Hệ thống E-learning LMS gồm những chi phí gì và cách tối ưu chi phí
SELECT MENU

Cộng đồng E-learning

Hệ thống E-learning LMS gồm những chi phí gì và cách tối ưu chi phí

Hệ thống quản lý học tập trực tuyến LMS (Learning Management System) là phần mềm cho phép triển khai, quản lý và vận hành hệ thống tài liệu, dữ liệu đào tạo cho các chương trình giáo dục trực tuyến e-Learning. Có thể nói, hệ thống LMS là một phần không thể thiếu trong giải pháp e-Learning. Vậy triển khai LMS bao gồm những chi phí gì? Làm cách nào để tối ưu các khoản chi phí của chúng?

Các khoản chi phí của hệ thống e-Learning LMS

Chi phí thiết lập và đăng kí tài khoản trong hệ thống e-Learning LMS

Khi quyết định triển khai hệ thống quản lý học tập (LMS), doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với một khoản chi phí ban đầu để thiết lập và đăng kí tài khoản. Đây là một phần quan trọng của quá trình triển khai LMS và có ảnh hưởng lớn đến ngân sách của doanh nghiệp. Chi phí này thường phụ thuộc vào hai yếu tố chính: 

  • Quy mô của hệ thống LMS: Quy mô của hệ thống có thể biến đổi từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác. Một doanh nghiệp lớn có số lượng nhân viên đông đảo và nhu cầu đào tạo lớn hơn sẽ phải đầu tư nhiều hơn vào việc thiết lập LMS so với một doanh nghiệp nhỏ. 
  • Nhà cung cấp LMS: Các nhà cung cấp LMS khác nhau có các gói giá và mức phí đăng kí tài khoản khác nhau. Một số nhà cung cấp có giá trọn gói, trong khi các nhà cung cấp khác có mô hình tính phí dựa trên số lượng người dùng hoặc tính năng cụ thể. 

Chi phí bình quân đầu người 

Hiện nay trên thị trường có một số nền tảng LMS yêu cầu chi phí theo lượng người sử dụng hay số lượng tài khoản. Chi phí này áp dụng với các doanh nghiệp thuê hệ thống trong một khoảng thời gian nhất định, khi không có nhu cầu sử dụng giải pháp e-Learning lâu dài và thường xuyên, hoặc doanh nghiệp ít nhân viên. 

Chi phí của loại hình thuê được tính dựa trên thời gian sử dụng và số lượng tài khoản mở cho học viên. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải trả thêm chi phí trong trường hợp họ muốn tiếp tục sử dụng hệ thống sau khi hết thời hạn cho thuê. 

Xem thêm: 5 lý do doanh nghiệp nên thuê hệ thống e-Learning thay vì tự triển khai 

Chi phí duy trì hệ thống e-Learning LMS

Chi phí duy trì là một phần quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống e-Learning LMS của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và không gặp vấn đề về hiệu suất hoặc bảo mật. Việc đầu tư đúng mức và quản lý chi phí này có thể giúp tránh được những sự cố không mong muốn và duy trì sự hài lòng của người dùng. 

Hệ thống quản lý học tập (LMS) đòi hỏi việc duy trì thường xuyên để đảm bảo tính ổn định và độ an toàn của nó. Chi phí duy trì này bao gồm một số khía cạnh quan trọng như:  

  • Cập nhật hệ thống: Hệ thống e-Learning LMS phải luôn được cập nhật để đảm bảo rằng nó hoạt động tốt và đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật mới. Cập nhật này có thể bao gồm việc nâng cấp phần mềm và các thành phần của hệ thống, cũng như bổ sung tính năng mới để cải thiện trải nghiệm học tập. 
  • Bảo trì: Bảo trì đảm bảo rằng hệ thống hoạt động một cách ổn định và hiệu quả. Công việc này bao gồm kiểm tra, sửa chữa, và xử lý các sự cố kỹ thuật. Nếu không có bảo trì định kỳ, hệ thống có thể gặp lỗi hoặc sự cố nghiêm trọng. 
  • Quản lý máy chủ và cơ sở hạ tầng: Hệ thống LMS thường hoạt động trên các máy chủ và cơ sở hạ tầng mạng. Chi phí này bao gồm việc quản lý, bảo vệ, và duy trì máy chủ, lưu trữ dữ liệu, và hạ tầng mạng. Điều này đảm bảo rằng hệ thống có sẵn và đáng tin cậy cho người dùng. 

Chi phí nhân sự 

Để đảm bảo hệ thống LMS hoạt động mượt mà, chắc chắn doanh nghiệp sẽ cần một đội ngũ thường trực như: nhân viên IT, nhân viên thiết kế nội dung đào tạo,.. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sẽ cần những nhân sự để hỗ trợ học viên sử dụng dụng hệ thống, hỗ trợ giải đáp thắc mắc,…

Tips tối ưu hóa các khoản chi phí ẩn của hệ thống e-Learning LMS

Xác định những nguồn lực đã có 

Trước khi bắt đầu triển khai hệ thống quản lý học tập (LMS), quá trình xác định những nguồn lực hiện có trong doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp tận dụng những tài nguyên sẵn có một cách tối ưu và giảm chi phí một cách hiệu quả. Dưới đây là một số nguồn lực mà doanh nghiệp nên xem xét: 

  • Nội dung đào tạo hiện có: Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp đã phát triển nội dung đào tạo trước đó cho các khóa học, hội thảo hoặc khóa đào tạo trực tiếp. Doanh nghiệp có thể xem xét việc sử dụng lại nội dung này và chuyển đổi chúng thành tài liệu trực tuyến hoặc bài giảng điện tử.   
  • Nhân viên có kỹ năng công nghệ thông tin: Một số nhân viên trong doanh nghiệp sẽ có kiến thức và kỹ năng về công nghệ thông tin. Họ có thể giúp đỡ trong việc cài đặt, cấu hình, và quản lý hệ thống LMS. Sử dụng nguồn lực nội bộ này có thể giảm chi phí thuê chuyên gia bên ngoài.  

Xác định mục tiêu 

Mục tiêu là những gì doanh nghiệp muốn đạt được thông qua việc sử dụng LMS, và nó có vai trò quyết định đối với hướng phát triển và cấu hình của hệ thống. Dưới đây là một số điểm quan trọng trong việc xác định mục tiêu: 

  • Nhu cầu rõ ràng: Xác định mục tiêu bao gồm việc xác định nhu cầu cụ thể về việc đào tạo, quản lý kiến thức, đo lường hiệu suất, hoặc nhu cầu khác mà doanh nghiệp muốn đáp ứng. 
  • Hạn chế lãng phí tài nguyên: Mục tiêu cụ thể giúp tránh lãng phí tài nguyên, thời gian và nguồn lực trong quá trình triển khai LMS, đồng thời tránh đầu tư vào những yếu tố không cần thiết. 
  • Xác định chuẩn đánh giá: Mục tiêu giúp doanh nghiệp xác định những tiêu chí đánh giá hiệu suất và thành công của hệ thống LMS, từ đó đo lường được liệu hệ thống có đáp ứng được mục tiêu đã đề ra hay không và có thể điều chỉnh cần thiết nếu cần. 

Hãy nhớ rằng việc triển khai LMS là một quá trình lâu dài, trong đó chiến lược của đào tạo sẽ ngày càng phát triển khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Vì vậy, hãy thực hiện từng bước một và tập trung vào các mục tiêu gần trước. 

Xem thêm: 5 mẹo lựa chọn hệ thống học tập trực tuyến LMS dựa trên đám mây cung cấp UX tốt nhất 

Đánh giá kỹ năng của đội ngũ e-Learning của doanh nghiệp  

Trước khi bắt đầu triển khai hệ thống quản lý học tập (LMS), việc đánh giá kỹ năng và hiệu suất của đội ngũ e-Learning hiện có trong doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp xác định xem liệu có thể tận dụng họ cho việc triển khai LMS hay không. Dưới đây là một số điểm quan trọng khi đánh giá đội ngũ e-Learning: 

  • Kỹ năng kỹ thuật: Xem xét khả năng kỹ thuật của đội ngũ, bao gồm việc họ có kinh nghiệm về việc triển khai và quản lý hệ thống LMS không. Những người có kiến thức về công nghệ thông tin có thể giúp đỡ trong việc cài đặt, cấu hình và quản lý hệ thống một cách hiệu quả. 
  • Kỹ năng thiết kế nội dung: Đội ngũ e-Learning nên bao gồm các nhà thiết kế nội dung chuyên nghiệp. Việc này đảm bảo rằng nội dung đào tạo được phát triển và trình bày một cách hấp dẫn và hiệu quả cho người học. 
  • Hiệu suất và kinh nghiệm: Xem xét hiệu suất làm việc của đội ngũ e-Learning trong quá khứ và kinh nghiệm của họ trong việc tạo ra các khóa học trực tuyến chất lượng. Kinh nghiệm có thể giúp họ giải quyết các thách thức phát sinh trong quá trình triển khai LMS một cách hiệu quả. 
  • Tài nguyên sẵn có: Đánh giá liệu đội ngũ e-Learning đã có sẵn tài liệu, nội dung đào tạo hoặc tài liệu học tập nào có thể được sử dụng lại trong hệ thống LMS. Sử dụng tài nguyên sẵn có có thể giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. 
  • Đào tạo và phát triển: Nếu đội ngũ e-Learning cần bổ sung kỹ năng hoặc kiến thức cụ thể, doanh nghiệp cũng nên xem xét việc cung cấp đào tạo và phát triển cho họ để họ có thể thích nghi với công việc triển khai LMS. 

Thảo luận với nhà cung cấp LMS 

Nhà cung cấp LMS sẽ luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi và thắc mắc của doanh nghiệp Họ là những người biết về LMS “rõ như lòng bàn tay”. Vì vậy, họ có thể cung cấp thông tin chi tiết về các tính năng đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Quan trọng hơn, họ biết làm thế nào để cung cấp giải pháp e-Learning tốt nhất có thể.  

Xem thêm: Lựa chọn đơn vị thiết kế bài giảng e-Learning – 3 yếu tố quan trọng doanh nghiệp cần nắm rõ 

Phân công trách nhiệm cho từng bộ phận 

Một phần quan trọng trong quá trình tối ưu hóa chi phí cho hệ thống quản lý học tập (LMS) là xác định rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Phân công trách nhiệm cho từng bộ phận giúp doanh nghiệp quản lý tài nguyên và ngân sách một cách hiệu quả hơn, đồng thời đảm bảo rằng mọi người hướng đến mục tiêu chung của việc triển khai LMS. 

Dưới đây là cách doanh nghiệp có thể thực hiện điều này: 

  • Xác định nhiệm vụ cụ thể: Đầu tiên, hãy xác định những nhiệm vụ cụ thể mà mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ thực hiện liên quan đến việc triển khai và quản lý hệ thống LMS. Ví dụ, bộ phận nội dung có thể chịu trách nhiệm tạo ra và cập nhật nội dung học tập, trong khi bộ phận kỹ thuật có thể quản lý hệ thống máy chủ và cơ sở hạ tầng. 
  • Xác định nguồn lực cần thiết: Xác định những nguồn lực và kỹ năng cụ thể mà mỗi bộ phận cần để thực hiện nhiệm vụ giúp đảm bảo rằng họ có đủ nhân lực và thiết bị để thực hiện công việc một cách hiệu quả. 
  • Xây dựng kế hoạch và lịch trình: Dựa trên nhiệm vụ và nguồn lực cụ thể, hãy xây dựng kế hoạch và lịch trình cho từng bộ phận để đảm bảo rằng mọi người đều biết mình cần làm gì và trong thời gian nào. 
  • Theo dõi và đánh giá: Theo dõi tiến độ công việc và đánh giá hiệu suất của từng bộ phận giúp doanh nghiệp xác định sự tiến bộ và điều chỉnh nếu cần thiết. 

Sử dụng phiên bản dùng thử 

Doanh nghiệp nên thực hiện ít nhất 2 đến 3 lần test thử LMS trước khi chính thức triển khai hệ thống để có thể đánh giá mọi khía cạnh hệ thống LMS trong quá trình hoạt động. Nhờ đó, doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng phát hiện ra một số trục trặc hoặc sai lầm trong trải nghiệm của người dùng. Tóm lại, để đem đến cho người dùng trải nghiệm tốt nhất ngay từ lần đầu tiên, doanh nghiệp nên thực hiện khâu chạy thử kĩ lưỡng nhất có thể.  

Xem thêm: 4 tính năng không thể thiếu giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống LMS đơn giản 

Trên đây là các loại chi phí của hệ thống quản lý học tập LMS và 6 mẹo gợi ý để tối ưu hóa các khoản chi phí đó. Để được tư vấn và hỗ trợ về giải pháp e-Learning phù hợp với doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo trực tuyến hàng đầu tại Việt Nam nhé! 

Bài viết liên quan

×
OES

Nhận thông báo về những Khóa học mới nhất

Error: Contact form not found.

Đăng ký nhận tư vấn Khóa học

Đăng ký nhận tư vấn Khóa học