. Bài viết này OES sẽ hướng dẫn ra quyết định thành lập ban chuyển đổi số từ khi nào, chuẩn bị gì, đến kinh nghiệm triển khai hiệu quả, để quyết định này thực sự mang lại giá trị chiến lược.

Xem thêm: Ban chuyển đổi số là gì? Giải pháp giúp doanh nghiệp tăng tốc chuyển đổi số

Khi nào cần ra quyết định thành lập ban chuyển đổi số? 

Việc thành lập ban chuyển đổi số không phải lúc nào cũng cần thiết, quyết định này nên được đưa ra khi doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận thấy nhu cầu và tầm quan trọng của chuyển đổi số. Dưới đây là những tình huống chính mà một quyết định thành lập ban là cần thiết:

• Doanh nghiệp bắt đầu triển khai chuyển đổi số đồng bộ, ban chuyển đổi số là đầu mối quản lý toàn diện, tránh tình trạng rời rạc giữa các bộ phận. 
• Cần phối hợp nhiều phòng ban và nguồn lực giữa bộ phận IT, marketing, nhân sự, tài chính, vận hành… để phân công nhiệm vụ rõ ràng, xác định quyền hạn và trách nhiệm. 
• Muốn nâng cao năng lực quản lý và ra quyết định dựa trên số liệu giúp linh hoạt và cạnh tranh hơn trong kỷ nguyên số. 
• Cần cơ sở pháp lý và minh bạch nội bộ, tạo uy tín trong nội bộ và đối tác bên ngoài. 
• Muốn rút ngắn thời gian triển khai dự án chuyển đổi số, tập trung nguồn lực, lập kế hoạch và giám sát tiến độ, từ đó giảm thiểu rủi ro và tránh chậm trễ. 
• 

  Thời điểm phù hợp để ra quyết định thành lập ban chuyển đổi số

Xem thêm: Vai trò của ban chuyển đổi số trong triển khai chiến lược số hóa

Cần chuẩn bị gì trước khi ra quyết định thành lập ban chuyển đổi số? 

Trước khi ra quyết định thành lập ban chuyển đổi số, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố quyết định sự hiệu quả và thành công của ban ngay từ đầu. Dưới đây là các bước chuẩn bị quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện:

• Bước 1: Đánh giá nhu cầu và mục tiêu chuyển đổi số: Xác định rõ lý do doanh nghiệp cần chuyển đổi số và phạm vi dự án cần triển khai.
• Bước 2: Phân tích năng lực hiện tại của tổ chức: Kiểm tra nguồn lực nhân sự, công nghệ và khả năng phối hợp giữa các phòng ban.
• Bước 3: Xác định vai trò và cơ cấu ban chuyển số: Lên danh sách thành viên, phân công vai trò và thiết lập cơ chế báo cáo.
• Bước 4: Lập kế hoạch triển khai và dự trù ngân sách: Xác định dự án ưu tiên, thời gian thực hiện và ngân sách cần thiết.
• Bước 5: Chuẩn bị cơ sở pháp lý và nội bộ: Thu thập văn bản tham khảo và soạn thảo khung nội dung quyết định.
• Bước 6: Xây dựng cơ chế theo dõi và đánh giá hiệu quả: Thiết lập phương pháp giám sát tiến độ và đo lường hiệu quả hoạt động của ban.

Các yếu tố cần chuẩn bị trước khi đưa ra quyết định thành lập ban chuyển đổi

Những yếu tố cần có trong quyết định thành lập ban chuyển đổi số 

Quyết định thành lập ban chuyển đổi số không chỉ là văn bản hành chính, mà còn là kim chỉ nam định hướng hoạt động, phân quyền rõ ràng và tạo nền tảng pháp lý vững chắc. Để đảm bảo ban vận hành hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên, quyết định này cần bao gồm các yếu tố sau:

• Tiêu đề và căn cứ pháp lý: Tiêu đề cần thể hiện rõ mục đích, đồng thời nêu căn cứ pháp lý hoặc quy định nội bộ để ban có quyền hạn hợp pháp, minh bạch và được công nhận trong tổ chức. 
• Mục đích và phạm vi hoạt động: Xác định mục tiêu ra đời của ban, đồng thời nêu rõ phạm vi trách nhiệm để tránh chồng chéo với các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
• Cơ cấu tổ chức và thành viên: Liệt kê đầy đủ các vị trí: trưởng ban, phó ban và thành viên, cùng mô tả vai trò, nhiệm vụ chính của từng người, giúp phân công trách nhiệm rõ ràng và đảm bảo phối hợp nhịp nhàng.
• Quyền hạn và nhiệm vụ: Nêu rõ quyền hạn trong việc ra quyết định, điều phối nguồn lực và giám sát dự án; đồng thời liệt kê các nhiệm vụ cụ thể như theo dõi tiến độ, báo cáo lãnh đạo, đề xuất giải pháp công nghệ để đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề ra.
• Cơ chế báo cáo và đánh giá: Quyết định cần xác định phương thức báo cáo, tần suất và tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của ban, giúp lãnh đạo nắm bắt tiến độ và đưa ra điều chỉnh kịp thời.
• Thời gian hiệu lực và lưu ý triển khai: Ghi rõ thời điểm quyết định có hiệu lực và các lưu ý khi triển khai hoạt động của ban, bao gồm phối hợp với các phòng ban và giới hạn quyền hạn nếu có, nhằm đảm bảo hoạt động suôn sẻ và minh bạch.

Một số thách thức khi đưa ra quyết định thành lập ban chuyển đổi số

Xem thêm: Chuyển đổi số trường đại học: Thách thức và cơ hội phát triển bền vững

Thách thức khi thành lập ban chuyển đổi số 

Việc thành lập ban chuyển đổi số là bước quan trọng giúp doanh nghiệp triển khai các sáng kiến số hóa đồng bộ, nhưng trên thực tế, quá trình này thường gặp nhiều thách thức cần nhận diện. Một trong những rào cản lớn nhất chính là chi phí đầu tư công nghệ.

Theo báo cáo thường niên, khoảng 60,1% doanh nghiệp tại Việt Nam cho rằng chi phí công nghệ là gánh nặng lớn trong quá trình số hóa, trong khi ngân sách dành cho chuyển đổi số ở nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là SME, vẫn chưa đủ để triển khai hệ thống mới hoặc duy trì vận hành nền tảng số. Nếu ngân sách không được đảm bảo, ban sẽ rất khó thực hiện chức năng đầu tư, giám sát và thúc đẩy các dự án trọng điểm.

Một thách thức khác liên quan trực tiếp đến nguồn nhân lực. Nhiều doanh nghiệp vẫn thiếu nhân sự có kỹ năng số phù hợp, đặc biệt là các chuyên gia về phân tích dữ liệu, bảo mật và điện toán đám mây.

Báo cáo của UOB cho thấy khoảng 43% doanh nghiệp tại Việt Nam thừa nhận năng lực nhân sự chưa đủ để triển khai chuyển đổi số, trong khi theo FPT, 60% doanh nghiệp cho biết nội bộ không có đủ nhân sự để thực hiện các sáng kiến số hóa. Nếu ban chuyển đổi số được thành lập mà không có kế hoạch thu hút, đào tạo hoặc bổ sung nhân lực, hiệu quả vận hành sẽ bị hạn chế đáng kể.

Ngoài ra, việc thay đổi văn hóa tổ chức cũng là một thách thức lớn. Chuyển đổi số không chỉ là áp dụng công nghệ mà còn đòi hỏi thay đổi thói quen làm việc và cách thức quản lý. Điều này có thể dẫn đến tình trạng hệ thống mới được triển khai nhưng nhân viên “ngại” sử dụng, gây lãng phí nguồn lực và giảm hiệu quả dự án.

Rủi ro liên quan đến bảo mật và quản lý dữ liệu cũng là một vấn đề không thể bỏ qua. Khoảng 14,7% doanh nghiệp bày tỏ lo ngại về nguy cơ rò rỉ dữ liệu khi sử dụng các giải pháp số hóa. Nếu ban chuyển đổi số hoạt động mà không xác định cơ chế quản lý dữ liệu và bảo mật, nguy cơ vi phạm, mất mát dữ liệu hoặc tấn công mạng sẽ rất cao, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và hiệu quả vận hành.

Cuối cùng, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do thiếu cơ chế giám sát và đánh giá hiệu quả. Nếu quyết định thành lập ban không đề ra KPI rõ ràng, phương thức báo cáo thường xuyên hoặc tiêu chí đánh giá kết quả, ban sẽ khó thuyết phục lãnh đạo cấp cao về giá trị của các sáng kiến số. Tình trạng “hoạt động nhiều nhưng kết quả thấp” rất dễ xảy ra nếu không có hệ thống đo lường tiến độ và hiệu quả, khiến ban chỉ dừng ở vai trò hành chính mà thiếu ảnh hưởng chiến lược.

Chi phí công nghệ là một trong những thách thức lớn khi thành lập ban chuyển đổi số

Kinh nghiệm triển khai ban chuyển đổi số hiệu quả 

Điều quyết định thành công là khả năng vận hành ban một cách thông minh, đồng bộ và có định hướng chiến lược, giúp mọi sáng kiến số hóa đi đúng hướng, mang lại kết quả đo lường được và tạo ra giá trị thực tế cho doanh nghiệp. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng mà các doanh nghiệp đi trước đã áp dụng thành công:

• Xác định mục tiêu chiến lược cụ thể và khả thi: Doanh nghiệp có mục tiêu chiến lược rõ ràng hoàn thành dự án chuyển đổi số hiệu quả hơn gấp 3 lần, vì mọi hoạt động đều được định hướng và đo lường liên tục.
• Đầu tư và phát triển nhân lực số: Một số tập đoàn lớn tại Việt Nam đã triển khai các khóa đào tạo về dữ liệu lớn và AI trước khi thành lập ban, giúp nhân sự nhanh chóng thích ứng và triển khai dự án hiệu quả hơn.
• Thiết lập cơ chế phối hợp liên phòng ban hiệu quả: Ban cần quy trình ra quyết định minh bạch, họp định kỳ và sử dụng các công cụ quản lý dự án hiệu quả.
• Xây dựng văn hóa đổi mới và thúc đẩy sự tham gia: Doanh nghiệp cần tạo môi trường cởi mở, khuyến khích nhân viên thử nghiệm, chia sẻ ý tưởng và áp dụng công nghệ mới.
• Giám sát, báo cáo và cải tiến liên tục: Các tập đoàn lớn như FPT và Viettel sử dụng dashboard quản lý dữ liệu theo thời gian thực, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình nhanh chóng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, từ đó đảm bảo mọi sáng kiến số hóa mang lại giá trị thực tế.

Kết luận 

Việc ra quyết định thành lập ban chuyển đổi số là bước đi chiến lược quan trọng, giúp doanh nghiệp định hình lộ trình số hóa, tối ưu quy trình và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Một ban chuyển đổi số vận hành hiệu quả sẽ không chỉ thúc đẩy các sáng kiến công nghệ mà còn gắn kết các phòng ban, đảm bảo mọi nguồn lực được sử dụng tối ưu và tạo ra giá trị thực tế.

Liên hệ OES ngay hôm nay để nhận sự hỗ trợ tận tình từ đội ngũ chuyên gia, giúp thiết lập kế hoạch số hóa học tập phù hợp, hiệu quả và bền vững.