Xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả bao gồm rất nhiều công đoạn thay vì chỉ tập trung vào một khía cạnh về nhân sự hay công việc. Để một nhóm thực sự hiệu quả, các thành viên phải đoàn kết với cùng một tầm nhìn và có động lực để đưa tầm nhìn đó vào mục tiêu cá nhân. Họ phải chia sẻ các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được và cam kết đóng vai trò của mình vào thành công chung của cả nhóm.

Dưới đây OES sẽ gợi ý sáu bước để xây dựng và duy trì một nhóm làm việc hiệu quả:

Xem thêm: 4 tips làm việc nhóm hiệu quả trong thời đại 4.0

Xác định mục đích của nhóm làm việc hiệu quả

Xác định rõ mục đích của nhóm, bao gồm cả kết quả chung mà nhóm đã cùng nhau đạt được. Bạn muốn tiếp tục xây dựng, cải thiện hoặc thay đổi điều gì? Mục đích và vai trò của mỗi người trong nhóm là gì? Hãy cung cấp một tầm nhìn rõ ràng, đầy cảm hứng đặt nền tảng để làm việc theo nhóm thành công và giúp định hướng cho cả nhóm khi họ phải đối mặt với những thách thức và quyết định.

Hội tụ thành viên nhóm làm việc hiệu quả

Các nhóm có hiệu suất cao bao gồm những cá nhân say mê nắm lấy tầm nhìn, tin rằng đóng góp của họ là có ý nghĩa và có động lực để nỗ lực hết mình. Tất cả các thành viên trong nhóm nên tin tưởng, tôn trọng và hỗ trợ lẫn nhau. Lựa chọn các thành viên có các kỹ năng và khả năng bổ sung, những người có thể đưa ra nhiều quan điểm và ý tưởng khác nhau trên bàn. Đạt được sự cân bằng tốt giữa các loại tính cách sẽ cho phép nhóm làm việc với nhau một cách hài hòa nhưng cũng có thể thách thức lẫn nhau khi cần thiết.

Xem thêm: Bạn là kiểu người nào khi làm việc nhóm?

Xác định mục tiêu của nhóm

Sau khi nhóm được thành lập và thống nhất vì mục đích chung, có sức thuyết phục, bước tiếp theo là chia nhỏ tầm nhìn thành các mục tiêu và nhiệm vụ nhỏ hơn, có thể quản lý được. Vạch ra các nhiệm vụ cần thiết trong một lịch trình, với thời hạn, cột mốc và trách nhiệm đã thống nhất. Quyết định vai trò của mỗi thành viên trong nhóm. Hãy chắc chắn cũng xem xét các nguồn lực khác cần thiết về thời gian, vật liệu, không gian, hỗ trợ và tiền bạc.

Đặt tiêu chuẩn cho nhóm làm việc hiệu quả

Để đảm bảo rằng mỗi thành viên hiểu những gì được mong đợi ở họ, hãy xác định một tiêu chuẩn ứng xử cho nhóm. Giao tiếp có thường xuyên, cởi mở, trung thực và minh bạch không? Những đóng góp có được khuyến khích, có giá trị và được công nhận không? Xung đột sẽ được xử lý theo cách xây dựng? Các quyết định và phản hồi của nhóm có được tôn trọng không? Đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng ngay từ đầu sẽ đảm bảo rằng hành vi và đóng góp của mỗi thành viên là phù hợp.

Theo dõi và xem xét quá trình làm việc nhóm

Thường xuyên đánh giá hoạt động của nhóm thông qua các cuộc họp nhóm và cập nhật trực tiếp để đảm bảo rằng tiến bộ đang được thực hiện. Những câu hỏi hay cần đặt ra là: chúng ta đang làm như thế nào? Chúng ta đã đạt được những gì cho đến nay? Chúng ta đã học được gì? Điều gì không hoạt động tốt? Chúng ta có thể cải thiện như thế nào? Theo dõi và xem xét tiến độ cho phép kết hợp các điều chỉnh và cải tiến trong quá trình thực hiện.

Tổng kết và khen thưởng mỗi giai đoạn

Dành thời gian để thường xuyên công nhận, khen thưởng và biểu dương thành tích của cả nhóm và cá nhân. Điều này sẽ giúp xây dựng tinh thần và thúc đẩy động lực của cả nhóm để tiếp tục làm việc chăm chỉ. Tìm cách thích hợp nhất để kỷ niệm các mốc quan trọng của nhóm, chẳng hạn như lời “cảm ơn” cá nhân tại một cuộc họp nhóm, một email được sao chép cho các quản lý cấp cao hoặc một bữa ăn trưa của nhóm. Đảm bảo rằng sự công nhận là nhất quán và phương pháp bạn chọn sẽ truyền cảm hứng và củng cố các thành viên trong nhóm tiếp tục đóng góp tích cực vào sự tiến bộ của nhóm.

Kết

Một nhóm làm việc hiệu quả sẽ đem đến những lợi ích lâu dài cho sự phát triển của công ty. Mỗi nhân viên nên ý thức trau dồi kỹ năng làm việc nhóm của mình để tiến xa hơn trên con đường thăng tiến sự nghiệp.