Chắc chắn ai trong cuộc sống hàng ngày và công việc cũng đều gặp phải không ít thì nhiều vấn đề và thách thức phức tạp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách thức giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và logic. Vậy trong bài viết này, hãy để OES giới thiệu đến bạn 3 phương pháp hàng đầu giúp “đánh bay” vấn đề nhé.
Xem thêm: Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì mà ai cũng muốn làm chủ?
Phương pháp phân tích gốc rễ
Biểu đồ Xương cá
Biểu đồ Xương cá (Fishbone) hay còn được gọi là Biểu đồ Ishikawa, là một công cụ phân tích được sử dụng để tìm hiểu và phân loại các nguyên nhân gây ra một vấn đề cụ thể. Biểu đồ này được đặt tên theo tên của Kaoru Ishikawa, một nhà kinh doanh, nghiên cứu người Nhật Bản, người đã phát triển phương pháp này trong những năm 1960.
Cấu trúc của biểu đồ Xương cá gồm một xương cá chính và các xương cá phụ. Xương cá chính thể hiện vấn đề chính hoặc mục tiêu cần giải quyết. Các xương cá phụ là các nguyên nhân con hoặc các yếu tố cụ thể dẫn đến vấn đề chính đó. Để tạo biểu đồ Xương cá, bạn cần thực hiện các bước như sau:
- Xác định vấn đề chính: Đầu tiên, xác định vấn đề chính mà bạn muốn giải quyết và viết nó ở phần đầu của biểu đồ.
- Tìm nguyên nhân gốc rễ: Tiếp theo, hãy đặt câu hỏi “Tại sao?” để tìm hiểu các nguyên nhân gây ra vấn đề chính. Viết các nguyên nhân này ở phần cuối của biểu đồ, gắn liền với xương cá chính.
- Phân loại nguyên nhân con: Tiếp tục đặt câu hỏi “Tại sao?” đối với mỗi nguyên nhân đã liệt kê ở bước trước, để tìm ra các nguyên nhân con hoặc các yếu tố cụ thể hơn. Viết các nguyên nhân con này ở phần cuối của các xương cá phụ tương ứng.
- Liên kết và phân loại: Cuối cùng, hãy liên kết các nguyên nhân con với nguyên nhân gốc rễ và phân loại chúng để hoàn thành biểu đồ.
Bộ câu hỏi 5Whys
Tên gọi “5 Whys” xuất phát từ việc đặt câu hỏi “Tại sao?” liên tiếp năm lần để dần dần lộ ra nguyên nhân sâu nhất của một vấn đề. Phương pháp này giúp bạn dễ dàng đào sâu vào nguyên nhân của vấn đề và tìm hiểu lí do tại sao nó xảy ra. Bằng cách giữ tập trung vào vấn đề và hỏi liên tục “Tại sao?”, bạn có thể khám phá ra các mối quan hệ giữa các nguyên nhân và hiểu rõ hơn về quy trình, quyết định hoặc hệ thống gây ra vấn đề.
4 bước giúp thực hiện bộ câu hỏi 5Whys
- Xác định vấn đề: Xác định vấn đề hoặc sự cố cần giải quyết và “take note” lại
- Hỏi “Tại sao?” lần đầu tiên để xác định nguyên nhân gây ra vấn đề. Trả lời câu hỏi này và ghi lại nguyên nhân đó.
- Hỏi “Tại sao?” lần thứ hai: Tiếp tục hỏi câu hỏi “Tại sao?” với nguyên nhân đã xác định ở bước trước để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ tiếp theo. Trả lời câu hỏi này và ghi lại nguyên nhân mới.
- Tiếp tục “Tại sao?” lần thứ ba, lần thứ tư và lần thứ năm: Lặp lại bước 3 ba lần nữa (tổng cộng là năm lần), hỏi “Tại sao?” và ghi chép các nguyên nhân gốc rễ tiếp theo cho đến khi tìm ra nguyên nhân sâu nhất.
Kỹ thuật phân tích CATWOE
Đây là phương pháp này được phát triển bởi Peter Checkland nhằm hỗ trợ quyết định và phát triển các giải pháp trong lĩnh vực quản lý và kỹ thuật. Tên gọi “CATWOE” đại diện cho các yếu tố quan trọng cần phân tích: Customers (khách hàng), Actors (những người tham gia), Transformation Process (quá trình chuyển đổi), World View (góc nhìn tổng thể), Owner (chủ sở hữu), và Environmental Constraints (rào cản môi trường), trong đó:
- Customers (khách hàng): Những cá nhân hoặc tổ chức ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến vấn đề.
- Actors (những người tham gia): Những cá nhân hoặc tổ chức có tác động lên vấn đề. Phân tích những người tham gia, bạn sẽ hiểu rõ vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bên liên quan trong quá trình hoạt động.
- Transformation Process (quá trình biến đổi): Đây là bước đổi mới hoặc hoạt động chính trong quá trình cần phân tích vấn đề. Thông qua đó, bạn có thể xác định những quá trình nào bị ảnh hưởng bởi vấn đề
- World View (Góc nhìn tổng thể): Yếu tố này cung cấp cái nhìn tổng quan nhất về vấn đề cũng như cách thức mà người tham gia tiếp cận vấn đề.
- Owner (chủ sở hữu): Cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm quản lý và điều hành quá trình. Việc xác định rõ chủ sở hữu sẽ giúp bạn đảm bảo trách nhiệm và quyền hạn được phân chia một cách rõ ràng.
- Environmental Constraints (rào cản môi trường): Đây là các yếu tố bên ngoài như luật pháp, văn hóa, kinh tế hoặc chính trị, ảnh hưởng đến hoạt động của quá trình giải quyết vấn đề.
Phương pháp Tư duy thiết kế
Phương pháp Tư duy thiết kế (Design Thinking), là một phương pháp sáng tạo và giải quyết vấn đề mà trong đó, mục đích chính là tập trung vào việc hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng để tạo ra những giải pháp đáp ứng tối đa các yêu cầu đó. Phương pháp này thường được áp dụng trong lĩnh vực thiết kế sản phẩm, dịch vụ, trải nghiệm người dùng và giải quyết vấn đề.
5 bước giúp nắm rõ phương pháp tư duy thiết kế:
- Định nghĩa vấn đề: Thực hiện phân tích và nghiên cứu để hiểu rõ hơn về tình huống và các yếu tố liên quan.
- Hiểu khách hàng: Tiến hành phỏng vấn, quan sát và tương tác trực tiếp.
- Đưa ra ý tưởng: Khuyến khích tư duy không giới hạn và khám phá nhiều phương án có thể.
- Xây dựng mẫu thử: Hiểu rõ hơn về hiệu quả của các giải pháp đề xuất, điều chỉnh để tối ưu hóa.
- Kiểm tra và đánh giá: Thu thập phản hồi và thông tin từ khách hàng để đánh giá hiệu quả và sửa đổi các giải pháp.
Xem thêm: Quy trình giải quyết vấn đề từ A đến Z một cách hiệu quả
Kết
Những cách thức giải quyết vấn đề này đều đòi hỏi sự suy nghĩ logic, phân tích chi tiết và khả năng đưa ra quyết định thông minh. Khi áp dụng chúng một cách chính xác, hy vọng rằng bạn sẽ trở nên thành thạo hơn trong cách thức giải quyết vấn đề và đạt được những kết quả ưng ý trong mọi khía cạnh của cuộc sống và công việc.
Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong về đào tạo và số hóa, OES đã nghiên cứu và sản xuất ra SkillHub – ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online cho doanh nghiệp. Với phương châm đặt người học làm trung tâm, SkillHub không chỉ đưa vào các khóa học những ví dụ cụ thể, những tình huống thực tế mà còn đưa vào đó những định dạng thú vị như Games, Slides, trắc nghiệm hay Quiz,… cực kỳ thú vị và dễ dàng áp dụng vào công việc ngay sau khi học. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ ngay để nhận được những tư vấn cụ thể nhé!
