Sự thấu hiểu cần thiết của doanh nghiệp không chỉ dừng lại giữa doanh nghiệp với khách hàng mà còn nằm trong nội bộ doanh nghiệp, giữa những con người đang cùng đồng hành và cống hiến cho tổ chức. Dần tách ra như một ngành riêng biệt, truyền thông nội bộ đang trở thành một khía cạnh không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn xây dựng một đội ngũ nhân sự gắn kết, thấu hiểu lẫn nhau để cùng đưa tổ chức phát triển bền vững. Vậy làm thế nào để triển khai hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả trong doanh nghiệp? Cùng OES tìm hiểu trong bài viết dưới đây!
Xem thêm: Sử dụng truyền thông nội bộ để khuyến khích đào tạo trực tuyến LMS như thế nào?
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ (Internal communications) là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố, phát triển mối quan hệ giữa các thành viên trong cùng một tổ chức. Mục đích của việc này là hướng tới việc truyền tải thông điệp, tầm nhìn của ban lãnh đạo tới nhân viên các cấp. Nếu coi doanh nghiệp là một cái cây thì truyền thông nội bộ chính là các mao dẫn, có nhiệm vụ đưa các thông điệp tới từng vị trí kịp thời, giúp nhân viên không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào của doanh nghiệp.
Lợi ích của truyền thông nội bộ khi phát triển e-Learning trong đào tạo nhân sự
Thứ nhất, tạo động lực cho người lao động
Vấn đề lớn nhất cản trở nhân sự quan tâm các khóa đào tạo, mà đặc biệt ở đây là đào tạo trực tuyến, chính là thiếu động lực. Nguyên nhân chính của thiếu động lực đến từ việc họ không thực sự hiểu rõ những giá trị mà e-Learning có thể đem lại.
Nhiệm vụ chính của truyền thông nội bộ trong trường hợp này là nêu bật những giá trị, lợi ích của e-Learning mà nhân sự có thể đạt được khi tham gia học tập nâng cao kiến thức, kỹ năng. Cần mở cho họ thấy con đường thăng tiến trong sự nghiệp của bản thân, không chỉ dừng lại ở lương thưởng mà còn là những cơ hội thăng chức, nâng tầm giá trị của bản thân. Đây chính là những động lực dễ thấy nhất giúp tăng cao tỷ lệ tham gia hưởng ứng e-Learning nói riêng và hoạt động đào tạo & phát triển nhân sự nội bộ nói chung.
Thứ hai, minh bạch và thông suốt luồng thông tin
Một trong những nhiệm vụ chính của truyền thông nội bộ chính là đảm bảo luồng thông tin giữa ban lãnh đạo với nhân viên các cấp, giữa nhân viên với nhân viên luôn minh bạch và thông suốt. Đối với e-Learning cũng vậy, truyền thông nội bộ đảm nhận việc đưa những ý kiến, quan điểm, suy nghĩ và cả cảm xúc của người học về e-Learning tới bộ phận phụ trách. Việc này giúp người quản lý nhanh chóng nắm bắt được những điểm tốt cần phát huy và hạn chế, khắc phục những điểm có tác động tiêu cực.
Thứ ba, đánh giá toàn diện hiệu quả học tập của người lao động
Trong khi các bài đánh giá, kiểm tra được thiết lập sẵn trên hệ thống thu về kết quả khách quan về mức độ hoàn thành khóa học, tỷ lệ và tần suất tham gia của các nhân viên đối với lớp học trực tuyến, truyền thông nội bộ lại mang tới kết quả từ góc nhìn chủ quan của chính người tham gia.
Truyền thông nội bộ cho phép học viên nói ra chính xác những điều mình nghĩ, mình cảm nhận về e-Learning – điều mà những dữ liệu khô khan không thể. Với việc lắng nghe đó, doanh nghiệp sẽ có thể cải thiện những khóa học về sau để có hiệu quả đào tạo tốt hơn.
Xem thêm: Truyền thông nội bộ về đào tạo trực tuyến – Văn hóa doanh nghiệp thời đại 4.0
Các kênh truyền thông nội bộ thịnh hành trong 2023
Kênh số 1 – Tạp chí nội bộ
Hầu hết các doanh nghiệp chú trọng công tác truyền thông nội bộ đều xây dựng cho mình ít nhất 1 tạp chí được xuất bản định kỳ. Đây là 1 kênh tương tác, kết nối phổ biến nhất giữa ban lãnh đạo và nhân sự các cấp.
Tạp chí nội bộ được xuất bản theo tuần, tháng hoặc quý, phụ thuộc vào kế hoạch riêng biệt của từng doanh nghiệp. Nội dung các bài viết được xây dựng từ các chủ đề đa dạng, phong phú như tin tức nội bộ ngành, cập nhật kiến thức chuyên môn hay các chương trình ưu đãi, minigame…. Ngoài ra, tạp chí nội bộ còn là nơi các nhân viên có thể đóng góp ý kiến, suy nghĩ của bản thân, góp phần giúp tổ chức khắc phục những điểm hạn chế và phát triển bền vững trong tương lai.
Đừng nhầm lẫn tạp chí nội bộ chỉ có thể là dạng giấy truyền thống mà thay vào đó, tạp chí điện tử, ebook, infographic… đang dần trở nên phổ biến hơn hết, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí đáng kể cũng như rút ngắn thời gian truyền đạt tới nhân viên.
Kênh số 2 – Mạng truyền thông nội bộ
Hay còn được biết đến dưới cái tên “mạng xã hội doanh nghiệp”, kênh truyền thông nội bộ này đang được sử dụng ngày càng nhiều với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp có 1 “hệ sinh thái” riêng biệt. Mạng truyền thông nội bộ có thể:
- Truyền tải thông tin tới đúng đối tượng, ở đây là các thành viên trong tổ chức. Tỷ lệ tiếp cận thông tin cũng như tần suất tiếp cận được nâng cao rõ rệt.
- Thông tin được truyền tải dưới nhiều định dạng hấp dẫn như văn bản, video, infographic, hình ảnh…. Các định dạng này được ứng dụng linh hoạt cho từng chiến dịch cụ thể, từ phổ biến quy định, nội quy, tuyển dụng nội bộ đến các buổi team-building, year-end-party…..
- Tăng tỷ lệ tương tác và sự gắn kết giữa lãnh đạo và nhân sự các cấp, giữa bộ phận với bộ phận cũng như giữa các nhân viên với nhau trong doanh nghiệp.
- Truyền tải ý chí của người lãnh đạo và văn hóa doanh nghiệp một cách đậm nét, nhất quán. Sự nhất quán là điều quan trọng khi truyền tải bất kỳ ý chí nào của ban lãnh đạo tới hệ thống nhân sự. Bởi chỉ cần 1 sai sót, nhầm lẫn nhỏ cũng sẽ dẫn tới hậu quả khó lường cho toàn tổ chức.
Xem thêm: Xây dựng giải pháp E-learning: Triển vọng nào đối với ngành truyền thông và giải trí?
Kênh số 3 – Email nội bộ
Thực tế khuyến khích mỗi doanh nghiệp đều nên có hệ thống email nội bộ để có thể truyền đạt thông tin kịp thời trên quy mô lớn. Không bị phụ thuộc vào sự có mặt của mỗi cá nhân tại văn phòng như kênh radio, kênh truyền thông nội bộ qua email giúp ban lãnh đạo tiếp cận được tới từng bộ phận, từng nhân viên cụ thể, đảm bảo họ nhận được thông tin mình cần truyền đạt.
Tỷ lệ truyền tin của kênh này khá cao, nội dung chủ yếu thuộc các chủ đề liên quan đến công việc như:
- Ban hành chính sách, quy trình, quy định mới của công ty.
- Các thông tin về lương thưởng, nhân sự nội bộ, giao – nhận việc….
- Các chương trình sinh hoạt trong nội bộ tổ chức: team building, họp nội bộ….
Tuy nhiên, vấn đề bất cập lớn nhất về hiệu quả truyền thông mà kênh email gặp phải là khó thống kê tỷ lệ mở email nếu không có hệ thống tracking số lượt mở/lượt click trong email đã gửi.
Để đạt hiệu quả truyền thông cao nhất, ban lãnh đạo cũng như bộ phận chuyên trách cần áp dụng linh hoạt các kênh trên sao cho thật phù hợp với mục đích của từng giai đoạn, từng đối tượng, từng thông tin cần được truyền tải.
Xem thêm: Đào tạo nội bộ – Từ truyền thống đến hiện đại
Kết
Nói tóm lại, mối quan hệ giữa truyền thông nội bộ và đào tạo nhân sự là mối quan hệ tương hỗ mật thiết. Sự kết hợp càng nhuần nhuyễn sẽ càng có lợi cho lực lượng lao động và toàn bộ doanh nghiệp. Từ đó, đẩy mạnh năng suất và hiệu quả lao động cũng như đưa tổ chức phát triển bền vững.
