Đã từ lâu, Digitization không chỉ là một xu hướng mà còn là một sự biến đổi toàn diện trong cách chúng ta làm việc, giao tiếp và tiêu thụ thông tin. Từ việc chuyển đổi các tài liệu giấy sang dạng số, cho đến việc sử dụng công nghệ để tối ưu hóa các quy trình vận hành trong doanh nghiệp. Hãy cùng OES khám phá Digitization là gì và tại sao nó không chỉ là một xu hướng mà còn là một sự biến đổi tất yếu của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ ngày nay. 

Xem thêm: Số hóa nội dung đào tạo nội bộ của doanh nghiệp – Cần hay không?

Digitization là gì? 

Digitization (Số hoá) là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (như hồ sơ, giấy tờ) sang dạng kỹ thuật số. Quá trình này bao gồm việc chuyển đổi các tài liệu, hợp đồng, hình ảnh và các loại thông tin khác thành định dạng dữ liệu kỹ thuật số, có thể được quản lý và sử dụng chúng trở nên thuận tiện, hiệu quả hơn thông qua các thiết bị điện tử.  

Digitization trong doanh nghiệp giúp tổ chức chuyển đổi thông tin từ các tài liệu trên giấy thành dữ liệu có thể lưu trữ, truy xuất và tìm kiếm dễ dàng chỉ với một “click”. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát và quản lý thông tin, tài liệu và hồ sơ một cách nhanh chóng và thuận tiện, từ đó tăng cường hiệu suất và tiết kiệm chi phí lưu trữ.

Phân biệt Digitization với Digital Transformation

Digitization và Digital Transformation là hai khái niệm thường xuyên bị nhầm lẫn trong lĩnh vực công nghệ. Tuy nhiên, giữa hai khái niệm này có sự khác biệt rõ ràng về bản chất và mục đích. 

Digitization (Số hóa) là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng phi kỹ thuật số (analog) sang dạng kỹ thuật số. Quá trình này bao gồm việc thu thập, lưu trữ, xử lý và truyền tải thông tin dưới dạng dữ liệu điện tử có thể được sử dụng bởi máy tính và các thiết bị kỹ thuật số khác. Ví dụ điển hình cho việc số hóa bao gồm: 

• Chuyển đổi sách từ dạng giấy sang sách điện tử (ebook). 
• Quét và lưu trữ hồ sơ học sinh dưới dạng dữ liệu điện tử. 

• Chụp ảnh hóa đơn và lưu trữ trên máy tính. 

Còn Digital Transformation (Chuyển đổi số) là quá trình sử dụng công nghệ kỹ thuật số để thay đổi triệt để cách thức hoạt động của một tổ chức. Quá trình này bao gồm việc áp dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn, điện toán đám mây và Internet vạn vật để tạo ra các mô hình kinh doanh mới, nâng cao hiệu quả hoạt động và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn. 

Tóm lại, Digitization và Digital Transformation đóng vai trò then chốt trong việc giúp doanh nghiệp thích ứng với môi trường kinh doanh năng động và cạnh tranh cao trong kỷ nguyên số. Để thành công, doanh nghiệp cần có chiến lược rõ ràng để hiểu rõ khái niệm Digitization là gì và áp dụng nó vào các hoạt động của mình. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp triển khai những hoạt động hiệu quả, tối ưu hóa quy trình và đạt được các mục tiêu kinh doanh. 

Số hóa tài liệu của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng như thế nào?

Digitization hay số hóa tài liệu đang ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp bởi những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Một số vai trò quan trọng của số hóa tài liệu đối với doanh nghiệp như: 

•   Tiết kiệm chi phí 

Giảm chi phí in ấn, sao chép, lưu trữ và vận chuyển tài liệu giấy: Doanh nghiệp không cần phải tốn kém chi phí cho việc in ấn, sao chép, đóng gáy tài liệu giấy, cũng như chi phí thuê kho bãi để lưu trữ. Thay vào đó, tài liệu số hóa có thể được lưu trữ trên các thiết bị điện tử với dung lượng lưu trữ lớn và chi phí thấp hơn nhiều. 

Tối ưu hóa quy trình xử lý tài liệu: Số hóa giúp tự động hóa các quy trình xử lý tài liệu như tìm kiếm, truy cập, chia sẻ, phê duyệt, v.v., giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp. 

Giảm thiểu nguy cơ thất lạc, hư hỏng tài liệu: Tài liệu số hóa được lưu trữ an toàn trên các thiết bị điện tử, giúp giảm thiểu nguy cơ thất lạc, hư hỏng do các yếu tố môi trường hoặc do con người. 

• Nâng cao hiệu quả hoạt động 

 Doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết từ các tài liệu số hóa chỉ với vài cú nhấp chuột, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Tài liệu số hóa có thể được chia sẻ dễ dàng với các nhân viên, đối tác và khách hàng thông qua email, mạng nội bộ hoặc các nền tảng chia sẻ trực tuyến, giúp cải thiện giao tiếp và cộng tác trong doanh nghiệp. 

• Nâng cao khả năng cạnh tranh: 

Doanh nghiệp có thể dễ dàng cập nhật và thay đổi thông tin trong các tài liệu số hóa, giúp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường và khách hàng. Cung cấp cho khách hàng quyền truy cập vào các tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng và đơn giản, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng cường sự hài lòng. Việc áp dụng công nghệ số hóa như số hóa tài liệu thể hiện sự chuyên nghiệp và hiện đại của doanh nghiệp, giúp thu hút khách hàng và đối tác tiềm năng. 

•  Bảo vệ môi trường: 

Giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ: Số hóa tài liệu giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, góp phần bảo vệ môi trường và tài nguyên thiên nhiên. Việc lưu trữ và sử dụng tài liệu số hóa tiết kiệm năng lượng hơn so với việc lưu trữ và sử dụng tài liệu giấy. 

Số hóa tài liệu là một bước chuyển đổi quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa chi phí và tạo lợi thế cạnh tranh trong thị trường. Doanh nghiệp nên chủ động thực tìm hiểu kỹ Digitization là gì để thực hiện số hóa tài liệu với mục đích bắt kịp xu hướng công nghệ và phát triển bền vững trong tương lai. 

Xem thêm: 6 lợi ích của xu thế số hóa nội dung trong cách mạng công nghệ 4.0

Doanh nghiệp nên số hóa những loại tài liệu nào?

Sau khi doanh nghiệp đã biết được Digitization là gì việc quan trọng tiếp theo là cần xác định những tài liệu cần số hoá. Dưới đây là một số gợi ý cho doanh nghiệp: 

• Giấy tờ liên quan đến tài chính doanh nghiệp: Bao gồm báo cáo tài chính, hóa đơn, bảng kê, và các văn bản khác liên quan đến tài chính và kế toán của doanh nghiệp. 
• Giấy tờ, hồ sơ liên quan đến công tác hành chính nhân sự: Bao gồm hồ sơ cá nhân, thông tin liên lạc, hồ sơ công việc và các hợp đồng lao động của nhân viên. 
• Hợp đồng, thỏa thuận, ký kết với đối tác, nhà cung cấp: Bao gồm các hợp đồng mua bán, thỏa thuận cung cấp dịch vụ, và các văn bản liên quan đến quan hệ đối tác kinh doanh. 
• Hồ sơ quản lý nhân sự: Bao gồm chính sách, quy trình, và các biểu mẫu quản lý nhân sự. 
• Hóa đơn và biên lai thanh toán: Bao gồm hóa đơn nhập hàng, hóa đơn xuất hàng, biên lai thanh toán và các tài liệu liên quan đến giao dịch thanh toán. 
• Tài liệu đào tạo: Số hoá tài liệu đào tạo cũng là một trong những bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tận dụng công nghệ để cải thiện quy trình đào tạo, tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm chi phí. 

Việc số hóa tài liệu là một bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai. 

Xem thêm: 6 định dạng số hóa bài giảng e-Learning hiệu quả cho doanh nghiệp

Giải pháp số hóa của OES đồng hành cùng doanh nghiệp chinh phục e-Learning 

Là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực đào tạo trực tuyến, OES tự hào mang đến giải pháp số hóa bài giảng chuyên sâu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả đào tạo và phát triển nội bộ, đồng thời chuẩn hóa quy trình triển khai e-Learning.   

Với vị thế đơn vị số hóa bài giảng hàng đầu Việt Nam, OES đáp ứng mọi nhu cầu đào tạo, từ nội bộ, đào tạo khách hàng đến đào tạo đối tác. Đội ngũ chuyên gia tâm huyết và dày dặn kinh nghiệm của OES luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng lộ trình e-Learning hiệu quả nhất. 

Các doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về số hóa bài giảng, hệ thống LMS hay tư vấn toàn diện về e-Learning, hãy liên hệ ngay với OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu tại Việt Nam để được các chuyên gia tư vấn hàng đầu nhé!