Quy trình hoạt động của hệ thống e-Learning
SELECT MENU

Cộng đồng E-learning

Quy trình hoạt động của hệ thống e-Learning

Hệ thống e-Learning ngày càng trở thành một công cụ hữu ích và dần trở thành một công cụ không thể thiếu trong lĩnh vực đào tạo và học tập hiện đại. Với sự phát triển của công nghệ tông tin, việc triển khai mô hình đạo tạo trực tuyến mang lại nhiều lợi ích vượt trội, đồng thời giúp tối ưu hóa quy trình quản lý đào tạo. Trong bài viết này, OES sẽ cùng các anh chị quản lý, chuyên gia đào tạo tìm hiểu về quy trình hoạt động của hệ thống e-Learning và tầm quan trọng của nó trong việc quản lý đào tạo trực tuyến.

1. Hệ thống e-Learning là gì?

Hệ thống e-Learning hiểu đơn giản là một hệ thống công nghệ thông tin cho phép việc học và đào tạo trực tuyến, giúp học viên tiếp cận kiến thức một cách linh hoạt, thuận tiện và hiệu quả. Hệ thống bao gồm nhiều công cụ và tính năng, từ việc quản lý người học, quản lý nội dung học tập, phân phối nội dung đào tạo, đến việc theo dõi tiến độ học tập và đánh giá kết quả.

Vậy quy trình hoạt động của hệ thống e-Learning như thế nào, và triển khai tại doanh nghiệp ra sao, chúng ta hãy cùng đến với phần thứ 2.

2. Quy trình hoạt động hệ thống e-Learning

Triển khai hệ thống e-Learning bao gồm 8 bước chính:

Bước 1: Thiết lập và cấu hình hệ thống

Đầu tiên doanh nghiệp cần lựa chọn một Hệ thống quản lý học tập (LMS) phù hợp cho đơn vị của mình. Có rất nhiều nhà cung cấp trên thị trường, với nhiều hình thức, tính năng, và chức năng khác nhau. Để lựa chọn LMS phù hợp với doanh nghiệp anh, chị có thể tham khảo thêm về các hình thức triển khai phần mềm LMS.

Sau khi đã lựa chọn một hệ thống phù hợp, tùy theo nhu cầu của mình, doanh nghiệp sẽ cần tiến hành cài đặt hệ thống trên máy chủ của đơn vị (với các đơn vị lớn) hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây. Thông thường các nhà cung cấp sẽ đảm bảo việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí khi vận hành.

Cuối cùng doanh nghiệp sẽ cần thực hiện các cấu hình thiết lập cơ bản để phù hợp hơn với đơn vị, như tùy chỉnh giao diện, thông tin, quyền truy cập…

Bước 2: Đăng ký, xác thực và quản lý người dùng

Tiếp theo doanh nghiệp sẽ cần đưa thông tin người dùng lên hệ thống, hoặc đồng bộ với các hệ thống quản lý nhân sự (nếu có).

Quy trình đăng ký: Doanh nghiệp cần đưa thông tin người dùng bao gồm học viên, giảng viên, quản trị viên các cấp theo sơ đồ phòng ban, cơ cấu và chức danh của doanh nghiệp.

Xác thực người dùng: Để đảm bảo tính bảo mật, các hệ thống ưu việt sẽ có các phương án như xác nhận qua Email, mật khẩu ngẫu nhiên hoặc đăng nhập 1 lần (SSO) để bảo vệ thêm.

Thông thường đội ngũ nhân sự sẽ kết hợp với đội ngũ kỹ thuật để triển khai hoạt động này.

Bước 3: Tạo và quản lý khóa học

Trong bước này các kỹ thuật viên/ giảng viên đảm nhiệm công việc biên tập, sẽ thiết kế các nội dung bài giảng từ giảng viên và sử dụng kĩ thuật tích hợp multimedia để Thiết kế bài giảng thành các bài giảng điện tử theo chuẩn SCORM (Sharable Content Object Reference Model). Hoặc anh chị có thể tham khảo thêm dịch vụ số hóa bài giảng của OES tại đây.

Hoạt động tạo các nội dung học tập bao gồm chuẩn bị khóa học đã được số hóa, lớp đào tạo trực tuyến, bộ câu hỏi và bài kiểm tra, cũng như cung cấp các tài nguyên học tập phù hợp.

Các Khóa học trực tuyến, tài liệu, video, bài kiểm tra và tài nguyên được sẽ được lưu trữ và quản lý trên hệ thống thành các chuyên mục. Việc tổ chức các tài liệu và tài nguyên một cách có hệ thống, dễ dành tiếp cận sẽ là công việc của nhân sự phòng đào tạo.

Bước 4: Ghi danh và Truy cập khóa học  

Học viên sẽ tham gia các khóa học mà họ được quản trị viên ghi danh hoặc học viên cũng có thể tìm kiếm và đăng ký các khóa học có sẵn trong ngân hàng khóa học trên hệ thống (tham khảo ngân hàng khóa học kỹ năng mềm SkillHub cho doanh nghiệp)

Truy cập hệ thống: Hệ thống sẽ cấp quyền truy cập vào các khóa học, tài liệu, nội dung tùy theo nội dung học viên đã đăng ký hoặc do quản trị viên chỉ định cho người hoc. Việc này đảm bảo học viên chỉ có thể tiếp cận tài liệu và tài nguyên của khóa học họ đăng ký, giúp tạo sự riêng tư cũng như giúp hệ thống quản lý chính xác được việc truy cập của người học, từ đó truy vấn thành báo cáo trên hệ thống.

Bước 5: Phân phối nội nội dung học tập tới người học

Khả năng truy cập nội dung: Học viên có thể truy cập khóa học, tài nguyên và nội dung học tập từ tài khoản học tập của họ bất cứ lúc nào hay từ bất kỳ thiết bị nào có truy cập internet.

Xem thêm: Các hệ thống LMS tốt nhất Việt Nam

Nội dung đa phương thức: Nền tảng e-Learning hỗ trợ nhiều định dạng nội dung khác nhau như văn bản, video, trắc nghiệm, bài giảng tương tác đảm bảo sự thú vị của bài học. Nội dung được xây dựng đa dạng bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh và video sẽ giúp học viên tiếp thu bài học trực quan và sâu sắc hơn. Việc sử dụng thêm các công cụ tương tác trên hệ thống như bài tập trắc nhiệm, Thảo luận diễn đàn, cùng nhiều hình thức học tập khác sẽ giúp học viên tham gia tích cực và hứng thú trong quá trình học tập.

Bước 6: Giao tiếp và hỗ trợ

Hệ thống cung cấp các tính năng giao tiếp như diễn đàn, bình luận khóa học sẽ giúp học viên dễ dàng liên lạc với giảng viên và bạn học. Việc giao tiếp thuận tiện và nhanh chóng giúp giảng viên và học viên giải đáp thắc mắc cũng như hỗ trợ được hiệu quả.

Hỗ trợ kỹ thuật trong thời gian triển khai là cần thiết, nó sẽ giúp giảng viên, quản trị viên và người học vượt qua các khó khăn về kỹ thuật và liên quan đến nội dung học tập. Việc hỗ trợ sẽ giúp học viên tập trung vào việc học, có một trải nghiệm tốt khi các vẫn đề được giải quyết nhanh chóng.

Bước 7: Đánh giá và kiểm tra

Hệ thống LMS thường sẽ hỗ trợ việc tạo và quản lý các bài kiểm tra, bài tập và bài thi trực tuyến. Quá trình đánh giá đối với người học được thực hiện tự động, chuẩn xác giúp tiết kiệm thời gian cho giảng viên, đội ngũ quản lý và đồng thời đánh giá kết quả một cách chính xác.

Về phía học viên, họ hoàn toàn có thể nhận được phản hồi về kết quả đánh giá, tiến độ học tập của mình một cách tự động.Giúp học viện biết được điểm mạnh, yếu của bản thân. Cùng với đọ học viên cũng có thể làm các bản biểu mẫu để đánh giá về hệ thống và khóa học giúp Giảng viên và đội ngũ quản lý có thể điều chỉnh các nội dung học tập phù hợp.

Bước 8: Theo dõi tiến độ và báo cáo

Giảng viên và quản trị viên có thể theo dõi tiến độ học tập của học viên thông qua các báo cáo tự động. Các báo cáo này giúp đánh giá hiệu quả học và theo dõi tiến độ của từng học viên, từng phòng ban hay theo từng chức danh trong doanh nghiệp. Các báo cáo về tình hình học tập được cập nhật nhanh chóng, chính xác sẽ giúp Phòng đào tạo xác định được chất lượng nhân sự, từ đó ra đưa ra những hoạt động đào tạo chính xác giúp phát triển doanh nhiệp

Những báo cáo tự động này cũng cung cấp các thông tin quan trọng để cải thiện chất lượng khóa học và điều chỉnh nội dung dựa trên phản hồi từ học viên. Việc liên tục cải tiến và phát triển hệ thống eLearning giúp tăng cường hiệu quả đào tạo và tạo ra trải nghiệm học tập tốt nhất cho học viên.

Sự thành công của một hệ thống eLearning phụ thuộc vào khả năng sử dụng, khả năng tiếp cận và chất lượng của nội dung học tập được cung cấp. Thường xuyên đánh giá và điều chỉnh để phù hợp với người học sẽ giúp nâng cao trải nghiệm và chất lượng của học viên.

Ngoài ra trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các hoạt động như bảo trì thường xuyên và cập nhật hệ thống, để đảm bảo hệ thống vận hành được thông suốt, tránh ảnh hưởng tới trải nghiệm của người dùng nói chung trên hệ thống.

3. Ưu điểm và lợi ích của hệ thống e-Learning

Tăng cường hiệu quả đào tạo: hệ thống e-Learning cho phép các tổ chức tối ưu hóa quá trình học tập bằng cách cung cấp các nội dung đa dạng, tập trung vào nhu cầu và mục tiêu học tập của từng học viên. Sự linh hoạt và đa dạng trong cách cung cấp kiến thức giúp học viên tiếp thu thông tin một cách hiệu quả hơn.

Tiết kiệm thời gian và chi phí: Đối với các tổ chức đào tạo truyền thống, việc tổ chức các buổi họp trực tiếp đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và tài chính. Hệ thống eLearning giảm thiểu việc di chuyển, tiết kiệm thời gian cho giảng viên và học viên. Đồng thời, không cần thiết sử dụng giấy in, tài liệu, địa điểm lớp học, giúp tiết kiệm chi phí giảng dạy và vận hành lớp học.

Dễ dàng tiếp cận kiến thức từ mọi nơi: Hệ thống eLearning cho phép học viên tiếp cận nội dung học tập từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối Internet. Điều này giúp học viên quản lý thời gian học tập và học theo tốc độ cá nhân, phù hợp với lịch trình công việc, tăng năng suất và đảm bảo các hoạt động cuộc sống cá nhân.

Tăng cường tương tác và hỗ trợ: Các tính năng tương tác trong hệ thống e-Learning như diễn đàn, bình luận giúp học viên dễ dàng liên lạc với giảng viên và bạn học. Tạo ra một cộng đồng và văn hóa học tập tốt trong doanh nghiệp.

Dễ dàng phát triển và cập nhật nội dung đào tạo mới: Hệ thống e-Learning dễ dàng cập nhật nội dung và tài liệu mới, giúp học viên tiếp cận kiến thức mới nhất. Việc cập nhật liên tục sẽ đảm bảo bảo kiến thức của người học luôn được làm mới, đảm bảo chất lượng nhân sự, từ đó đem về hiệu quả làm việc tốt hơn và năng xuất hơn cho doanh nghiệp.

Kết

Thực tế chứng minh rằng hệ thống e-Learning (LMS) thể hiện tính hiệu quả và tầm quan trọng của mình trong việc quản lý hoạt động đào tạo trực tuyến. Quy trình hoạt động của hệ thống LMS giúp tối ưu hóa trải nghiệm học tập, giảm thiểu chi phí và tiết kiệm thời gian. Với khả năng linh hoạt và tính tương tác cao, hệ thống e-Learning mang lại nhiều lợi ích cho học viên và giảng viên, đồng thời giúp nâng cao chất lượng đào tạo và phát triển bền vững cho các tổ chức, doanh nghiệp.

Liên hệ OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo trực tuyến  hàng đầu Việt Nam để nhận được tư vấn về giải pháp và cách thức triển khai LMS toàn diện! 

Mã ID: 6688

Bài viết liên quan

X
OES

Nhận thông báo về những Khóa học mới nhất

DMCA.com Protection Status

Error: Contact form not found.

Đăng ký nhận tư vấn Khóa học

Đăng ký nhận tư vấn Khóa học