Viết email là một kỹ năng quan trọng trong công việc và giao tiếp hiện đại. Một email chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối tác, đồng nghiệp mà còn giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng OES khám phá cách viết email chuyên nghiệp với 8 yếu tố nhất định không được bỏ qua nhé.
Xem thêm: Chứng chỉ tin học cơ bản MOS và IC3 – Đâu là thứ bạn cần?
Tên email
Đối với cách viết email chuyên nghiệp, tên email chính là một trong những yếu tố hàng đầu cần được quan tâm. Tên email đóng vai trò quan trọng trong việc xác định danh tính của người gửi. Một tên email rõ ràng và chuyên nghiệp sẽ giúp người nhận dễ dàng nhận ra bạn là ai. Ngược lại, việc sử dụng tên email ngẫu nhiên hoặc không liên quan có thể tạo cảm giác không chuyên nghiệp và gây khó khăn trong việc nhận dạng người gửi.
Ví dụ:
- Email chuyên nghiệp: nguyenthiha@gmail.com Đây chắc chắn một email rất rõ ràng và chuyên nghiệp, giúp người nhận nhận biết được người gửi là Nguyen Thi Ha.
- Email không chuyên nghiệp: cutiepie123@gmail.com Trong trường hợp này, tên email “cutiepie123” không thể hiện danh tính của người gửi, đồng thời gây ra cảm giác không đáng tin cậy đối với người nhận.
Tiêu đề
Bên cạnh tên email thì tiêu đề cũng là yếu tố quyết định đến việc thu hút sự chú ý và gây ấn tượng ban đầu đối với người nhận khi đọc email của bạn. Đây là lời tựa đầu tiên mà người nhận thấy, và nó thường quyết định liệu họ có muốn tiếp tục đọc email hay không.
Vì vậy, tiêu đề email cần được xây dựng sao cho dễ hiểu và thể hiện rõ mục đích của email. Sử dụng từ ngữ chính xác và mạnh mẽ giúp người nhận hiểu được nội dung chính mà bạn muốn truyền đạt. Ngoài ra, tiêu đề nên được viết ngắn gọn, tránh sử dụng câu dài và phức tạp, giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt thông điệp chính của email.
Phân biệt Cc và Bcc
Phân biệt rõ ràng giữa Cc và Bcc khi gửi email là một cách viết email chuyên nghiệp quan trọng để quản lý tính riêng tư và tương tác trong các cuộc trao đổi thông tin qua email. Cả hai chức năng này đều liên quan đến việc chuyển tiếp email cho những người không phải người chính nhận email. Tuy nhiên, cách sử dụng chúng lại có những mục đích khác nhau.
Cc (Carbon copy) được sử dụng khi bạn muốn chuyển tiếp email cho những người có liên quan trực tiếp đến nội dung email, đồng thời muốn họ biết rằng email đã được gửi đến những người khác. Người nhận trong trường hợp này sẽ thấy danh sách đầy đủ của tất cả người nhận ở phần Cc cũng như tương tác với nhau qua email.
Bcc (Blind carbon copy) được sử dụng khi bạn muốn chuyển tiếp email nhưng muốn giữ bí mật danh tính của những người nhận khác. Người nhận lúc này sẽ không thấy danh sách những người nhận khác trong phần Bcc, mà chỉ thấy email của họ và email của người gửi chính. Điều này giúp bảo vệ tính riêng tư của những người nhận trong phần Bcc.
Lời chào
Lời chào trong email thể hiện sự lịch sự và tôn trọng đối với người nhận. Nó giúp tạo ra một môi trường giao tiếp chuyên nghiệp và thân thiện, cho phép người nhận cảm thấy thoải mái và quan tâm đến nội dung email của bạn.
Hãy bắt đầu email với một lời chào lịch sự như “Chào ông/bà” hoặc cá nhân hoá email bằng cách sử dụng lời chào theo tên của họ để làm email trở nên gần gũi hơn.
Nội dung
Nội dung là phần chính của email, chứ đựng thông tin mà bạn muốn chia sẻ đến người nhận. Để tạo được ấn tượng tích cực và gửi thông điệp chính xác, nội dung email nên được viết sao cho dễ hiểu và không gây nhầm lẫn cho người nhận. Trình bày thông tin một cách logic và có cấu trúc rõ ràng sẽ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt ý chính của email. Đồng thời, bạn cũng nên tránh sử dụng những ngôn ngữ phức tạp, chuyên ngành hoặc thiếu chuyên nghiệp để đảm bảo thông tin sẽ được truyền đạt rõ ràng nhất
Các tệp đính kèm khi soạn thư
Việc đính kèm tệp tin trong email là một cách hiệu quả để chia sẻ thông tin chi tiết hoặc tài liệu liên quan với người nhận. Tuy nhiên, để quản lý và kiểm soát các tệp đính kèm đòi hỏi sự cẩn thận và chú ý đặc biệt của người gửi. Khi gửi email, bạn cần kiểm tra lại các tệp đính kèm để đảm bảo chúng đúng và đầy đủ thông tin. Nếu tệp quá lớn, hãy sử dụng các tùy chọn nén file để giảm dung lượng và tăng tính chuyên nghiệp của email.
Kết thúc Email
Tương tự như phần mở đầu, kết thúc email cũng là một phần quan trọng đối với một email chuyên nghiệp. Đây là cách để bạn kết lại cuộc trò chuyện và để lại ấn tượng đối với người nhận.
Hãy kết thúc email bằng một lời chào tạm biệt lịch sự như “Trân trọng”, “Kính chào” kèm theo tên của bạn thể hiện sự lịch sự và tôn trọng đối tác hoặc đồng nghiệp của bạn. Đồng thời, hãy luôn kiểm tra lần cuối nội dung trước khi nhấn nút gửi để đảm bảo email không có lỗi và được gửi đi một cách chính xác.
Chữ ký
Để tăng tính chuyên nghiệp và tạo sự đáng tin cậy trong giao tiếp, bạn nên đính kèm chữ ký cá nhân vào cuối email. Chữ ký nên bao gồm các thông tin liên hệ cơ bản như tên, chức vụ, công ty, số điện thoại và email, giúp người nhận dễ dàng liên hệ với bạn khi cần thiết.
Xem thêm: Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì mà ai cũng muốn làm chủ?
Kết
Bằng cách chú ý đến các yếu tố như tên email, tiêu đề, nội dung, chữ ký và các quy tắc giao tiếp chuyên nghiệp khác, bạn sẽ tạo được ấn tượng tích cực và thể hiện sự chuyên nghiệp trong mỗi email gửi đi. Đừng ngần ngại áp dụng những gợi ý này và chúc bạn thành công trong việc viết email chuyên nghiệp!
OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam sở hữu một Ngân hàng khóa học khổng lồ được đặt trên nền tảng SkillHub với rất nhiều các khóa học kỹ năng mềm công sở dành cho mọi đối tượng, đặc biệt là nhân viên và quản lý công sở. Với những nội dung đa dạng, ai cũng có thể tìm được khóa học phù hợp. Ngoài ra, chúng tôi cung cấp các khóa học số hóa được thiết kế tùy chỉnh tùy theo nhu cầu riêng của mỗi doanh nghiệp với các kiến thức cần thiết.
